英文商业信函.docx
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英文商业信函.docx
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英文商业信函
英文商业信函用语之引言部分
第一段落边陈述写信目的,边设定整体。
●收信
我们收到了您1998年4月14日的来信。
WehavereceivedyourletterofApril14,1998.
WehavereceivedyourletterdatedApril14,1998.
我们收到了您的咨询函,非常感谢。
Wethankyouforyourinquiry.
Wehavereceivedyourletterandthankyouforyourinquiry.
我们非常高兴从您的来信中获悉……
Wearepleasedtolearnfromyourletter...
Fromyourletterwehavelearnedthat...
我们收到了您1998年5月23日的来函查询,非常感激。
WearegratefulforyourinquiryofMay23,1998.
我们已经收到了您1998年6月6日的来信。
ThisistoacknowledgeyourletterofJune6,1998.
●回信
我非常愉快地回复您1998年8月18日的来函查询。
WearepleasedtorespondtoyourinquiryofAugust18,1998.
WearepleasedtoansweryourletterofAugust18,1998.
以下是就您1998年10月21日来信的回函。
WearewritinginresponsetoyourletterofOctober21,1998.
WearewritingwithreferencetoyourletterofOctober21,1998.
这是对您1998年10月29日来信的复函。
ThisreferstoyourletterofOctober29,1998.
这是对您1998年11月4日来信给予的答复。
ThisisinresponsetoyourletterofNovember4,1998.
●从来信中得知
我们高兴地从您的来信中得知……
Wearehappytolearnfromyourletterthat...
Fromyourletterwehavelearnedthat...
我们很遗憾地从您的信中得知……
Weregrettolearnfromyourletterthat...
Wearereallysorrytolearnfromyourletterthat...
我们为我们的差错向您表示真诚的歉意。
Wewouldliketoofferoursincereapologiesforthemistake.*“从内心发出的歉意”,用sincereapologies表示。
得知……真是太好了。
Itisnicetoknowthat...
Itisnicetolearnthat...
Itisnicetohearthat...
为……我们很遗憾。
Itisregrettedthat...
Itisregrettablethat...
●联系
我们非常愉快地通知您……
Wearepleasedtoinformyouthat...
Weareexcitedtoinformyouthat...
Wearehappytoinformyouthat...
我们想通知您……
Wewouldliketoinformyouthat...
我们非常荣幸地通知您……
Wetakepleasureininformingyouof...*用于转达好消息时。
Wetakepleasureininformingyouthat...
我们很遗憾地通知您……
Weregrettoinformyouthat...*通知的内容不太好时。
我们抱歉地通知您……
Wearesorrytoinformyouthat...*比用regret的语气要婉转。
请允许我通知您……
Pleasebeadvisedthat...*好、坏消息均可以用。
●随信附上
随信附上……
Wewillenclose...*enclose“装入信封”。
随信附上……的复印件
Weareenclosingacopyof...
……复印件随信一并寄上。
Thereisacopyof...attachedtothisletter.*attach有附上“大件的东西和主要东西”的语气。
Attached,pleasefind...
附上了你要的……
Attachedyouwillfind...
附寄在内的是一份……的复印件。
Enclosedisacopyof...
Enclosed,pleasefind...
Acopyof...isenclosed.
●寄给……、请(对方)寄出……
我们将寄给你……
Wewillsendyou...
Wearesendingyou...
Wewillmailyou...
我们非常高兴地寄给你……
Wearepleasedtosendyou...
Wearehappytosendyou...
我们另外再把合同书寄给您。
Wearesendingyouthecontractseparately.
您能将……寄给我们吗?
Wouldyoupleasesendus...?
*虽是口语,但给人有礼貌的感觉。
如果你能将……寄给我的话,我们将非常感谢。
Wewouldappreciateitifyouwouldsendus...*表示对对方的感谢之情。
Ifyouwouldsendus是假设条件句,意思是“我不知您是否能给我寄来,如果能寄来的话……”,这是对对方相当尊重的说法。
●认为对方收到了自己的信件
几个月前,我们曾就……事给您写了一封信。
Somemonthsagowewroteyouregarding...*regarding“关于……”。
就……事我们至今没有得到您的回音。
Sofar,wedonotseemtohavereceivedwordfromyou...*催促什么事情时。
如果在1998年12月1日前还得不到您的回音的话,……
IfwedonothearfromyoubyDecember1,1998...*语气有些严厉。
有关……事,我们还未收到您的任何回音。
Sofar,wehavenotreceivedwordfromyou...*sofar“至今为止”。
Sofar,wehavenotreceivedanywordfromyou...
●因回复迟了而表示歉意
很抱歉未能尽早给您回信。
Weapologizefornotreplyingtoyouearlier.
未能及时给您回信,我们深表歉意。
Wearesorryfornotansweringyourlettersooner.
