Excel基础教程.docx

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Excel基础教程

Excel基础教程

第一课Excle基础

一、Excel是什么

　Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能；

二、Excel的启动及界面介绍

１、Excel的启动（桌面快捷方式、开始――程序――Word、开始――新建office文档）；

2、基本界面

三、　文字和数据的输入

　　现在我们来看怎么向单元格里输入东西：

单击左上角的A1单元格，按Ctrl+空格键打开输入法，输入“晓宇”，单元格中就出现了“晓宇”两个字。

这时单元格中多了一个一闪一闪的竖线，就是光标，刚才我们没有进入输入状态，所以光标没有出现，现在进入了输入状态，所以光标也就出现在了输入文字的地方，光标所在的地方就叫做插入点，我们输入的文字会从这里插入到工作表中去。

四、　自动填充功能

五、　简单的计算功能

　　后面还空着两列，我们可以利用Excel的数据计算功能把这两列的结果自动填上。

我们知道销售额等于零售单价乘以销售量，现在单击F7单元格，从表中来看，这个单元格的数值应该是D7单元格和E7单元格数值的乘积，于是我们这样来做：

单击编辑栏前面的等号，也就是“编辑公式”按钮，单击D7单元格，编辑栏中就出现了“D7”，从键盘上输入一个“*”号，这在Excel中代表一个乘号，然后再用鼠标单击E7单元格，单击“确定”按钮，在F7单元格中就出现了D7单元格和E7单元格的数值的乘积。

接下来我们对公式进行自动填充。

把鼠标放到F7单元格的右下角，鼠标变成黑色的十字时按下左键拖动到“矿泉水”一行上，松开左键，Excel就自动用我们在开始那行设定的公式把下边这些数值都计算了出来；而且如果你调整物品的单价或销售数量的话，销售额会自动进行调整。

六、自动求和功能

　　单击F17单元格，这里应该是上面数字的合计，我们使用自动求和功能来做：

在F7单元格上按下左键，拖动鼠标到F16单元格，选中它们，单击工具栏上的“自动求和”按钮，F17单元格中就出现了上面的单元格数值的和；单击G17单元格，单击“自动求和”按钮，单元格中出现了求和公式SUM，Excel自动选择了一个范围，单击“输入”按钮，求和的值就出来了。

对于这种简单的行和列的求和Excel的识别还是很准确的，至于复杂的求和的用法我们会慢慢介绍。

七、　粘贴函数

　　现在我们来把日期添加进去。

日期可以直接手工加上，但Excel提供了一些函数，我们可以把日期用函数来添加进去。

单击C4单元格，单击工具栏上的“粘贴函数”按钮，打开“粘贴函数”对话框，从左边“函数类型”列表框中选择“日期”，在右边的“函数名称”列表框中选择“NOW”，单击“确定”按钮，屏幕上就出现了插入函数的提示，单击“确定”按钮，日期和时间就插入进来了。

八、调整列宽

　　插入日期后单元格的内容变成了“#”，这是因为单元格不够宽，日期和时间没法儿显示全，所以就显示成这样了。

我们可以把这一列变宽一些：

把鼠标放到列标志行上C列和D列中间的竖线上，鼠标就变成了一个左右带有两个箭头的拖动标记，按下左键向右拖动鼠标，就可以把C列拉宽，看宽度够了就松开左键，日期和时间就可以完全显示出来了。

九、　单元格格式设置

　　这个表格的基本的数据部分已经全部完成了，不过现在的表格实在不好看，而且还不是完全符合我们的要求，我们来把它改变一下。

首先重新设置一下日期的格式：

单击C4单元格，打开“格式”菜单，单击“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，单击选择“分类”列表框中的“日期”项，单击选择右边“类型”列表中的“1997年3月4日”，单击“确定”按钮，日期和时间的格式就改变了。

　　接着我们来改变表格的外观。

就从第一行开始吧：

“今日饮料销售情况统计表”应该是在整个表格的中间，而且字也要大一些，下面还有一条线：

选中B1到G1几个单元格，单击工具栏上的“合并并居中”按钮，这里的这些文字就到了中间了，而且刚才选中的那些单元格也都变成了一个单元格。

单击“字号”下拉列表框的下拉箭头，从列表中选择“18”，单击工具栏上的“加粗”按钮，把文字的笔画加粗，这样表头文字就设置完成了；再来把下面的线加上：

在单元格上单击右键，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡，从“线条”列表框中选择一种稍微粗一点的线型，在左边单击“底部框线”按钮，单击“确定”按钮，这条线就设置好了；同样，下面的“合计”也应该占一个比较大的位置，选中B17到E17单元格，单击工具栏上的“合并并居中”按钮，现在“合计”两个字之的距离太小了，给它们中间加上一些空格：

