文书处理中的公文传阅.docx

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文书处理中的公文传阅

文书处理中的公文传阅

文书处理中的公文传阅作者：

杨惠玉　　公文传阅就是机关文秘部门或专职人员按照领导签署的传阅意见，及时将来文送有关领导和科处室人员阅知。

它是文书处理工作中的比较重要的环节，是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。

笔者通过公文传阅的工作实践，对这项工作的性质、意义、特点以及如何做好这项工作，有了一些粗浅的认识，主要有如下几个方面：

　　一、公文传阅的不可替代性　　随着办公现代化技术的普及和复印机的广泛使用，有人认为可以在速度和数量上满足多位领导、多个部门阅文的需要，因而在可以取代传统的公文传阅程序，这种看法是不妥的。

因为公文复制虽然满足了多位领导、多个部门同时阅文的需要，但达不到公文传阅的实际效果；一是公文传阅追求"流水式"批示效应，领导成员和有关部门依次阅文，然后把批示（意见）内容集中起来才能形成民主决策；二是公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程，通过公文传阅互相通气，交换看法，可以避免对一些问题产生歧义，有助于领导之间取得共识；三是通过公文传阅，集领导亲笔签署意见于一纸，可以实现公文处理过程的完整记录，形成准确的文书档案；四是公文传阅与复制分送相比，慢中见快，所有阅文者的意见在传阅过程中均跃然纸上，可以提高办事效率，避免失误、遗忘和其它漏洞。

　　二、公文传阅的多样性　　公文传阅工作看似简单，其实是一项重要而复杂的工作。

如果不采取适当的传阅方式，就无法有效地控制文件的行踪和传阅速度，造成积压、断线，乃至出现泄密、丢失文件的现象。

公文传阅有专传、回传、集中传阅方式。

（一）专传是指专人将传阅文件送传给有关领导阅批的过程。

这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。

为确保在很短的时间内阅毕，并杜绝泄密，文秘人员必须严格按照限定的阅知范围，亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批，坐候领导阅完签名、注明时间，再由送文人直送下一位阅文领导，直至传阅全程终结。

这种方式，具有迅速、准确、保密、高效的优点，但占用专送人员的时间多，如运用过频，将干扰领导人的正常工作，应从严掌握。

（二）回传即后面阅批人的指示意见需向前面已经作过指示的领导通报，是一个倒流的传阅过程。

这种传阅方式通常是领导A对一个文件已作了批示，要求传给领导B和领导C阅知，B同意A的意见，而C却批了同A相反的意见，这时文秘人员应将C的意见回传给A和B，目的就是使他们的意见能够互通。

而且对于一些批交部门办理的文件，如果领导的意见不一致，承办部门就会无所适从。

还有一种情况是尽管几位阅批人的意见基本一致，但后边阅批人对前边阅批人的意见回传给前边作过批示的领导。

处理这类传阅件时拿不准的应征求有关领导同志的意见后再转。

　　（三）集中传阅是指因紧急程度或密级所要求，一份公文需在极短的时间内由多人传阅，而阅件人办公地分散、采用专传方式还不能达要求时，将阅件人集中在一起传阅公文的方式。

公文传阅的各种方式在实际操作过程中并非各自孤立存在，而是相互联系，有时是交叉使用的。

文秘书人员在具体操作时，要根据领导的要求和各自的工作习惯，合理地组织传阅。

但无论采用哪种传阅方式都必须遵循有序、及时、安全的原则。

　　三、公文传阅的原则性　　

（一）有序的原则。

公文传阅，顺序很重要，在实际操作中，文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情况特殊处理，否则，不仅会给领导之间造成矛盾，而且还会影响公文的效率和质量。

对所有的公文，文秘人员一般先送办公室主任阅读、把关，然后送其他需阅知的对象。

公文在传阅过程中，文秘人员应按一般程序和特殊程序传阅。

　　公文传阅的一般程序是阅件一般先传主要领导后传主管领导，再传其他领导和有关部门；办件则应先传主管领导，一方面有利于主要领导和主管领导相互交流信息、沟通意见，另一方面有利于执行者按照主管领导的批示意见进行落实。

　　公文的特殊程序是紧急公文、专送公文和需要某位领导直接阅批的公文，应按照先办后传、急用于先阅、跳跃式传阅等方法处理。

此时，文秘人员应在"文件处理单"上注明。

（二）及时的原则。

公文传阅的时效性很强，快速和及时是公文传阅的基本要求。

怎样才能保证公文及时传阅呢？

一是取送及时。

收到文件之后，马上进行清点、登记、分发，保证了公文传阅的顺畅。

二是适当调整传阅顺序。

有些文件传阅范围很广，需要很多领导和部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅，遇上领导外出开会或办事，定会影响传阅的时间和进度。

