某某风电场示范项目档案管理办法.docx
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某某风电场示范项目档案管理办法
某某风电场示范项目档案管理办法
中水电江苏如东海上风电场(潮间带)100MW示范项目
档
案
管
理
办
法
二〇一四年六月
1范畴
本标准规定了风力发电企业科学技术档案的分类规那么、分类表、档号标识及其归档、组卷要求。
本标准适用于风力发电企业科学技术档案治理。
2规范性引用文件
以下文件关于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T11821照片档案治理规范
GB/T11822科学技术档案案卷构成的一样要求
DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
3总那么
3.1为了建立科学、合理的风力发电企业科技档案分类方法,规范风电企业科技档案治理,特制订本标准。
3.2企业应明确档案工作分管领导,设置档案归口治理部门,配备专职档案治理人员,档案治理的设备设施应满足档案治理和档案安全保管的需要。
3.3企业应将档案工作纳入企业目标治理、工作打算和进展规划;纳入生产、技术治理各个环节;纳入领导和工作人员的岗位责任制。
3.4档案人员应参加生产、项目招投标等重要会议,参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收,参加合同会签与工程项目付款会签,参加重要仪器、设备的开箱验收。
3.5风力发电企业科学技术档案的归档治理应包括卷内名目、案卷名目、案卷封面、档号章、竣工图章的编制与填写及竣工图归档质量和照片档案的治理。
3.5.1卷内名目、案卷名目、案卷封面、档号章的填写应符合GB/T11822标准要求。
3.5.2竣工图归档质量与竣工图章应按DA/T28标准执行。
3.5.3照片档案的归档和整理的要求按照GB/T11821的规定执行。
4科技文件的归档要求
4.1归档职责
4.1.1企业在电力生产运行、检修、经营过程中形成的文件由形成单位立卷归档。
4.1.1.1生产技术治理部门负责检修规程、运行规程、系统图册等文件的收集、整理、归档。
4.1.1.2发电治理部门负责运行日志、交接班记录等运行过程中形成的文件的收集、整理、归档。
4.1.1.3生产技术治理部门负责设备检修爱护、技术改造过程中形成的文件收集、整理、归档。
4.1.1.4打算经营治理部门负责招投标文件、合同、备品备件采购打算等相关文件的收集、整理、归档。
4.1.1.5生产技术治理部门负责设备材料质量监督检测文件的收集、整理、归档。
4.1.1.6企业质监部门负责生产过程中形成的小型技改项目、小型基建项目、设备修理更换等文件的收集、审核、整理、归档。
4.1.2企业在科学技术研究过程中形成的文件由项目负责人或科研治理部门组织立卷归档。
4.1.2.1个人研发的科研项目文件及科技成果文件由研发者负责整理归档。
4.1.2.2合作研发科研项目及科技成果文件由本企业要紧参与研发者负责收集、整理、归档。
4.1.2.3单位研发的科研项目文件及科技成果由单位负责人负责收集、整理、归档.
4.1.3企业在新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目建设过程中形成的项目文件的归档职责如下:
4.1.3.1企业相关部门负责收集、审核和整理项目工程预备时期、工程验收时期形成的文件,负责向档案治理部门移交归档。
4.1.3.2企业签订合同约定勘察、设计、施工、监理等单位的归档内容及归档职责,审核、督查各参建单位形成的项目文件的质量,检查、指导项目文件收集、整理、归档工作。
4.1.3.3勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的项目文件收集齐全、完整,按照档案治理规范整理立卷后向企业档案治理部门移交归档。
4.1.3.4建设工程项目实行托付制治理的,受托单位应履行合同约定内容,完成项目文件的审核及向企业整体移交归档工作。
4.1.3.5建设工程项目实行总承包的,总承包单位负责收集各分包单位形成的项目文件,审核后向企业档案治理部门移交归档;各分包单位应将本单位形成的项目文件收集齐全完整,整理立卷后向总承包单位移交。
4.1.3.6建设工程项目实行总承包的,设备文件及竣工图由总包单位负责收集、审核、整理归档,建设工程项目未实行总承包的,企业应约定竣工图及设备文件归档职责.