在上面的编辑栏的“合”和“计”两个字的中间单击，把光标定位到这里，敲入一些空格，就完成了。

　　现在的表格看上去就差不多了，单击工具栏上的“打印预览”按钮，现在看到的就是实际打印出来的效果了。

你可能已经发现，这些数据中间的线都没有了。

刚才的视图中看到的线是Excel的分隔线，它们的作用是把Excel表的区域划分成一个一个的单元格，以方便我们编辑，而在打印的时候，这些分隔线是不会出现的。

如果想让打印出来的表格有框线，就需要这样设置了：

单击“关闭”按钮回到刚才的视图，选中这些单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡，单击“外边框”按钮，再单击“内部”按钮，单击“确定”按钮，表格的边框就设置好了。

单击“打印预览”按钮，怎么样，效果不错吧。

　　下面我们再进行一些格式设置。

单击左边行标志符中的6，选中第六行，单击工具栏中的“居中”按钮，把这一行单元格中的文字都居中显示，然后选中从“名称”到“利润”几个单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“图案”选项卡，单击黄色按钮，把单元格的底色设置为黄色，单击“字体”选项卡，单击“颜色”下拉列表框，选择“红色”，单击“确定”按钮，同样把其它的单元格设置好，表格就漂亮多了。

　　我们再用设置一下最后一行的“边框”：

选中第17行，打开“插入”菜单，选择“行”，插入一行，现在原来的17行就成了18行了。

选中17行的B到G单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“图案”选项卡，选择“蓝色”，然后单击“确定”按钮。

现在是一个大的蓝条，我们把它变窄一点就可以了：

把鼠标放到左边这里的17行和18行交界的地方，把边界向上拖，把17行变得窄一些，这样就完成了。

现在看看，还有那些地方没弄好呢？

看单价这一列，小数点后应该有两位小数。

我们改一下，选中这些单元格，单击工具栏上的“增加小数位数”按钮，小数点后有了一位小数，再单击一下，就是两位了。

用同样的方法把销售额和利润两栏都设置好。

十、　打印预览和打印

　　如果没有问题，就可以把建好的工作表打印出来了。

不过为保险起见，我们还是先预览一下：

单击“打印预览”按钮，看看没有什么问题，再单击“打印”按钮，表格就打印出来了。

十一、　保存和打开工作簿

　　最后我们把工作簿保存起来。

单击工具栏上的“保存”按钮，因为是第一次保存Excel会自动弹出一个“另存为”对话框，注意现在保存的位置是“我的文档”文件夹，我们输入一个文件名：

“练习”，单击“保存”按钮，Excel会自动加上扩展名“.xls”，所以我们保存的文件的名称就叫做“练习.xls”，注意看这个名称已经出现在标题栏上了单击窗口右上角的“关闭”按钮，就退出了Excel。

十二、其他填充方式

用鼠标拖动进行填充时可以向下进行填充，也可以向上、向左、向右进行填充，只要在填充时分别向上、左、右拖动鼠标就可以了。

　　除了使用鼠标拖动进行填充外，还可以使用菜单项进行填充：

选中要填充的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，从打开的子菜单中选择填充的方向，就可以了。

　　有时我们需要输入一些等比或等差数列，这时使用填充功能就很方便了，在上面输入“1”，下一个单元格输入“2”，然后从上到下选中这两个单元格，向下拖动第二个单元格的黑色方块进行填充，可以看到所填充出来就是一个等差数列了。

　　等比数数列的填充需要这样来做：

首先在单元格中填入数列开始的数值，然后选中要填充数列的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，选择“序列”命令，选择“等比数列”，步长值设置为“2”，单击“确定”按钮，就可以在选定的单元格中填入了等比数列。

如下图:

使用菜单项打开的对话框来设置序列还可以设置序列产生的方向是横向或竖向，也可以填充日期。

如果我们要填充的日期的变化不是以日为单位的话，就要用到这里的日期填充来做了；有时我们不知道要填充的东西到底有多少个单元格，比如一个等比数列，我们只知道要填充的开始值和终值，此时我们就可以先选择尽量多的单元格，在“序列”对话框中设置步长和终值。

