综合事务部管理制度.docx
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综合事务部管理制度
物业管理制度
之
综合事务部
第一章前言·························································4
1、公司简介··························································4
2、服务口号···························································4
3、管理宗旨···························································4
4、企业文化···························································4
5、员工箴言···························································5
6、物业服务常识·······················································5
第二章组织建设······················································7
1、公司组织结构图·····················································7
2、公司岗位结构图·····················································7
3、综合事务部组织职能图···············································8
第三章工作职责·····················································9
1、综合事务部部门职责·················································9
2、综合事务部岗位职责·················································9
2.1综合事务部主管职责················································9
2.2出纳员职责·······················································10
2.3行政专员职责·····················································10
第四章综合部管理流程···············································11
1、招聘及人事管理流程················································11
1.1编制·····························································11
1.2招聘步骤·························································11
1.3入职管理·························································11
1.4实习管理·························································12
1.5转正管理·························································14
1.6调动管理·························································14
2、物业员工工资管理··················································14
3、员工福利管理······················································14
4、办公用品管理······················································14
5、档案管理··························································15
6、培训管理··························································16
7、绩效管理··························································17
8、采购管理··························································17
9、请调休假流程······················································17
10、社保购买流程·····················································18
第五章综合事务部管理制度···········································19
1、办公室管理制度····················································19
2、印章使用管理制度··················································19
3、物资管理制度······················································19