因此，不失时机地适当地调整一下传阅顺序，便可加快公文传阅的进度。

三是承办部门优先阅文。

有的文件需要某个或某几个部门承办，并且时效要求较强的，如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处，势必耽误部门办理。

主要领导阅后，即可给承办部门阅办，然后接着送其他领导传阅。

四是分类设夹，区别送阅。

对上级机关的批导性文件和需要办理的文件，急需处理的文件和一般参考性的文件，不要都放在一个阅文夹内，主次不分，要分别对待，分类设夹、传阅，对急件、特急件跟踪传阅，这样，就保证了公文传阅的时效性。

五是掌握领导阅文规律。

根据领导工作安排和活动规律，捕捉时机送阅文件；也可根据领导阅文快慢，适当掌握领导每次阅文数量，这样，就能避免公文的延误、堆积。

　　（三）安全的原则。

安全是公文传阅工作的政治性内在要求。

怎样才能保证公文传阅的安全呢？

一是建立文件的接收、登记制度。

文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。

登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。

这样就做到了心中有数，避免了盲目传阅，一旦出现文件遗失的情况，就能知道问题出在哪个环节上，既利于查寻，又便于确定责任。

二是杜绝文件横传。

公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅，不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传，以免传阅件失控、遗失。

三是公文传阅要由专人负责到底，其他人员均不得代行其职。

办理过程实行单线运作，纵向周转，由机关文秘人员一人经手，全权负责，以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。

四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅，既不能随意扩大，也不能随意缩小；既不能多传一个人，也不能少传一个人。

五是设置密级文件夹，封面贴有"密级"标志，提醒领导不要带出办公室阅文，密级文件即阅即退，没有阅完的也要暂时收回，以保证公文传阅的安全保密。

文书处理中的公文传阅作者：

杨惠玉　　公文传阅就是机关文秘部门或专职人员按照领导签署的传阅意见，及时将来文送有关领导和科处室人员阅知。

它是文书处理工作中的比较重要的环节，是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。

笔者通过公文传阅的工作实践，对这项工作的性质、意义、特点以及如何做好这项工作，有了一些粗浅的认识，主要有如下几个方面：

　　一、公文传阅的不可替代性　　随着办公现代化技术的普及和复印机的广泛使用，有人认为可以在速度和数量上满足多位领导、多个部门阅文的需要，因而在可以取代传统的公文传阅程序，这种看法是不妥的。

因为公文复制虽然满足了多位领导、多个部门同时阅文的需要，但达不到公文传阅的实际效果；一是公文传阅追求"流水式"批示效应，领导成员和有关部门依次阅文，然后把批示（意见）内容集中起来才能形成民主决策；二是公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程，通过公文传阅互相通气，交换看法，可以避免对一些问题产生歧义，有助于领导之间取得共识；三是通过公文传阅，集领导亲笔签署意见于一纸，可以实现公文处理过程的完整记录，形成准确的文书档案；四是公文传阅与复制分送相比，慢中见快，所有阅文者的意见在传阅过程中均跃然纸上，可以提高办事效率，避免失误、遗忘和其它漏洞。

　　二、公文传阅的多样性　　公文传阅工作看似简单，其实是一项重要而复杂的工作。

如果不采取适当的传阅方式，就无法有效地控制文件的行踪和传阅速度，造成积压、断线，乃至出现泄密、丢失文件的现象。

公文传阅有专传、回传、集中传阅方式。

（一）专传是指专人将传阅文件送传给有关领导阅批的过程。

这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。

为确保在很短的时间内阅毕，并杜绝泄密，文秘人员必须严格按照限定的阅知范围，亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批，坐候领导阅完签名、注明时间，再由送文人直送下一位阅文领导，直至传阅全程终结。

这种方式，具有迅速、准确、保密、高效的优点，但占用专送人员的时间多，如运用过频，将干扰领导人的正常工作，应从严掌握。

（二）回传即后面阅批人的指示意见需向前面已经作过指示的领导通报，是一个倒流的传阅过程。

这种传阅方式通常是领导A对一个文件已作了批示，要求传给领导B和领导C阅知，B同意A的意见，而C却批了同A相反的意见，这时文秘人员应将C的意见回传给A和B，目的就是使他们的意见能够互通。

而且对于一些批交部门办理的文件，如果领导的意见不一致，承办部门就会无所适从。

还有一种情况是尽管几位阅批人的意见基本一致，但后边阅批人对前边阅批人的意见回传给前边作过批示的领导。

处理这类传阅件时拿不准的应征求有关领导同志的意见后再转。

　　（三）集中传阅是指因紧急程度或密级所要求，一份公文需在极短的时间内由多人传阅，而阅件人办公地分散、采用专传方式还不能达要求时，将阅件人集中在一起传阅公文的方式。

公文传阅的各种方式在实际操作过程中并非各自孤立存在，而是相互联系，有时是交叉使用的。

文秘书人员在具体操作时，要根据领导的要求和各自的工作习惯，合理地组织传阅。

但无论采用哪种传阅方式都必须遵循有序、及时、安全的原则。

　　三、公文传阅的原则性　　

（一）有序的原则。

公文传阅，顺序很重要，在实际操作中，文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情况特殊处理，否则，不仅会给领导之间造成矛盾，而且还会影响公文的效率和质量。

