综合行政部岗位职责及部门制度之欧阳育创编.docx
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综合行政部岗位职责及部门制度之欧阳育创编
一、
时间:
2021.02.04
创作:
欧阳育
二、前言
三、综合行政部部门职能
四、综合行政部组织结构
五、综合行政部岗位职责
1、综合行政部经理岗位职责
2、综合行政部副经理岗位职责
3、综合行政部人事专员岗位职责
4、综合行政部网管员岗位职责
5、综合行政部后勤主管岗位职责
6、综合行政部后勤管理员岗位职责
7、综合行政部后勤文员岗位职责
8、综合行政部前台文秘岗位职责
9、综合行政部司机班长岗位职责
10、综合行政部专职司机岗位职责
11、综合行政部司机岗位职责
12、综合行政部警卫员岗位职责
13、综合行政部保安主管岗位职责
14、综合行政部食堂班长岗位职责
15、综合行政部食堂人员岗位职责
五、综合行政部制度
1、综合行政部管理制度
2、招聘制度
3、司机管理制度
一、前言
综合行政部作为公司的管理与服务职能部门,主要负责组织公司人力资源开发与管理工作,为公司提供和培养合格的人才;上传下达,为各部门提供后勤保障服务工作。
本手册详细描述了综合行政部的部门职能、组织结构、岗位职责、用于规范与指导综合行政部的工作,是综合行政部的基础管理文件。
二、综合行政部部门职能
1、负责对公司有关工作进行综合协调。
2、统筹公司人力资源管理,制定人力资源规章制度,参与制定公司人力资源发展战略。
3、为公司吸引、选拔、保留优秀人才,为公司发展提供优质人才保障。
4、协助组织实施绩效考核,制定激励政策,充分调动员工工作积极性。
5、代表公司,与政府各职能部门沟通协调,树立公司对外良好形象。
6、组织签订劳动合同,处理劳动争议,解决劳动纠纷。
7、与企划部门合作,不定期举办各类培训及主题活动,提升员工对企业的认同感。
8、保管公司印章,存档公司重要合同、文件。
9、管理固定资产、办公用品及劳保用品。
10、对公司车辆进行管理。
11、上传下达,与各部门沟通协调,提供后勤保障服务。
三、综合行政部组织结构
四、综合行政部岗位职责
1、综合行政部经理岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
常务副总裁、项目总指挥
直接下属:
综合行政部副经理、行政主管、后勤主管
(2)主要职责
1.负责公司行政、人事、后勤及日常事务处理及相关外联活动
2.制定并完善公司的工作程序和规章制度。
3.协调并支持配合公司各部对人力计划、行政开支的管理工作,协调配合公司各部对人事、行政、后勤方面的支持
4.制定本部门年度工作目标和工作计划
5.制定公司绩效考核制度,组织实施绩效考核,及时解决绩效考评中出现的的各种问题,不断完善绩效管理体系
6.向公司决策者提供有关人力资源战略、组织建设等方面的建议,致力于提高公司的综合管理水平,及时处理公司管理过程中的重大人力资源问题
7.代表公司建立政府劳动、人事和相关公共关系的沟通渠道,及时掌握信息,改善管理,规避政策风险,妥善处理劳动争议
8.审核部门职位设立,人员配置及职位说明书管理,把控人员招聘录用,提出录用人员岗位级别和工资的建议
9.负责人员培训和开发,为主管以上员工进行职业生涯设计,确保公司员工能胜任当前和未来发展需要
10.负责公司的社会保险缴纳及福利事项的统筹管理
11.协助组织公司年会及公司各类活动
12.协助项目总指挥做好其它部门所需各类保障工作
13.完成领导交办的其它工作任务。
2、综合行政部副经理岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部经理
直接下属:
人事专员、网管员、后勤主管
(2)主要职责
1.负责公司印章的管理及登记
2.管理公司重要资质证件,办理公司所需各项资质年审、年检(工商、建委等证件年检)
3.负责公司文件与合同的管理与备案,制定相关管理制度
4.制定公司统一公文格式