4、保密制度··························································19
5、考勤管理制度······················································20
6、培训管理制度······················································21
第六章综合事务部常用表格···········································23
1、人员增补申请表····················································23
2、招聘申请表························································24
3、新员工入职登记表··················································25
4、员工转正考核表····················································27
5、员工岗位变更通知书················································28
6、员工工作移交清单··················································29
7、员工离职审批表····················································30
8、员工请假单························································31
9、新员工入职招待申请单··············································32
10、办公设备申报审批表···············································33
11、应聘登记表·······················································34
12、物资领用登记表···················································35
13、员工转正考核表···················································36
14、印章使用登记表···················································37
15、龙洋据培训记录表·················································38
16、员工处罚单·······················································39
17、对外资料发放登记表···············································40
18、加班申请单·······················································41
第二章组织建设
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一、公司组织结构图
服务接待管理
物业档案管理
综合服务管理
财务管理
人事管理
行政管理
治安管理
消防管理
交通管理
保洁管理
绿化管理
消杀管理
物业接管验收
设备设施管理
维修服务管理
二、公司岗位结构图
三、综合事务部组织职能图
第三章工作职责
一、综合事务部部门职责
1.领导参谋
(1)负责贯彻公司领导指示,做好上下级联络沟通工作,及时向领导反映情况、反馈信息;做好各部门相互配合、综合协调工作;负责对各项工作和计划的督办和检查。
(2)根据领导意向和公司发展战略,负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿,牵头或协助公司的规划研究。
(3)协助总经理处理日常工作,负责总经理日常活动和外出活动的安排。
2.日常行政管理
(1)组织安排公司办公会议,或同有关部门筹备公司及其他会议及有关重要活动,做好会议记录和整理会议纪要,根据需要按会议决定发文。
(2)负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。
(3)负责公司办公设施的管理,包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作,负责传真机、复印机、长途电话、移动电话、计算机、手提计算机的管理和使用。
(4)协助信息部门做好信息系统总体开发工作,提高行政办公效率,重点监控计算机联网后的信息保密。
3.文书印信管理
(1)负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示,做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查及文书档案资料的归档立卷管理的工作。
(2)做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作,定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。
(3)负责公司保密工作和法律事务,妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。
4.人力资源管理
(1)负责制定公司人力资源发展规划。
(2)负责公司员工招聘、甄选、录用工作。
(3)负责对公司员工的培训、晋升、激励工作。
5.后勤工作
