光盘档案管理规范.docx
- 文档编号:4526786
- 上传时间:2022-12-01
- 格式:DOCX
- 页数:10
- 大小:21.21KB
光盘档案管理规范.docx
《光盘档案管理规范.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《光盘档案管理规范.docx(10页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
光盘档案管理规范
竭诚为您提供优质文档/双击可除
光盘档案管理规范
篇一:
企业电子文件归档光盘管理规范
企业电子文件归档光盘管理规范
1范围
本规范规定了电子文件归档所用光盘的种类、光盘存储电子文件类别、光盘的存储结构、光盘数据刻录、光盘归档、光盘的整理、光盘的保管与利用等要求。
本规范适用于企业电子文件归档光盘的管理。
2规范性引用文件
gb/t17678.1-1999cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分:
电子文件归档与档案管理
gb/t17678.2-1999cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:
光盘信息组织结构
gb/t18894-20xx电子文件归档与管理规范
gb/t15418-94档案分类标引规则
da/t22—2000归档文件整理规则
db37/t536-20xx档案目录数据采集规范
da/t18一1999档案著录规则
da/t31-20xx纸质档案数字化规范
sh3503-20xx石油化工工程建设交工技术文件规定
《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(征求意见稿)
《工业企业档案分类试行规则》(国家档案局1991.7.4发布)
3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1电子文件
能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在光盘或磁带、磁盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列。
3.2cad电子文件
由cad系统产生的电子文件。
3.3光盘
光盘是一种用激光和光学系统读写的光存储信息载体。
光盘有存储容量大、数据存取方便、信息流转便捷、保存寿命较长、单位信息存储价格低和易于保存等优点,可以用作归档载体。
光盘从功能上分有:
只读(Readonly)光盘、可记录(Recordable)光盘和可重写(Rewritable)光盘三类。
通常用作归档的光盘是只读光盘cd-R、dVd-R和可续写光盘dVdR。
3.4档案级光盘
档案级光盘是可记录光盘中的优选品,其各项技术指标优于工业标准。
档案级光盘的寿命≥20年。
4光盘类型
电子文件归档所用光盘应采用cd-R和dVd-R、dVd+R档案级光盘。
蓝光光盘本规范暂不作为推荐光盘使用。
5cd-R/dVdR光盘主要技术指标
cd-R和dVd-R、dVd+R档案级光盘的技术指标在达到相应行业标准要求的基础上,还应满足下列指标要求。
5.1cd-R档案级光盘
5.1.1记录前,寻轨错误te≤0.45。
5.1.2记录前,聚焦错误Fe≤0.5。
5.1.3记录后,块错误率bleR50,e32=0。
5.1.4记录后,信号不对称性beta,-0.10~0.15。
5.1.5光盘温湿度耐候试验,在温度55℃、相对湿度50%的环境条件下,放置96小时,光盘的块错误率bleR150,e32=0。
5.2dVd-R、dVd+R档案级光盘
5.2.1记录前,寻轨错误te≤0.45。
5.2.2记录前,聚焦错误Fe≤0.5。
5.2.3记录后,奇偶校验内码错误(连续8个ecc)pie80;奇偶校验外码失败poF=0。
5.2.4记录后,信号对称性beta,-0.15~0.15。
5.2.5记录后,数据对时钟抖晃dcjitter8。
5.2.6光盘温湿度耐候试验,在温度55℃、相对湿度50%的环境条件下,放置
96小时,奇偶校验内码错误(连续8个ecc)pie180,奇偶校验外码失败poF=0。
6光盘存储类别
文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、数据文件、计算机程序及文件、多媒体文件。
7光盘存储结构
7.1存储原则
7.1.1光盘中各类档案电子文件存储采取树形结构,每张光盘只有一个根目录:
有说明文件、类目表、著录文件、归档电子文件夹和其他文件夹。
在文件夹中存放图形、图像、数据、文本、视频、音频、多媒体等归档电子文件,在其他文件夹中存放辅助文件。
7.1.2工程档案归档电子文件按工程(项目、装置)、阶段、专业分盘刻录。
文本、视频、音频、多媒体、照片等归档电子文件按年度(内容)分盘刻录。
7.2存储内容
7.2.1说明文件:
一张光盘只有一个说明文件,内容包括:
本张光盘的各种信息,如光盘参数(光盘容量值、归档文件格式等);光盘制作单位;光盘捡查单位;阅读本光盘所需要的硬件、软件环境(光盘驱动器的型号、计算机配置、软件操作系统及其版本、显示电子文件的软件等);其他各种有助于说明本张光盘的信息。