5.承办公司董事会及股东会交办的工作
6.制定公司办公费用总开支计划并加以调控
7.负责公司固定资产、办公用品的统筹管理
8.负责秘书的管理及工作技能的培训
9.负责与政府职能部门的协调、沟通、联系工作
10.协调公司内部行政、人事、后勤等工作
11.协调公司行政、后勤服务、办公设施和车辆的管理,为公司提供各类相关统计数据
12.完成领导交办的其它工作任务。
3、综合行政部人事专员岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部经理
直接下属:
无
(2)主要职责
1.协助制定公司人事管理制度,参与人力资源战略规划
2.协助制定职位说明书,并根据公司职位调整进行相应的变更,保证职位说明书与实际相符
3.办理缴纳社会保险与住房公积金事宜,并负责相关解释工作
4.根据公司人员需求情况,提出人员调配方案(包括人员内部调入和调出),经上级领导审批后实施,促进人员的优化配置
5.协助做好招聘与任用的具体事务性工作,包括刊登招聘信息、收集和汇总应聘资料、组织安排人员面试、跟踪落实面试人员的情况等
6.管理员工信息资料及各类人事资料,填制和分析各类人事统计报表
7.组织员工岗前培训,制定各部门的培训计划,经批准后实施
8.组织签订劳动合同
9.协助日常行政工作的组织与管理,提供后勤保障
10.配合财务部门做好劳动报表季、年度的统计工作
11.完成领导交办的其它工作任务。
4、综合行政部网管员岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部副经理
直接下属:
无
(2)主要职责
1.负责公司网络的日常维护,保证网络畅通
2.定期检查维护公司电脑硬件设施,解决设备故障,为各部门提供技术支持
3.负责公司各类软件测试、调试工作
4.管理、维护公司网站及OA办公系统,保证信息及时更新
5.建立相关管理制度并贯彻执行,做好相关工作记录
6.负责计算机设备的购买、安装和调试
7.及时备份各种数据,保证公司的数据安全
8.完成领导交办的其它工作任务
5、综合行政部后勤主管岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部经理
直接下属:
司机班长、保安队长、后勤文员、食堂、保洁人员
(2)主要职责
1.协助部门经理进行本部门内部管理,在权限范围内合理调配内部人员,调动每位员工的工作积极性,提高凝聚力
2.负责统筹办公用品、固定资产的登记、管理、维修
3.负责办公区域的卫生管理,提供整洁优美的办公环境
4.负责员工宿舍的管理,提供周到、全面的后勤服务
5.负责员工食堂的管理,定期询问员工对就餐质与量的要求,确保员工就餐安全、卫生
6.负责公司员工宿舍的租赁、合同的签约与付款工作
7.负责下属员工的日常管理工作,制定相关管理制度及人员岗位说明书
8.合理审核后勤发生各项费用,保证物品供应,节约公司成本
9.负责公司车辆管理,合理调配,保证各部门用车需求
10.建立保安队的管理制度,做好安全、防盗工作的指导和管理
11.负责司机的安全教育,提高司机安全意识
12.负责冬季供暖相关事宜的管理
13.负责公司经营用水、用电、用气及其它生活设施的管理
14.负责处理各类突发事件
15.完成领导交办的其它工作任务。
6、综合行政部后勤管理员岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部后勤主管
直接下属:
无
(2)主要职责
1.协助后勤主管工作,提供相关服务和后勤保障
2.参与拟订和完善公司后勤管理规范,并监督执行,确保后勤管理工作的顺利进行
3.协助办公家具、设备、用品的选购与使用管理
4.负责公司各类设备、设施维护
5.负责食堂饭卡的办理
6.负责水、电、气、热等能源后勤保障工作,管理公司用水、用电情况
7.与物业公司进行沟通联络及相关外勤工作
8.负责公司各部门备用钥匙的管理,提供相应支持
9.完成领导交办的其它工作任务
