关于部门工作协调会议纪要.docx
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关于部门工作协调会议纪要
各部门工作分工职责明细
为加强各部门之间沟通、合作,做到权、责明确,发挥团队精神;公司于近期召开了各部门工作协调会议,对各部门工作分工、职责等有关事项作了进一步的明确。
一、明确几项工作管理流程和责任部门
1、中标工程实施流程(见附件一);
2、建设工程合同管理流程(见附件二);
3、项目资金计划审批流程(见附件三);
4、自建工程项目材料采购流程(见附件四)
二、明确联营工程项目经理及财务人员收费标准
1、具有一级建造师(含临时)的项目经理:
人民币5000—7000元/月;
2、具有二级建造师(含临时)的项目经理:
人民币3000—5000元/月;
3、财务人员:
不低于人民币3000元/月;
4、特殊情况报宗总审批。
三、明确了工程部、经营部技术人员聘用原则
1、聘用条件:
具有二级建造师(含二级)以上执业资格;
2、试用期工资:
原则上不超过2000元/月;
3、试用期为:
1—3个月;
4、合同签订:
由用工部门及时与聘用人员签订劳动合同并报办公室备案。
5、特殊情况报领导审批,酌情处理。
附件一:
中标工程项目实施流程
序号
流程
节点
工作要求
时限
责任
部门
责任人
协助
部门
1
接中标书
由经营部负责向业主要中标书,并留下业主方面联系人姓名、电话。
通知1日内
经营部
经营部经理
2
移交投标资料
由经营部向工程部移交有关中标资料,如中标通知书、招标文件、图纸、清单预算、联系人。
接通知书1日内
工程部
工程部预算副经理
经营部
3
签定合同
由工程部牵头起草合同,经营部派出人员协助,一同与业主洽谈合同,由总经理签订
根据业主要求
工程部
工程部常务副经理
总经理
经营部
4
成本预测
由工程部分管副经理根据招标书和工程量清单组织人员编制成本预算、预估利润目标。
接通知书3-7日内
工程部
工程部预算副经理
5
编写经营方式方案
由工程部分管副经理根据成本预算、利润,编制自建和分包或部分分包方案比较报告。
和第4步同步
工程部
工程部预算副经理
6
确定管理方式
根据工程部提供方案,由公司决策层确定工程管理方式为自营、分包或部分分包。
根据业主或合同要求进场前
工程部
公司决策层
工程部经理
总经理
董事长
7
确定项目经理或分包商
根据领导决策,若分包,则由工程部进入分包商的考察程序;若自建,则由工程部根据项目经理业绩、能力、挑选符合条件的项目经理,报公司领导审批确定。
同上
工程部
公司决策层
工程部常务副经理
工程部经理
总经理
董事长
8
组建项目经理部
由项目经理根据工程需要,确定是“一人多岗”或“一岗多人”管理方式,报人员名单,工程部批准确定。
同上
项目部
工程部
项目经理
工程部经理
9
确定施工队伍
由项目经理挑选符合条件的队伍,报工程部审核,总经理审批同意后,签定合同
同上
项目部
工程部
项目经理
工程部经理
10
编制进度计划、材料计划、成本计划、资金计划
由项目经理组织项目部相关人员编制详细的施工计划,根据工期要求倒排各个工期节点,根据进度计划编写材料计划,资金计划,并要写好大宗材料计划单,报工程部审核
进场后5-15日内
项目部
项目经理
11
计划审核
工程部对计划审核,并确定大宗材料的招标采购方案
3-5日内
工程部
工程部预算副经理
12
计划审批
工程部提交进度计划、资金计划、材料计划至总经理审批,再报董事长签批。
1-3日内
公司决策层
总经理
董事长
13
项目管理
根据签批后或修改好的计划,项目经理组织项目部人员进入项目管理阶段
项目部
项目经理
14
项目监管
工程部定期或不定期对项目部工作进行检查,内容为进度、成本、安全、资料、资金回笼,对项目过程管理
工程部
工程部按岗位分工各负责任
15
内部验收
工程完工后,由项目经理部提出申请,工程部组织其他项目经理、技术人员、相关部门人员根据验收标准验收
1-3日内
项目部
项目经理
16
竣工验收