对所有的公文，文秘人员一般先送办公室主任阅读、把关，然后送其他需阅知的对象。

公文在传阅过程中，文秘人员应按一般程序和特殊程序传阅。

　　公文传阅的一般程序是阅件一般先传主要领导后传主管领导，再传其他领导和有关部门；办件则应先传主管领导，一方面有利于主要领导和主管领导相互交流信息、沟通意见，另一方面有利于执行者按照主管领导的批示意见进行落实。

　　公文的特殊程序是紧急公文、专送公文和需要某位领导直接阅批的公文，应按照先办后传、急用于先阅、跳跃式传阅等方法处理。

此时，文秘人员应在"文件处理单"上注明。

（二）及时的原则。

公文传阅的时效性很强，快速和及时是公文传阅的基本要求。

怎样才能保证公文及时传阅呢？

一是取送及时。

收到文件之后，马上进行清点、登记、分发，保证了公文传阅的顺畅。

二是适当调整传阅顺序。

有些文件传阅范围很广，需要很多领导和部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅，遇上领导外出开会或办事，定会影响传阅的时间和进度。

因此，不失时机地适当地调整一下传阅顺序，便可加快公文传阅的进度。

三是承办部门优先阅文。

有的文件需要某个或某几个部门承办，并且时效要求较强的，如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处，势必耽误部门办理。

主要领导阅后，即可给承办部门阅办，然后接着送其他领导传阅。

四是分类设夹，区别送阅。

对上级机关的批导性文件和需要办理的文件，急需处理的文件和一般参考性的文件，不要都放在一个阅文夹内，主次不分，要分别对待，分类设夹、传阅，对急件、特急件跟踪传阅，这样，就保证了公文传阅的时效性。

五是掌握领导阅文规律。

根据领导工作安排和活动规律，捕捉时机送阅文件；也可根据领导阅文快慢，适当掌握领导每次阅文数量，这样，就能避免公文的延误、堆积。

　　（三）安全的原则。

安全是公文传阅工作的政治性内在要求。

怎样才能保证公文传阅的安全呢？

一是建立文件的接收、登记制度。

文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。

登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。

这样就做到了心中有数，避免了盲目传阅，一旦出现文件遗失的情况，就能知道问题出在哪个环节上，既利于查寻，又便于确定责任。

二是杜绝文件横传。

公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅，不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传，以免传阅件失控、遗失。

三是公文传阅要由专人负责到底，其他人员均不得代行其职。

办理过程实行单线运作，纵向周转，由机关文秘人员一人经手，全权负责，以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。

四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅，既不能随意扩大，也不能随意缩小；既不能多传一个人，也不能少传一个人。

五是设置密级文件夹，封面贴有"密级"标志，提醒领导不要带出办公室阅文，密级文件即阅即退，没有阅完的也要暂时收回，以保证公文传阅的安全保密。

公文传阅就是机关文秘部门或专职人员按照领导签署的传阅意见，及时将来文送有关领导和科处室人员阅知。

它是文书处理工作中的比较重要的环节，是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。

笔者通过公文传阅的工作实践，对这项工作的性质、意义、特点以及如何做好这项工作，有了一些粗浅的认识，主要有如下几个方面：

　　一、公文传阅的不可替代性　　随着办公现代化技术的普及和复印机的广泛使用，有人认为可以在速度和数量上满足多位领导、多个部门阅文的需要，因而在可以取代传统的公文传阅程序，这种看法是不妥的。

因为公文复制虽然满足了多位领导、多个部门同时阅文的需要，但达不到公文传阅的实际效果；一是公文传阅追求"流水式"批示效应，领导成员和有关部门依次阅文，然后把批示（意见）内容集中起来才能形成民主决策；二是公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程，通过公文传阅互相通气，交换看法，可以避免对一些问题产生歧义，有助于领导之间取得共识；三是通过公文传阅，集领导亲笔签署意见于一纸，可以实现公文处理过程的完整记录，形成准确的文书档案；四是公文传阅与复制分送相比，慢中见快，所有阅文者的意见在传阅过程中均跃然纸上，可以提高办事效率，避免失误、遗忘和其它漏洞。

