如何管理下属以及下属的工作.docx
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如何管理下属以及下属的工作
如何管理下属
一、部门经理要想带领好下属,首先要了解下属。
对下属的了解有三个层次。
第一层次:
要了解下属的基本情况:
背景、简历、知识结构、经验、工作能力、兴趣爱好以及性格等等。
第二层次:
根据对下属的了解预测他可能的行动,进行及时地指导和帮助,或者在其困难时给予适时的支持。
第三层次:
能够深入到下属的内心世界中,知道其工作的热诚、待人的诚意、是否具有正义感等。
二、真正做到知人善用,发挥下属工作上最大的潜力。
部门经理应该对每一个下属都心中有数,甚至将下属的详细情况记录下来。
怎样做到知人善用:
列出下属各自的五项最突出能力;明确为了提高工作业绩最需要做的事;确定下属在团队中的定位;知道下属对自己的工作最有帮助的三个方面。
三、管理好下属的原则:
1、以身作则的原则
部门经理要以自己的工作态度、工作方法和待人处事的原则去影响员工,在实际行动中教育员工。
要特别提醒的是,作为部门经理在工作中是没有特权的。
2、担当责任的原则
有的时候为员工担当一部分责任,能够表现出对员工的爱护,激发他们的工作热情和潜力。
敢于为员工承担责任还不够,应该事先做好周全的考虑,预防错误的发生。
3、支持员工的原则
根据员工各自的特点发挥他们的特长,做到人尽其才。
对新任职的员工或者是有潜力的员工,给他们犯错误的机会,使他们从错误中学习更多的内容。
当然部门经理要注意控制错误的成本。
4、纠正错误的原则
我们不要怕员工犯错误,在员工犯错误的时候要及时地指出来并纠正错误。
纠正错误时要讲究方式和方法,既要让员工认识到产生错误的原因,确保不会再犯,又不能打击员工的工作积极性。
纠正员工错误有三种类型:
性情耿直型。
把犯错误的员工叫到面前,严厉地训斥一顿。
公事公办型。
按照规矩和惯例记上一笔,到年终的时候一起算总账。
公事私了型。
虽然是公事,但是私下里解决,部门经理给员工指出错误,批评他,让他改正。
公事私了型的效果是最好的,能够给员工一个改正的机会,保留了员工的颜面,让员工产生感激的心情,激发他的工作积极性。
公事私了型需要一个前提,就是部门经理自己是一个好楷模,而且办事的时候要做到公正,没有偏心。
第二次错误要按原则办事。
管理各种类型的员工
1、功高盖主的员工
功高盖主的员工就像一个烫手的山芋,舍弃掉太可惜,因为他们有非常强的工作能力。
对他们的管理建议如下:
A、只要看到他们在工作中做得好的地方,就一定不要吝啬你对他们的夸奖;
B、让他们享有功劳;
C、用更高的标准去激励他们。
以上的做法都不奏效,就一定要加强与他们的沟通,或者变换其工作的内容,或者分派一些需要团队合作的任务给他们。
如果效果还不佳,就要从自身寻找答案了。
2、有个性的员工
他们聪明好动,一般不怎么合群,因为个性太强容易引起冲突,使得人际关系恶化。
公司的制度对他们来说是个障碍。
◎案例
有一个业绩非常优秀的员工,个性非常强,总是孤芳自赏,不合群,部门经理感到很头疼,一方面其他员工对这个员工有所不满,另一方面这个员工自己也觉得不愉快。
后来,部门经理发现这个员工对金融领域非常熟悉,就经常请教他这方面的问题,逐渐与他建立了良好的关系,并且给他安排讲座,给同事们介绍一些金融知识,最后这个员工逐渐融入到集体中。
怎样管理标新立异的员工:
尊重他的个性和特点,要有宽宏大量的心胸,不能以级威压人;懂得去引导他们,但是在与他们沟通时要避免过分的热情;表示对他的信任,做到恰当地放权;适才适岗。