由项目经理负责向业主、监理单位联系,确定验收时间,工程部协助项目部做好项目验收工作
根据业主或合同要求
项目部
项目经理
工程部
17
工程决算
由项目经理组织预算员编制决算书,交工程部审核后,再与监理、业主核对
5-30日内
项目部
项目经理
工程部
18
提交竣工
资料
由项目经理负责,向业主、监理单位提交竣工资料,向工程部移交规定资料,工程部整理归档
项目部
项目经理
19
售后维修
由工程部统一协调安排人员
工程部
工程部常务副经理
附件二:
建设工程合同管理流程
一、自建工程项目合同签订工作流程
序
号
流程
节点
任务程序、重点及标准
时限
责任
部门
责任人
协助部门
1
与业主初步接触确定合同的范本文本
与业主初步接触确定该项目的合同签订使用全国通用的合同范本还是自己编写合同作为范本;商定是由甲方或乙方来起草合同;与业主对合同签定时间及主要条款达成基本的共识;
根据业主要求
工程部
工程部常务副经理
总经理
经营部
2
起草合同文本
由工程部牵头组织相关专业的人员起草合同文本;对工程建设过程中会出现的各种情况如:
工期、付款条款、风险责任、变更、价格、材料、双方的责权利等等方面进行充分考虑;
根据业主要求和实际情况
工程部
工程部常务副经理
经营部
财务部
办公室
3
领导审批
起草好合同文本后,填写工程部合同签定审批内部传递单,修改后报总经理审批;审批修改后形成谈判稿,与业主谈判;
根据业主要求和实际情况2天内完成
工程部
工程部常务副经理
总经理
4
与业主签定合同
在谈判的基础上,修改整理好两正六副的合同文本,在约定的日期与业主由总经理签定合同;
根据实际情况1天内完成
工程部
工程部常务副经理
总经理
经营部
财务部
办公室
5
合同备案和存档
合同签定后,由工程部负责把全部八份合同拿到招标办申请备案(50万以上的才能备案);备案后送业主一正两副,送办公室一份正本存档,送财务部一份备案,送经营部一份备案,送工程部一份备案,送项目部一份,其余留作办理项目手续;
根据实际情况1-2天内完成
工程部
工程部常务副经理
经营部
财务部
办公室
6
移交项目经理部
等公司确定了项目经理并组建了该工程的项目经理部后,工程部要把合同的相关原件和资料全部交接给项目经理,并做好交底工作;务必使项目经理清楚合同的情况和业主的情况以及跟业主的关系情况;
根据实际情况1-2天内完成
工程部
项目经理
项目经理部
二、分包商合同签订管理工作流程
序
号
流程
节点
任务程序、重点及标准
时限
责任部门
责任人
协助
部门
1
确定分包商
由工程部把相关信息如:
经济指标、技术要求、管理方式、人员安排等报公司决策层分析,确定分包商;
根据实际情况1-2天完成
公司决策层
工程部常务副经理
总经理
董事长
经营部
财务部
2
与分包商洽谈合同条款
根据公司决策层的指标要求,由工程部牵头组织与分包商洽谈合同,尽量使用公司统一的内部承包合同范本,要确保公司的利益
根据实际情况7天完成
工程部
工程部常务副经理
经营部财务部
3
报批
把与分包商洽谈好的合同整理好两正四副,填写工程部合同签定审批内部传递单,逐级报批修改,先报工程部审批,最后报总经理审批;
根据实际情况3天完成
工程部
工程部常务副经理
总经理
4
签定合同
把最终确定的合同条款整理好,与分包商签定合同后,同时要签订其他相关责任书及承诺书,并按照合同规定要求分包商到财务部交纳相关费用和办理相关手续等工作;
根据实际情况般3天完成
工程部
工程部常务副经理
总经理
财务部
5
合同备案及存档
把签定的合同及相关文件送办公室正本一份;送财务部副本一份;送工程部留存副本一份;承包商一正两副;做好存档工作;
根据实际情况1天完成
工程部
工程部常务副经理
财务部办公室
6
分包工程的合同履行监督检查
工程部指派该工程的项目负责人对该分包商进行合同履行、监督和检查;负责带分包商熟悉业主和监理单位;负责工程相关资料的交底和移交工作;负责项目的前期协调;负责该项目的进度、质量、安全监督检查;做到每个月向公司报告工程的情况;
根据实际情况合同的期限内完成