7.2.2类目表文件:
一张光盘只有一个类目表文件,文件内容是本光盘档案分类信息,其中每一行表示一条分类记录,一个类目为一条记录,每条记录应有类目号、类目名称。
7.2.3目录文件:
有关本光盘档案的目录信息,包括全宗号、分类编码、保管期限、年度、图号等。
著录文件的每条记录对应一条电子文件,每条记录中包括档案所属类目号、卷号、件号、文件名、文件类型、文件个数等内容,著录文件的各个记录与电子文件建立关联关系,通过每条记录,可以查到这条记录对应的电子文件。
填写《光盘内文件目录表》(见附录3)。
7.2.4归档电子文件夹:
存放已归档的各种电子文件,可以设置一个或多个,也可以多层设置。
7.2.4.1工程档案的电子文件按纸质档案的组卷设置对应的文件夹,文件夹内的电子文件及排序应与对应的纸质档案案卷内的文件一致。
7.2.4.2文本、视频、音频、多媒体、照片等电子文件按时间、内容设置文件夹。
7.2.4.3每个文件夹应根据存储电子文件的内容拟写中文文件夹名。
7.2.5其他文件夹:
存放各种其他存入光盘的文件。
帮助阅读本张光盘的辅助性文件,如解码程序、解压缩程序、程序密钥、图形图像数据文本文件的存取和显示软件等。
8光盘数据刻录
8.1光盘刻录机
8.1.1使用经检测性能优良的光盘刻录机。
8.1.2cd-R光盘和dVd-R、dVd+R光盘的刻录应分别选用专用刻录机。
8.2数据刻录
8.2.1光盘的数据刻录工作环境要有良好的通风条件。
光盘盘片刻录前,必须在正常温度、正常湿度环境中放置2小时以上。
8.2.2光盘数据刻录时,采用中、低速刻录为宜,即cd-R光盘采用4-20倍速刻录速度,dVd-R、dVd+R光盘采用4-8倍速刻录速度,图像数据以低倍速刻录为宜(防止出现马赛克现象)。
8.2.3光盘数据刻录cd-R、dVd-R光盘应采用全盘一次刻完方式,dVd+R光盘可分批次刻录。
8.2.4超大数据(>4.5gb)采用分盘编辑与刻录,目录文件相同,档号相关,数据相连。
8.2.5光盘数据刻录完成后应设置成禁止写操作的状态,不能再对光盘数据进行增减。
8.2.6所有电子文件一律保留原格式刻录。
8.2.7光盘刻录一式3份,一份供查阅使用,一份封存保管,一份异地保存。
8.2.8刻录完毕后应对盘内的刻录内容进行可读性、真实性、完整性、有效性检验。
9光盘的归档
9.1归档要求
9.1.1归档光盘是企业档案的重要组成部分,任何部门和个人不得据为己有,档案部门集中统一管理。
9.1.2归档光盘由归档部门负责整理、编辑按本规范(7)要求写入“档案级”光盘,向本企业档案部门归档,档案部门有业务指导义务。
9.1.3归档部门应使用非溶剂基墨水的软性笔在光盘标签面上书写盘题名、盘号。
9.1.4归档部门应将与归档光盘相对应的说明性文件和《光盘内文件目录表》一并归档。
9.1.5归档光盘由归档部门负责归档前检查,检查的项目:
光盘有无划痕,是否清洁;盘内电子文件有无病毒感染、在相关系统上演示运转正常;相关的软件、版本、操作手册等是否完整;归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续;登记表、软件、说明资料是否齐全。
9.2归档程序
9.2.1归档时间
9.2.1.1一般性内容电子文件归档光盘,由归档部门进行收集积累、分类整理、刻录,在年底完成归档。
9.2.1.2重要性内容电子文件归档光盘,由归档部门分类整理、刻录,在3个月内完成归档。
9.2.1.3特别重大性内容电子文件归档光盘,由归档部门分类整理、及时刻录,及时完成归档。
9.2.1.4光盘归档后,归档部门还应将光盘内电子文件至少保存一年。
9.3归档手续
9.3.1归档时,交接双方应对光盘载体和光盘内的数据内容再次全面检查,检查结果分别由归档部门、接收部门填入《光盘接收检验登记表》(见附录1)、《光盘归档登记表》(见附录2)的相应栏目。
9.3.2不符合归档要求的光盘应由归档部门重新刻录。
9.4归档状态
9.4.1归档的电子文件一般不加密,如加密,应将密钥同时归档。
篇二:
cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求
中华人民共和国国家标准
cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求
第一部分:
电子文件归档与档案管理
gb/t17678.1-1999国家质量技术监督局1999-02-26批准
1999-10-01实施
1范围
本标准规定了cad生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
本标准适用于光盘存储cad产生的电子文件及电子档案。
将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围,但可参照本标准中的规定。
2引用标准
下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时,所示版本均为有效。
所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
gb/t7408--1994数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法(eqviso8601:
1988)
gb/t8566--1995信息技术软件生存期过程
gb/t8567--1988计算机软件产品开发文件编制指南
gb/t9385--1988计算机软件需求说明编制指南
gb/t9386--1988计算机软件测试文件编制规范
gb/t17678.2--1999cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:
光盘信息组织结构
gb/t17679--1999cad电子文件光盘存储归档一致性测试gb/t17825.1--1999cad文件管理总则
gb/t17825.2--1999cad文件管理基本格式
gb/t17825.3--1999cad文件管理编号原则
gb/t17825.4--1999cad文件管理编制规则
gb/t17825.5--1999cad文件管理基本程序
gb/t17825.6--1999cad文件管理更改规则
gb/t17825.7--1999cad文件管理签署规则
gb/t17825.8--1999cad文件管理标准化审查
gb/t17825.9--1999cad文件管理完整性
gb/t17825.10--1999cad文件管理存储与维护
3定义
本标准采用下列定义:
3.1电子文件electronicrecords
能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列。
3.2cad电子文件cadelectronicrecords
由cad系统产生的电子文件。
3.3电子档案electronicarchives
具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
4总则
4.1cad电子文件的收集、积累、整理和归档,由cad技术总负责人负责,
文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下都应指定专人管理。
4.2根据维护档案安全、完整、便于利用的原则,电子档案由档案部门归口管理。
4.3为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用,在档案部门应建立“cad电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。
4.4cad电子文件的归档应包括为生成cad电子文件而开发的软件产品和软件说明,以保证电子档案的完整性。
4.5对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理,以保证电子档案质量。
4.6电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态(含更改后的状态)、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。
4.7归档的cad电子文件格式应符合gb/t17825.1~17825.10中cad文件管理的各项规定。
5cad电子文件的收集积累
5.1收集范围
在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用cad技术形成的电子文件及其支持软件,应及时按归档范围收集积累,其范围及类型如下:
5.1.1图像文件:
由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件;
5.1.2图形文件:
由cad系统生成的二维、三维图形文件;
5.1.3数据文件:
各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件;
5.1.4文本文件:
一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件,以
及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等;
5.1.5计算机程序(命令文件):
计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序;
5.1.6配套纸质文件:
包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。
5.2收集积累要求
5.2.1电子文件应由文件形成单位负责收集积累,从申请立项开始,并指定专人负责。
档案部门负责监督和指导。
5.2.2收集积累自行设计的软件,应包括软件产品和软件说明;通用软件应有软、硬件平台说明。
5.2.3电子文件在收集积累过程中,要及时登记。
对于需要多年才能完成的项目,要分段积累、归档。
电子文件积累登记表格式见附录a中表a1、表a2。
5.2.4电子文件的更改单应收集积累、登记,并应在检索系统中体现出更改情况。
登记表格式见附录a中表a3。
5.2.5积累过程中电子文件的更改,由设计者实施,更改后电子文件必须与当时的产品状态一致。
5.2.6积累过程中,应采取备份制,防止出现差错。
5.2.7在积累过程中,电子文件可存储在磁盘上,其积累、整理方法见6.1。
5.2.8积累多年才能归档的软盘,应一年拷贝一次,磁带应一年倒带一次。