(1)负责公司总务工作,做好后勤保障工作,主要指员工膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理等工作。
(2)负责公司车辆调度、管理、维修。
包养工作,确保公司领导和职工正常工作用车。
定期对司机进行交通安全教育,减少事故和违章,降低用车成本。
6.文化活动管理
(1)为了丰富员工的文化生活,组织安排各种旅游活动。
(2)兼管公司职代会和工会。
二、综合事务部部岗位职责
1、综合事务部主管岗位职责
(1)在总经理的领导下,主持综合事务部全面工作。
根据公司的计划和要求,研究制定综合事务部工作计划,并组织实施。
(2)组织安排好行政事务工作,负责管理本单位固定资产、办公用品、印刷品、废旧包装品。
保证单位员工餐厅、医务室、浴室、自行车室、洗衣房等部门正常运转,教育本部门员工全心全意地为经营服务、为全公司员工服务。
(3)负责管理、审批规定权限范围内的经费开支。
(4)认真贯彻执行公司各项规章制度,奖惩分明,激励先进,认真解决员工的实际困难,充分调动一切积极因素,做好各项服务工作。
(5)负责管理、审批规定权限范围内的经费开支。
(6)正确处理内外关系,热情接待关系单位,积极配合、协调公司品牌管理部及其他部门做好对外公关工作。
(7)负责公司后勤管理工作,认真落实公司总经理和分管副总经理的指示,不断提高后勤保障能力。
(8)完成领导交办的其他工作。
2、出纳员岗位职责
(1)严格遵守并执行公司财务管理制度;
(2)出纳员负责现金、支票、发票的保管工作,要做到收有记录,支有签字;
(3)现金业务要严格按照财务制度度所要求的办理。
对现金收、支的原始凭证认真稽核,不符合规定的有权拒付;
(4)现金要按日逐笔记录现金日记帐,并按日核对库存现金,做到记录及时、准确、无误;
(5)支票的签发要严格执行银行支票管理制度,不得签逾期支票、空头支票。
对签发的支票必须填写用途、限额,除特殊情况需填写收款人。
应定期监督支票的收回情况;
(6)办理其它银行业务要核对发票金额是否正确、准确,并经总经理批准后签发,不得随意办理汇款;
(7)收付现金双方必须当面点清,防止发生差错;
(8)对库存现金要严格按限额留用,不得肆意超出限额。
妥善保管现金、支票、发票,不得丢失;
(9)杜绝白条抵库,发现贪污、用公款行为要及时汇报给总经理;
(10)对违反财务制度的行为要拒绝受理并及时向总经理汇报;
(11)按期与银行对帐,按要求编制银行存款余额调节表,随时处理未达帐项、
(12)负责保守本部门所掌握的公司秘密;
(13)负责绩效工资的计算;
(14)负责办理税务年检和工商年检;
(15)对领导交与的其他事务按规定办理。
(16)负责一些由副总经理安排的其他工作;
3、行政专员岗位职责
(1)负责管理考勤,统计出勤情况。
(2)负责办公用品及办公设备的采购、管理。
(3)负责办公条件及办公环境的维护。
(4)负责公司车辆管理,合理调度使用,控制油耗。
(5)负责各部门之间的协调,并监督各管理制度的执行,收集执行情况,从公司的实际出发,不断进行完善。
(6)负责组织召开各部门周例会,联络公司各部门的工作进展情况,收集各方面的意见、建议、和存在问题,并向总经理报告。
(7)负责公司的招聘、培训及评估考核等人事工作,执行并完善相关制度及流程。
(8)负责人事档案的建立及管理。
(9)负责办理经公司批准的员工保险等福利。
(10)总经理交办的其他工作。
第四章综合事务部工作流程
一、招聘流程
第一条编制
1、制定计划:
根据新项目,招聘计划提出部门编制计划申请,报综合管理部审核汇总。
2、计划审批:
综合管理部审核通过后报总经理审批。
3、临时调整:
部门编制审批通过后,一般情况下不增加人员,因特殊原因,尽量以临时用工形式解决。
因特殊情况确需要临时调整编制的,由部门经理提出书面申请,经综合管理部经理审核后,报总经理审批。
第二条招聘步骤
1、提出招聘申请:
各部门需招聘员工时,部门经理填写《员工招聘申请表》,并注明用工性质,然后报综合管理部审核。
2、招聘需求核实:
综合管理部会同需求部门,分析岗位需求的合理性,商议其他解决办法。
3、编制招聘方案:
综合管理部将各部门人员需求进行汇总后,优先从公司内部员工中进行调剂。
确需对外招聘,编制招聘方案,包括招聘形式、招聘费用预算,交总经理审批。
4、综合管理部根据总经理审批意见统一发布招聘信息。
5、综合管理部对应聘资料进行收集,分类,归档,按照所需岗位的职位描述做初步筛选。
6、综合管理部及用人部门共同主持笔试、面试,确定录用人员名单。
拟选人员一般需经过三次面谈和二次测试。
7、经二至三次面谈后,综合管理部安排拟来人员填写"应聘人员登记表"(附录)。
8、综合管理部将"应聘人员登记表"和“录用决定”转用人部门签署聘用意见。
用人部门同意聘用后,不同层次、不同级别的人员按不同的审批权限进行批准。
9、对经理级及以上职级应聘人员应在面试时要求其提供工作证明人,必要时还需做应聘人员背景调查,并将背景调查报告记录在应聘人员登记表上。
背景调查需慎重。
所有员工的身份证、学历及其他资质必须验查。
10、综合管理部向录用人员下发《录用通知单》或《临时用工通知单》,也可视情况电话通知入职。
11、综合管理部与录用员工签订《劳动合同》或《临时用工协议》。
12、部门副经理、子公司副总经理以上级别的管理岗位应建立公开竞聘机制。
第三条入职
1、综合管理部在新员工进入前
应聘人员的《应聘登记表》由公司领导签署后,综合管理部负责通知员工报到。
新员工报到日,综合管理部根据《新员工入职手续清单》为其办理相关事项。
通知新员工报到时应提交:
1寸彩照2张及底片;毕业证书、学位证书、职称证书、身份证原件及复印件。
员工身体健康状况由其在《应聘登记表》上承诺。
2、综合管理部办理入职手续
填写《新员工入职登记表》。
向新员工介绍公司情况及管理制度,使其具备基本公司工作知识,要求其通过公司内部网络了解进一步情况。
按照《新员工入职手续清单》逐项办理入职手续。
与新员工签署《劳动合同》。
向新员工介绍管理层。