3、脾气暴躁的员工
特点:
喜欢冲突,甚至制造事端;直率而又敏感,对任何批评都会耿耿于怀;很重感情,讲义气。
部门经理应尽量采用表扬和建议的语气,避免使用批评的语气。
表扬他们在工作中做得好的部分,建议他们将工作中不太满意的部分做得更好;
在他们发脾气的时候暂时回避,甚至采用故意低调的方式缓和局面;理解他们的想法或情结,用委婉的语言提出试探性的问题,找到真正的原因;鼓励他们自己来作决定。
4、缺勤的员工
怎样管理缺勤的员工:
弄清楚缺勤的原因;加强关于考勤方面的规定;坚持惩罚制度;设立适当奖励全勤的制度。
5、平庸的员工
企业或部门中优秀员工占20%左右,很差的员工也占20%左右,能力一般的员工构成部门的主体,占到60%左右。
A、重视他们的意见
这类员工会认为上级不会重视自己,如果部门经理给予他们充分的重视,超乎了他们的想像,则会让员工感到惊喜,感激的心情油然而生。
B、加强感情上的交流
部门经理需要加强感情上的交流,保持良好的关系,获得主体的支持。
可以通过赠送小礼物这一类的手段来加强感情上的交流。
C、为他们制定个人发展计划
为这类员工制定个人发展计划,让他们感到部门和公司都非常重视他们,产生更大的动力。
D、定期帮助他们总结
定期帮助员工总结,让他们看到自己的进步,增强信心,提高业绩。
E、想办法激励他们
案例:
“6”字的故事。
卡耐基的工厂消极怠工的现象比较严重,史怀伯在早班下班时,用粉笔在工厂入口写了一个大大的“6”字,对工厂的领班悄悄说了几句,便回家了。
晚班工人上班时,看到“6”字,好奇的问领班,领班依照史怀伯的交代,告诉晚班工人,白班工人练出了6吨钢铁。
晚班工人,写下了一个更大的“7”字。
7、有后台的员工
利用他们的自信,使其更多地展现在工作岗位上;不要回避他的身份,从一开始合作就直接提出要求,给他压力和鼓励;在表扬的时候,一定要适度;在批评的时候要非常公正;用团队的凝聚力吸引他们,让他们成为团队的一员;出现难以解决的问题时,争取从后台处攻破;
8、爱找碴儿的员工
爱找碴儿的员工会影响团队的士气,造成消极悲观的气氛。
他们可能因妒忌别人的成就,造成本身的不安全感,所以事事都泼上一盘冷水。
事先与他们商量,让他们有参与感,沟通时尽量用"咱们"。
开诚布公地请他们发表反对意见,给他们一个倾诉的机会。
如果影响到其他员工,就要直接指出来,给他压力。
但是不要做人身攻击,以免两败俱伤。
合理利用爱找碴儿的员工。
9、光说不干的员工
对待有能力却缺乏工作意愿的下属,不能生气,事实上这类员工的心理比较脆弱,他们也渴望被别人接受。
我们要表示愿意帮助他们。
如果他们的行为影响到其他员工,部门经理就要指出来,要求他们改正。
将高难度的工作交给他们,或者请他们当内训师。
同时,我们也要回过头来看看公司的激励政策是否有效。
10、闷蘸芦型的员工
不管别人说什么,他都没有反应,就是难以交流的员工。
在刚刚开始沟通的阶段多问一些简单的问题,逐步调动他们的积极性。
A、直接接触法
直接询问他,刚才我们说了什么,让他重复一遍刚才谈话的内容。
B、预防式
在谈话之前提醒他注意。
C、处罚法
如果不能把工作连贯地进行下去,就不让他参与。
D、间接的方法
如果语言交流比较困难,可以采用其他的交流方法,比如说书信、发邮件。
11、"小人"(阳奉阴违、阿谀奉承、落井下石)
他们借助别人做阶梯,将别人踩在脚下,而且做得很巧妙和隐蔽。
我们不能期望部门中没有一个“小人”存在。
对于"小人",部门经理要做到:
杀鸡给猴看;
分而治之;以其人之道还治其人之身;化敌为友。
12、女性员工
多安于现状,没有强烈的革新心理希望获得更多的自由支配的时间
