员工出差及费用报销制度.doc
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员工出差及费用报销制度.doc
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《员工出差费用补贴及报销制度》
公司为了加强公司的财务管理工作,本着“保证支出,鼓励节约”的原则,制定销售及技术人员出差管理规定。
一、补贴标准(展会不计算补贴):
1、本市出差费用:
联系业务:
每人每天补贴:
40元/天(包括:
车费、通讯费)。
餐费补贴:
20元/天(补贴整天出差,半天出差人员不享受)。
2、外地出差费用:
补贴费用:
100元/天(包括餐费、通讯费)。
二、住宿:
1、外地出差标准参照地区分类,具体如下:
A类地区:
北京、广州、深圳、合肥、杭州、南京、武汉、成都;
B类地区:
天津、重庆、汕头、西安、济南、青岛、宁波、昆明、南宁、福州、厦门、郑州、石家庄、苏州、无锡、及其他省会级城市;
C类地区:
除A、B类以外的地区。
2、住宿原则上由公司网上预订,特殊情况由销售人员自行订房,但需通知公司行政部;A类地区,250元/天/以下房间;B类地区,200元/天以下房间;
3、按照住宿发票实报实销,超出部分自理。
宾馆住宿,须提供由宾馆提供的电脑明细帐单。
两人(同性)以上出差的,应安排两人同住一个房间,并在上述单间住宿标准内凭据报销。
4、员工出差后需将此次宾馆的名称、价格及明细帐单交给前台统计,以便公司其他同事下次去该地出差时参考。
三、交通:
1、出差时来回机票、火车票由销售在主管批准出差后自行购买;需要出差的员工需提前一周安排订购,如能提前却未提前造成的机票差价由个人承担50%。
2、本地出差交通费用包含在补贴内,不再报销本地交通费。
3、外地出差拜访客户可事先查询当地交通路线,以机场巴士到附近再换乘为主,乘坐出租车发票上需写(出发地点、到达地点、乘车人名字)。
4、出差来、回去机场时,应乘坐机场巴士到最近地址再换乘为主。
四、展会、会议、培训:
1、参加展会、会议、培训期间午餐费用由公司提供实报实销(上限为30元)。
不再另外计算出差补贴。
五、其他费用
1、员工餐费:
已包含在补贴内,不再报销个人餐费。
2、业务餐费:
招待客户餐费,按照发票实报实销。
2、其他特殊情况公司将根据实际情况另行处理。
六、备注事项:
1、出差人员出差后一周内填写好出差费用单据交财务审核(同时邮件给总经理和财务)报公司总经理审批。
2、凡遗失出差报销发票、票据的,需书面说明由主管签字,再酌情处理。
3次以上发生发票遗失的,不予报销。
假票据和不符合规定的票据,财务部不予报销。
财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地宾馆直接查询,如有虚假行为公司将按情节轻重处罚
3、出差费用计入季度销售费用考核,按照奖金提成比例与公司共同分摊成本。
七、出差流程:
有意向拜访客户→提前2天递交出差申请单{写明出差任务、目的(客户+具体项目进程)一定要明确,出差预算},递交上级主管→主管批准→订票→凭出差报告报销(此次出差完成的任务、感想建议及这一阶段项目汇总)→报销单邮件给财务及上级主管→每月10、25日之前填写报销单(发票黏贴好)递交财务部审核单据→由总经理签字报销→财务申请报销→总经理授权。
申请人
出差申请需:
1、详列出差目的;2、详列出差费用预算;上级主管批准后可安排相关事项。
所属部门
申请日期
年月日
出差目的(任务)
销售请尽量安排附近城市多家客户拜访,提高客户拜访的工作效率、有效促进销售。
1、拜访客户单位(名称):
2、拜访客户姓名、职位(联系方式):
3、客户采购费用预算、采购日期(意向):
4、出差地及附近市场需求(市场分析):
费用预算
1、交通费用:
2、住宿费用:
3、其他费用(请列出客户名称、预算明细,获得主管批准后可使用该项费用):
合计预算:
出差时间
_____年_____月_____日至_____年_____月_____日
共______天
交通工具
详细安排(如需指定次、车次请注明)
往
飞机□火车□汽车□其它□
定月日点左右
返
飞机□火车□汽车□其它□
定月日点左右
住宿区域安排
是否需要代订票务
1、是□2、否□
身份证(护照)号码
主管审批(日期)
总经理审批(日期)
出差报告
出差报告需在出差结束二日内,邮件递交出差报告给主管、总经理、人事部。
出差报告见《工作报告制度》第三条2中要求
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