excel在财务管理中的应用培训课程笔记.doc
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Excel在财务管理中的应用
课程培训
一、excel功能介绍与常用技巧
1、excel的功能特点
(1)对内存占用比较大,要大于512kb。
(2)03版和07版安装在不同的路径上就没关系,两个版本就不会起冲突。
(3)07版与03版相比,在主菜单中其用功能选项卡代替了下拉菜单,多出了一个office按钮,设置了快捷访问菜单项,左下角的放大显示也不一样。
2、excel的操作界面
(1)更加方便直观的操作界面
(2)丰富多样的样式库、图表、表格
(3)强大的数据分析功能
3、工作簿、工作表和单元格
(1)一共工作簿里面有255个工作表,而一个工作表里面,03版的有65535表行,而07版的有1048563表行。
(2)自动保存功能。
先进行参数设置,打开office按钮→excel选项→常用、保存→保存工作簿格式改成.xls时间间隔自选,但与内存有关,时间越短,占用的内存就越高。
(3)工作簿的修复。
要打开被病毒破坏的文件就要用到此功能。
新建一个文件→office,打开找出修复的文件→打开▼,打开并修复→修复(或者提取数据,放弃公式)
(4)单元格属性。
一般数值默认为12位数,超过了就一科学计数法显示,如身份证号码大于12位,单元格的属性就要改为文本形式。
在单元格中加入单位,并使其数字加以运算:
设置单元格→自定义→在通用格式后面直接写入什么单位即可,此时这个单位为属性数值为数。
4、excel的常用技巧
Ctrl+C复制Ctrl+V黏贴
Ctrl+Z撤销Ctrl+Y恢复
Ctrl+方向键快速移动光标
Ctrl+shift+方向键快速移动数字光标
Ctrl+区域不连续区域
SHIFT+区域连续区域
分数输入时,前面要加0和空格,如,01/2
二、创建标准的财务表格
1、创建工作表
创建工作表有模板方式和手动方式
2、数据录入
有四种方式:
(1)单元格手动录入
(2)数据编辑框输入
(3)控制柄填充录入
①填充的具有一定规律的数据,前提是其后面或者是前面一列要有数据先。
在数组区中,选中前两行,然后鼠标变成+,然后双击即可。
②数据的序列定义。
(简单的说就是自己对一组无规律的数据进行自定义的编排,使之在后续的作业中,做成有规律的数据进行填充。
):
office→选项→常用→创建用于排序和填充:
编辑自定义列表→新序列→从数组中导入你想其成为规律数组的数据,即可。
(4)对话框填充
①选定格:
开始→↓序列→填充对话框→设置步长值,填充到多少。
②选择性粘贴→运算:
加减乘除;转置:
行列的改变。
选中要运算的数列→复制出来→再选一个被乘数数据复制→选择性粘贴→运算:
乘除。
③删除重复项。
在一个表格中,如果有数据时重复的,可以通过此功能进行筛选删除。
3、数据的有效性
①超链接。
右键→超链接→自行看需要进行选择
②如何把批注打印出来:
审阅→显示所有批注→调整位置,页面布局→打印标题→工作表→批注(如显示)
③打印的表格中都有标题:
页面布局→打印标题→顶端标题行进行选中引用。
(注意调整左右边距)
④数据有效性:
先选中一整列,再设置有效性,后在来源中选择需要的来源(几个的)确定。
通过限制输入条件,有限的减少数据输入带来的错误。
如果是无效的数据,可圈视出来。
例:
校验身份证号码18位:
选中身份证号码列信息→数据有效性:
设置文本长度等于18位,出错警告,不是18位。
文本的序列有效性。
选中序列→数据有效性→设置:
允许手动输入。
来源:
分隔时,为英文状态下的逗号。
4、数据保护
工作薄可放大缩小,保护对象是所有的工作表;工作表保护的对象是单元格,且仅限当前的工作表。
①能看不能改。
单元格格式→保护锁定
②设置凭证的保护。
选择全选框→单元格格式→保护锁定
先把工作表锁定,选中要进行填写的区域进行选中,然后取消保护的锁定。
③不能看也不能改。
office→准备→加密文档(打开和修改一起加密)
④另存为→工具→打开权限和修改权限分开加密。
三、美化财务表格
1、设置单元格格式
表格格式的套用:
大标题不要选进去
取消套用的表格:
当表格为套用格式时,右下角有一个空心的╝图标,光标放在表区→设计→转换为普通区域→再另选一个空白的单元格→格式刷、全选即可取消了。
2、使用图表形象化财务数据
①图表包括:
标题、刻度、图例、主体
柱形图:
一个项目数据在一段时间内的变化对比情况
折线图:
一个项目数据在一段时间内的数据走势变化情况
点阵图:
某时间点上数据的变化
条形图:
柱形图转90度
雷达图:
用于人力资源评估,综合项目评估
面积折线图:
一段时间内,数据累计总和的变化
②制作图表
选择数据区域→插入图表→设计图表布局→在格式里插入标题艺术字→设置图标区、绘图区(右键这种图区格式)→完成简单的图表→添加数据区域控件→完成复杂的图表
计算合计数据:
在绘图区→选择数据→添加→系列名称数据→选择柱形图→右键设置数据系列格式→右键再进行标签修改即可
系列选项主、次(合计就放中间)轴选择
四、财务数据汇总与分析
1、数据的排序
标签
姓名
职位
工资
福利
序号1
李白
诗人
50两
酒
序号2
杜甫
诗人
50两
酒
用升序或者降序的方法,将数据进行重新排序,在工资条中得到比较好的应用。