4.1.3.7建设工程项目由几个单位承包的,承包单位负责收集、整理其承包项目的工程文件,及时向企业档案部门移交归档。
4.1.3.8监理单位负责本单位形成的文件材料的收集、审核、整理、归档工作,依据合同要求,负责审核其他参建单位的工程项目文件的形成质量及整理情形,出具竣工文件审核报告。
4.2归档范畴
4.2.1以风电企业在生产运行、科技研究、建设项目、设备治理等工作中形成的文字、图表、声像等不同形式的具有储存价值的全部科学技术文件为对象。
4.2.2科技文件归档范畴和保管期限见附录A.2。
4.3归档时刻
4.3.1电力生产文件每年年初由文件形成单位将上年度文件整理后向档案部门移交归档。
4.3.2科学技术研究文件在评审结果公示后一个月内由成果研发人或单位向档案部门移交归档。
4.3.3新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目形成的文件可依照建设程序和工程特点,分时期分期进行移交归档,整体工程竣工文件应在工程竣工验收两个月内归档完毕。
4.3.4设备文件在设备开箱后归档。
4.3.5照片等专门载体档案由其形成单位整理完毕后与相应内容的纸质载体同时归档。
4.4归档文件份数
4.4.1电力生产文件、科研项目文件归档一份。
4.4.2差不多建设项目核准文件、重要依据性文件、竣工图、设备文件归档两份。
4.5归档文件质量
4.5.1归档的科技文件内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其治理活动的真实情形。
4.5.2归档的科技文件必须通过分类整理,组成符合要求的案卷。
4.5.3归档的科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。
4.5.4归档文件应字迹清晰、图样清晰、签字认可手续完备,具有有效性。
4.5.5施工过程中形成的需闭环文件应闭环。
4.5.6归档文件应为原件。
如无原件,应在复印件上注明原件存放单位并加盖印章。
5分类规那么
5.1分类原那么及类目设置
5.1.1分类原那么是以风电企业在生产、经营和治理活动中形成的全部科学技术档案为对象,依据风电企业治理职能,结合风电企业的档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学治理与开发利用。
5.1.2类目设置
5.1.2.1风电企业科技档案分类表的一级类目按照国家档案局«工业企业档案分类试行规那么»规定设置四大类目,分别为电力生产(产品)类、科学技术研究类、差不多建设项目类、设备仪器类。
5.1.2.2生产类科技档案二级类目要紧按照文件来源及问题进行设置,三级类目按照文件内容设置。
5.1.2.3科研类科技档案二级类目要紧按照课题设置,三级类目按照课题研究时期及内容进行设置。
5.1.2.4差不多建设类科技档案二级类目要紧按照项目建设过程、时期进行设置,三级类目按照内容、治理职能及专业设置。
5.1.2.5设备类科技档案二级类目要紧按照专业设置,三级类目按照设备安装位置、功能,并本着爱护主、辅设备成套性特点设置。
5.2类目标识
5.2.1类目的标识力求准确,简明,便于把握和使用。
5.2.2一级类目延用«工业企业档案分类试行规那么»标识规定,分别用6-9标识,如6电力生产、7科研档案、8基建档案、9设备档案;
5.2.3二级类目、三级类目号由二至三位阿拉伯数字构成,各级类目均采纳0-9标识。
5.2.4具体类目标识见附录A.1。
5.3类目划分
5.3.1如东公司在生产运行、检修爱护过程中形成的技术文件材料归入〝6电力生产〞类。
5.3.2在生产过程中公司或个人形成的获奖科研项目或已被应用的科技成果文件归入〝7科学技术研究〞类。
5.3.3如东公司在新建、扩建、改建、技术改造过程中形成的工程预备时期文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件归入〝8差不多建设〞类,生产运行过程中形成的小型基建项目文件也归入此类。
5.3.4由设备制造厂家提供的说明书、技术文件、图纸和由厂家负责安装的设备所形成的技术文件、调试记录及设备投入运行后增加、替换的设备文件归入〝9设备〞类。
5.3.5归档内容及类目划分见附录A.2。
6案卷的组织、排列及装订
6.1组卷方法
6.1.1电力生产文件按专业、问题、文件特性等组卷。
6.1.1.1检修规程、运行规程、系统图册等文件按专业组卷,装订成册的文件不必拆钉。
6.1.1.2运行日志、交接班记录等运行过程中形成的文件按专业结合文件形成的时刻组织案卷。
6.1.1.3设备检修爱护过程中形成的文件按专业结合文件形成的时刻组织案卷。
6.1.1.4监督、监测、常规材料试验文件依照检验标的的不同分别组织案卷。
6.1.2科学技术研究文件按照课题结合课题研究时期组卷。
6.1.3建设项目〔包括新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目〕文件应按如下方法组卷:
6.1.3.1项目前期、生产预备、竣工验收等文件按问题组卷。
6.1.3.2招投标文件按标段组卷;假如一批招标含多个标段,关于不能归入某个标段的评标过程文件,可组成综合卷。
6.1.3.3监理文件按专业结合文件种类组卷。
6.1.3.4施工文件按单位工程、分部工程组卷。
6.1.3.5调试单位形成的调试文件,按系统、时期、专业组卷。
6.1.3.6竣工图按专业、卷册号组卷。
6.1.3.7设计变更单、原材料质量证明文件等可单独组卷。
6.1.4设备仪器文件按专业、系统、台件组卷,成套装订的文件可不拆散组卷。
6.1.5相关联的文件应组在一起,如设计变更单、监理整改通知单、设备缺陷处理单、质量监督检查整改通知单等应与闭环的回复单一一对应;施工质量验评划分表应与质量验评文件一起组卷;隐藏工程签证应附在质量验评表之后。
6.2案卷及卷内文件排列
6.2.1案卷的排列
6.2.1.1案卷按分类表的类目设置顺序排列。
6.2.1.2同一问题的文件假如内容较多,可组织多卷,案卷号顺延.
