秘书知识大全日常事务督查工作的方法与技巧高级.docx
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秘书知识大全日常事务督查工作的方法与技巧高级
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日常事务>督查工作的方法与技巧[高级]
督查工作的两个重要组成部分一是决策督查,一是专项督查。
一、决策督查
(一)学习目标
能够组织决策督查
(二)组织做法
决策督查是督查工作的一个重要组成部分,担负政府重大决策督查落实任务。
政府重大决策关系全局,只有这些决策不折不扣地得到落实,才能体现政令畅通,各行各业步调一致,保证两个文明建设同步进行。
各级政府的重大决策出台后,督查机构和督查人员应积极有效地开展督查工作。
要把督查工作贯穿决策落实的全过程,渗透到决策实施的方方面面。
1.决策督查的范围
(1)以文件形式作出的重大决策。
(2)以会议形式作出的重要决定。
(3)以其他形式作出的重大决策。
2.决策督查的目的
(1)促进决策事项的贯彻落实。
(2)了解决策落实的进程和落实过程中存在的问题,为再决策提供依据。
(3)补充和完善决策。
3.决策督查的程序
(1)立项。
对列入督查范围的决策事项进行分解、量化,明确承办部门、单位、责任人和落实时限,按照一事一项的原则立项。
(2)制定督查方案。
对已立项的决策事项,要制定督查方案。
督查方案主要内容有:
交办方式;督查方法;协调方法;报告时限。
(3)交办。
交办方式主要有书面交办和会议交办两种。
(4)催办。
主要方式有:
到落实单位现场了解情况;督查部门印发通知,请承办单位定期书面报告进展情况;召开调研会,座谈、了解进展情况等。
(5)协调。
对于两个以上部门共同落实的决策事项,意见不一致的请牵头部门协调。
(6)报告进展情况。
对落实时限较长的决策事项,要定期写出文字材料,向领导机关或领导同志报告决策的落实情况,对存在的困难和问题,提出解决的意见和建议。
(7)审核验收。
对承办部门、单位的报告进行审核。
(8)反馈报告。
决策事项落实后,要及时写出督查报告,如实地向领导机关或领导同志报告落实情况。
(三)相应知识
决策督查的方法
1.现场督查。
督查人员要深入实际,到承办部门、单位,到现场检查、了解决策事项的落实情况,掌握第一手材料,促进决策的落实。
现场督查最直接、最有效,了解到的情况也最真实、最可靠,是督查工作的主要方法。
2.会议督查。
召集有关人员,听取决策事项落实情况的汇报,督促承办单位抓紧落实决策事项。
3.书面督查。
通过书面通知,请有关部门、单位报告决策事项的进展情况,对承办单位进行督促。
4.电话督查。
通过电话向承办部门、单位了解决策事项落实的进展情况,督促承办单位抓紧落实。
(四)注意事项
在督查过程中,督查人员不能只坐在办公室,与基层文来文往,电话来电话去,一定要深入实际,调查研究,要将明查与暗访结合起来,适时进行突击检查,必要时与职能部门联合检查。
二、专项督查
(一)学习目标
能够组织专项督查
(二)组织做法
专项督查是督查工作的一个重要组成部分。
做好专项督查工作,对于推动各级政府、部门领导同志批示、指示以及交办事项的落实具有重要意义。
1.专项督查的范围
上级机关领导同志的批示件和交办事项;上级机关交办的事项;本级党政领导同志的批示件和交办事项。
2.专项督查的特点
内容具体;事项一般比较单一;时限相对较短;办理要求明确;一事一报。
3.督查程序
督查工作由于服务对象不同,工作程序也相应的有所不同:
第一种类型:
督查工作为本级领导服务时,专项督查的程序是:
(1)立项。
专项督查的立项,必须是一事一项,接到批示件或交办事项后,不论是采用手工方式还是计算机方式,都要进行登记,登记的目的主要是备查,避免遗漏,登记后根据批示内容和要求,确定是否立项督查即可;其余需要向批示领导或交办领导反馈办理结果的,均应立项进行督查。
(2)交办。
即确定承办单位,规定办理时限,发督查通知单,交办督查事项,提出办理要求。