倾向于优越的工作环境喜欢用感情判断问题;喜欢做重复性工作;不喜欢复杂的工作;比较有耐心;缺乏主动性和创造性。
四、"萝卜加大棒"政策
要想让下属认认真真、积极主动地工作,就要给他们一个驱动力,象汽车要加汽油来驱动一样,部门经理可以用利益来驱动下属。
1、给下属创造完成工作的条件
想让下属完成工作,首先要给他创造完成工作的条件:
明确工作方针,使下属能够掌握工作的良机;帮助他事先做准备,提供必要的资源、信息和资料;当下属遇到工作困难时,给予及时的援助;指导其不明白之处,帮助解决问题。
2、不要避开自己的责任
该是自己的责任就要承担,这样才能赢得下属的尊敬和佩服。
一个不敢承担责任的人是无法有效领导一个团队工作的。
3、关心下属的生活
要关心下属的生活,了解下属生活中存在的困难,尽可能为下属提供帮助。
4、用心听取下属的建议
用心去听下属的建议,对于合理的建议努力实现,这样能驱使下属更积极努力地工作。
5、对下属的失职行为要严厉训示
当下属失职的时候,不能放在一边,视而不见,否则只会姑息养奸,继续纵容下属犯错。
对于下属的失职,让他认识到错误给企业带来的危害,保证以后不再犯。
实际上,这就是“萝卜加大棒"的政策,既给下属好处,关心他,同时又对下属严格要求,规范下属的行为,使得整个团队齐心协力,共同前进。
五、如何提高下属的工作成效
作为部门经理,必须致力于提高下属的工作成效,从而提高整个团队的工作成效。
提醒您:
员工需要的是自我表现的价值感和受尊重感,如果得到满足,将会爆发很大的动力!
1、用语言鼓励
简单的鼓励言语能够产生意想不到的效果。
比如说“你辛苦了…‘再稍微辛苦一下吧…’你好…早晨好”等等
切忌对员工视而不见,要寻找一切机会与员工保持良好的关系,有助于提高员工的工作成效。
试想,如果你在公司的楼道中遇到上级,并愉快地与其打招呼,而上级对你不理不睬,这时你的心情会如何?
2、创造愉快的工作气氛
大家都希望在一个和谐的、愉快的气氛中工作,作为管理者,应该努力一个愉快的工作气氛,激发员工的积极性。
3、使员工的个性得以发挥
发现员工的个性,给他分配相应的工作。
发现员工的个性最简单的方法,就是把这个员工跟其他员工相比较。
例如,个性较为张扬的员工把对外的工作如销售、市场、外联、攻关等分配给他;个性内敛的员工,作“家里”的是效果会更好。
4、当教练
对资历比较老、经验比较丰富的员工,如何提升他的工作成效呢?
让他去指导新人,既可以满足他们的虚荣心,让他有一种优越感,又让新人尽快熟悉工作,同时能很好的培养老员工的责任感。
5、混合编制
据调查,男女混合编制,至少可以提高原有工作效率的20%。
“男女搭配,干活不累。
"
6、表扬进步
任何人都希望自己的工作被人欣赏。
部门经理要留意员工的每一个进步,当员工取得进步的时候,及时地表扬他,鼓励他继续前进。
员工就像刚刚懂事的小孩子,你对他的进步越表扬,他就会在这个方面越努力。
制定一个奖励的标准就显得更为重要了,避免员工产生不平衡的心理。
如果要运用物质奖励,应该注意适量和适度,而非经济类奖励的效果往往比经济类的奖励效果要好很多。
7、调整员工的工作情绪
部门经理要关心员工的身心健康和心理健康,了解员工有没有不安、焦虑、烦恼的情绪,尽可能地帮助员工解决困难。
人们心情愉快的时候,才能保证高效率地工作,所以部门经理要注意调整员工的工作情绪。
8、让刚工作的年轻人忙碌起来
刚刚参加工作的年轻人一般都很有热情,可是对工作程序却不熟悉。
部门经理要有意识的加大他们的工作量,安排很多工作,在忙碌中尽快熟悉工作的流程,掌握工作的技巧,在忙碌中体现年轻人的干劲与活力。