7、综合行政部后勤文员岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部后勤主管
直接下属:
无
(2)主要职责
1.制定办公用品使用计划,及定制、发放办公用品
2.管理固定资产,设置固定资产台帐
3.负责工地办公区域水、电、气、电信、网络等的管理,保证电话、网络畅通,用电、用气、用水满足需要
4.负责工地一般日常用品的采购、建帐及发放
5.协助办理公司员工宿舍的租赁、合同的签约与付款工作
6.负责员工每月固定费用报销的收集与基础审核
7.负责传真件的收发及信件的邮寄、收取、登记、分发
8.负责本部门资料、档案的管理,办理出入证件等
9.负责公共会议室的管理,做好会议、来访接待的服务工作
10.负责办公设备的登记、保养、维护
11.负责管理、发放临时职员物品
12.完成领导交办的其它工作任务。
8、综合行政部前台文秘岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部副经理
直接下属:
无
(2)主要职责
1.负责前台接听电话,妥当应答,如有必要,做好电话记录
2.负责收发传真、信件和报刊及相应的登记工作
3.管理办公用品,管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材
4.起草、打印、复印、登记和存档各类文件
5.负责会谈、会务工作的安排与接待
6.安排商务旅行,做好预订工作
7.接待来访客人,并通报相关部门
8.负责制作名片及部门专用印章
9.掌握公司领导的日程安排,为领导接见访客做好预约工作
10.更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系资料
11.协助组织公司各类活动,协调与公司各部门关系
12.完成领导交办的其它工作任务
9、综合行政部司机班长岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部后勤主管
直接下属:
全体司机
(2)主要职责
1.在后勤主管的领导下,管理司机班日常事务工作
2.合理调配车辆使用,严格执行用车填单制度,做好用车统计
3.负责车辆的年检、保险、保养等车务工作及相关证件和资料的保管工作
4.负责车辆费用支出的审核、报批、统计及节假日车辆值班安排工作
5.定期进行车辆检查、维修、保养,确保车况良好,
6.负责建立车辆维修、保养及行驶、费用档案,掌握车辆运行情况,出车前严格检查车辆,确保行车安全
7.对车辆发生的违章和事故要进行统计并及时向领导汇报。
8.负责车辆的防火、防盗等安全工作,发现安全隐患应及时解决并向领导汇报。
9.完成领导交办的其它工作任务。
10、综合行政部专职司机岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部副经理
直接下属:
无
(2)主要职责
1.做好公司领导的用车服务,服从领导,听从指挥,出色完成出车任务
2.做好专用车辆的维护保养,保持车况车貌良好,提高车辆的使用效率
3.遵守交通法规,服从交通管理,安全行车,杜绝各种交通事故发生,确保人车安全
4.做好行车记录,按时办理各种行车手续
5.保持良好的精神面貌,维护公司形象
6.负责公司领导的安保工作,遵守保密原则
7.协助与政府部门的沟通联络工作
8.注意车辆的防火、防盗等安全工作,杜绝各种隐患发生,出车前严格检查车辆,确保行车安全
9.完成领导交办的其它工作任务。
11、综合行政部司机岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
司机班长
直接下属:
无
(2)主要职责
1.做好各部门的用车服务,服从领导,听从指挥,按时完成出车任务
2.做好公司所有车辆的维护保养,保持车况车貌良好,提高车辆的使用效率;未经批准,不得擅自动用车辆
3.遵守交通法规,服从交通管理,安全行车,杜绝各种交通事故发生,确保人车安全
4.做好行车记录,按时办理各种行车手续,修旧利废,厉行节约
