公司接待工作安排流程图.doc

公司接待工作安排流程图.doc

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公司接待安排流程图

1、掌握要接待人员的基本情况：

姓名、单位、职务、性别、人数、来访目的、到达及离开信息（日期时间、航班号或车次）、联系电话及其他特别要求；

2、拟定接待方案：

用车、食宿、会谈地点及参加人员、日程或行程安排、陪同接待领导等；大型或重要接待须制定完备的接待预案书（须有应急或备选方案），经行政（副）总监审核后，报对接部门主管领导或董事长签字核准；

3、提前安排食宿、交通。

4、通知及协调有关部门落实接待方案。

准备工作

接待安排流程

接待工作

1、接（送）机或接（送）站：

专人负责机场、火车站的接送服务；

2、住宿：

房间预订情况确认（或提前办妥入住手续，领取房卡）；须提前询问客人是否有其他特别要求；一般情况，接到客人后先行安排入住；

3、用餐：

原则上第一餐和最后一餐由公司领导作陪安排外出用餐，其余都安排在公司食堂就餐；

4、会议或会谈：

按公司《会议管理规定》或会议要求提前布置好会场；

5、现场参观：

分管副总或总监、行政后勤部部长陪同，由分管副总或总监沿途介绍公司或现场基本情况；须告知客人“基于企业商业秘密保护，车间现场除公司指定人员外一律禁止录音录像和拍照”；

6、其他活动：

娱乐活动形式、消费标准、娱乐地点及陪同人员的确认；旅游活动的行程、用车及陪同人员的确认；

7、礼品或纪念品：

视来访客人情况，提前准备好礼品（纪念品）或土特产。

善后工作

1、征求客人对接待工作的意见；对于重要客人应及时（预计返程到达后24小时内）电话或短信问候返程情况；

2、协助安排返程交通；落实送行车辆及人员；

3、清理接待工作文件、照片及音像资料，存档备查；

4、及时核对、结算和报销相关接待费用。

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