设备仪器档案形成说明书等.docx
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设备仪器档案形成说明书等.docx
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设备仪器档案形成说明书等
附件1
设备仪器档案形成说明书
型号
名称
共页
编写:
校对:
审核:
审定:
哈尔滨工程大学
设备仪器档案形成说明书
型号
统一编号
名称
设备仪器基本情况
金额
制造厂家
制造时间
使用单位
入厂时间
使用时间
设备性能及用途:
档案基本情况
归档
归档时间
密级
保管期限
卷数
份数
设备仪器照片:
设备仪器档案形成说明书
任务来源:
档案配套整理情况:
存在的问题:
附件2
设备仪器开箱验收单
年月日
设备名称
型号规格
出厂编号
制造厂商
开箱日期
合同价格(人民币)
随机资料情况
备注
参加开箱人员
设备采购
设备使用单位
设备安装
设备主管部门
设备管理
单位档案部门
说明
a)该表由档案部门参加开箱人员负责
b)本表一式三份,管理部门、使用部门、档案部门各一份;
c)开箱中存在的问题均由设备采购部门负责联系处理。
设备仪器随机资料清单
年月日
设备名称
型号规格
出厂编号
制造厂商
资料名称
序号
名称
单位
数量
清点人:
档案部门:
附件3
外购设备仪器文件材料归档范围和保管期限表
序号
文件材料归档范围
保管期限
1
计划购置阶段
1.1
购置申请单或申购请示及批复
长期
1.2
选型、选厂调研报告,技术考察报告、经济技术论证报告及评审文件
长期
1.3
招投标文件:
招标申请、审核复函、招标委托协议、招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。
评标报告、议标报告、中标通知书
长期
1.4
合同、合同附件、技术协议、补充协议、代理授权书
长期
1.5
进口委托代理协议、报价单、设备购置合同通知书、意向书、订购货物通知单
长期
1.6
谈判备忘录、附录、附件
长期
1.7
机电产品进出口审批文件及外汇审批文件
长期
1.8
重要来往函件、电文
长期
1.9
预验收文件
长期
1.10
进口货物报关单、入境货物调离通知单、货运单、发票、运输保险单、非木制包装证明、熏蒸证书、减免税单
长期
1.11
商检及索赔文件
长期
2
开箱验收、安装调试阶段
2.1
开箱验收单
长期
2.2
装箱单、合格证(质量证书)、检测报告、出厂精度检验单、校准证书、校准报告、安全证明、图样、技术条件、使用维护手册、编程手册、说明书、校验标准、验收规程、随机备件图册(清单)、检定证书(报告)等随机文件
永久
2.3
设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单
长期
2.4
开箱检验记录、计量、检测、试验设备的检定证书(报告)或校准证书(报告)
永久
2.5
安装调试计划(大型设备)
短期
2.6
设备安装调试记录、测试记录、试车记录、验收鉴定记录
长期
2.7
安装竣工图、基础施工图、电气接线图、安装工艺规程、测量记录等
永久
2.8
存在问题及处理意见(验收备忘录)
短期
2.9
安装调试技术总结报告、最终验收报告(中、英文)
长期
2.10
计算机及管理系统软件文件;软件使用许可协议、系统安装测试记录、验收鉴定报告;测量机还包括软件、硬件部分的文件
长期
2.11
培训技术资料及培训总结报告
短期
2.12
固定资产交接单、出入库单
永久
3
使用维修阶段
3.1
设备履历书、履历卡
长期
3.2
仪器检定证书
长期
3.3
设备修理、维修记录
永久
3.4
设备保养记录
永久
3.5
精、大、贵、关设备仪器机时统计表
长期
3.6
重要设备维护保养和安全操作规程
长期
3.7
设备仪器事故分析、记录及处理结果报告
长期
4
改造阶段
4.1
合理化建议及处理结果
短期
4.2
设备仪器改造、改装的报告及批复
长期
4.3
改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图
永久
4.4
设备仪器改造、改装的验收文件
长期
4.5
设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件
