公司前台文员岗位职责及工作流程.doc
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- 上传时间:2022-10-10
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公司前台文员岗位职责及工作流程.doc
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四川超然建筑装饰工程有限公司
公司前台文员岗位职责及工作流程
前台接待必备条件
1、限女性,年龄22—24岁
2、肤质好,体态轻盈,身高160—168cm之间。
3、口齿伶俐清晰,反应能力佳。
4、大专以上文化程度。
5、个性活泼、外向、有亲和力,有耐性。
6、上级主管:
行政部经理
公司前台文员岗位职责及工作流程
1、遵守公司各项规章制度,做好执行部典范工作,不得出现重大违规等情况;热爱本职工作,工作积
极性、主动性强,有高度责任感()
2、因前台为公司形象窗口及第一联络窗口,不得出现空岗情况,如有特殊事情需要处理长时间离开,
需要安排有其他人员代值,一般代值不超过10分钟。
()
2、客户接待及信息管理()
★公司来访客户的日常接待流程:
客户上门——引导接待入座(询问来源)—倒水——安排相关人员接待—客流详情登记
★市场部的客户意向登记流程:
装修顾问报意向(每日10:
00前、16:
30分后)——录入《市场部意向客户登记表》—签字确认该客户录入完毕
★客户回访流程:
当班前台文员回访前一天上门客流—录入客户档案-如有异常来源客流转存—交至行政部主管回访审核。
3、来访客人接待及流程()
★客人、贵宾来访:
贵宾上门—热情询问是否预约—引导至预约人或预约部门—倒水/切、沏茶
★推销人员来访:
推销人员上门-热情询问是否有预约—引导至预约人或预约部门——倒水、沏茶
推销人员来访:
推销人员上门-热情询问是否有预约—留下产品资料及名片—转交至材料部
4、电话接听及留言处理()
★听到铃响,至少在第三声内接听;接听电话时使用普通话,接听电话后先问候,并自报公司名。
标准语如下:
您好,这里是XX公司.对方讲述时仔细聆听并记录要点,迅速判断对方的需求
1)咨询业务——留下对方的电话号码,由专业人员进行回复,设计或市场人员。
2)推销产品——与公司关联的业务则转接相关部门相关人员
无关联业务,则直接礼貌回拒,告知对方我们没有这方面的需求,请联系其他公司吧
3)找人——问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约,再转接至相关人
员或部门;如为不明电话则快速结束电话。
4)留言——记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门,如有重要事情
第一时间电话通知到相关人员
5)其他——不得长时间通话占用前台电话,并保证电话畅通。
5、新员工入职引导、7天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办()
1)熟悉员工手册内容,对新入职员工进行入职培训,引导其熟悉员工手册内容,并遵守
公司规章制度,及时纠正新员工违规行为,并在新员工入职第六天时提醒到部门负责人
处,对新员工是否继续聘用做出建议。
2)对正式入职员工必须完善其个人资料及信息,并录入公司员工档案信息表,注明入职时
间及职位等情况
3)离职人员在前台处领取离职申请表,离职必须提前一个月申请,否则不予办理任何手续。
6、考勤监督、统计、外出签到监督()
1)新员工入职前7天进行手签到,对其签到的真实有效性进行监督并进行检查,如有作弊行为当时提出,并劝其自动离职;
2)满7天磨合期如批准入职,为其录制指纹,进行指纹打卡
3)每月15日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至行政部,保证统计的真实性、准确性。
4)规范员工外出签到,外勤与填写地点、时间一致,对员工外出进行抽查,及时发现虚填信息,并进行劝导,屡犯者进行相应的处罚。
7、卫生值日执行、检查()
1) 总经理办公室卫生由前台专人负责,桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜卫生,保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。
2)前台区域卫生:
前台为公司形象窗口,保证前台区域物品摆放有序,整洁干净明亮,由前台自行负责该区域。
3)公共区域及其他区域进行排班值日,每天排班2—3人进行卫生值日(表格形式,最好男女搭配,保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序,每天下午下班时由各部门将当天所产生生活垃圾全部清理出办公室。
