办公室行政人事工作流程样本.docx
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办公室行政人事工作流程样本.docx
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办公室行政人事工作流程样本
办公室行政工作流程
办公室重要工作内容:
执行办公设备、公共设施寻常管理和维护;
执行办公用品及日惯用品采购、发放管理;
执行固定资产及低值易耗品管理;
执行秘书事务、行政寻常事务、档案归档管理;
执行各种费用控制交纳;
执行后勤管理;
执行上级交办事务等。
详细工作流程
一、执行办公用品及日惯用品采购、发放管理
月末综合办公室要依照其她部门请购筹划及库存状况,并要依照有关规定作恰当储备以备不时之需,作好请购筹划单经主管审批后,及时保质保量地采购办公用品和日惯用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉。
要作好物品出入库登记,每月盘存,保证帐物相符。
二、执行固定资产及低值易耗品管理
对于公司所有固定资产以及低值易耗品,需要建立台帐清单,监督各部门于每月25日进行盘点,办公室会依照各部门盘点状况进行抽查,核对帐物与否相符,然后依照各部门盘点状况及调动增长状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点,核对帐物。
对需要报废资产按照有关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据核对,做到帐物相符。
对于资产管理不当、帐物不符,应进行相应惩罚。
三、执行各部门基本设备、设施维修管理
综合办公室负责依照维修规定协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;各部门对维修质量监督、确认。
所有维修规定做好记录、跟踪维护成果及完毕状态;对未按规定完毕维修事项、及时理解状况并报告负责人。
四、执行文献档案归档管理
依照不同种类档案特点,做好系统编目、使用/传阅控制、分类存储、排列有序,定期收集各类文献资料,并整顿立卷归档。
各部门往来备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。
六、文献资料收发、传真管理
各类文献资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息(告知、文献)进行上传下达,特别是各类客户信息应登记后及时传递给有关部门;
七、执行各种费用支付、控制
准时申请、交纳、控制公司各项费用,例如:
车辆养路费、车船税等;并将所要交纳各项费用进行审核记录,对各项资金审批单归类管理。
做到资金审批及时、精确,以保证各职能部门工作正常开展。
八、执行对外关系建立维护
建立良好公共关系平台是公司正常经营核心,综合办公室门肩负着对外沟通、协调重任,要把对外关系维护作为重要工作来抓,公司经营活动涉及到方方面面关系,既有政府部门,又有社会关系,哪方面关系解决不好,或多或少都会有一定影响。
在平时工作中要经常保持与已关于系联系与沟通,并结合实际状况,建立新公共关系。
在对外交往中要自觉维护公司形象,要将对外关系维护状况及时向领导报告,以便作出符合公司利益调节。
九、执行解决突发事件
公司各种突发事件浮现后,综合办公室在收到信息同步,要依照事件影响大小,迅速向领导报告,并及时解决,将有也许对公司或个人不利影响降到最低限度,状况特别紧急又不能向领导及时报告时可先解决再报告,但事后要向领导阐明因素。
在解决突发事件时,应把握有利原则,要充分维护公司或员工利益,树立好公司整体形象。
十、后勤服务保障