Wearesorryfornotreplyingtoyourlettersooner.
Wearesorryfornotrespondingtoyourlettersooner.
久未回信,让您久等了。
Thankyouforyourpatience.*patience“忍耐,耐心,耐性”。
那么e-mail有什么写作要领呢?
首先,必须要标题(Heading)栏的“收件人(To)”框中输入收信人的E-mail地址。
“主题(Subject)”框的内容应简明地概括信的内容,短的可以是一个单词,如greetings;长的可以是一个名词性短语,也可以是完整句,但长度一般不超过35个字母。
“主题”框的内容切忌含糊不清。
像Newsaboutthemeeting这样的表达,应改为Tomorrow’smeetingcanceled。
一般来说,只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。
另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写,如:
NewE-mailAddressNotification。
视信的内容是否重要,还可以开头加上URGENT或者FYI(ForYourInformation,供参考),如:
URGENT:
Submityourreporttoday!
E-mail一般使用非正式的文体,因此正文(Body)前的称呼(Salutation)通常无须使用诸如“DearMr.John”之类的表达。
在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名,但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
如:
Tommy,或者Mr.Smith。
E-mail文体的另外一个特点是简单明了,便于阅读,太长的内容可以以附件的方式发出。
一个段落大多仅由一到三个句子组成。
信尾客套话(Complimentaryclose)通常也很简明。
常常只须一个词,如:
“Thanks”,“Best”,“Cheers”,不需要用一般信函中的“Sincerelyyours”或“Bestregards”。
称呼和正文之间,段落之间,正文和信尾客套话之间一般空一行,开头无须空格。
如:
Jimmy,
IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.
Best,
David
在电子邮件的使用者中还流行使用一些由首字母或读音组成的缩略词,如:
duwnt2goout2nite:
Doyouwanttogoouttonight?
lol:
Laughingoutloud
oic:
Oh,Isee.
mte:
Mythoughtsexactly.
brb:
I’llberightback.
cu2morrow:
Seeyoutomorrow.
fanx4urelp:
Thanksforyourhelp.
gr8:
great
btw:
Bytheway
imho:
Inmyhumbleopinion
asap:
Assoonaspossible.
另外,网友们为了给枯燥的文字加入感情色彩,还创造了一种表示感情的小符号,英语叫smiley.如:
:
-)代表“I’msmilingatthis”, :
-(代表“I’msadaboutthis”。
上述缩略词和小符号要视具体情况而定,不宜滥用。
Enquiry询盘(a)
Dearsir,
WehaveseenyouradvertisementintheNewAsiaJournalandareparticularlyinterestedinyourportabletypewriters,butwerequireamachinesuitableforfairlyheavyduty.
Pleasesendmeyourcurrentillustratedcatalogueandapricelist.
Yourfaithfully
敬启者:
我们在《新亚洲周刊》见到你们的广告。
我们对你们的手提打字机尤感兴趣,但我们需要的是一台适用于打字量较大的机子。
请你寄一份最新的附图产品目录和价目表来。
谢谢。
Enquiry询盘(b)
DearSir,
Wearealeadingdealerinwaterproofgarmentsinthiscity.Ourcustomershaveexpressedinterestinyourraincoatsandenquiredabouttheirquality.
Providedqualityandpricearesatisfactorythereareprospectsofgoodsaleshere,butbeforeplacingafirmorderweshouldbegladifyouwouldsendus,onfourteenday'sapproval,aselectionofmen'sandwomen'sraincoats.Anyoftheitemsunsoldattheendoftheperiod,andwhichwedecidenottokeepasstock,wouldbereturnedatourexpense.
Welookforwardtohearingfromyousoon.
敬启者:
我们是一家经销防水衣的主要商号。
我们的顾客对贵公司生产的雨衣有兴趣,并曾询问过它们的品质。
若质量和价格适宜,你们的雨衣在这里会有较好的销量。
但在正式下定单之前,我们希望先试销。
如你们能选一批男,女装雨衣寄来,并同意给我们14天的试销期,我们将会感到很高兴。
在此期限结束时,任何未销出而我们又不准备库存的产品将退还给你们,退货费用由我方负担。
盼早日赐复。
Reply报盘(a)
DearSir,
Wewereverypleasedtoreceiveyourletterof5thAprilansweringouradvertisementfortypewritersand,asrequested,encloseacopyofourlatestillustratedcatalogueandcurrentpricelist.
Wethinkthe"Portable95"isamachinethatwouldsuityourpurposeverywell.Itweighs6.5kgandisabitheavierthantheusualportable,butitisgoodforheavydutyandatthesametimeconvenientlyportablewhencarriedinitscase.
Wehaveoneofthesemachinesinstockandweshallbepleasedtoarrangeforyoutotryit.
