昆仑银行总行营业部票据融资业务档案管理实施细则doc.docx

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昆仑银行总行营业部票据融资业务档案管理实施细则doc

昆仑银行总行营业部

票据融资业务档案管理实施细则

第一章总则

第一条为实现昆仑银行总行营业部（以下简称“营业部”）票据业务档案管理规范化，提升档案管理水平，有效防范各类风险，根据《昆仑银行有限公司档案管理办法》以及《昆仑银行股份有限公司票据融资业务档案管理办法》等规章制度，结合营业部工作实际，特制定本实施细则。

第二条本实施细则所称票据融资业务档案包括票据贴现、转贴现业务资料，以及票据融资业务其他需要保管的资料。

商信通业务档案管理按照《昆仑银行总行营业部商信通业务实施细则》执行。

第三条票据融资业务档案管理是指票据融资业务相关资料的收集、整理、移交、归档、保管、调阅及销毁等全过程。

第二章部门职责

第四条票据融资业务档案管理是营业部综合档案管理的重要组成部分，各级票据融资业务申请经办人员均应配合档案管理部门，对票据融资业务档案按照集中统一保管的原则进行规范化管理。

第五条票据业务中心职责

负责票据融资业务档案的收集、整理、立卷工作，并对档案的完整、有效、保密等负责，将已结清票据融资业务档案每年初移交至营业部办公室档案管理人员。

第六条办公室档案管理部门职责

负责票据融资业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作，并对移交后的票据融资业务档案安全管理、提供调阅、销毁、整理、保密等负责。

第七条其他业务部门职责

对于其他业务部门经办的票据融资业务，经办客户经理负责接收贴现企业申请的资料并进行审核，并及时将审核通过档案资料移交至票据业务部，对贴现放款前业务档案的真实性、有效性和完整性负责。

第三章档案分类

第八条票据融资业务档案按载体不同，分为纸质档案和以磁盘、光盘为存储介质的电子档案。

第九条票据融资业务纸质档案包括业务档案和管理档案。

业务档案分为管理类、要件类、保全类。

一、管理类档案指票据融资客户或交易对手的基本资料，主要包括：

（一）贴现业务管理类资料：

1.《企业法人营业执照》复印件；

2.《中华人民共和国组织机构代码证》复印件；

3.税务登记证复印件；

4.贷款卡复印件；

5.法定代表人（负责人）及其授权代理人身份证复印件；

6.经办人授权申办委托书及经办人身份证复印件；

7.其他需要的资料，如：

商业承兑汇票贴现需提交承兑人在我行的评级授信文件复印件等。

（二）转贴现买入（含买断和买入返售）业务管理类资料：

1.《企业法人营业执照》复印件；

2.《金融机构许可证》复印件；

3.《中华人民共和国组织机构代码证》复印件；

4.转贴现申请人转贴现交易资格证明文件；（企业法人营业执照经营范围中含贴现，本项可不作要求）

5.经办人授权申办委托书（或采用他行格式）或介绍信；（应写明办理的具体业务，电子商业汇票可不作要求）

6.法定代表人（负责人）及其授权代理人及经办人身份证复印件。

（电子商业汇票不作要求）

（三）转贴现卖出（含卖断和卖出回购）业务管理类资料：

1.《企业法人营业执照》复印件；

2.《金融机构许可证》复印件；

3.经办人授权申办委托书或介绍信及经办人身份证复印件。

（电子商业汇票不作要求）

管理类资料在首次办理业务及基本信息变更后提供。

在客户基本信息未发生重大变化，且经核实与原有留存资料无差异的前提下，可不重复提供；在客户基本信息发生变化时，必须在变化后首次办理业务时提供最新管理类资料，并在档案中予以补充。

管理类档案中的业务资料复印件需加盖“与原件核对无误”印章，并由双人签字确认。

二、要件类档案指办理票据融资业务需提供的能够证明业务合法性、合规性的基本资料，主要包括：

（一）贴现业务要件类资料：

1.贴现业务申请书原件；

2.经持票人背书的商业汇票正反面复印件；

3.查询查复书原件或复印件；（电子商业汇票不作要求）

4.持票人与其直接前手之间的交易合同复印件及符合税收制度规定开具的增值税发票或相关税务发票复印件；

5.贴现凭证（第一联）复印件；（电子商业汇票不作要求）

6.贴现业务审批书原件；

7.贴现日（含）前通过“企业信用信息基础数据库系统”查询的企业信用报告及查询授权书；

8.协议付息收息凭证复印件；

9.贴现协议及相关业务合作协议等；

10.资金汇划凭证复印件；

11.业务清单等。

上述要件类档案中的业务资料复印件需加盖“与原件核对一致”印章，并由双人签字确认。

（二）转贴现买入（含买断和买入返售）业务要件类资料：

1.经持票人背书的商业汇票正反面复印件；

2.查询查复书复印件；（电子商业汇票不作要求）

3.转贴现申请人与交易前手的贴现凭证复印件【申请人以转贴现形式买入的，可提供其与直接前手的转贴现凭证（也可提供从业务系统生成的已支付对价的记账凭证），或前手金融机构中与企业客户交易的贴现凭证】；（电子商业汇票不作要求）