综合办公室要将后勤服务保障列入寻常工作中,要加强对工作环境、交通、餐厅管理进行监督,收集员工建议,缓和员工情绪,通过有效途径督促集团公司改进;为员工提供较为良好生活、工作环境,提高保障质量;车辆管理中,要制定相应制度,经常提示驾驶员遵章守纪,保证车辆随时处在良好性能状态,保证人员接送、货品输送时效性。
安全工作是公司一项重要工作,综合办公室是安全工作重要执行部门;寻常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程,要充分明确重点安全项目,不定期地组织检查,认真查出安全隐患,及时消除潜在安全危害并作好记录。
要贯彻安全责任制,签定安全责任制,规划安全教诲、培训筹划并认真加以实行。
十一、寻常事务解决
综合办公室工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且诸多事务具备不可拟定性,暂时浮现工作,会给当天筹划工作带来很大冲突,这时就要择其轻重而解决。
总体来讲,综合办公室属于服务保障部门,是为其她部门服务,因此也要协助她们解决不涉及本部门寻常事务。
否则会影响正常工作秩序,甚至会影响经营活动。
。
十二、执行上级交办事务
优先完毕领导交办各类事务,规定期限内完毕不了,应向领导阐明其因素,并竭力尽快完毕,最后将完毕成果向领导报告。
综合办公室
电脑系统维护工作流程
网络管理员要保证公司网络、各个工作站点能正常工作,保证公司电脑系统稳定高效,信息通道畅通,寻常工作流程如下:
一、公司电脑设备申请流程
1、设备申请:
涉及电脑整机、电脑配件、网络和通讯设备、IC卡
2、寻常故障解决:
3、寻常故障解决
人事寻常工作流程手册
第一章前言
第一条为使我司人力资源管理作业正轨化、制度化,能在有序可循状况下,使
我司人力资源管理作业脉络一贯,并加强人力资源部门与各部门间理解,借以更密切配合,提高工作效率,特制定本程序。
第二章主办
第二条人力资源管理事宜由公司综合办公室负责管辖和办理,下设人事专人一人,
负责下列全盘人力资源业务。
第三章招募甄试
第三条人员招募作业程序
第四条收到“增补人员申请单”时,即行拟订招募筹划,内容涉及下列项目:
1.招募职位名称及名额;
2.资格条件限制;
3.职位预算薪金(综合办公室和用人部门主管负责);
4.预定任用日期;
5.通报稿或登报稿(诉求方式)拟具;
6.资料审核方式及办理日期(截止日期);
7.甄试方式及时程安排(含面谈主管安排);
8.工作能力安排;
9.准备事项(告知单、海报、公司宣传资料等)。
第五条诉求:
即将招募消息告诉大众及求职人,如下:
1.网络招聘:
先拟广告稿、主管确认、发布;
2.登报征求:
拟广告稿,决定刊登何报、何时,然后联系报社报价、审批、执行。
3.内部推荐:
以海报或公示方式进行。
第六条应征信息解决:
1.诉求消息发出后,会收到应征资料,人事专人定期收集交主管审核后,由主管初
审并协调面试时间,告知前来我司接受甄试。
2.不合格应征资料,归档一种月后销毁,但有规定退件者,应予以退件。
为了给社
会大众一种好印象,对所有未录取者发邮件“道谢函"也是应有礼貌。
第七条甄试:
新进人员甄选考试分笔试及面谈。
1.笔试涉及下列:
(1)专业测验(由申请单位拟订试题);
阐明:
常规状况下,由用人部门在申请人员增补时提供测试题和原则答案;
应试人员完毕笔试后,由人力资源管理人员、用人部门主管或授权技术骨干、核定权限主管分别面试。
各级面试完毕均应有面试记录和评价意见填写在面试登记表。
(2)领导能力测验(适合干部级);
2.面谈:
由申请部门主管、综合办公室主管、核定权限主管分别或共同面谈,面谈
时应注意:
(1)要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松;
(2)要理解自己所要获知答案及问题点;
(3)要理解自己要告诉对方问题;
(4)要尊重对方人格;