9、提供培训
提醒您:
为员工提供培训是提高工作成效的一个有效方法。
要注意的是,一定要员工尽快把所学的知识,运用到工作中,这样才能保证培训的效果。
10、让员工为自己的工作自豪
应该让员工认识到自己工作的重要性和价值,让他对自己的工作产生自豪感,那他一定会有很高的成效。
◎案例
一家大公司很注重培养员工的自豪感,通过各种方法让员工为自己是公司的一员而骄傲,而且他们做到了。
有的员工每天上下班都拿着印有公司标志的手提袋,让人们都知道自己是这家公司的员工,自己感到很自豪。
11、让员工尝试新的或者重要的工作
尝试新工作被认为是一种荣誉,只有值得信赖的员工才会被授予重任,在适当的时候可以让员工尝试新工作,表示对他的信任。
将一项重要的工作交给下属时,一定要在公开的场合将工作交给下属。
因为这样对下属来说既是一种荣耀,同时又是一个很大的压力。
在重要工作的进展中,给予必要的关注,减少工作中可能出现的失误。
六、有效地分配工作
1、分配工作的前期准备
前期准备很重要,要做好三件事:
明确什么事情要分配;分配给谁;怎样来做
2、工作的分类
通常部门经理的工作可以分为四类:
只能由自己做,不能分配出去的工作;可以马上分配的工作;下属经过训练之后,能够接应的工作;应该分派,但是没有合适人选的工作。
如果所有的事情都只能由自己来做,部门经理就要反省,自己是不是在分配工作方面过于禁锢;如果是因为没有合适人选,那么就要对部门的人员进行调整了。
3、分配工作的指导原则
以所希望达到的效果为基础分派工作;设立衡量工作的标准;进行必要的控制;掌握工作的进度
4、分配工作时的注意事项
清楚地说明你所需要的工作结果是什么;制定评估的标准并达成一致;
提供所需要的相关信息和资料;分派给素质好、能力强的人;在质量及时间上进行必要的控制
七、严明纪律
1、什么是纪律
纪律实际上是一套标准和规范,是为了鼓励员工达到工作的预定标准,纪律也是条条框框,规范和限制员工的行为。
纪律不是部门经理显示权威和权力的工具,可以训练员工养成良好的工作习惯和个人修养。
多数人违反纪律的原因并不是知法犯法,而是不能调整和适应这种方式。
用纪律去惩罚员工,纪律所起的作用是消极的,通过建设性的批评或者讨论,让员工按照要求和希望去做,纪律就变成积极的因素。
2、烫炉原则
所谓烫炉原则就是说纪律就像一个很烫的炉子放在那里,只要你碰到这个炉子(违反纪律),就会尝到它的厉害。
纪律遵循的四项原则分别是:
A、预先警告原则
一个很烫的炉子放在那儿,热气腾腾的警告人不要碰它,碰它就会被烫到,纪律也有预先警告的作用。
B、即时原则
只要摸一下烫炉,马上就会被烫到,触犯纪律,马上就会被纪律所反击,这就是即时原则。
C、一致性原则
炉子很烫,不管什么时候摸都会被烫到,而不管什么时候触犯纪律,都会被纪律惩罚。
D、公正性原则
不管男女老少,高矮胖瘦,只要摸烫炉,都会被烫到,纪律也是一样,对任何人都是公正的。
3、违纪员工的处理
对待违纪的员工有几个步骤可以遵循:
明确事实,弄清楚员工到底违反了什么纪律;给员工一个机会对违纪行为做出解释,大部分员工不会痛快地承认自己的违纪行为;要求员工站在你的立场想一想,然后提出解决方案;确定解决方案或补救计划;对违纪的员工进行相应的惩罚,惩罚不一定非要是经济性的,其他形式的惩罚方法如口头警告、书面警告等等都不失为一种好方法;检查补救计划的执行。
八、评价下属
1、评价的原则
评价的原则要相对稳定,不能毫无道理地经常变更。
通过评价要达到的目的:
让下属知道上级对他的工作期望,暴露管理中存在的问题通过面对面地沟通,消除下属的疑问