工程部
工程部按岗位分工各负责任
财务部
7
分包工程结算与支付工作
分包工程的工程进度款和结算款的发票由工程部该项目的负责人协助财务部一起办理,财务根据合同要求,要求分包商提供相关票据等资料;公司支付工程款给分包商时,必须要工程部该项目负责人签字,报公司领导审批同意后,才能支付;
根据实际情况合同的期限内完成
工程部
工程项目负责人
财务部
8
分包工程的工程资料归档
工程部该工程的负责人,负责把该工程的相关资料和竣工文件归档到工程部,由工程部整理归档至办公室;并协助分包商处理工程结尾工作;要监督和检查分包商对该工程的售后服务;
根据实际情况合同的期限内完成
工程部
工程项目负责人
办公室
三、联营工程项目合同签订工作流程
序
号
流程
节点
任务程序、重点及标准
时限
责任部门
责任人
协助部门
1
与联营合作者洽接
与联营合作者确定合作方式、具体操作办法、风险和费用承担等
投标前
经营部
经营部经理
2
中标后起草与业主初步接触确定合同文本
由联营合作方起草合同文本;并与业主沟通
中标后5天内
经营部
经营部经理
3
领导审批
起草好合同文本后,由经营部把关,由总经理签订
2天内完成
经营部
经营部经理
总经理
4
合同备案和存档
合同签定后,由经营部负责把全部八份合同拿到招标办申请备案(50万以上的须备案);备案后送业主一正两副,联营合作者两份,其余送办公室存档
根据实际情况1-2天内完成
经营部
经营部经理
工程部
办公室
财务部
附件三:
项目资金计划审批流程
序号
流程
节点
工作要求
时限
责任
部门
责任人
协助部门
1
制定进度计划
项目经理根据合同要求制定进度计划
视工程复杂情况5-15日内
项目部
项目经理
2
编制资金计划表
项目经理根据进度计划和合同要求,以周或旬编制资金回笼和使用计划表,并注明资金去向,上报工程部审核
和第1步同步
项目部
项目经理
3
审核项目资金计划
工程部对项目部提供的项目资金计划进行审核,报主管总经理审批,再报董事长签批
1-3日内
工程部
公司决策层
工程部预算副经理
总经理
董事长
4
监控资金使用
财务部根据签批资金计划在计划额度内对项目部项目资金使用进行监控
工程实施中
项目部
财务部
工程部
项目经理
财务部经理
工程部经理
总经理
5
资金调整
如遇甲方变更、工期调整、业主付款滞后(需说明原因)等特殊情况,导致计划外资金支出,需报董事长统筹安排
工程实施中
项目部
项目经理
总经理
董事长
附件四:
自建工程项目材料采购流程
序号
流程
节点
要求
时限
责任部门
责任人
协助部门
1
材料计划
由施工员造好材料总计划(大宗材料),报项目经理审核
视工程复杂情况5-15日内
项目部
施工员
2
材料分类
由项目经理根据材料单,结合图纸及甲方要求,确定材料档次,将材料分类向工程部报告,以确定材料当地采购或公司统一采购
同上
项目部
项目经理
3
材料询价
由材料员根据材料单,进行市场摸底,至少要问三家以上的商家,将价格信息上报给项目经理,材料员应填材料调查表,并留下商家信息,以备查询
同上
项目部
材料采购员
4
采购材料
经项目经理同意,采购员按计划和实际进度采购材料,并填好采购回单,回单上应填好商家信息资料
按项目经理要求
项目部
材料采购员
5
材料价格审计
由工程部根据采购回单,非定期派遣核算员与商家核调查、核对,并填写材料调查表
工程实施中
工程部
工程部预算副经理
6
材料入库
材料员负责将材料运至工地仓库,由保管员验收数量,施工员验收材质,发现不合格不得入库,合格的由保管员填好入库单,材料员签字
项目部
材料采购员
保管员
7
材料报帐
材料员凭入库单和经仓库保管员、施工员签字的票据,填写报帐单,由项目经理审核签字,经工程部经理或指定人审核,报总经理审批,再由董事长签批,交到财务报帐
项目部
工程部
公司领导
项目经理
工程部经理或
指定人
总经理
董事长
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- 关于 部门 工作 协调 会议纪要