(5)将口试成果随时记录于"面谈登记表"。
(6)面试过程中,应尽量满足应试者对岗位和公司征询,并通过应聘者提问办法、出发点等评估应聘者心理素质。
(7)原则上所有环节应试(笔试、面试、复试)须按排在持续时间内完毕。
3.如初次面谈不够周详或需要特殊安排,发出“复试告知单",再次安排约谈。
第八条背景调查:
经甄试合格,初步决定人选,视状况应做有效背景调查。
(限管理、技术骨干)
第九条成果评估:
经评估未录取人员,先发出谢函(邮件)告知,将其资料归入储备人才档案中,以备不时之需。
评估录取人员经总经理核准,综合办公室发出“报到告知单",并安排职前训练关于准备工作。
第十条注意事项:
应征资料解决及背景调查时应尊重应征人个人隐私权,注意保密工作。
第十一条体检安排
A公司人力资源管理人员统一安排体检,尽量提前一天以上告知;
B派专人全程陪伴体检;
C告知面试拟录取人员体检(强调时间、需空腹);
D告知体检成果需要时间;
E及时向医院理解体检成果(合格者告知报届时间,不合格者告知状况提示就医)。
第十二条体检成果有重大疾病,不可直接告知当事人;必要时强调当事人有不健
康现象,指引当事人尽快安排就医。
第十三条体检成果有重大疾病,人事专人除报告主管外,不可以在任何场合透露,以尊重当事人隐私。
第四章任用
第十四条经核定录取人员,由综合办公室根据甄选报名单发给"报到告知单",请她
于报届时携带下列资料:
(一)填写我司新进职工录取表;
(二)缴验学历证、职称证及身份证;
(三)缴验近期正面半身免冠照片;
(四)原单位劳动合同结束证明;
(以上应缴资料视状况可增减)
第十五条管理人员任用,视状况可发给"聘请书"和“任免告知”。
第十六条新进人员于报到日,综合办公室应检收其应缴资料,若资料不全,应限期
补办,否则首月薪资可暂扣发。
第十七条综合办公室随后应亲切有礼地引导新进人员报到,逐项协助办理下列:
(一)领取员工有关文具用品;
(二)发放考勤卡并解释使用;
(三)领取办公桌锁匙;
(四)视状况引导参观、简介各部门及安排职前有关管理制度讲(参照“工作程序”)。
(五)综合办公室应引导新进人员向部门主管报到,跟踪新员工适应状况和工作安排。
(参照“工作程序”执行)
第十八条人员报到完毕随后应办理下列事项:
(一)更新员工花名册
(二)收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案
(三)填报集团公司所有资料。
第五章试用
第十九条原则上所有员工试用期为三个月,期满合格者,办理转正手续才正试聘任,
个别试用成绩突出者,可提前转正。
综合办公室每月15日发出当月转正人员《考核表》,由被考核人提交述职报告后,部门主管、综合办公室考核确认;行政人员经部门主管、综合办公室考核后呈有关领导核定;转正后员工经分管部门主管及人力资源管理人员和权限程序审批后可订立劳动合同。
第二十条综合办公室依照考核表发给"试用期满告知"。
第二十一条综合办公室发出“试用期满告知”后,并依不同批示,办理下列事项:
(一)试用不合格者,另发给告知单。
(二)调(升)职者,由综合办公室办理异动作业。
(三)薪资变更者,由综合办公室主管办理调薪。
第二十二条前条办理完毕后,考核表应归入个人档案中。
第二十三条新进人员在试用期中,体现不合规定,部门主管以为有必要停止试用时,
可及时提前办理考核,按程序报请权限主管核定停止试用。
第六章异动
第二十四条晋升(升职、升级)及降级由申请人填写"人事异动申请单"及办理暂时考
核,部门主管订立后转综合办公室签注意见,呈权限主管批示。
第二十五条调职由申请人填写"人事异动申请单"送调职部门会签,转综合办公室签
注意见后,呈权限主管核定。
第二十六条未批准升、降、调申请单退回申请部门;经批准申请单则由综合办
公室根据发布"人事异动告知",副本抄送申请部门及本人,并限期办理业
务移送手续,履任新职。
