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有效沟通技巧
有效沟通技巧
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有效沟通技巧
★沟通的概念
我们从出生一直到现在,经常在和别人进行沟通。
但是沟通是什么?
什么样的沟通才是有效的沟通?
请大家发表一下个人见解!
(请三人回答)
沟通——是为了一个设定的目标,把信息、思想和情感在个人或群体间传递,并且达成一致的过程。
沟通的三大要素:
●[要有一个明确的目标]
●[达成一致]
●[沟通信息、思想和情感]
1、要有一个明确的目标
有明确的目标才叫沟通。
区别于:
侃大山、聊闲天
注意:
沟通时,必要的开场白或寒喧后,第一句话就要说出你要达到的目的,这是你沟通技巧在行为上的表现。
2、达成一致
沟通结束后,一定要使沟通的双方或多方达成一致,只有达成一致才能叫做完成了一次沟通。
如果没有达成一致,就不能称之为有效沟通,只能说是:
“沟”而不“通”。
对沟通的内容理解不同,又没有达成一致,只能导致工作效率低下。
这种情况在日常的工作中是不是常常发生?
注意:
在沟通结束时,一定要对沟通的结果进行总结,这是沟通技巧的一个非常重要的体现,也是一个良好的沟通习惯。
你可以这样说:
非常感谢您,通过刚才的交流我们现在达成了一致,你看是这样吗?
(还可将达成的结果简单地重复一下)
3、沟通信息、思想和情感
沟通的内容不仅是信息,还包含着更加重要的东西,那就是思想和情感。
信息的沟通比较容易,例如,开会的时间、地点、议题等。
而思想与情感的沟通不太容易,常会有障碍。
但沟通过程中,需要传递的更多的是彼此之间的思想,而信息的内容并不是最主要的。
例:
以去八桂大厦买衣服为例子,体会沟通的三要素!
沟通的两种方式:
●[语言的沟通]
●[肢体语言的沟通]
1、语言的沟通
语言沟通是一种非常好、直接、有效的沟通方式。
包括:
口头语言——谈话、会议、电话、小组会议等;
书面语言——信件、广告、传真、报表、电报、宣传册、E-MAIL等;
图片或者图形——电影、电视、录像、照片、图表、曲线等;
2、肢体语言的沟通
包括动作、表情、眼神等,内容非常丰富。
实际上,我们的声音里也包含着丰富的肢体语言。
我们在说每一句话时的音调、音色都是肢体语言的一部分。
科学测试证明,首次接触的前7秒钟,你尊贵的第一印象就在对方的脑海里形成了。
而良好的第一印象会赢得对方的信任,而信任是沟通的基础。
1、动作,行为举指;
2、说话时的语气和语调;
两个现场实验:
A、你工作做完了吗?
分别请不同的人用高兴的、沮丧的、愤怒的、平和的、亲切的语气
B、我没有说他偷了客户的钱。
分别重读:
我、他、客户、钱。
不同的语气、语调产生的结果完全不同。
肢体语言的沟通渠道:
肢体语言表述
行为含义
手势
柔和的手势表示友好、商量;强硬的手势表示:
我是对的,你必须听我的
面部表情
微笑:
友善;皱眉:
怀疑和不满意
眼神
与人沟通时应将目光停在对方的眉心处,但不能死盯着,盯着看意味着不礼貌或寻求支持等
姿态
双臂环抱:
防卫;开会时独坐一角落,表示傲漫或不感兴趣;常看表;玩弄东西;当别人说话时,你继续做做自已的事;
声音
抑扬顿挫表示热情,突然停止是为了引起注意
现实中的沟通常常是语言沟通与肢体语言沟通同时进行的。
提问:
A、在与人电话沟通时,你认为对方可以感觉到你脸上的微笑或烦躁的表情吗?