4.转贴现业务申请书；

5.转贴现业务审批书；

6.转贴现买断或买入返售合同；

7.转贴现申请人签章的贴现凭证（第一联）复印件；

8.买入返售和到期时的资金结算凭证复印件；

9.业务清单等。

（须加盖交易对手公章或业务章，电子商业汇票可不要求客户提供纸质清单）

（三）转贴现卖出（含卖断和卖出回购）业务要件类资料：

1.转贴现卖断或卖出回购合同；

2.转贴现业务审批书；

3.卖出回购和到期时的资金结算凭证复印件；

4.业务清单等。

（四）再贴现（含卖出回购式再贴现）业务要件类资料：

1.再贴现业务申请书原件及票据清单；

2.再贴现业务审批书、再贴现凭证第一联复印件；

3.再贴现卖断和卖出回购协议。

三、保全类档案指处理逾期票据催收、票据纠纷和诉讼等过程中保全我行票据资产的相关资料，主要包括：

（一）逾期票据催收资料：

逾期票据电话催收记录和滞纳金电话催收记录，滞纳金催收函复印件；

（二）票据纠纷资料：

拒绝付款和其他纠纷的电话协商记录和相关函件复印件；

（三）票据诉讼资料：

起诉书、送达回执、法院公示复印件，除权公告复印件、判决书、缴费凭证复印件、答辩状、证据材料、民事裁定书等诉讼全过程相关资料。

第十条管理档案

一、票据贴现业务台账登记簿及要件资料

（一）商业汇票贴现、质押他查确认登记簿；

（二）票据贴现（含转贴现）业务利率审批书及台账登记；

（三）档案资料调阅申请书及调阅登记表；

二、报送内、外部月、季、年度报告（报表）文档

（一）报送监管部门报告（报表）包括：

业务分析报告、调研报告、再贴现及相关数据统计报表等；

（二）报送总、营业部相关部门报告（报表）包括：

票据业务统计报表、贴现企业规模分类表、票据业务案件防控、风险监测、操作风险报告等；

三、相关票据融资业务检查、自查工作记录

（一）每月库存票据查库登记簿；

（二）定期、不定期自查工作底稿；

（三）各项检查及整改情况报告；

四、其他应归档的票据融资业务资料。

第十一条票据融资业务电子档案通过营业部自行扫描纸质档案影像或根据电子数据生成电子影像资料等方式形成。

一、票据贴现业务电子档案扫描所有纸质业务档案，包括票据贴现业务管理类、要件类、保全类档案等。

二、票据转贴现业务（含回购、再贴现）电子档案包括管理类、保全类和要件类档案中的业务审批书、票据清单、协议合同文本等。

（转贴现票据跟单资料不做电子档案归档要求，可根据需要留存。

）

第四章收集与整理

第十二条票据融资业务档案。

票据融资业务办理完成后，业务经办人员应及时归集业务原始资料，按本第三章要求进行分类、排序，于7个工作日内完成单笔业务档案整理工作，并填制《昆仑银行总行营业部票据融资业务资料交接清单》（附件1），向档案管理人员办理移交。

第十三条票据贴现管理档案。

业务经办人员逐笔登记电子台账、登记簿和其他相关报告（报表）文档，并按年打印分类专夹保管。

第十四条票据融资业务电子档案。

档案管理人员将已立卷的纸质档案扫描生成电子文档，做到影像资料清晰、完整、端正、不变形，并确保影像资料与纸质档案的一致。

第十五条票据融资业务档案和管理档案资料统一用“A4”纸装订，按业务发生时间先后、页码顺序排列装订立卷，每卷厚度不超过5CM，按档案类别不同分别立卷，装入档案盒保管。

第十六条票据业务部指定专人为档案管理人员，负责接收前台业务经办人员所移交的票据融资业务档案，并负责移交后的整理、立卷、归档以及保管期间的日常维护工作。

第十七条票据融资档案管理人员负责业务档案的整理立卷工作。

每卷业务整理完毕需填写《昆仑银行总行营业部票据融资业务档案目录》（附件2），载明业务种类、经办人、档案内容、交易时间等要素，由立卷人、复核人签字后分别附于管理类档案、要件类档案和保全类档案首页装入档案盒存放，并制作《昆仑银行总行营业部票据融资业务档案封面》（附件3）。