如下图:

第二课编辑工作表

一、复制、移动和删除

复制单元格的方法：

选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮

，然后选中要复制到的目标的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮

就可以了。

　　现在的Office2000为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行12次剪贴操作：

在工具栏上单击右键，从打开的菜单中选择“剪贴板”，把剪贴板工具栏显示在了界面中。

在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来一，进行复制操作，每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个，这样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了。

　　移动单元格：

有时我们会对表格或部分单元格的位置进行调整，此时用移动单元格是很方便的。

选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠标变成我们熟悉的左上箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的位置松开左键，单元格就移动过来了。

如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们可以使用剪切的功能：

选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮

，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。

二、撤消和恢复

如果你对上次的操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消”按钮

，把操作撤消。

　　如果你又不想撤消了，还可以马上恢复：

单击工具栏上的“恢复”按钮

。

　　不过要注意一点，恢复一定要紧跟在撤消操作的后面，否则“恢复”就失效了；再就是你可以使用多次撤消。

单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消的全部操作。

不过需要注意，撤消和恢复操作是有次数限制的。

三、插入和删除

对工作表的结构进行调整，可以插入行，列，单元格。

　　右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击，就可以在选中的行前面插入一个行了。

然后就可以输入数据了。

　　插入列和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列。

　　还可以插入一个单元格，右键单击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而原来的数据都向下移动了一行。

有插入当然有删除了，这个很简单，删除行，可以选中这一行，然后从右键菜单中选择“删除”命令；列则可以选中列，从右键菜单中选择“删除”，单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择“下方单元格上移”，单击“确定”按钮，单元格删除了，下面的记录也可以移动上来了。

四、保护工作表和工作簿

有时我们自己制作的表格不希望别人进行修改，这时我们就要对工作表进行保护。

工具——保护——保护工作表

这样我们就给这个工作表增加了一个保护密码，关闭并保存这个工作簿，再次打开它，在我们设置了保护的工作表中就不能进行修改了；如果要进行修改，就打开“工具”菜单的“保护”子菜单，单击“撤消工作表保护”命令，会弹出“撤消工作表保护”对话框，输入密码，单击“确定”按钮就可以继续修改工作表了。

　　这是对工作表的保护，可以设置工作簿的保护，设置方法同工作表的保护基本相同，只是要选择“工具”菜单下“保护”子菜单中的“保护工作簿”命令。

第三课设置工作表的格式

格式设置的目的就是使表格更规范，看起来更有条理、更清楚。

合并并居中——字体、字号——居中（水平、垂直）

给同一单元格中的文字设置不同的格式，只需选中文字，然后设置它们的格式就可以了。

单元格格式的设置，字体的设置，使用单元格格式对话框中的字体选项卡。

单元格格式对话框

在“单元格格式”对话框中可以设置单元格所有格式。

打开对话框还可以使用“格式”菜单中的“单元格”命令，也可以使用右键菜单中的“设置单元格格式”命令。

第四课公式与函数的使用

一、创建公式

我们在Excel中计算一下公式y=（3x+1）/2在x从1变化到20时y的值：

先在第一列中输入好1到20这些数，然后在B1单元格中输入“=（3*A1+1）/2”，将其填充到下面的单元格中，就可以得到直观的结果了；可以很容易看出，这里“*”表示的是乘，“/”表示的就是除，括号的作用和平时是相同的。

创建公式是很容易的，关键在于你要想好怎么去创建这个公式，以及合理的使用单元格的引用。

二、编辑公式

公式和一般的数据一样可以进行编辑，编辑方式同编辑普通的数据一样，可以进行拷贝和粘贴。

先选中一个含有公式的单元格，然后单击工具条上的复制按钮，再选中要复制到的单元格，单击工具条上的粘贴按钮，这个公式复制到下面的单元格中了，可以发现其作用和上节填充出来的效果是相同的。