综合办公室应及时变更薪资名册。
第二十七条经批准异动后,涉及调节薪资者,综合办公室应依照人事异动申请单批
示,填制“薪资调节告知单"办理调薪。
第七章请假
第二十八条员工因故请假应按关于规定办理,综合办公室备案,依权限逐级呈核,
再转回综合办公室登记于考勤表上。
第二十九条请休假作业应另参照《员工手册》关于规定办理。
第八章考勤
第三十条各部门主管应于每月3日前将上月份考勤表审核后送综合办公室备查。
第三十一条所有请假记录将作为员工工作体现考核根据之一。
第三十二条员工因调休、请假,应按关于规定办理,综合办公室备案;经权限主
管核准后转综合办公室查核并登记于考勤表上。
第三十三条员工请假超过三天以上,原则上应事先办理。
第三十四条因公而未考勤,应告知综合办公室呈上级主管核签。
第三十五条下班忘掉打卡,可由本人找直属主管或综合办公室签证,若未签证者一
律以旷工论。
(每月签证不超过3次)
第三十六条综合办公室于每日检视出勤状况,遇异常状况或违规事情,应即积极与
部门主管联系。
第三十七条员工出勤状况,综合办公室应于每月终了编制《调休、请假》一式两份,
一份本部门留底,一份交给各部门发布,限三日内接受改正申请。
第三十八条综合办公室应建立每一员工一份年度考勤登记表(印于个人资料卡中),
逐月根据考勤表予以登录,经登录后考勤表即可销毁作废。
第三十九条每一年度终了,综合办公室应即根据年度考勤登记表,记录与否有未休
完特别假人员。
第四十条每一年度终了后,综合办公室应即调查编制次年度享有特别假人员名单,
予以造册呈准后发布实行。
第四十一条关于考勤作业,请参照关于规定办理。
第九章出差
第四十二条出差作业,应参照财务部"出差管理办法"和有关规定办理。
第十章奖惩
第四十三条员工遇有功过奖惩时,可由建议人填报"奖惩建议申请单"公文,先由综
合办公室签注调查意见后,呈经理核定。
第四十四条综合办公室依照核准奖惩建议申请单发布"奖惩告知单"公文,副本抄送
本人部门及本人知照,另一份留底本部门月底加扣薪资。
第四十五条综合办公室应按月将人事奖惩告知单登录于个人资料卡内。
第四十六条奖惩作业应另参照"奖惩办法"及有关规定办理。
第十一章考核
第四十七条考核按考核制度执行,部门内有考核体系,记录应报综合办公室备案。
试用期考核:
员工试用期三个月,由试用单位主管、综合办公室负责考核,并报公司分管领导审核,期满考核合格者,填具“试用人员考核表”,依权限逐级呈核后转正。
(三)暂时考核
为申请升降职,应附办理暂时考绩,以作上级批示决策参照根据。
第四十八条考绩表办理完毕,存于个人资料袋内,并予以登录。
第四十九条考绩作业应另参照"考绩办法"规定办理。
第十二章薪资
第五十条综合办公室应于每月5日前整顿上月到职新进人员,将核准工资登录于"
薪资名册",改正人事资料。
第十三章训练
第五十一条职前训练
新进人员于报到后,综合办公室应办理如下职前教诲:
(一)简介公司历史背景、经营方针、工作环境;
(二)简介各部门组织、职责、作业状况;
(三)有关人事管理制度及注意事项;
(四)简介各部门办公室及主管。
第五十二条在职训练
(一)综合办公室于年度开始,依所需培训目的、课程、教材、预算,拟订训练筹划。
(二)综合办公室于培训期中,应严予考核。
(三)员工于接受培训后,视需要提出心得报告,成绩优劣列入考核根据。
第五十八条专业培练
(一)专业知识,视必要可办理专案培训。
(二)收集专业报导或讲座教材,印发给每位员工。
(三)各部门主管可自行申请或由公司指派参加国内外各种培训机构举办讲座、观摩、训练。
第五十三条培训作业应另参照"培训办法"规定办理。
第十四章辞职
第五十四条正式任用员工如感工作不适或其她因素想辞职,应于15天前提出辞职申请书,由部门主管及综合办公室主管签具意见后,呈公司经理核准,再转回综合办公室,综合办公室凭此办理停薪手薪。