6.2.2卷内文件的排列
6.2.2.1案卷内文件原那么上按问题结合时刻顺序排列。
6.2.2.2设计文件按照设计院提供的图纸名目顺序排列。
6.2.2.3施工文件按施工治理性文件、施工记录、施工质量检验评定文件等排列。
6.2.2.4原材料文件应按材料质量跟踪记录、进场材料报验单、材料出厂质量证明、材料复试报告的顺序排列。
6.2.2.5设备文件按厂家提供的装箱单名目顺序排列。
6.2.2.6卷内文件应文字在前、图纸在后;译文在前、原文在后;正文在前、附件在后。
6.3案卷的装订
6.3.1案卷的装订应美观牢固,可采纳不锈钢钉或三孔一线。
6.3.2前期文件、图纸等组成的案卷可不装订,但应在每件文件的右上角加盖档号章,并填写案卷的档号和卷内文件件号。
6.3.3已装订成册的文件可不必重新装订。
7档号的标识
7.1档号的构成
7.1.1档号应指代单一,具有唯独性。
7.1.2档号由〝全宗号〞、〝名目号〞、〝分类号〞、〝案卷号〞构成,中间用〝-〞依次连接。
7.2全宗号的标识
7.2.1〝全宗号〞由企业上级单位依照所属单位集中统一治理档案的需要和企业产权变更情形自行设定。
7.2.2上级单位没有给企业设置全宗号,此项可为空。
7.3名目号的标识
7.3.1〝6电力生产〞类采纳年度标识
7.3.2〝7科学技术研究〞类采纳年度标识,跨年度的科研项目,标识该项目完成年度。
7.3.3〝8差不多建设〞和〝9设备〞类名目号采纳工期机组号,用四位数标识;
7.3.3.1共用系统的名目号〔代号〕,前一位数代表〝工期〞,后三位数用〝000〞标识;
7.3.3.2档案材料归属机组明确的,前一位数代表〝工期〞,后三位数代表〝机组〞;
7.3.3.3同一期工程2台以上机组〔不包括全部机组〕共用一套系统的,前一位数用〝工期〞,后三位数采纳首台机组序号,同时在案卷题名或案卷名目中说明。
7.3.3.4关于归属机组不明确的文件,如生活福利性建筑等小型基建项目,名目号依照不同项目用8001顺序标识。
RD01-811-125
7.4分类号的标识
7.4.1分类号采纳分类表中三级类目标识符号。
7.4.2关于个别专业归档文件内容较少的类目,分类号也可用到二级,但需在分类方案编制说明中说明.
7.5案卷号的标识
7.5.1案卷号是同一名目号、同一分类号下不同档案内容的流水编号,不应有空号。
7.5.2案卷号用三位阿拉伯数字标识
8档案审核移交与验收
8.1审核移交
8.1.1电力生产类归档文件由文件形成部门负责人审核合格后编制移交归档清单,向档案室移交归档。
8.1.2科学技术研究类归档文件由科研项目负责人审核合格后编制移交归档清单向档案室移交归档。
8.1.3新建工程、扩建工程、技改工程及小型基建项目在基建终止后,竣工文件分别由施工单位、监理单位对归档文件进行审核签证,审核合格后编制文件移交归档清单,向建设单位档案室办理移交签证。
基建期归档文件清单式样见附录A.3,签证单式样见附录A.4。
8.1.4生产期间新进设备文件由生产技术治理部门相关专业技术专工审核合格后编制归档清单向档案室移交归档.
