创建报表.docx
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创建报表
5.2创建报表
Access中提供了3种创建报表的方式:
使用“自动报表”功能、使用向导功能和使用“设计”视图手工创建。
实际应用过程中,一般可以首先使用“自动报表”或向导功能快速创建出报表结构,然后再在“设计”视图环境中对其外观、功能加以“修缮”,这样可提高报表设计的效率。
5.2.1使用“自动报表”创建报表
“自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。
设计时先选择表或查询作为报表的记录源,然后选择报表类型:
纵栏式或表格式,最后会自动生成报表输出记录源所有字段的全部记录。
例5.1在教学管理.mdb中使用“自动报表”创建学生信息报表。
操作步骤如下:
(1)在“数据库“窗体选择“对象”栏中的“报表”,再单击“数据库”窗体工具栏中的“新建”按钮,显示如图5.8所示的对话框。
(2)在对话框中可按照需要进行选择。
选择“自动创建报表:
纵栏式”,则创建纵栏式报表;选择“自动创建报表:
表格式”,则创建表格式报表。
(3)在下方的选项框中选择报表的记录源。
单击“确定”按钮即可自动生成一个报表。
(4)选择“文件”菜单的“保存”命令,输入报表名称。
这种方法创建的报表较简单,只有主体区,没有报表页眉、页脚和页面页眉、页脚节区。
5.2.2使用“报表向导”创建报表
使用“报表向导”创建报表,会提示用户输入相关的记录源、字段和报表版面格式等信息,根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作,因此加快了创建报表的过程。
例5.2以“教学管理.mdb”数据库文件中已存在的“学生选课成绩表”查询对象为基础,利用向导创建学生选课成绩报表。
具体操作如下:
(1)单击数据库窗体中的“报表”标签,双击“使用向导创建报表”选项。
(2)与窗体一样,报表页需要选择一个数据源,数据源可以是表对象或者查询对象。
在图5.9中选择“学生选课成绩表”查询作为数据源。
操作方法与窗体设计相似。
(3)在“可用字段”列表框中列出了数据源的所有字段,如图5.10所示。
当选择完需要输入出的字段后,单击“下一步”按钮,会出现图5.11。
(4)下面要确定分组的级别。
选择学生的“编号”,会出现图5.12。
(5)当定义好分组之后,用户可以指定主体记录的排序次序,选择按“成绩”“降序”排序,如图5.13所示;单击“汇总选项”,可以指定计算汇总值的方式。
图5.14给出来的汇总选项是求成绩的平均值。
(6)进人“下一步”后是选择报表的布局和标题的文字样式,如图5.15和图5.16所示。
(7)在确定布局后,单击“下一步’会出现如图5.17所示的“指定报表标题”窗体。
给出报表标题名称,单击“完成”按钮可以看到如图5.18所示的报表。
5.2.3使用“图表向导”创建报表
Access中可以应用“图表向导”将数据从图表形式显示出来。
例5.3使用“图表向导”创建图5.7所示“教师职位统计表”图表报表。
操作过程如下:
(1)在新建报表的窗体,如图5.8中选择“图表向导”,指定“教师表”作为数据源,单击“确定”按钮,屏幕显示如图5.19所示。
(2)选择需要由图表表示的字段数据,为了生成一张以教师职称为统计对象的柱形图,选择“职称”字段,单击“下一步”按钮,显示如图5.20所示。
(3)选择图表的类型“柱形图”,单击“下一步”,显示如图5.21所示。
(4)确定图表数据的布局方式。
若要以“职称”为横坐标,以“计数职称”为纵坐标,只要按住右侧“职称”按钮,将它拖动到纵坐标“数据”框中,单击“下一步”按钮。
(5)在执行完上述的操作过程以后,指定图表的标题。
然后单击“完成”按钮,系统就会立即显示如图5.6所示的设计结果。
5.2.4使用“标签向导”创建报表
在Access中可以使用“标签向导”快速地制作标签报表。
例5.4制作以图5.8所示标签报表。
操作步骤如下:
(1)在Access数据库中,选择“报表”对象;单击“新建”按钮,显示如图5.8所示。
在“新建报表”对话框中,选择“标签向导”,选择“教师表”所谓报表的数据记录源。
单击“确定”按钮,显示如图5.22所示。
(2)对话框中可以选择标准型号的表情,也可以自定义标签的大小。
这里选择“V99303”标签样式,单击“下一步”按钮,显示如图5.23所示。
(3)在“请选择文本的字体和颜色”对话框中可以选择适当的字体、字号、字体粗细和文本颜色。
单击“下一步”按钮,显示如图5.24所示的对话框。
(4)根据需要选择创建标签要使用的字段。
选择“姓名”、“职称”和“联系电话”,输入文字“电话:
”。
单击“下一步”,显示如图5.25所示。
(5)为标签选择“请确定按哪些字段排序”。
选择教师“编号”,单击“下一步”按钮。
进入“标签向导”最后一个对话框,为新建的标签命名,最后单击“完成”按钮。
至此,系统就会根据用户的要求创建完如图5.7所示的“教师信息”标签。
如果最终的标签报表没有达到预期的效果,可以删除该报表然后重新运行“标签向导”。
5.2.5使用“设计”视图创建报表
除可以使用上述自动报表和向导功能创建报表外,可以从“设计’视图开始创建一个新报表。
也可以使用“设计”视图对使用“自动报表’或向导功能快速创建的报表结构进行修改或美化。
例5.5使用“设计”视图来创建图5.2所示表格式报表即“学生选课成绩表”。
具体操作步骤如下:
(1)在图5.8所示的“新建报表”中选择“设计视图”,单击“确定”按钮,“设计”视图会打开一个空白报表,如图5.26所示。
与报表设计相关的“工具栏”如图5.27所示。
(2)用鼠标右键单击窗口左上角的报表选择器,弹出快捷菜单,如图5.28所示。
选择“属性”选项打开报表的“属性”窗体;或双击报表选择器,打开报表的“属性”窗体,如图5.29所示。
(3)在报表属性对话框中选择“数据”选项卡,设置“记录源”属性为“学生选课成绩表”,弹出相关字段列表窗口,如图5.30所示。
(4)从“视图”菜单中选择“报表页眉/页脚”选项,或者在报表设计区单击鼠标右键,弹出如图5.31所示的快捷菜单,选择“报表页眉/页脚”选项,会在报表中添加报表的页眉和页脚节区。
(5)在图5.31的菜单中选择“工具箱”,报表设计中使用的工具箱与窗体设计中使用的工具箱是相同的。
在报表页眉节中添加一个标签控件,输人标题“学生选课成绩表”.设置标签格式:
字号20磅、居中。
(6)从工具箱向主体节中添加5个文本框控件(产生5个附件标签),分别设置文本框的控件源属性为“编号’、“姓名”、“课程名称”、“学分”和“成绩”;或在字段列表中选择“编号”、“姓名”、“课程名称”、“学分”和“成绩”5个字段拖到报表主体节区里。
两种方法均可创建绑定如图5.32所示的显示字段数据的文本框控件。
(7)将主体节区的5个标题标签控件位置移到页面页眉节区,然后调整各个控件的布局和大小、位置及对齐方式等;修正报表页面页眉节和主体节的高度,以合适的尺寸容纳其中包含的控件,如图5.33所示。
(8)利用“打印预览”工具查看报表显示。
如图5.34所示,以“学生选课成绩表”命名保存报表。
设计过程结束。
上述设计过程中,如果控件版面布局按照纵向布置,则可设计出纵栏式报表。
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