第五十五条综合办公室根据辞职申请书发给"离职告知单",告知本人于批准离职日当天下班前依离职告知单上应办理事项,逐项办理移送,办理完毕由综合办公室审核并订立意见后计当月薪资。
第五十六条综合办公室依照离职告知单于当天即行办理下列事项:
(一)登记于人员异动记录簿内。
(二)注销综合办公室控制人员状况表内登记。
(三)登记个人资料卡,注销个人资料档案,将资料存入离职档案袋。
第五十七条综合办公室视状况应约谈离职人员,并将面谈成果填入离职人员面谈记录档案,视状况对离职人员工作状况进行适度跟踪;以作为人事流动率检查参照。
第十五章移交
第五十八条各级主管人员及业务承办人员因故离职时,应将所负责公物及经办事务逐件列具清册,在监交人监督下点交接任人员,并会同接任人员提出移送报告书。
第五十九条移送时应造清册名称如下:
(一)未办或未了重要案件目录
(二)保管文卷目录
(三)职责事务目录
(四)上级指定专案移送事项清册
(五)集团公司所需表单及事项。
第十六章劳工保险
第六十条员工试用期满时,由综合办公室登记办理投加保,生效日以到职日为准。
第六十一条人员于退职日当天,综合办公室应即办理退保。
第六十二条投保薪资因调节薪资或其她因素而变动时,应由综合办公室填报"投保薪资调节单",详细操作按财务制度执行。
第六十三条综合办公室每月记录列册个人承担保费,核算当月工资时从薪资内扣缴。
第六十四条每月月底核对社保缴费明细,如有误及时与社保局核对。
第六十五条保存社保有关资料,社保登记证年终需年检。
第十七章资料管理
第六十七条各种人事命令、告知发布一周后,连同该案核准凭证(申请单或签呈)合并归档。
第六十八条每月初根据人员异动记录簿编制"人事异动月报表",呈核阅后,列入人事流动率检查根据。
第六十九条综合办公室应于每月10日编制各主管名册,送总机备查(如未异动可具文报备)。
第七十条员工若有需要"服务证明书"或"离职证明书"等,可至综合办公室阐明申请理由,由经办人填写证明。
第七十一条人事单位应备档案涉及下列:
(一)人事基本资料(含证件复印件)
(二)人事异动记录
(三)人事奖惩记录
(四)人事考绩记录
(五)人事训练记录
(六)人事考勤记录
(七)文康活动记录
第十八章其她
第七十二条本作业程序,应另参照"人事管理规章"关于规定办理,如有疑义,可由综合办公室主管解释运用,如有未尽事宜,应另补充修正。
第七十三条本作业程序承奉核准后实行,修正时亦同。
销售内勤工作内容
有公司着重于前台接待;有公司着重于采购;有公司对内勤规定比较负责,器材采购、库房管理、投送货品等等都归为内勤职责。
销售内勤工作内容涉及:
1、对合同执行状况进行跟踪、督促,建立每个合同《合同履行一览表》,编制每月、季、年度合同履行状况登记表。
将成果报销售公司经理、销售经理,及通报给销售工程师。
依照需要,合同执行状况可反馈给顾客。
2、编制年度及月度工作筹划及资金回笼使用筹划;汇总及总结各片区年、月资金回笼及资金使用状况;督促业务员资金回笼。
监督其业务费用按规定使用
3、依照公司营销政策建立核算总帐及明细帐目,准时登记明细帐目;
4、接、发、解决、保管一切商务来电来函及文献。
对客户反馈意见进行及时传递、解决。
建立顾客档案。
5、根据公司营销管理制度精确有效开展业务人员销售费用会计核算、管理、服务,如出差费用结算、报销、工资奖金核算等工作。
6、每月度对合同履行,资金回笼,业务费支出状况进行记录和上报;
7、按合同规定给制造商做好衔接工作;
8、依照合同编制应收帐款明细,并相应收帐款实行管理;
9、协助业务人员回款;提供应收帐款及其有关信息;
10、协助销售人员编写商务文档,编制投标文献。
11、按规定进行市场信息收集并每天提供信息简报,以邮件方式报销售公司经理
12、完毕领导交给其她任务。
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