村级文书档案分类方案归档范围及保管期限.docx

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村级文书档案分类方案归档范围及保管期限

文书立.卷操作程序

、什么是文书立卷？

它的意义及案卷质量要求。

文书立卷，就是按照一定的要求与方法，把办理完结的、具有保存价值的零散文件组合成案卷。

其意义在于保护文件安全，为开展档案工作奠定物质基础，为单位、为国家积累档案财富。

案卷质量要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

二、文件材料的收集

1、文件材料从以下八个方面收集

（1）收集“红头文件”所谓的“红头文件”是指文件的首页上方的有关内容和格式套红印制的公文，如通知、通报、请示、报告、批复、决定、命令等。

（2）收集“白头文件”如会议材料、经验介绍、领导讲话、专题报告等。

（3）

收集本单位内部使用的文件材料。

如各种会议记录、规章制度、工作计划、总结、名册、统计表、登记表等。

（6）

如新闻媒介关于本单位重要活动的新闻

收集报道性文件。

稿、照片、录音录像带，本单位领导答记者问等。

（7）收集记载性文件。

如年鉴、大事记、组织沿革、工作日记、调度日志等。

（8）收集公布性文件。

如通告、公告等。

2、文件材料的收集应该注意问题

（1）要完整、准确地收集文件。

（2）收集文件必须“以我为主”，把本单位自身形成的文件材料作为收集的重点。

3、开展文件材料收集的途径、范围

（1）建立归档制度，定期收集文件材料

（2）做好平时文件材料收集

（3）从领导、分管领导、经办人手中收集材料

4、区分归档和不归档文件材料

（1）了解掌握本单位制定的《文件材料归档和不档归档范围》

（2）逐份区分要归档和不要归档的文件材料三、文件材料的分类、组卷

1、确定分类方法，制定分类方案

1）根据本单位本部门的工作职能、业务范围来制定分类方案，

村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限表》附后。

目前村级分为：

党群工作类

农村工作类

行政综合类

治保民政类

（2）将立卷年度的归档文件材料逐份与分类方案的类目对号入座

2、确定文件材料的保管期限

根据规定，文书档案的保管期限分永久、长期和短期三种。

永久50年以上，长期为16－50年，短期为15年以下。

凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

凡是反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

3、卷内文件的排列

（1）文件的一般排法原则：

正文在前，底稿在后；批复在前，请示在后；原件在前，复印件在后；来文在前，复文在后；转发件在前，被转发件在后，正文在前，附件在后。

（2）卷内文件排法：

同一具体问题的，同一任务，同一活动，同一事件，它们的问题特征一致，要按文件形成的时间顺序排列；同一性质问题相近的文件，把问题相同的文件排列在一起。

如卷内文件有农业、林业、水利方面的文件，按照习惯先排农业方面的文件，再排林业方面的文件，最后排水利方面的文件材料。

4、卷内文件的编号（编页码）

卷内文件的排列确定之后，要用阿拉伯数字在文件的右上角编写页号，凡有正式文字的页面，无论正面背面都要编号。

5、填写卷内文件目录

（1）顺序号。

即卷内文件的次序号，以文件为单位，一份文件编一个号，用阿拉伯数字填写。

（2）文号。

即文件的制作机关的发文字号。

填写时，要把文件的字号填全来。

如“建政办[2005]123号”，不

能填写成“建政办123号”、[“2005]123号”或1“23号”。

没有发文字号的文件材料则不必填写。

（3）责任者。

即文件的制作机关、部门或个人。

责任者一般要写全称，全称过长的可写规范性的简称。

如“中国共产党建宁县委员会办公室”可简化填写为“中共建宁县委办”，但不得填写为“本乡、本办、本局、本委、本院、本所、本站、本村”等。

责任者过多，以填写主办单位为主，其余的单位可省略，在后面加上“等”字。

（4）题名。

即文件的标题。

1题名很明确的，照原文填写。

2有题名但无实质内容的应重新拟写题名，如“报告、申请、通知”等，应先填写“报告、申请、通知”，在报告的后面加上中括号，在中括号里点明是什么报告。

3没有题名的文件材料应重新拟写题名并加上中括号。

（5）日期。

日期指文件的形成的时间。

手工填写卷内目录时一般可省略“年”、“月“日”字，如“二OO五年五月八日”可填写为5.8:

跨年度的文件要填全，如“二OO六年一月八日”应填写成“2006.1.8”。

用档案管理软件时录入时应为“20050508”、“20060108”八位数字，不足的应补“0”，如“二00五年十二月”应录入为“20051200”