督查件立项后,即根据批示要求,确定承办单位,如果督查件涉及多个单位,则应确定主办单位和协办单位。
确定了承办单位后,即确定办理时限,制发督查通知单,以书面形式通知承办单位,交办督查事项,提出办理要求。
(3)认真督查。
督查通知单发出后,适当时机要询问承办单位是否收到;确认收到后,至办理完毕期间,要通过适当方式,如打电话、发传真、登门了解情况、现场调查研究等方式进行督查;办理时限到达之前,对承办单位进行必要的提示。
督查过程要作记录。
(4)审核办理报告。
主要审核是否符合办理要求,是否符合政策,行文是否规范,文字是否准确。
对办理结果,能到现场检查的,尽量到现场检查。
不符合办理要求的,退回重办。
(5)反馈。
要以文字的形式,如实向领导报告办理结果。
要实事求是,敢于讲实话、讲真话,客观地反映事实。
(6)再督查。
对于领导在督查反馈报告上的再批示,进行再督查,直至办结为止。
(7)立卷归档。
督查件办结后,按归档程序立卷归档。
第二种类型:
督查工作为上级领导服务时,专项督查的程序是:
(1)立项。
(2)送批。
接到上级领导同志批示件或交办事项,立项后,要立即送本单位领导批示。
须注意两点:
一是要及时,争取在最短的时间内,请本单位领导同志做出批示;二是注意文件不要横传,有的单位领导批示后习惯于直接送交承办部门而不给办公室,这样容易造成文件失控,一定要请领导批示后将督查件退办公室,由督查人员登记、分发,跟踪督查。
(3)交办。
(4)认真督查。
(5)审核办理报告。
(6)反馈。
为上级领导服务时,也就是承办上级领导批示或交办事项时,反馈包括两个步骤:
一是向本单位领导反馈办理结果,由本单位领导审核;二是经本单位领导批准后,向上级机关或上级督查部门写出办理报告。
(7)再督查。
(8)立卷归档。
(三)相应知识
1.督查工作的原则
督查工作的原则性很强,内容广泛,特点也很鲜明,要加强督查工作,必须明确督查工作管理的原则,内容和特点,按照督查工作的规律进行,只有这样才能真正做好管理工作,督查工作一般具有以下原则:
(1)坚持实事求是的原则
这是督查工作的基本原则,能不能坚持实事求是的原则是衡量督查工作成败的标准,要坚持实事求是的原则必须做到以下几点:
要准确无误地传达上级机关的指示和领导指示,有严肃的工作作风和尊重客观实际的态度,有敏锐的洞察力,有敢讲真话,报实情,反映真实情况的无畏精神。
深入实际了解和掌握真实情况。
掌握第一手材料,全面、真实、准确地了解情况,是搞好督查工作的基础,是解决和处理问题的前提,因此,加强调查研究,是搞好督查工作的关键。
对情况作出透彻的分析,按照政策和有关法规,作出恰当的处理,对督查问题,在查清情况后,以政策和法律为依据,应予解决的,要及时抓紧解决。
要如实进行督查反馈。
情况反馈要全面、真实,取得哪些效果,存在什么问题,原因是什么都要实实在在、不夸大、不缩小,做到客观、准确。
(2)坚持注重实效的原则
推动党的各项方针、政策和重大决策,部署的落实是督查工作的出发点和归宿,也是督查工作的素质要求和根本目的。
督查工作没有实际效果,将变得毫无意义。
因此,实效是衡量督查工作好坏的标准。
所以,督查工作十分强调抓落实,要始终在抓落实上下苦功夫、硬功夫、细功夫。
决策实施的开始阶段,就要注意掌握动态,把决策的实施引向正规,防止和克服在工作中只讲设想、目标而无实际行动的现象。
对决策在贯彻落实过程中出现的新情况、新问题,要及时认真分析研究,对各项任务,概括完成的情况做出定性定量分析和判断,并抓住本质的带倾向性的问题,如实地向决策层作出反馈,使有关领导根据新的情况,进一步纠正的完善决策或及时采取措施加以解决。
注意在深度和广度上下功夫,在全面了解情况的基础上,加强对重点单位和关键问题的研究,要知难而进,认真做好协调和矛盾化解工作。
对决策落实情况估计要准,对存在问题的分析要深,提出的意见和建议要切实可行,有参考价值。
(3)实行归口管理,分级责任的原则
有关方针、政策和重大决策、部署的贯彻实施,属于哪一级,哪一个职能部门的工作,就由哪一级,哪一个职能部门负责承办和进行督促检查,但要注意做好一级抓一级。
秘书部门督查的主要职责是了解情况,如实反映情况,推动落实。