B、当您走进一个饭店,门口的迎宾小姐对您说“欢迎光临”,不同的肢体语言给我们不同的感觉。
故事:
韩国首尔市长、现代集团总裁李明博的故事。
最好的沟通方式是面对面的沟通
电子邮件——信息准确、大量、快捷;但不可能很好地传递思想和情感。
电话——信息量较少,且准确度不高,但可一些传递思想和感情。
面对面沟通——准确,可很好地传递思想和感情。
注意:
具体情况之下要选择沟通方式还是要具体分析,各种方法的优劣都是相对的。
★沟通的双向性:
沟通一定是一个双向的过程
信息
反馈
失败的沟通给我们带来伤害:
误会产生于不良的或失败的沟通。
建议:
在没有充分的沟通和了解前,请不要做决定。
故事:
建筑师和敏感妇女的故事
一位夫人打电话给建筑师,说每当火车经过时,他的睡床就会摇动。
“这简直就是无稽之谈!
”建筑师回答说,“我来看看。
”建筑师到达后,夫人建议他躺在床上,体会一下火车经过时的感觉。
建筑师刚躺下,夫人的老公就回来了。
他见此情形,便历喝道:
你躺在我妻子的床上做什么?
建筑师战战兢兢地回答:
我说我是在等火车你相信吗?
有些话是真的,却听上去很假;有些话是假的,却让人无庸置疑。
★高效沟通的三原则:
●[谈论行为不谈论个性]
●[语言明确]
●[积极聆听]
1、谈论行为不谈论个性——对事不对人,坚持原则;
2、语言明确地沟通——表达清晰,要让别人只有唯一的理解方式
例:
一位先生走进餐馆,点了一份汤,服务员马上给他端了上来。
服务员刚走开,这位先生就嚷嚷起来:
“对不起,这汤没法喝!
”服务员重新给他上了一个汤,他还是说:
“对不起,这汤没法喝!
”服务员又重新给他上了一个汤,他还是说:
“对不起,这汤没法喝!
”服务员只好叫来经理,一问才明白,是因为没有给调羹。
3、积极聆听
“听”字的繁体写法:
聽
A、耳——用耳朵;
B、一心——一心一意,很专心;
C、四——代表眼睛,要看着对方;
D、王——对方至上,把说话人当做王者对待;
小测验:
测一下你的聆听技巧!
(表1)
问题
得分
●我在听人讲话时保持不动,不摇晃身体,不摆动自己的脚,或表现出不安定
(1)从不;
(2)有时;
(3)通常这样;(4)总是这样
●我直视讲话者,对目光交流感到舒服
●我关心的是讲话者说什么,而不是担心我如何看或者自己的感受如何
●欣赏时我很容易笑或显示了活泼的面部表情
●当我听时,我能完全控制自己的身体
●我以点头来鼓励讲话者随便说或以一种支持、友好的方式来听他的讲话
总分:
如果你的得分大于15分,则你的非语言性技巧非常好;
如果你的得分大于10-13分,说明你处于中间范围,应有一定的改进;
如果你的得分低于10分,那么请认真学习聆听技巧。
聆听的原则:
*适应讲话者的风格——每个人表达方式不同
*眼耳并用——传递情感
*首先寻求他人理解,然后再被他人理解
——切莫随意打断别人
*鼓励他人表达自己,表现出有兴趣聆听
——点头表示鼓励
*聆听全部信息——不能断章取义
如何有效地反馈:
沟通是一个双向的过程,反馈很重要,如何有效地反馈?
反馈——沟通双方期望得到一种信息的回流。
反馈分为:
正面反馈(肯定、表扬)、建设性的反馈(建议);
建设性的反馈是一种建议,不是一种批评,这是非常重要的。
负面批评(反对、批评)会使人心情不愉快,会带来负面影响,最好不用。
★有效沟通的基本步骤
一、事前准备;
二、确认需求;
三、阐述观点;
四、处理异议;
五、达成一致;
六、共同实施;
在沟通的过程中,我们会用提问来确定一些信息,问题的两种类型:
开放式问题——用是或否回答;
封闭式问题——对方可尽情去阐述;
例:
你向航空公司订一张去上海的机票。
开放式:
我想问一下,明天去上海有几次航班,分别是什么时间,什么折扣?
封闭式:
有X点的航班吗?