8.2验收归档
8.2.1企业工程治理部门专业负责人应对参建单位移交的新建工程、扩建工程、技改工程及小型基建项目竣工档案的齐全、完整、准确、系统情形进行审核验收,并在移交签证单中签署审核验收意见。
8.2.2档案室对比归档文件清单,对归档文件的数量、质量进行验收,验收合格后签字接收,归档入库。
8.2.3生产期各部门向档案部门办理交接手续时,应填写文件归档清单。
归档清单一式两份〔交接双方各存一份〕由文件形成部门和主管档案领导审核签字后,方能办理归档交接手续。
文件归档清单格式详见附录A.5。
8.2.4案卷可采取装订和不装订两种形式,案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面,破旧的要先修复。
幅面一样采纳国际标准A4型〔297mm×210mm〕或国家通用16开型〔260mm×185mm〕。
图样折叠时标题栏露在右下角。
8.2.5卷盒的外表面规格为:
305mm×220mm,厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六种。
卷夹的外表面规格为:
305mm×22mm,厚度为20mm。
卷皮宜采纳牛皮纸板双裱压制,或黄板纸制作,外裱牛皮纸。
本标准举荐使用无酸卷皮。
卷内名目、卷内备考表规格为:
297mm×210mm或260mm×185mm。
卷内名目、卷内备考表宜采纳70g以上白色书写纸制作。
案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同,即305mm×10〔20,30,40,50,60〕mm。
案卷脊背标签宜采纳150g/㎡白色书写纸制作,案卷脊背格式也能够直截了当印在案卷脊背上。
卷皮上和卷内表格中书写的字迹要清晰端正。
附录A
〔规范性附录〕
分类表与档案移交签证单
A.1风电科技文件分类简表
A.2风电科技文件分类详表
A,3基建期归档文件清单格式
A.4签证单式详
A.5文件归档清单
A.1风电分类简表
6电力生产
60综合
600总的部分
61生产技术治理文件
610总的部分
611设备生产运行文件
612设备检修爱护文件
613技改项目文件
614技术监督、监测文件
62经营治理文件
620总的部分
621招投标文件
622合同、协议
623物资治理文件
69其它
7科学技术研究
70综合
710科研项目文件
8建设项目
80立项时期文件
800综合
801项目核准文件
802项目可研文件
803项目评估、论证文件
81设计时期文件
810综合
811设计基础
812设计审批文件
813施工图及总说明
814施工组织总设计
82工程预备文件
820综合
821建设用地
822招投标文件
823合同、协议
824五通一平
825开工申请及审批文件
83施工时期文件
830综合
831工程往来文件
832工程过程治理文件
833物资治理文件
834质量监督文件
835工程报表
839其它
84项目施工文件
840综合
841土建施工文件
842安装文件
843设备安装调试、试验文件
844材料质量证明文件
845设计变更单、材料代用单
846工程联系单
849其它
85监理文件
850综合
851施工监理文件
852设计监理文件
853设备监造文件
859其它
86生产预备、试运行文件
860综合
861生产培训
862生产预备文件
863试运行记录、报告
87竣工验收文件
870综合
871竣工验收文件
872工程遗留问题
873竣工决算、审计报告
874工程竣工总结
875机组评优及后评估文件
88竣工图
880总的部分
881机务
882电气
883水工
884土建
885采暖、通风、消防
886生产辅助建筑
9设备
90综合
91风力发电机组
911本体机械部分
912塔筒
92电气
920总的部分
921发电机组
922电气一次设备
923电气二次设备
924通信及远动
925直流系统及继电爱护
926仪器外表及专用工具
93其他系统设备
931水工系统
932采暖、通风系统设备
933消防系统设备
934特种设备
935备品备件
表A.2风电分类详表
类目
类目名称
主要归档内容
保管
期限
形成单位
或部门
备注
6
电力生产
60
综合
600
总的部分
601
规程、规范
运行、检修规程,技术标准、规那么、导那么、条例等