①在姓名前面加一列,序号,全选姓名列进行填充序号,1,2,3,4,5
②复制出一行标签行,然后也对其进行排序,因为标签行要在记录行的上面,所以序号为0.5,1.5,2.5,3.5,4.5,5.5
③讲着两个区域的全部数据选中,按升序进行排列
④复制一个空白行,也对其近期编号,因为空白行位于上一个记录行和下一个标签行的中间,所以序号为1.2,2.2,3.2,4.2,5.2
⑤然后选择全部的标签行,记录行,空白行,进行升序排序,即可,之后再删除序号列就美观了。
⑥注意,排序时,三大组排序时,没有间隔(空白行),而且数据要全部选中。
2、数据的筛选
高级筛选,多条件的“或”与“与”的逻辑关系关系。
①逻辑与:
光标放在数据区域→数据→高级筛选→方式:
显示原有结果,复制到其他区域
标题
原料
生产线
产量
条件1
糖
1号线
>3
注意:
写条件时,要写在同一行。
写的标题与数据将区域中的要一模一样。
②逻辑或:
写条件时,写在同一列。
标题
原料
生产线
产量
条件1
糖
1号线
>3
条件2
盐
2号线
>2
列表区域:
就是表格的全部区域
条件区域:
就是符合筛选的条件
大于小于等符号,要在英文状态下输入。
3、分类汇总
当表格中记录太多并且有相同项目的记录时,可使用分类汇总。
选择:
拓展选定区域。
先进行排序数,再进行类项的汇总。
合并计算:
数据→合并计算→引用位置:
添加,吧每一个表都添加进来。
标签位置:
□打钩,当前面改变时,也可以改变
注意:
具有分类汇总的功能,相同项目的汇总,对模板不做要求,但是每个表格都要在同一个工作薄中。
4、数据透视表
这是一种交互式的工作表,可根据不同需求,依据不同的关系数据来提取,组织和分析数据。
集合了筛选、排序和分类汇总的功能,并生成汇总表格,体现了强大的数据分析功能。
数据透视表布局区域和数据透视表字段类表区域。
插入→透视表→选择一个数据区域→新工作表→进行字段的拖拽
当年份和月份放在一块时,要把年份放在月份的上面。
设计→报表布局→以压缩形式显示(分成两列大纲形式)
右键数值字段,可改变值字段。
五、公式与函数
1、使用公式计算财务数据
Fx=B1+C1+D1→√→不回车,直接下拉,这是公式的相对引用
如果Fx=$B$1+$C$1+$D$1→√→不回车,直接下拉后所成的结果是与第一个是一样的,这就是公式的绝对引用。
2、创建公式
格式=函数名(参数1,参数2,……)连续区域内的参数:
,不同区域内的参数,。
SUM函数:
求和
AVERAGE函数:
平均数
MAX函数:
所有数组中的最大值
MIN函数:
所有数组中的最小值
RANK函数:
等级、排列、返回数值的大小序列。
可用来排名次。
RANK(number,ref,order)
排位的数值数组对ref进行排序的方式。
0为降序1为升序
RANK(F3,F3:
F10,0)相对引用,RANK($F$3,$F$3:
$F$10,0)绝对引用,用于排名次。
LARGE函数:
比MAX广,可以返回第K(几)个最大值,而MAX只返回指定的数据集。
LARGE(array,k)(k SMALL函数: 用来返回指定区域内所有数值的第k个最小值。 SMALL(array,k)(k IF函数: 用来判断真假值,再根据逻辑判断的真假值返回不同结果的函数。 其语法结构为: IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) logical_test判断的方式,返回值或表达式 value_if_true表示判断结果为真时返回的值 value_if_false表示判断结果为假时返回的值 例: Fx=if(F3>=45000,”优秀”,if(F3>=35000,”合格”,”不合格”)) VLOOKUP函数: 是在表格数据的首列查找指定的值,并由此返回表格数据当前行其他列的值。 其语法结构为: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) lookup_value需要在表格数组第一列查找的数值; table_array需要进行查询转置的数组或单元格区域; ol_index_num待返回的匹配值的列序号; range_lookup逻辑值,希望查找匹配的是精确值还是近似值,如果为true或省略,则为模糊查询;false为精确匹配。 注意: 在函数里,要返回文本时,加入英文状态下的双引号。 六、excel的高级应用 控件: 方便用户进行交互,以输入或操作数据的对象。 Index函数: 返回数组中指定单元格或单元格数组的数值。 Index(array,row_number,column_rumber) 数组区行列 例: index(B4: B7,A14,1)。 A14为变量,是指定的一个单元格,当$A$绝对引用时,拖拽下来时,起后面数据也都一块出来。 在饼图中中插入控件: 快速访问→其他命令→自定义→所有命令→控件→添加、确认,右键→控件格式→控制: 数据源区,如显示几年;单元格链接,链接到变量(A14);下拉选项。 动态饼图: 先做index函数,再做饼图(做饼图的数据源要选有函数变量的那行),最后做控件。
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- excel 财务管理 中的 应用 培训 课程 笔记