优势
风险
封闭式
节省时间
控制谈话内容
收集信息不全
谈话气氛紧张
开放式
收集信息全面
谈话氛围愉快
浪费时间
谈话不容易控制
这两种发问形式会导致两种完全不同的结果,所以我们应根据情形,选择适当的发问方式。
★“沟通视窗”的信息四区间
公开区:
公开的信息,自己知道,别人也知道;如:
姓名、工作单位等;
盲区:
自己意识不到自己的不足,但是别人能够看到;如:
性格上的弱点,及平时自己不在意的一些不好的行为、习惯等。
隐藏区:
关于你的某些信息,你自己知道,别人不知道;如:
隐思、秘密、阴谋;
未知区:
关于你的某些信息,你自己不知道,别人也不知道;如:
某人得了一种病。
了解自我
不了解自我
了解他人
公开区
盲区
不了解
隐藏区
未知区
隐藏区大的人:
封闭、神秘,给人的信任度低,说得太少了;
例:
这个人总是神神秘秘的,有些奇怪!
盲区大的人:
不了解自己,自以为是,不拘小节,夸夸其谈;
未知区大的人:
封闭、不说也不问;事不关已,高高挂起,会失去很多的机会。
★人际风格沟通技巧
在生活和工作中,我们会遇到形形色色,多种多样的人,而做到和什么样的人都能进行良好的沟通,俗话说的:
见什么人说什么话。
你就已成功了一半了。
这就是人际沟通的技巧。
先做一个小测试:
测定你的交际风格。
(表2)
问题
得分
●如果一位谈话者在谈论一个乏味的话题,我尽力忍受不出声。
1分--总是这样
2分--几乎总这样
3分--有时如此
4分--很少如此
5分--从来没有
●在讲演之前,我先演练一下(做笔记、记要点、做练习)
●我听到“我懂你的意思”比听到“我同意你的观点”时,更感到满意
●当被别人打断时,我会保持安静,耐心等待
●当我在谈话中感到愤怒或紧张时,我就讲得很少
●我愿意寻求朋友的帮助
●几乎在任何谈话中,我都发现提问题是非常容易的事
●别人说服我比我说服别人的时侯更多
总分:
总分小于20分,你正从一个有利的位置上起步,你已经显示出了一些有效的交际中所必需的修养、耐心、好奇;
总分在21-31之间,你正处在中间地带,你具有说服别人的潜力,只是尚未利用最好的工具完成而已;
总分超过31分,你是在用一种自由放任的方式交流,其危险在于你的判断和怀疑可能会影响你自由交际的能力。
人际风格的四大分类:
分析型——果断性弱,感情流露少,说话罗嗦,问了许多细节仍不做决定;
和蔼型——感情流露多,总是微笑,但说话慢,温情脉脉,果断性差;
表达型——感情流露很多,非常果断,直接,热情,活跃,肢体语言丰富;
支配型——感情不外露,但做事果断,喜欢指挥你,命令你。
建议:
认真观察他人的沟通方式,并弹性地调整自己以使与对方同步,迅速消除双方的冲突与隔膜,建立良好的关系,进而赢得对方的信赖。
★怎样与上级进行沟通
向领导请示汇报的程序及态度
程序:
*仔细聆听领导的命令
*与领导探讨目标的可行性
*拟定详细的工作计划
*在工作中随时向领导汇报
*在工作完成后及时总结汇报
态度:
*尊重而不吹捧
*请示而不依赖
*主动而不越权
与各种性格领导沟通的技巧
领导类型
性格特征及倾向
沟通技巧
控制型
态度强硬,充满竞争心态,果决,旨在求胜,对琐事无兴趣;
不允许部下违背自己的意志,关注工作的结果而非过程。
简明扼要,不拖泥带水,开门见山地与其沟通;尊重他们的权威,认真对待他的命令;称赞他的成就而非个性、人品。
互动型
善于交际及与人交流,喜欢别人称赞,凡事喜欢参与;
亲切友好与部下相处,愿意聆听部下的困难和要求,努力营造融洽的工作氛围。
要公开称赞他,并要真诚且言之有物;较敏感,喜欢当面谈,即使对他有意见;厌恶在私下里发泄不满情绪的部下。
实事求是型
逻辑性强,不感情用事,喜欢追根问底,思考理性但欠想像力;