管理类档案以客户为单位，装入档案盒存放，根据档案数量立一卷或数卷。

要件类档案按业务类别以业务批次号为顺序按笔装入档案盒存放，一笔一卷，档案资料中涉及业务编码的表单均以该笔业务的批次号作为唯一编码标识。

保全类档案以实际发生年度立卷，装入档案盒存放。

第十八条立卷后，对于放款至票据资金回收期间的后续资料，以及相关协议履行期间收集的资料，在接收后应及时补充归档，对已装订成册档案如需补充资料应拆装后重新装订，并在档案目录中进行补充登记。

第十九条电子档案建立以业务发生先后顺序进行，与纸质业务档案对应建立电子文本，按年度和业务种类建立独立文件夹，文件夹名称根据年份和类型进行编号，共14位。

如：

KLZYPJ20190001

（1）KLZYPJ表示昆仑银行总行营业部票据业务

（2）2019代表年份

（3）0001为票据贴现业务，0002转贴现买断、0003转贴现卖断、0004正回购、0005逆回购、0006再贴现。

第二十条电子档案存储介质表面或介质封装体表面，应注明档案的相关信息，并建立档案目录，以满足对票据融资业务档案来源、归档时间等基础信息的查询。

第五章归档移交与管理

第二十一条票据融资业务部档案管理须严格遵守总、营业部相关管理制度，各类业务档案资料实行“谁经办、谁负责”的原则，坚持“每笔交叉复核，每季定期自查”。

业务经办人员负责对业务资料的收集、整理、编码等工作；部门档案管理人员负责业务资料定期收集整理、扫描留存、装订立卷、日常保管，及向营业部档案管理部门的移交工作。

第二十二条归档具体步骤：

收集整理→编制页码→移交归档→分类排序→填写目录、封面→扫描存档→装订立卷→录入系统人→登记整理→移交档案管理部门。

第二十三条档案管理人员在接收业务经办人员移交的业务档案时，必须认真核实移交档案的数量和每份资料的页数，逐份核查文件资料的构成要素，包括名称、内容、签章、日期等，审核无误后交接双方在《昆仑银行总行营业部票据融资业务档案资料交接清单》上签字。

第二十四条票据融资业务资料归档，应严格按照档案管理的要求和规定，重要资料或重大事件要及时归档，档案管理人员不得随意改动档案内容。

业务经办人员如需补充资料归档，需经双人查验后，符合档案管理的及时办理存档。

第二十五条票据融资业务档案资料的保管。

一、票据融资业务档案管理人员有义务保证档案资料的安全，严密防火、防潮、防尘、防盗、防蛀及防腐蚀。

一旦发现丢失、毁损及违章使用等情况，除及时采取必要措施外，应立即报告本部门负责人。

二、不得对票据融资业务档案资料的原件及原稿进行任何编写与修改。

票据融资业务档案管理人员不得违反规定向任何人提供、移交资料或违法、违纪牟取私利使用、涂改及伪造档案。

三、建立档案管理人员变更交接制度。

档案管理人员变更时，采用第三人见证制度，移交人与接收人在监交人的见证下核点票据融资业务档案资料。

第二十六条业务档案移交从阶段上分为前期移交和后续移交。

前期移交以业务办理完毕为标志，包括所有需归档资料，业务经办人员整理每笔业务资料，原则上在业务发生后次月的前15个工作日内完成移交。

移交完成后，档案管理人员应及时根据移交清单与档案资料进行核对整理，对发现存在问题的档案及时向移交人员发出提示，并督促尽快补齐资料或修正，原则上在7个工作日内重新办理移交。

第二十七条后续移交按照业务档案类别不同分类保管。

管理类档案在业务存续期间由票据业务部负责保管，如交易对手撤并、解散或与我行解除业务关系，则于次年由票据业务部档案管理人员将相关档案交营业部档案管理部门归档。

要件类档案在业务结清后由票据业务部自行保管两年后，由档案管理人员将相关档案交营业部档案管理部门归档。

保全类档案在票据到期收回后的次年由票据业务部档案管理人员将相关档案交档案管理部门归档。

第二十八条票据贴现管理档案按登记分类合并装订成册，按日期先后顺序依次排列，每类别管理档案需用资料清单隔开，编制档案目录，首页设置封面，注明所含档案类别和所属年份。