其它的操作如移动、删除等也同一般的数据是相同的。

三、函数的使用

常用的函数功能就是求和，Excel中求和功能有很多的用法，最简单的就是自动求和功能了。

　　我们来看一个表格，现在我们需要把这个货物表的总值部分的全部款项汇总一下，看看到底有多少：

选中这些单元格和下面的“总计”单元格，然后单击工具栏上的“自动求和”按钮，在“总计”栏中就出现了上面单元格的数字的和。

这个自动求和功能可以自动在行或列中求和，对行中数据的求和同对列中数据的求和方法基本一致；但是象下面这个表，要加和的单元格并不是在同一个行或者列上，这时自动求和功能就没有办法了。

这时我们就要用到Excel提供的函数功能来实现了：

单击要填入分数和的单元格，单击工具栏上的“输入公式”按钮，现在左边的名称框变成了一个函数的选择列表框，单击这个列标框的下拉箭头，从中选择“SUM”项。

在编辑栏中就出现了函数SUM，单击“SUM”栏的Number1输入框的拾取按钮，从工作表中选择要将数值相加的单元格，单击输入框中的“返回”按钮回到刚才的对话框，单击“确定”按钮就可以了。

（如下图）如果要求和单元格不连续的话，你也可以用Ctrl键来配合鼠标进行选取。

Excel也有求平均数的函数：

选中要放置平均数的单元格，单击“输入公式”按钮，单击左边的函数选择下拉列表框的下拉箭头，选择平均数函数“AVERAGE”项，然后选择取值的单元格，单击“确定”按钮就可以了。

第五课工作表的管理

一、冻结和拆分窗口

拆分窗口：

我们可以使用“窗口”菜单中的“拆分”命令来拆分窗口，而如果只需要垂直拆分，可以直接拖动垂直滚动条上的这个拆分框来实现。

在这个拆分框上按下左键，拖动鼠标，文档中出现这样的一条拆分线，到合适的位置松开左键，就可以把文档分成两个部分查看了。

　　撤消窗口的拆分：

拖动竖向的分隔线到右边，可以去掉竖向的分隔线，而拖动水平的分隔线（在视图的右下角）到表的顶部则可以去掉水平的分隔线。

　　冻结窗格：

冻结和拆分的关系密切，冻结窗格其实完全可以用拆分来代替。

选中第一个数据单元格，使用“窗口”菜单中的“拆分”命令将窗口进行拆分，如果只改变右下的滚动条位置其作用就和冻结相当了，而且我们所做的拆分可以直接成为冻结：

先选中另外一个单元格，打开“窗口”菜单，选择“冻结”单击，所冻结就不是选中单元格左边和上边的单元格，而是拆分出来的左边和上边的单元格了；此时打开“窗口”菜单，选择“撤消拆分窗口”命令，就可以把冻结和拆分一起撤消掉了。

二、数据的排序

在查阅数据的时候，我们经常会希望表中的数据可以按一定的顺序排列，以方便查看。

　　例如现在有一张股市的表格，我们希望找到涨跌幅度最大的几种股票，以找到近日走红和看跌的单股，现在所有的记录从上到下是按照股票的序号排列的，我们让它照股票的涨跌幅度来排列：

单击“涨跌%”单元格，单击工具栏中的“降序”按钮

，表中的数据就按照涨跌的幅度从大到小排列了，这样我们找起股票名称来就方便多了。

如果是想从小到大排列，单击“升序”按钮

，现在排在前面的就成了跌幅大的股票了。

　　如果想让涨跌相同的股票按照成交量的大小来排列，打开“数据”菜单，单击“排序”命令，打开“排序”对话框；可以看到Excel自动选定了一个排序区域，我们看它的选取还是正确的；在“排序”对话框中我们可以设置三个排序的条件，我们这里只要用两个就可以了，现在工作表排序的主要关键字是“涨跌%”，按递增排列，将其改为“递减”，设置一下次要关键字：

单击“次要关键字”一栏中下拉列表框的下拉箭头，从列表中选择“成交量”，后面也选择为递减；注意下面的标题行的设置，这里选择的是“有标题行”，对于不想对标题行也一起排序时一定要选这个选项；然后单击“确定”按钮。

（如下左图）

有时我们的表需要按照行来排序，这在Excel中也可以实现：

打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，这里可以设置排序的次序、方向、方法、是否区分大小写等，我们选择方向为“按行排序”，单击“确定”按钮，我们看“主要关键字”下拉列表框中的内容就发生了变化；不过由于在这里不能正确识别标题列，所以单击“确定”按钮后的排序会出现一些问题，这种情况下最好先选中要排序的单元格，然后再进行排序。

（如上右图）