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2.督查工作的基本方法
督查要讲效能、有效率。
如果督查工作自身效率不高,就不可能促使被督查的机关提高效率,因此就要有一套行之有效的方法,使工作更有系统性,开展督查工作的方法主要有:
(1)催办催报
秘书部门要根据目标的质量和时限要求,定期或不定期的进行督查,主要方式是电话联系、发函催促或请进来、走出去及时向承办者了解执行、落实情况。
如属重要的决策督查项目,还要拟订催报方案,下发"催报要求"、"催查要求",要求决策执行者按时上报。
(2)督查调研
组织有关职能部门抽人组成调查组,深入到基层,了解决策与有关领导指示精神实施的进展情况、经验、效果以及出现的问题和原因,并提出建议和对策,综合向领导机关写出专题报告。
(3)反馈通报
在及时掌握督查事项进展情况的基础上,进行有效的综合分析,以形成有情况、有分析、有建议的材料。
然后根据材料密级情况,采取向领导反馈,发内部通报或新闻舆论宣传等方式。
肯定好的,批评差的,纠正错的,使之按照确定的目标完成任务。
(4)专题汇报会
重大决策的贯彻实施,因其涉及面广,工作任务重,方法上更要注意点面结合,专题汇报会就是解决点面关系,掌握与了解全局的好办法。
这样可对整个决策的实施作出全面的分析判断,以对其落实起到极大的推动作用。
(5)强化推动决策落实的制约机制
就是要把工作制度与责任制制度结合起来。
主要有以下几个方面:
一个机关、单位的领导要按照集体领导、分工负责的原则,对要贯彻落实的决策、部署责任到人,各司其职;把决策、部署任务细化、分解,落实到具体部门,明确责任人,明确完成时限;把工作的落实与岗位责任制结合起来,成为干部政绩、奖惩、使用和考核的依据;运用新闻舆论的力量来推动决策的落实,把落实的责任置于群众的监督之下。
3.督查调研
督查机构和督查人员要认真地督促落实各级机关的决策和各级政府领导同志的批示、指示、交办事项,但仅完成这些工作还不够,还应该注意在督促检查过程中对落实、办理情况进行调查研究,特别是对重大决策和领导同志批示、指示、交办事项中的主要事项、落实难度大的事项进行调查研究,为领导决策服务。
开展好督查调研工作,是督查工作由被动完成交办向主动发挥参谋助手作用转变,由低层次向高层次发展的主要体现。
督查调研步骤
(1)调研准备
督查调研题目确定后,应做好以下准备工作:
根据调研内容、规模确定调研的主体,即考虑由办公厅(室)单独进行,还是与政府职能部门联合进行,还是与网络单位或人员协作进行。
要阅读有关文件,重温有关领导讲话,领会文件要义和领导意图,了解调研事项的背景、现状,熟悉相关政策等。
根据选题要求列出较详细的调研提纲,以保证有条理,有重点,不遗漏。
(2)调查的主要方式
电话询问。
通过打电话,向决策、专项督查事项的承办部门或单位了解政府决策、领导指示落实、办理情况。
这种方式的优点是直接、快捷、方便,缺点是了解到的情况不一定全面,不直观。
发书面督查通知,请决策、专项督查事项的承办部门或单位书面报告有关事项的落实、办理情况。
这种方式的优点是,可以掌握全面情况,但缺点是往往一般情况多,而且不直观。
直接到决策、专项事项承办部门、单位,或到现场,通过个别询问或召开座谈会,了解有关事项的落实、办理情况。
这种方式的优点是可以听取各方面意见,了解较全面的情况,直观。
其他方式,如设计调查问卷等。
各种方式可以结合使用。
在实际工作中,几种方式结合使用的情况比较多。
在调查过程中,要了解的落实、办理情况包括:
有关事项的落实、办理进展情况、结果;遇到哪些困难和问题;解决这些困难和问题的意见、建议;决策本身是否存在不符合实际、决策失当、措施不力等问题。
调研时应尽量听取各方面的意见,防止片面性。
(3)分析研究。
在这一阶段,要汇总调查所得资料,去伪存真,去粗取精,进行由此及彼、由表及里的分析,弄明情况,理清关系,找准问题,抓住关键,找出对策。
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