短期
电厂
602
系统布置图
风机编码明细
长期
电厂
风机布置图、系统图
61
生产技术治理文件
610
总的部分
月度运行报告、年度运行分析报告及专题总结
长期
电厂
检修打算、检修总结
技改打算
611
生产运行记录
运行日志
长期
电厂
交接班记录
发电记录
612
检修爱护文件
设备定期爱护检修记录、设备更换零部件记录、设备专门、缺陷处理记录
长期
检修爱护部门
613
技改项目文件
小型技改文件、设备变更文件
长期
电厂
614
安全治理文件
安全生产月报、安全事故分析报告及专题总结
长期
电厂
615
监督、监测文件
设备、材料常规试验报告
长期
电厂
技术监督文件
观测、测量文件
62
经营治理文件
620
总的部分
621
招投〔议标〕标文件
生产期设备、物质招投标文件
长期
经营治理部门
议标文件
622
合同、协议
生产期签订的设备供货合同、协议
长期
经营治理部门
技改项目工程合同协议
623
物资治理文件
备品备件采购打算、物资出入库清单、物资台账
长期
经营治理部门
69
其它
7
科学技术研究
70
综合
710
科研项目文件
开题报告、任务书、批准书
长期
有关单位和部门
研究方案、打算、调研报告
试验记录、图表、照片
实验分析、运算、整理数据
长期
实验装置图纸、说明书
时期报告、科研报告、技术鉴定
成果申报、审批及推广应用
考察报告、重要课题研究报告
8
建设项目
80
立项时期文件
800
综合
项目前期文件入此
801
项目核准文件
1、建设单位逐级上报的项目请示、核准文件,融资文件,上网电价
永久
发改委等上级单位
2、特许权项目招投标相关文件
政府
3、建设项目选址意见书,建设规划许可证
建设局
规划局
802
项目可行性研究文件
1、风电场预可行性研究、可行性研究报告及审查会会议纪要、审查意见
水电顾问集团
2、接入系统可行性研究报告文件及审查会议纪要、审查意见
803
项目评估论证文件
1、风电项目评估及风能资源评估论证文件
托付专门机构
2、环境阻碍报告书及审批文件
3、水土保持方案及审批文件
4、地震安全性评判、地质灾难评判及评审意见
5、覆盖文物、矿产等调查报告
6、项目资金〔借贷承诺〕评判及论证文件,
81
设计时期文件
810
总的部分
811
设计基础文件
1、建设用地勘察报告及图纸,岩土工程勘察报告
2、水文地质勘测报告
永久
勘察设计院
3、选址报告,地势、地貌图,项目用地测量报告及图纸,
4、水文、气象、地震文件材料
812
设计审查文件
1、初步设计图纸及审查文件,初步设计概算书,执行概算及批准文件等
813
施工图及审查文件
施工图设计审批文件、施工图名目及说明、施工图、预算书
长期
设计院
814
施工组织总设计
819
其它
长期
82
项目预备时期文件
820
综合
821
建设用地〔含海域〕
建设单位申请用地的请示及审批文件,
永久
政府及国土部门
建设用地许可证及附件,国有土地使用证,红线图,
建设用地的征地、拆迁、安置文件及各项补偿合同、协议
822
招标、议标文件
1、招标立项、批准文件
长期
招投标部门
包括议标
2、招标大纲、评标方法、细那么等
3、招标文件、标书修正、补遗及答疑文件
4、招投标单位签到表、开标记录表及其标书发放接收登记表
5、投标书、报价表
6、澄清文件
7、商务、技术打分表
8、商务、技术、综合评标报告
9、首、末次会议纪要
10、监督报告
11、中标通知书〔或招标结果批复〕
823
合同、协议
与设计、设备供应商、施工、监理、质监、调试等各参建单位签订的合同书、合同审批文件、合同附件、技术协议、补充协议、合同谈判纪要、备忘录及合同变更文件等
永久
签订部门
与环保、消防、卫生、劳动安全、规划等有关行政部门签订的有关供水、气、电、暖、通信等协议文件
824
五通一平
通路、通讯、通水、通邮、通电等配套审批文件
相关的地点行政治理部门审批
825
开工申请及审批
开工审批文件
83
施工治理文件
830
综合
831
工程往来文件
与设计、施工、设备厂家、调试、监理等各参建单位来往的及相关会议纪要
永久
有关单位
832
施工过程治理文件
1、工程会议纪要
长期
工程部
2、质量治理
3、安全治理
4、进度治理
8
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