6cad电子文件的整理、鉴定与归档
6.1整理方法
6.1.1归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑,并按要求写入光盘,档案部门予以协助、指导。
6.1.2产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。
6.1.2.1图形、图像类文件按产品隶属或分类编号顺序排列,由几个产品组成的复杂产品,按总体、分系统、单机排列;建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。
6.1.2.2数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。
同一属类文件按自然形成规律排列。
(光盘档案管理规范) 6.1.2.3文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。
6.1.2.4计算机程序按形成时间顺序排列。
6.1.2.5归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。
6.1.3存储归档电子文件的光盘,应附有标签,标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬件平台等。
6.1.3.1编号:
归档项目电子文件的光盘编号,由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。
其形式及填写方法如下:
a)档案类目号按档案分类执行,根据需要可用到二级类目号。
b)项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。
各类代号由标准或业务主管部门给定。
c)电子文件类别代码用字母表示。
其中:
g--图形文件i--图像文件d--数据文件t--文本文件p--计算机程序
如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时,应将所包含的类
篇三:
电子档案管理规定
电子档案管理规定
第一条为了加强电子档案的管理,有效维护电子档案的真实性、完整性、安全性和可识别性。
第二条管理要求
2.1档案室要执行电子档案归口管理的职责,对电子档案定期检查,按照电子档案保管环境的要求,严格执行管理制度;
2.2档案室应急时对电子档案进行登记、建帐,账目要注明相应纸质档案的档号,同时建立机读目录;
2.3由电子档案转换成的纸质档案,要及时归入相应档案门类的质纸档案中,按质纸档案管理要求进行管理,并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名;
2.4存储电子档案的光盘应放在盒中存放。
a、b两套电子档案应分开保管。
第三条保管环境
3.1归档光盘不得擦洗、划刻、触摸光盘裸露处,不得弯曲、挤压、摔打光盘,防止光盘沾染灰尘和污垢,避免阳光直接照射;
3.2环境温度为14℃~24℃,相对湿度45%~60%;
3.3远离执源、酸碱等有害气体和强磁场。
第四条检测与维修
4.1电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查,如发现光盘损坏或出现问题,应及时拷贝。
如软、硬平台发生改变,则应及时转换。
检查、拷贝、转换等情况要登记。
第五条利用
5.1归档光盘不外借,只能以拷贝或网上传输的形式提供利用并登记,使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人;
5.2电子档案可在档案与管理系统的终端上查阅,但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案,如需查阅超权限的电子档案,须报上级领导批准;
5.3已批准为“使用权限保护”的电子档案项目,要在台帐、目录、载体上标识;
5.4电子档案如进行更改,应随时保持a、b两盘内容一致,并及时更改原转换的纸纸档案,同时将更改情况及时填写更改登记表;
5.5电子档案如上网传送,只有经过档案部门的计算机管理系统对用书使用权认可,才能提供利用。
第六条统计
6.1档案部门应及时按年度电子档案的归档情况,电子档案的更改、管理、保护、利用等情况进行统计,并纳入档案统计项目。
第七条鉴定
7.1电子档案的鉴定主要是对到保管期限的电子档案鉴定;
7.2鉴定已到保管期限的电子档案是否还有利用价值;
7.3检查载体有无划伤,是否可用,是否清洁;
7.4检测在制定的环境平台上能否正确读出电子文件;
7.5检查存储电子档案的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。
第八条销毁
8.1根据保管期限表,经鉴定确无保存价值的电子档案,按规定严格审批后方可销毁;
8.2在销毁过程中应对存储机密信息的介质进行彻底销毁,对网络中传递的机密信息彻底销毁。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 光盘 档案 管理 规范
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)