2、评价的技巧
A、对事不对人
针对工作中需要改变的一些具体行为进行评价,围绕问题展开讨论,用事实说话。
评价结束时,要让下属清楚自己有改进的责任,并且知道应该怎样改进工作。
B、使下属接受评价
有的部门经理非常性急,下属还没说两句,就打断下属,说:
“不用说了,我都知道。
”这样会让沟通变得困难。
给下属一个说话的机会,问问他对刚才的话题有什么看法,让他做相应的解释。
通过沟通消除他对评价的疑问,从而理解评价的结果。
C、不以成败论英雄
一次的成功或失败也并不代表将来一定会继续成功或失败,不要以成败来论英雄,应该再给下属一次机会,充分表现出对他的信任,恢复他的信心。
D、批评要适度
在批评的时候只是针对下属的某一个错误,而不要涉及旁人和旁事。
如果错怪了下属,要向下属道歉。
批评前也可以找找自己是否也有责任,在批评中要先肯定下属的成绩,再具体地指出其工作中的不足。
E、榜样的力量是无穷的
部门经理希望能带领整个团队向前发展,就需要在部门中树立相应的榜样,利用榜样的力量去影响其他的人。
别忘了部门经理白身就县一个非常好的榜样。
3、评价中应注意的问题
A、图省事,给下属过高的评价
为了避免过高地评价下属,在评价之前先确定谈话范围。
同时要正视评价的作用,不用将评价做过场,而是将评价作为提升管理水平的重要工具。
B、归咎原因
在评价过程中,下属习惯于归咎于客观原因。
而评价过程中的上级习惯于归咎于主观原因,总是讲“就是因为你不认真,才导致了什么”。
评价开始前部门经理就应该明确地告诉被评价人,此次评价与加薪或晋级无关,以保证双方之间能够顺利展开交流。
当然部门经理也要改一改主观臆断的毛病。
九、激励下属
1、对激励的认知
提醒您:
员工是人力资源的重要组成部分,企业或部门是否能留住员工的一个关键就是如何去激励员工。
激励型的领导能够创造激情,给员工以希望,跟员工产生共鸣,他会倾听员工的意见,而且挑战常规,接受新的思维方法,观察而不是干预,所以受到员工的爱戴和欢迎。
2、马斯洛激励理论
马斯洛提出了著名的激励理论,把人类的需求分为五个级别,从低刊高依次是生理需求、安全需求、归属需求、被尊重的需求和自我实现的需求。
根据马斯洛的激励理论,在激励员工的时候,要根据员工的不同情况、不同层次有针对性地采用激励的方法。
3、激励下属的技巧
A、深入买际
部门经理一定要深入到员工中去.实施走动式的领导方式。
只有了解实际情况,才更有发言权。
◎案例
一个部门经理原来坐在自己的办公室里办公,有什么事就把员工叫进办公室,后来,部门经理向公司提出请求,要搬出自己的办公室,坐到员工的大办公室去,结果证明,这个部门经理坐在员工中间之后,整个团队的绩效提升了很多。
B、重视员工,容忍异才
重视员工本身就是一种激励,因为每个人都渴望得到别人的注意和赞赏,得到领导的重视会让员工产生动力。
所谓的异才是指很有本事,但是比较骄傲,甚至狂妄的员工。
异才的建议即使再逆耳,部门经理也要认真听取。
C、运用批评激励
如果员工犯了错误,部门经理及时指出来、批评他、要求他改正,这也是一种有效的激励。
D、激发员工的主人翁精神
在部门内部形成一个亲切、宽松的氛围,详细的工作流程由员工自己完成,让员工产生自己做主的感觉,即使是小事上都能感到自己是部门的主人翁,从而真心地维护部门利益。
E、物质奖励
物质奖励是人们追求自身价值的最具体的衡量标准,人们常常将自己的能力与工资、资金的多少挂钩。
进行物质激励有两种方法,第一种是提高所有下属的物质待遇,第二种是提高部分员工的物质待遇。
无论是哪种方法,选对对象是最为关键的。
F、危机意识