带新员工到部门,介绍给部门总监。
更新员工通讯录。
领取必要的办公用品。
3、由部门办理部分
综合管理部带新员工到部门后,由部门安排参观部门,并介绍部门人员及其他部门相关人员。
由直接经理向新员工介绍其岗位职责与工作说明。
部门应在例会上向大家介绍新员工并表示欢迎。
4、入职培训
由综合管理部定期组织新员工培训,培训内容包括:
《龙洋据物业公司制度汇编》,本行业基础知识,其他。
不定期举行由公司管理层进行的企业发展历程、企业文化、各部门职能与关系等方面的培训。
5、试用期
按劳动法规定操作。
编制外、临时用工不需要试用期。
但有三天的观察期,决定是否合作。
新员工入职满一个月左右时,由综合管理部对其进行跟进。
形式:
面谈。
内容:
主要了解其直接经理对其工作的评价;新员工对工作、直接经理、公司等各方面的看法。
具体见《新员工跟进记录》。
6、转正评估
新员工工作满一个月时,由综合管理部安排进行转正评估。
员工对自己在试用期内的工作进行自评,由直接经理对其进行评估。
直接经理的评估结果将对该员工的转正起到决定性的作用。
第四条实习
1、编制
实习生纳入公司计划外编制。
公司根据临时性、阶段性工作需要接收实习生。
2、实习生接原则
1)接收实习生必须坚持业务需要、工作条件许可、专业对口的原则。
2)接收实习生原则上为国家统招专科(含)以上学历的应届毕业生,且必须学完学校规定的课程,并按学校规定已进入实习期(以学校实习推荐信为准)。
3)接收的实习生必须具备健康的心理素质和身体素质,具有竞争意识、开拓精神及良好的团队合作精神。
4)公司只接收应届毕业生或在校研究生实习,实习期限最长为3个月。
5)实习生需年满16周岁。
3、审批流程
1)有实习生需求的部门,要严格控制人数和使用时间。
由使用部门提出书面申请,说明使用的理由、人数、时间,综合管理部审核,总裁办批准。
2)实习生均需提供真实有效的实习推荐信、身份证、学生证及健康体检证明等资料供综合管理部审核。
3)实习生须通过公司组织的高校招聘面试,面试合格后,报公司总裁办审批;签订实习协议,办理实习手续。
4)实习生需根据公司年度人才储备计划,安排至相应岗位实习,并结合实习部门和综合管理部持续考核的结果,可择优录用为公司试用员工。
4、实习生待遇
1)公司按如下标准,给予实习补贴:
专科或高职生:
400元/月;本科生:
600元/月;硕士生:
800元/月。
如在实习期间对公司有特殊贡献,另行奖励。
2)实习生实习期午餐由公司全额补助。
3)实习生不享受公司过节费、话费补助等福利。
4)实习生每月出勤计算时间与公司正式员工一致,实习补贴发放时间与公司工资发放时间一致,以现金形式发放。
5、实习生日常管理
1)实习生实习期间必须严格遵守国家有关法律法规,以及公司的各项规章制度,服从岗位安排。
2)用人部门对实习生要合理安排工作,认真指导实习。
实习结束后,所在部门根据每个实习生的表现以书面形式作出评价,报综合管理部备案。
3)实习生必须按照实习部门工作时间上下班,不得有迟到、早退、无故旷工等行为。
4)用人部门要加强对实习生的管理,加强保密教育。
未经许可,实习生不得将接触到的公司内部信息、资料对外泄露。
对违反公司有关规定、作风散漫、表现不好的实习生,有关部门可随时取消实习资格,并报综合管理部备案。
5)除上班时间在公司实习外,实习生其他时间一切活动与公司无关。
6、实习生考核管理
1)实习生每周填写《实习情况鉴定表》,主要包括实习内容说明、实习业绩及心得体会等,交综合管理部备案。
2)实习生根据其工作岗位及工作任务填写周计划、月计划,与公司正式员工同时提交综合管理部,接受公司绩效考核管理。
3)用人部门负责人每月对实习生进行绩效考核,考核成绩将作为岗位选拨和配置的依据,并记入个人职业发展档案。
4)实习生在实习期间表现优秀的,由实习生与用人部门共同填写《员工录用审批表》,经综合管理部审核、总裁办批准后,录用为新员工。
7、实习生离职管理
1)实习生离职须提前一周以书面形式递交离职审批表,经综合管理部填写《实习生情况鉴定表》并报总裁办审核后,按正常员工离职程序办理离职手续。
2)实习生经评议后不符合公司要求,或违反公司实习生管理相关规定,由用人部门负责人以书面形式递交中止实习申请,经综合管理部同意并报总裁办批准后,按正常员工离职程序办理离职手续。
第五条转正
1、试用期满,直接上级应综合员工试用期整体表现,如实填写《员工转正考核表》。
2、综合管理部接用人部门直接主管《员工转正考核表》,依据用人部门处理意见,报总经理审批,定岗定薪。
3、综合管理部通知转正员工填写《员工入职登记表》并办理相关手续,员工即正式入职上岗。
4、临时用工不需要办理转正手续。
第六条调动
1、综合管理部与员工调入、调出部门协商调动事宜。
2、调动员工本人及调出调入部门直接领导填写《员工岗位变动通知书》。
3、综合管理部将《员工岗位变动通知书》报总经理审批。
4、调动员工填写《员工工作交接清单》,办理员工变动交接手续。
5、调动员工在手续办结后即到调入部门上岗。
二、物业员工工资管理
1、严格按照考勤机记录每月员工考勤;
2、办公室人员考勤每月发总公司财务中心会计,由财务中心做办公室人员工资;
3、保洁、保安考勤和工资表制作完成发总公司财务中心子公司会计员;
4、办公室社保明细发总公司会计,保安社保明细发财务中心子公司会计员;
5、根据考勤管理表,编制保洁及保安工资表,交总经理签字,然后交财务中心;
三、福利管理
1、法定节假日购物卡由综合事务部到沃尔玛进行购买;
2、购买的购物卡由综合事务部负责向总公司报账;
3、保洁、保安过节费做成奖金,发给财务中心子公司会计员;
4、办公室人员生日,以发放购物卡形式给予;
5、保洁、保安生日,根据制度规定金额,以奖金形式做到当月工资当中;
四、办公用品管理
1.填写领用单
公司各部门根据需要,填写《办公用品领用单》,报
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