长期
4.6
技术鉴定及成果申报奖励文件
长期
附件4
自制设备仪器文件材料归档范围和保管期限表
序号
文件材料归档范围
保管期限
1
方案论证及设计阶段
1.1
调研报告
长期
1.2
招投标文件:
招标申请、审核复函、招标委托协议、招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。
评标报告、议标报告、中标通知书
长期
1.3
设计任务书、合同、技术协议
长期
1.4
有关问题的请示及批复
长期
1.5
方案论证报告、设计方案文件
长期
1.6
评审文件(设计方案评审、设计评审、工艺评审)
长期
1.7
计算文件
长期
1.8
技术条件、技术说明书
长期
1.9
设计文件(包括零件图、装配图、布置图、原理图、系统图等)
永久
1.10
试验文件、校准文件
长期
1.11
设计技术总结、研制工作总结
长期
2
制造加工阶段
2.1
工艺文件(关键件工艺规程、工艺说明书、重要工艺装备图纸及说明书、工艺总结)
长期
2.2
外购件的合格证和使用说明书
长期
3
安装调试及验收阶段
3.1
出厂前预验收文件
长期
3.2
调试大纲
长期
3.3
安装调试试车、试验记录、调试试验报告、检定报告或校准报告、精度检查记录、安装验收单
长期
3.4
安装调试技术总结报告、验收报告及评审文件
长期
3.5
装箱单、合格证、使用维护说明书等随机文件
长期
3.6
安装基础图、电气接线图、安装工艺规程、竣工图等相关文件
长期
3.7
设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单
长期
3.8
配套软件研制需求分析、设计、测试、源程序、使用说明书、操作手册等文件及软盘
长期
3.9
技术问题会议纪要、备忘录等文件
长期
3.10
存在问题及处理意见
短期
3.11
固定资产交接单、出入库单
永久
3.12
培训材料
短期
3.13
技术鉴定及审批文件
永久
3.14
成果申报及奖励文件
永久
4
使用维修阶段
4.1
设备履历书、履历卡
长期
4.2
仪器检定证书
长期
4.3
设备修理、维修记录
永久
4.4
设备仪器维护保养和操作规程
永久
4.5
精、大、贵、关设备仪器机时统计表
长期
4.6
重要设备维护保养和安全操作规程
长期
4.7
设备仪器事故分析、记录及处理结果报告
长期
5
改造阶段
5.1
合理化建议及处理结果
短期
5.2
设备仪器改造、改装的报告及批复
永久长期
5.3
改进、改装过程中形成的图样、技术文件
永久
5.4
设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件
长期
5.5
技术鉴定及成果申报奖励文件
长期
5.6
设备仪器改造、改装的验收文件
长期
附件5
特种设备仪器文件材料归档范围和保管期限表
序号
文件材料归档范围
保管期限
1
计划购置阶段
1.1
购置申请单或申购请示及批复
长期
1.2
选型、选厂调研报告,技术经济论证报告及评审文件
长期
1.3
招投标文件:
招标申请、审核复函、招标委托协议、招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。
评标报告、议标报告、中标通知书
长期
1.4
订货合同、技术协议
长期
1.5
谈判备忘录、附录、附件
短期
1.6
重要来往函件、电文
短期
2
开箱验收、安装调试阶段
2.1
开箱验收记录
永久
2.2
装箱单、特种设备的设计文件、说明书、制造单位的资质证明文件(制造许可证、营业执照等)、产品质量证明文件、说明书等随机资料
永久
2.3
压力管道元件的合格证及使用说明书、安装使用说明书、产品质量合格证
永久
2.4
锅炉受压部分金属材料证明、锅炉制造焊接质量的技术证明、锅炉出厂质量检验合格证明
永久
2.5
起重设备金属材料证明、制造焊接质量的技术证明、出厂质量检验合格证明
永久
2.6
锅炉总体安装质量图及主要受压部件的部面图、锅炉受压部件强度计算及安全阀排气量计算文件、水质标准和水处理方法
永久
2.7
反应容器和贮运容器的总图、主要受压元件图、强度计算书、运行记录、检验、检测、试验报告、合格证、质量证明、登记卡片
永久