注重细节;
直接与他谈感兴趣及实质性的问题,回答他的问题要直接。
工作汇报时要对细节加以说明。
说服领导的技巧
*选择恰当的提议时机
*资讯及数据都极具说服力
*设想领导质疑,事先准备答案
*说话简明扼要,重点突出
*面带微笑,充满自信
*尊敬领导,勿伤领导自尊
建议:
1、当领导的指令你认为不妥时,不要直接反应。
直接反应是最愚蠢的行为。
2、区别指示型沟通与商讨型沟通。
如何与领导友好相处
1、敬业精神;2、服从第一;3、关键地方多请示;4、工作要有独立性,能独挡一面;5、维护领导的尊严;6、学会争利。
★怎样与部下进行沟通
正确传达命令意图
例题:
“唐琳,请你将这份评估报告复印2份,于下班前送到总经理办公室交给郑总;请注意复印的质量,郑总要带给客户参考的。
”
请大家用5W2H的方法进行分析:
WHO:
唐琳
WHAT:
评估报告
HOW:
复印品质好的副本
WHEN:
下班前
WHERE:
总经理室
HOWMANY:
2份
WHY:
要给客户参考
如何使部下积极接受命令
*态度和蔼,用词讲礼貌
*让部下明白这件工作的重要性
*给部门下更大的自主权、让部下提出疑问
*共同探讨,提出对策
赞扬部下的技巧
诚挚的敬意和真心实意的赞扬满足一个人的自我,任何人在这种情况下都会变得更令人愉快,更通情达理,更乐于协作。
*赞扬的态度要真诚(发自内心的)
*赞扬的内容要具体(言之有物)
*注意赞扬的场合(公开、私下)
*适当运用间接称赞的技巧(用第三者的话、当事人不在场时)
批评部下的方法
忠言逆耳,批评人总是不愉快的事,但作为上级对下级的问题不及时指出是不负责任的行为。
故采用的方法很重要。
(三明治式沟通法)
*以真诚的称赞做开头(人总是有优点的)
*要尊重客观事实(事前要充分的调查研究)
*不要伤害部下的自尊与自信
*友好地结束批评
如:
(我相信你能做好,微笑;我对你的期望很高;你对我们的团队很重要;不说:
以后不准再犯)
*选择适当的场所
★区分人际沟通组织沟通
人际沟通:
人与人之间的沟通。
代表个人,可自由地选择沟通对象,渠道和内容;
组织沟通:
是组织之间、组织中的部门与岗位间的沟通,是以工作为目的的。
代表职务,必须按组织沟通的基本规则选择沟通对象、渠道和内容;
组织沟通的基本原则:
*与当事人沟通
*按指挥链沟通
*利用会议等规定的渠道进行沟通
常范的错误:
*把组织沟通当做人际沟通来处理;(人事工作人员)
*用人际沟通来取代组织沟通;
人际关系可以促进组织沟通,一个机构应建设组织沟通的有效渠道。
当组织沟通不畅时,人际沟通就会发达。
例:
非典时期的谣言;企业困难时的会议。
★接近客户的技巧
客户不是购买商品,而是购买推销商品的人
接近客户的30秒,决定了推销的成败
获得客户好感的六大法则
*给客户良好的外观印象——外在形象非常重要,要注重细节,衣着发型
*要记住并常说出客户的名字——沟通大师卡耐基小时养兔子的故事
如:
了解客户的业余爱好,及工作成就
*让你的客户有优越感——赞扬客户
如:
你的公司环境真好,能在这里上班一定都是很优秀的人才
言语得体,令客户愉悦;充分尊重客户的意见
*替客户解决问题
如:
了解客户的行业特点;知道困扰客户的瓶颈问题是什么;以客户为中心
*保持快乐开朗
*利用小赠品赢得客户的好感
小游戏:
蒙眼做画,蒙眼折纸(请一位同事在上面画)。
总之:
黄金法则——你想让别人怎样对你,你就要怎样对待别
人,事事保持同理心,是沟通的法宝。
希望大家都成为沟通的高手,在职场中游刃有余!
二O一一年十一月
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