　　二、公文传阅的多样性　　公文传阅工作看似简单，其实是一项重要而复杂的工作。

如果不采取适当的传阅方式，就无法有效地控制文件的行踪和传阅速度，造成积压、断线，乃至出现泄密、丢失文件的现象。

公文传阅有专传、回传、集中传阅方式。

（一）专传是指专人将传阅文件送传给有关领导阅批的过程。

这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。

为确保在很短的时间内阅毕，并杜绝泄密，文秘人员必须严格按照限定的阅知范围，亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批，坐候领导阅完签名、注明时间，再由送文人直送下一位阅文领导，直至传阅全程终结。

这种方式，具有迅速、准确、保密、高效的优点，但占用专送人员的时间多，如运用过频，将干扰领导人的正常工作，应从严掌握。

（二）回传即后面阅批人的指示意见需向前面已经作过指示的领导通报，是一个倒流的传阅过程。

这种传阅方式通常是领导A对一个文件已作了批示，要求传给领导B和领导C阅知，B同意A的意见，而C却批了同A相反的意见，这时文秘人员应将C的意见回传给A和B，目的就是使他们的意见能够互通。

而且对于一些批交部门办理的文件，如果领导的意见不一致，承办部门就会无所适从。

还有一种情况是尽管几位阅批人的意见基本一致，但后边阅批人对前边阅批人的意见回传给前边作过批示的领导。

处理这类传阅件时拿不准的应征求有关领导同志的意见后再转。

　　（三）集中传阅是指因紧急程度或密级所要求，一份公文需在极短的时间内由多人传阅，而阅件人办公地分散、采用专传方式还不能达要求时，将阅件人集中在一起传阅公文的方式。

公文传阅的各种方式在实际操作过程中并非各自孤立存在，而是相互联系，有时是交叉使用的。

文秘书人员在具体操作时，要根据领导的要求和各自的工作习惯，合理地组织传阅。

但无论采用哪种传阅方式都必须遵循有序、及时、安全的原则。

　　三、公文传阅的原则性　　

（一）有序的原则。

公文传阅，顺序很重要，在实际操作中，文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情况特殊处理，否则，不仅会给领导之间造成矛盾，而且还会影响公文的效率和质量。

对所有的公文，文秘人员一般先送办公室主任阅读、把关，然后送其他需阅知的对象。

公文在传阅过程中，文秘人员应按一般程序和特殊程序传阅。

　　公文传阅的一般程序是阅件一般先传主要领导后传主管领导，再传其他领导和有关部门；办件则应先传主管领导，一方面有利于主要领导和主管领导相互交流信息、沟通意见，另一方面有利于执行者按照主管领导的批示意见进行落实。

　　公文的特殊程序是紧急公文、专送公文和需要某位领导直接阅批的公文，应按照先办后传、急用于先阅、跳跃式传阅等方法处理。

此时，文秘人员应在"文件处理单"上注明。

（二）及时的原则。

公文传阅的时效性很强，快速和及时是公文传阅的基本要求。

怎样才能保证公文及时传阅呢？

一是取送及时。

收到文件之后，马上进行清点、登记、分发，保证了公文传阅的顺畅。

二是适当调整传阅顺序。

有些文件传阅范围很广，需要很多领导和部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅，遇上领导外出开会或办事，定会影响传阅的时间和进度。

因此，不失时机地适当地调整一下传阅顺序，便可加快公文传阅的进度。

三是承办部门优先阅文。

有的文件需要某个或某几个部门承办，并且时效要求较强的，如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处，势必耽误部门办理。

主要领导阅后，即可给承办部门阅办，然后接着送其他领导传阅。

四是分类设夹，区别送阅。

对上级机关的批导性文件和需要办理的文件，急需处理的文件和一般参考性的文件，不要都放在一个阅文夹内，主次不分，要分别对待，分类设夹、传阅，对急件、特急件跟踪传阅，这样，就保证了公文传阅的时效性。

五是掌握领导阅文规律。

根据领导工作安排和活动规律，捕捉时机送阅文件；也可根据领导阅文快慢，适当掌握领导每次阅文数量，这样，就能避免公文的延误、堆积。

　　（三）安全的原则。

安全是公文传阅工作的政治性内在要求。

怎样才能保证公文传阅的安全呢？

一是建立文件的接收、登记制度。

文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。

登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。

这样就做到了心中有数，避免了盲目传阅，一旦出现文件遗失的情况，就能知道问题出在哪个环节上，既利于查寻，又便于确定责任。

二是杜绝文件横传。

公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅，不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传，以免传阅件失控、遗失。

三是公文传阅要由专人负责到底，其他人员均不得代行其职。

办理过程实行单线运作，纵向周转，由机关文秘人员一人经手，全权负责，以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。

四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅，既不能随意扩大，也不能随意缩小；既不能多传一个人，也不能少传一个人。

五是设置密级文件夹，封面贴有"密级"标志，提醒领导不要带出办公室阅文，密级文件即阅即退，没有阅完的也要暂时收回，以保证公文传阅的安全保密。