第二十九条电子档案以磁盘、光盘等存储介质保管，应制作两套。

其中一套作为备份盘移交营业部档案管理部门，另一套作为日常备查存放于票据业务部。

第三十条票据融资业务管理档案和电子档案按年分类保管，每两年移交至营业部档案管理部门保管。

第三十一条票据融资业务档案保管期限。

管理类档案永久保管。

要件类档案的保管期限为自票据业务结清后次年起满5年。

保全类档案的保管期限为自票据到期收回后次年起满15年。

其他档案资料的保管期限执行总行相关规定。

第三十二条票据融资业务档案保管清册及销毁清册永久保管。

保管期限届满的票据融资业务档案要按照以下程序销毁：

一、档案管理部门提出销毁申请，编制《昆仑银行总行营业部票据融资业务档案销毁清册》（附件4）。

二、经营业部档案鉴定委员会同意，并在票据融资业务档案销毁清册上签署意见。

三、内控合规部门和档案管理部门共同派人员销毁。

内控合规部门的监销人员在销毁档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对；销毁后，要在销毁清册上签名，并将监销情况报告营业部档案鉴定委员会。

第六章调阅管理

第三十三条票据融资业务档案所涉及人员应对票据融资业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违规借出或透露档案内容，不得违法、违纪牟取私利使用、涂改及伪造档案。

档案管理人员如发生变动时，当事双方应严格办理档案移交手续，核对要素及份数，留存移交清单。

第三十四条票据融资业务档案实行调阅审批和登记制度。

票据融资业务档案在票据业务部保管期间，档案的调阅、复印和外借必须办理登记手续。

系统内外、监督检查部门调阅业务档案，需经本部门负责人同意。

公安局、检察院、法院等部门人员调阅档案，须持单位公函和本人有效证件，并经本级行保卫部门同意，由机构负责人陪同调阅。

业务档案原则上只能现场调阅，如遇特殊情况需要复印的，需经部门负责人同意，并按规定办理相关手续，但不得将原件抽出带走。

票据业务部档案管理人员应建立并维护档案调阅记录，以确保外借档案的可追查性，建立业务档案调阅登记台账（附件5），由调阅人员、档案管理人、审批人签字确认。

第三十五条票据融资业务档案资料借阅人在借阅期间，应保证资料的安全性、完整性和有效性，不得对档案资料涂改、拆取、标注、伪造或将档案资料损毁、遗失和对外公开。

对因资料的遗失、损毁或泄密而造成的经济损失应承担相应责任。

第三十六条归还出借的票据融资业务档案资料时，由档案管理人员负责清点归档，核对归还资料，及有无涂改现象。

同时在“票据融资业务档案调阅登记表”上登记归还情况。

第七章罚则

第三十七条营业部档案管理部门对票据融资业务档案的管理负有管理、检查、监督职责，定期检查行内票据融资业务档案管理情况，发现违规问题按照《昆仑银行股份有限公司工作人员违规行为处罚办法》进行处罚。

第三十八条对于未按本实施细则尽职履行职责，造成票据融资业务档案损毁、遗失及擅自销毁、擅自对外提供、涂改、伪造和擅自透露客户融资业务档案信息的行为，视情节轻重对责任人给予通报、行政处分、责令赔偿损失等处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第八章附则

第三十九条本实施细则经报总行金融市场部备案后由昆仑银行总行营业部执行，总行营业部产融业务部负责制定、修改和解释。

附件：

1.昆仑银行总行营业部票据融资业务资料交接清单

2.昆仑银行总行营业部票据融资业务档案目录

3.昆仑银行总行营业部票据融资业务档案封面

4.昆仑银行总行营业部票据融资业务档案销毁清册

5.昆仑银行总行营业部票据融资业务档案调阅登记表

附件1：

昆仑银行总行营业部票据融资业务资料交接清单

业务种类：

批次号：

客户名称：

客户号：

备注

档案类别

内容

复印/

原件

份

页

合计

页

移交人：

接收人：

移交日期：

接收日期：

备注：

1、业务种类分：

贴现、转贴现买断、转贴现卖断、正回购、逆回购、再贴现

2、档案类别分：

管理类、要件类、保全类

附件2：

昆仑银行总行营业部票据融资业务档案目录

序号

编号

客户名称

业务种类

交易日期

立卷人

页码

立卷人：

复核人：

附件3：

昆仑银行总行营业部

昆仑银行总行营业部

票据融资业务档案

客户名称：

客户号：

档案类别：

业务种类：

年度：

票据融资业务档案封面

附件4：

昆仑银行总行营业部票据融资业务档案销毁清册

序号

档案类别

内容

档案形成时间

页数

应保管年限

已保管年限

档案鉴定委员会负责人签字

档案管理部门负责人

签字

票据业务中心负责人签字

监销人签字

附件5：

昆仑银行总行营业部票据融资业务档案调阅登记表

序号

调阅登记

归还登记

档案编号

内容

调阅时间

调阅人

审批人

归还时间

签收人