AlthoughcostshavebeenrisingsinceMarch,wehavenotyetraisedourpries,butmayhavetodosowhenpresentstocksrunout.Wethereforeadviseyoutoplaceyourorderwithusatonce.
敬启者:
我们很高兴收到您四月五日答复我们打字机广告的来信,现按您来信的要求附上我们最新的附图产品目录及现在的价目表。
我们认为“手提95型”会适合您的需要。
这部机重6。
5公斤,比常见的手提机稍重一些,但适合于打字量大的用途,同时也可放进打字箱内,十分便于手提。
我们目前的存货中有这样一台机子,我们将很乐意为您安排前来试用。
自今年三月以来各种费用一直在上升,但我们仍未提价,不过目前的库存一旦售完便可能不得不这样做。
为此我们建议您即时向我们下订单。
Reply报盘(b)
DearSir,
Thankyouforyourletterof10thMarch.Wearegratifiedtoreceiveyourrequestformenandwomen'sraincoatsonapproval.
Aswehavenotpreviouslydonebusinesstogether,perhapsyouwillkindlyagreetosupplyeithertheusualtradereferences,orthenameofabanktowhichwemayrefer.Assoonastheseenquiriesaresatisfactorilysettled,weshallbehappytosendyoutheitemsyoumentioninyourletter.
Wsincerelyhopethiswillbethebeginningofalongandpleasantbusinessassociation.Weshalldoourbesttomakeitso.
敬启者:
您三月十日的来函收悉,我们对您提出有意试销我们出产的男女装雨衣的要求谨表示由衷的高兴。
鉴于我们双方以往未有生意往来,可否请您提供一些一般的商业信用证明资料,或我们可查询的某家银行的名称。
一旦这些查询获满意答复,我们将非常乐意向您寄出您信中提出的产品。
我们衷心希望这是我们双方长期愉快合作的开始,我们将为此尽心竭力。
Complaint投诉
DearSir,
On5thOctoberIboughtoneofyourexpensive"Apollo"fountainpensfromJulian's,abigdepartmentstoreofthistown.UnfortunatelyIhavebeenunabletousethepenbecauseitleaksandfailstowritewithoutmakingblots.Iamverydisappointedwithmypurchase.
OntheadviceofJulian'smanagerIamreturningthepentoyouandencloseitwiththisletterforcorrectionofthefault.
Pleasearrangeforthepentobefixedorreplaceitwithanewoneandsendittomeassoonaspossible.
敬启者:
本人于十月五日在本市的朱利安大百货公司购买了你们出产的名贵“阿波罗”型号钢笔一支。
但遗憾的是,我一直未能使用这支笔,因为它漏墨水,一写字就漏出一滴滴墨水污渍。
我对所购买的产品非常失望。
现按照朱利安百货公司经理的意见,我随信把这支笔退还给你们,以便你们设法补救。
请你们安排修理此笔,或换一支新的给我,并望早日寄来为盼。
SettlementofComplaint对投诉的处理
DearSir,
Thankyouforyourletterof9thOctoberenclosingthedefective"Apollo"fountainpen,receivedtoday.Weverymuchregretthatthepenyouboughthasgivenyourtrouble.
Normallyeachofourpensisindividuallyexaminedbeforebeingpassedintostoreanditishardtounderstandwhythisoneescapedexamination.Wehavepassedyourpentoourqualitycontroldepartmentforinspectionandareport.Meanwhile,wearearrangingtoreplaceyourpenwithanewone.
Weextendourapologiesfortheinconveniencethismatterhascausedyou,butareconfidentthatthereplacementpenyouwillbereceivingwillprovesatisfactoryandgiveyoutheserviceyouareentitledtoexpectfromourproducts.
敬启者:
我们今天受到您十月五日寄来的信及所附的有毛病的“阿波罗”钢笔一支。
您购买的笔给您造成麻烦,我们对此深感遗憾。
一般情况下,我们生产的每支钢笔都要经过单独检验才能进入仓库,因此很难理解为什么这支被漏检。
我们已将您的笔送交质量检查部门检验,并要求做出报告。
与此同时,我们正安排为您更换新笔。
我们对此事给您造成的不便深感抱歉,但深信您将收到的新笔会令您满意,不辜负您对我们产品质量所寄托的期望。
Researchreportsforbusinessandtechnicalwriting商业和技术研究报告的写作
RESEARCHREPORTSFORBUSINESSANDTECHNICALWRITING
WayneLosano
商业和技术研究报告的写作
作者 威勒·劳沙勒
Asurprisingamountofone'stimeasastudentandprofessionalisspentreportingtheresultsofone'sresearchprojectsforpresentationtoteachers,managers,andclients.Indeed,withoutbasicresearchskillsandtheabilitytopresentresearchresultsclearlyandcompletely,anindividualwillencountermanyobstaclesinschoolandonthejob
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