企业最大的敌人不是外界,也不是竞争,而是自我满足,一个部门如果自我满足,就很难继续发展,所以我们要有危机意识。
部门经理平时就要给员工灌输危机意识,让他们保持工作的热情和动力。
危机激励并不是要等到危机来临时再发挥作用。
4、避免消极的激励
应该避免的消极激励:
基层员工完成任务,却奖励上司或其他同事。
过分强调过程,不注重结果。
员工的工作进行顺利,上级节外生枝。
不鼓励有创意的思考
致力干琐事,忽略了业务和擞发员工潜能。
强调计划、组织的配合,忽略人的重要性。
根据马斯洛的激励理论,判断下面的需求属什么层次。
1、人对阳光、空气、水、住房等的需求。
2、小张快要大学毕业了,希望找到一份好工作。
3、小周非常努力,想在不久后的干部选拔中再升一级。
4、小王为了实现自己的理想,辞去高薪的工作回到校园。
5、小赵渴望能有一个温馨的家,过上稳定的生活。
十、奖罚分明
作为部门经理,必须做到奖罚分明,让优秀的员工得到奖励,让落后的员工感到压力,这样才能让员工信服,使整个团队保持活力。
1、如何表扬下属
表扬下属也是一门学问,有一个流程可以遵循。
开诚布公地告诉下属,要对他的工作进行评价。
及时表扬,发现下属取得了成绩或进步,哪怕是很小的一点点,都要及时地对他进行表扬。
具体指出下属做得好的方面,避免未受到表扬的人心中不服。
表达自己的高兴,让下属知道自己为他的出色工作感到骄傲,他的工作给部门带来了收益。
沉默片刻,给下属时间体会上级为他而自豪的喜悦心情。
鼓励下属再接再厉、继续努力,拍拍肩膀,握握手,表示对他的支持和赞赏。
2、如何惩戒员工
如何惩戒员工:
事先要让员工清楚知道你的要求。
就事论事,不要涉及个人隐私具体指出错误所在。
让员工感到你的难受。
让员工明白你对他的器重。
避免翻老账。
鼓励员工改正错误,继续前进
十一、其他事务
1、怎样对付"小道消息"
任何部门都难免有谣言,谣言是产生矛盾的根源,它摧残当事人的精神,打击员工的热情,对部门的工作造成不利影响。
对于一些谣言,可以置之不理,让谣言随着时间的过去自动消失。
还有一些谣言需要部门经理重视,这时首先要了解谣言的来源,然后寻找谣言的漏洞,找到相应的人证、物证,最后去攻破这个谣言。
攻破谣言可以采用私下传播证据的方法。
或者召开公开的大会。
攻破谣言的目的是要创建一个良好的工作环境,引人良性的竞争。
2、如何处置牢骚
作为管理者不能压制员工的牢骚,古语有云:
"防民之口,甚于防川",强迫员工隐藏自己的看法,尤其是否定的看法,是十分危险的。
对于员工的牢骚不妨给他机会,让他说出来.然后部门经理给予公开解答。
此外,通过员工的牢骚往往能发现部门管理中存在的问题,所以部门经理要重视处置员工的牢骚。
3、怎样解雇员工
部门经理有时会遇到一个头疼的问题,就是解雇员工。
顺利地解雇员工,有两点需要注意:
A、解雇之前先给予几次警告
当员工出现错误的时候,警告他如果继续这样下去,将会失去这份工作,先打下铺垫,让员工有一个心理准各。
B、选择合适的时机
在没有第三者的情况下告诉员工这个坏消息,这样既保全了员工的颜面,又避免员工因为被解雇而当众闹事。
4、如何面对背后议论
如何面对背后议论:
对于善意美好的议论,保持低调,对于中性客观的议论,用来明鉴自我
对于恶意诽谤的议论,做到积极防范。
想减少背后议论,部门经理首先要自己坐得正,为人处事公正严明,此外要加强与员工的沟通和交流,减少误会的产生。
要提醒的是,千万不要跟诽谤自己的人争执,这样不但不能消除诽谤,只会让员工看笑话。
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