当天值日完毕后由前台进行检查,有权对卫生值日不到位进行处罚,并责令其重新执行卫生,直到干净为止。
由前台口头执行;如当天卫生值日人未提前10分钟到达给予10元/次罚款,未进行卫生之日给予50元/次处罚。
以上罚款处罚由前台开具罚单行政部经理签字确认。
如前台未在第一时间对以上情况进行妥善处理,由前台承担以上责任。
8、会议考勤执行及会议记录整理()
1)每周五16:
30会议、每月18日会议(必须参加),由前台提前10分钟进行通知各部门进
行准备,对未到会人员、迟到、缺席者进行考勤记录,并执行相关的会议制度。
2)对会议进行记录,尤其是会议行政的决议决策重点内容要清晰明了,会议后整理成文
档,由行政部经理签字确认并存档。
9、招聘后台更新、简历筛选、通知面试()
每天招聘后台进行刷新,根据招聘需求增加职位招聘;对投递的简历进行初步筛选,严格
按照职位要求学历、经验等进行,通知符合岗位要求的人员在每日下午14:
00—17:
00之间
到公司面试,并对通知人员以短信方式告知对方面试时间及地址,注意时间段的合理安排。
面试人员到达后让其填写CR面试简历表(检查是否完整填写)然后送至行政部
10、花草管理()
前台文员负责花木的更换、浇水、修剪和花木的数量管理,月底清点数量并造表报行政部
经理处。
11、名片、工牌制作、通讯录更新()
1)各部门名片由前台文员负责统一使用QQ或邮件联系指定印务商家制作,并在两个工作
日内送货,收取名片时由前台核对内容并签字确认(满7日磨合期,对有名片制作需求
人员进行统计,并由相关部门负责人签字确认,名片费用由当事人进行垫付,在公司工
作满三个月进行报销。
)
2)对通过7天磨合期人员进行统计,在2日内制作完成公司统一的工牌交付其使用,押金
10元/个,新员工交付现金到财务处,在离职时以完好工牌进行退换押金。
3)熟记各部门分机号,及时更新员工通讯录,并在通过7天磨合期以后及时为其开通公司
集团小号。
每周更新一次,更新后首先发放到行政部,其他部门依次发放到。
12、门禁系统、加班管理、水电照明()
1)公司大门钥匙由前台保管,每天早晨前台提前15—20分钟到达公司开门,下午下班时
检查好门窗是否关闭好再锁好大门离开;钥匙不得私自转借他人,否则承担因此引起的
各种损失或事故责任。
2)对于需要在办公室进行加班人员进行登记,姓名、部门、加班开始、离开时间进行详尽
的登记,并由当事人进行签字确认;如需领取办公室钥匙需要由行政经理同意并由当事
人签字领取钥匙。
3)每天中午12:
00—14:
00时间段内关闭大厅照明灯源,下班离开时检查所有电脑、显示器
打印机、投影仪、饮水机、空调电源是否关闭,如有未关闭情况要警告到电脑使用人,
禁止再一次发生类似情况;检查完毕正常关闭机房总电源。
13、物资管理、报刊收取()
1)公司邮件、包裹收发:
因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽
谈,员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认
2)A3、A4打印纸、复印纸、相片纸的保管,领用人到前台处签字领用,注明领取张数、
用途等,严格控制纸张的使用,严禁打印私人文件或与工作无关文件,避免造成比必
要浪费。
3)公司所订报刊由前台每天在指定投放处收取到总经理办公室,如遇休息提前安排其他
人员进行收取。
14、飞机票、火车票、水票预定()
1)为公司出差工作人员进行火车票、飞机票预定,首先到财务处进行“借款申请单”填写
支取相关费用或个人先行垫付进行报销。
2)水票由前台处保管,在水票将要使用完毕时及时对水票进行补购,并保证公司饮水正
常供给。
15、办公设备初级维护:
打印机、复印机及时加粉,要有备用墨盒与硒鼓,对于需要工程维修设
备及时通知到工程部,确保办公设备能正常运转。
()
16、其他未尽事宜进行补充,以上工作内容与岗位工资挂钩进行分级考核。
考核分为A、B、C、D四级,考核首先由当职者进行自述,部门负责人进行核准,总经理进行复核。
以最终累积级别居首者为最终评定级别。
A为优秀,B良,C为合格,D为差,得A者领取100%岗位工资,得B者领取90%岗位工资,得C者领取80%岗位工资,得D者不领取岗位工资。
且连续三个月得A者可直接参与“优秀员工”评选,一年中有六个月得A者可得全额年终奖,连续三个月得D者自动离职。
一、薪资构成
部门
职位
第一个月
第二个月
第七个月
年终奖
行政部
前台文员
基本工资
岗位工资
基本工资
岗位工资
社保
领取第十三个月全额工资
1200元
300元
1500元
300元
公司承担70%
个人承担30%
二、每月考核
自述
部门负责人
核准
部门负责人评价
总经理
复核
总经理评价
最终评定
实得岗位工资
一月
- 配套讲稿:
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