2.8
安装调试计划
短期
2.9
电梯、吊车空、满、超载运行记录
长期
2.10
电梯、吊车安装调试、测试记录、试验报告、年检证明
长期
2.11
压力容器、储气罐、锅炉等安装调试、测试记录、试验报告、设备检测、安全使用许可证明文件
长期
2.12
安装基础图、地基图、电气接线图、竣工图、安装工艺规程等
永久
2.13
存在问题及处理意见(验收备忘录)
短期
2.14
安装调试技术总结报告、验收文件
长期
2.15
培训材料
短期
2.16
设备移交使用单位的附件和随机工具清单
永久
2.17
固定资产交接单、出入库单
永久
3
使用维修阶段
3.1
设备履历书、履历卡
长期
3.2
仪器检定证书
长期
3.3
设备修理、维修记录
永久
3.4
设备保养记录
永久
3.5
精、大、贵、关设备仪器机时统计表
长期
3.6
重要设备维护保养和安全操作规程
长期
3.7
设备仪器事故分析、记录及处理结果报告
长期
4
改造阶段
4.1
合理化建议及处理结果
短期
4.2
设备仪器改造、改装的报告及批复
永久
长期
4.3
改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图
永久
4.4
设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件
长期
4.5
技术鉴定及成果申报奖励文件
长期
4.6
设备仪器改造、改装的验收文件
长期
附件6
计算机管理系统软件、硬件文件材料归档范围和保管期限表
序号
文件材料归档范围
保管期限
1
计划、购置阶段
1.1
购置申请单或申购请示及批复
短期
1.2
选型、选厂调研报告,技术经济论证报告及评审文件
短期
1.3
招投标文件:
招标申请、审核复函、招标委托协议、招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。
评标报告、议标报告、中标通知书
长期
1.4
订货合同、技术协议
长期
1.5
谈判备忘录、附录、附件
短期
1.6
重要来往函件、电文
短期
1.7
软件及硬件质量证明
长期
1.8
授权书、软件许可协议、原产地证明
长期
1.9
企业法人营业执照正或副本(复印件)
长期
2
开箱验收阶段
2.1
计算机装箱单、开箱验收单、安装指南、重要信息、三包凭证、用户手册、保修证书、使用说明书、软盘、光盘
长期
2.2
工作站装箱单、合格证、保修卡、使用说明书、安装指南、许可信息、随机光盘
长期
2.3
服务器补充调整指南、电线位置说明、快速安装和硬件配置、安全指南、快速入门、保修及材料限制、安装提示、重要安全信息
长期
2.4
交换机装箱单、授权书、重要信息、快速参考指南、启动指南、快速安装指南、手册、保修卡、软件发行记录、文件概要、随机光盘
长期
2.5
网络入侵检测系统用户手册、产品保修证书、光盘
长期
2.6
防火墙用户手册、产品保修证书、光盘
长期
2.7
磁带库装箱单、使用指南、安装操作指南、软件说明书、重要安全信息、许可协议、客户信息
长期
2.8
磁盘阵列柜装箱单、保修卡、操作手册
长期
2.9
备份软件管理员指南、许可协议、序列号码、光盘
长期
2.10
安全使用指南、入门指南、用户许可协议、专用产品序号、用户信息反馈卡
长期
2.11
双机热备软件指南、光盘
长期
2.12
网络应用安全平台快速安装手册、客户端用户手册、管理员手册、光盘
长期
2.13
软件模块词典、许可协议、最终用户许可协议、许可实施有关问题解答、用户指南、快速启动指南、资源指南、快速参考指南、光盘
长期
3
安装调试阶段
3.1
计算机及管理系统安装测试记录、系统预验收报告
长期
3.2
存在问题及处理意见(验收备忘录)
长期
3.3
最终验收报告
长期
3.4
培训总结材料
短期
3.5
设备移交使用单位的附件清单
长期
3.6
固定资产移交单、出入库单
长期
4
升级、换版阶段
4.1
升级、换版的请示与批复
短期
4.2
技术文件
长期
4.3
设备及软件报废的技术鉴定书、请示及批复文件
长期
4.4
设备及软件升级、换版的验收文件
长期
4.5
技术鉴定及成果申报奖励文件
长期
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