5.注意车辆的防火、防盗等安全工作,杜绝各种隐患发生,出车前严格检查车辆,确保行车安全
6.完成领导交办的其它工作任务。
12、综合行政部警卫员岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部专职司机
直接下属:
无
(2)主要职责
1.做好公司领导的安全保卫工作,服从领导安排,听从指挥
2.遵纪守法,不断提升个人素质与综合能力
3.保持良好的精神面貌,维护公司形象
4.严格自律,遵守保密原则
5.负责公司领导的日常服务性工作,配合专职司机做好日常服务性工作
6.完成领导交办的其它工作任务
13、综合行政部保安主管岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部后勤主管
直接下属:
无
(2)主要职责
1.在后勤主管领导下,负责全体保安日常管理工作
2.统计保安人员考勤并汇总上报
3.组织保安人员签订劳动合同
4.办理保安入职、转正、离职手续
5.协助后勤主管拟订、完善公司保安管理制度,并监督执行
6.关注保安思想动态,发现问题及时沟通解决
7.加强保安人员体能训练,提高保安人员身体素质
8.负责工地岗位及夜班的巡视检查
9.提高全体保安安全意识,做好安全、防盗工作的指导和管理
10.完成领导交办的其它工作任务
14、食堂班长岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部后勤主管
直接下属:
食堂工作人员
(2)主要职责
1、持证上岗,保证全班人员身体健康。
2、带领全班人员认真执行公司各项规章制度,严格组织纪律,养成良好的工作作风。
3、组织和领导厨房工作,建立食品生产制度,按规定的成本生产优质食品。
4、根据各岗位和食堂状况,编制工作时间表,认真做好考勤、考核工作。
5、定期总结分析工作情况,改进烹调工艺,准确控制成本,不断提高炊事技能。
6、定期对厨房工作人员进行卫生检查,并对生产情况、消防设备进行检查,消除各种隐患。
7、加强对外联系,拓展食堂经营范围。
8、完成领导交办的其它工作任务。
15、食堂人员岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
食堂班长
直接下属:
无
(2)主要职责
1、持证上岗,保证身体健康。
2、服从领导安排,听从食堂班长调度。
3、了解员工口味,进行合理营养搭配,定期更换菜谱。
4、保证食品质量,对食堂设施及餐具进行每餐消毒清洁。
5、保证员工就餐环境整洁,随时清理食堂桌面及地面。
6、养成良好的个人卫生习惯,保证仪容整洁。
7、完成领导交办的其它工作任务。
五、综合行政部制度
一、综合行政部管理制度
1、本部门负责公司的行政、人事、后勤等综合事务,上传下达,协调与各部门关系,并提供相应保障支持工作。
2、本部门全体工作人员须在综合行政部经理领导下,高品质完成部门工作任务,忠于职守,按岗位说明书要求,高效率做好本职工作。
3、遵守考勤制度,按时上下班,保持良好的工作面貌,如遇特殊情况不能按时到岗,需提前向主管领导请假。
4、严格执行公司的各类规章制度,服从领导安排,不得借故推逶。
5、爱岗敬业,随时维护公司形象。
认可企业经营理念,认同企业文化。
以企业利益为出发点,发扬奉献精神,树立“司兴我荣,司衰我耻”的主人翁观念。
6、团结同事,礼貌待人,部门内不得发生争吵、打架等纠纷事件。
7、不得打探他人薪资,不得私下议论他人,传播、散布小道消息。
8、不得利用公司电话打接私人电话,工作时间,不得上网访问与工作无关的网址,禁止聊天、听音乐、玩游戏。
9、遵守保密原则,不得通过任何途径泄露公司商业秘密。
10、不得在工作时间串岗、闲聊、化妆等与工作无关的事情。
11、不得借办公事之机办理私事,不得冷淡、怠慢公事来客。
12、对于有关工作事宜的请示和报告,应循级而上,不可越级报告。
13、爱护公物、维护环境卫生,厉行节约、降低公司成本。
14、保证办公区域安全,下班后要将本部门所有门窗关严,切断电源,方可离开。
二、招聘制度
1.招聘原则:
(1)公司以公开招聘、择优录用为招聘的基本原则;
(2)应聘人员必须经过人力资源部、部门经理、工程总指挥或市场总监或分管总裁、总裁评估后,方可录用;
(3)在公司内有血缘、亲属关系者自本制度颁布之日起原则上不再招聘,特殊情况由总裁特批。
2.招聘程序:
各部门的人员编制每年1月份由部门申报,人力资源部审核后报公司总裁办公会批准,人力资源部备案。
3、新员工录用流程:
4.员工在入职一周内需向人力资源部提供下列证明材料:
身份证、学历学位证书、职称或职业资格证书、户口本复印件(查看原件)、近期体检报告及一寸彩色照片4张,外地人员需提供暂住证;
员工呈交公司的证明,如有住址迁移、学历职称变化、婚姻变更、子女状况或其他情况变化应在十日以内向人力资源部呈报。
关键岗位应聘人员需提供原单位工作证明,经总裁或副总裁要求,须具备担保人并提供其资料。
5.员工必须填报准确的个人资料,公司要求员工诚实正直,保留审查员工所提供的个人资料的权利,如发现证明资料有虚假,公司将立即终止试用或解除与员工的劳动合同。
6.凡被录用的新员工试用期一般不超过三个月,试用期间接受部门经理安排的工作,参加公司组织的培训和集体活动。
7.试用期间,如果员工由于个人原因决定离开,可向主管经理提出辞职,并按规定办理离职手续;同时,如果公司认为员工无法达到工作要求,可终止对其的试用。
8.转正程序
(1)试用期满后愿意转为正式员工者,经主管上级考核及试用期培训考核,合格即签定正式聘用合同,转为正式员工,享受公司正式员工待遇。
具体程序为:
(2).员工填报转正申请内容应包括:
试用期内完成的工作;对公司的了解;本岗位工作设想。
(3).部门经理/上级领导在员工申请的基础上提出明确考察意见,内容应包括:
员工的工作态度;工作能力及经验、专业知识、业务技能;团队协作及配合能力;劳动纪律情况;存在的缺点和问题;是否同意其转正。
(4).综合行政部根据部门意见,进行必要的谈话和调查,提出转正审批意见。
三、司机管理制度
为规范司机人员安全行车,保障车辆使用率,特制定本制度。
1、遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及法律法规,遵守公司规章制度,出车前必须认真做好车辆检查,确保安全行车。
2、爱惜公司车辆,保证车内卫生,严格执行车辆保养规范,保证车辆最佳状况,确保车辆正常行驶。
3、未经领导批准,不准私自出车或外借他人;凡私自用车要追究责任,所造成的一切车辆、人身事故由责任人负责。
4、驾驶员在驾驶车辆的过程中,须自觉遵守交通法规,确保安全行车。
5、驾驶员因违反交通法规而产生的行政处罚由自己承担。
6、严禁酒后驾车;禁止开车时接听手机,否则出现的后果当事司机负责。
7、服从命令,听从指挥,按时按点出车。
如遇特殊情况不能按时返回,应及时通知管理人员,并说明原因。
8、保持良好的个人形象,注意个人言行,礼貌待人、微笑服务,绝不允许在客户面前影响公司形象。
9、因公出车,所致交通事故(在保险范围内)一年内不能超过二次;若超出标准,每多发生一次交通事故,则由当事司机按保险定损费用的20%承担,依次类推30%;40%或根据事故情况扣发当月工资300元--500元。
10、驾驶员在驾驶车辆的过程中,应随时留意车辆状况,发现异常要立即停车检查并及时上报主管领导。
11、司机有责任帮助后勤主管或司机班长提供并建立行车记录,车辆维修保养记录;其内容为:
车辆行驶里程、技术状况、维修保养日期,大、中、小修日期,车辆损坏程度及原因,零件更换情况,维修费用等。
12、妥善保管随车工具和各种证件,如有工作变动,做好交接手续。
13、保证通信畅通,手机07:
00-22:
00处于开机状态,并保证充足的话费及电量。
14、车内不准吸烟,不准放置易燃易爆品,保证人车安全。
时间:
2021.02.04
创作:
欧阳育
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