文件没有日期的，要考证清楚后填写。

（6）页号。

页号指卷内文件所在之页的编号。

填写每份文件首页的文件编号，但最后一份文件必须填写起止页号，使卷内文件总页数一目了然。

（7）备注。

其它需要说明的问题。

6、装订案卷的基本要求

（1）除去文件材料上的订书钉、大头针、回形针等金属物。

（2）对破损、不合规格的文件材料要进行修补和托裱；对字迹不清的文件要修复。

（3）文件大小不一、长短不齐的应折叠整齐美观。

（4）取折叠好的档案卷皮与卷内文件目录、文件材料的左边和底边平，将档案卷皮的封面、封底向外翻开，用铁夹子把档案卷皮的上部底部和卷内文件材料夹紧。

（5）将档案正面朝上放在桌面上，下面垫装订板或旧书报，手电钻或钻子在装订部位钻三个等距离的小孔。

（6）用档案装订线装订案卷，一般采用三孔一线法。

（7）装订好的案卷要做到不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件材

料、不妨碍阅读。

7、拟写案卷题名

案卷题名就是案卷标题，是对卷内文件材料的总概括，揭示卷内文件材料的内容和成分，为查找文件材料提供线索，也为编制案卷目录检索工具提供依据.

（1）拟写案卷题名的基本要求：

一是要研究案卷的主要内容和成分

;二是要有一定概括能力，把案卷的内容用简洁的文字表达出来，案卷题名主要由制发文件的机关、内容、文种三部分组成，字数一般控制在30-40个字以内，以不超过50个为宜；三是用毛笔或书画硬笔书写。

（2）拟写案卷题名的基本格式

对于大多数案卷来说，以问题特征为主，其格式为：

责任者+问题+文种。

如：

建宁县政府关于农业生产、林业生产和水利建设工作的通知、意见

短期

党群工作类农村工作类行政综合类治保工作类

9、编制案卷号、归档号

（1）案卷号。

案卷号是案卷的排列顺序编号。

案卷采用年度－－保管期限－－组织机构（或问题）排列的，案卷号的编制是一年一个顺序号，先编永久卷，再编长期卷，后编短期卷。

如某单位2005年立案卷15卷，其中永久7卷、长期6卷、短期2卷。

则案卷编号是永久1－7号，长期8－13号，短期14－15号。

（2）归档号。

归档号是文书案卷年度归档处理编号，它起着统计年度立卷数量的作用。

归档号的编制方法和案卷号的编制一致。

10、填写案卷封面、卷脊

（1）全宗名称栏。

即案卷封面最上一栏，用来填写立卷单位名称。

如“建宁县黄埠乡黄埠村”；

（2）类目名称栏。

即案卷封面第二栏，用来填写案卷分类方案的类目名称。

如：

“党群工作类、”“行政综合类。

”

（3）案卷题名栏。

即案卷封面第三栏，用来填写案卷题名。

要根据卷内文件制发单位来确定，如：

“建宁县政府关于做好农业生产、林业生产和水利建设工作的通知、意见”，填写时第一行空两格，回行顶格书写。

（4）时间栏。

填写卷内文件的起止年月。

（5）保管期限栏。

填写案卷的保管期限。

（6）件、页数栏。

填写案卷有几份文件和案卷的总页数。

（7）归档号栏。

填写年度文书案卷归档处理编号。

（8）档号栏。

填写案卷封面和卷脊有全宗号、目录号、案卷号。

（9）卷脊年度栏。

填写案卷年度。

11、要求各村每年在6月底前要完成上一年度的档案材料立卷归档工，并把案卷目录报送县档案局。

四、档案的保管和利用

1、做好档案保管工作需要具备以下条件：

（1）要有档案室、档案装具（厨、柜），要有专人管理，并要求做好“八防”措施，即：

防火、防光、防尘、防潮、防盗、防霉、防有害生物、防有害气体。

（2）不要将档案存放在最底楼或最顶楼，最底楼不宜防潮、防霉、防水灾，顶楼不宜防高温，纸张容易老化、碎，不利于永久保存档案。

（3）档案室、厨、柜要保持卫生清洁，档案排列要整齐，厨内每年要更换防虫药剂（樟脑片）。

2、怎样开展档案利用工作

（1）制定利用档案规章制度《档案查阅利用制度》。

建立查阅档案登记簿，在提供利用过程中，要根据实际情况，规定不同的审批手续：

如档案外借、复制，一般要通过领导批准，并办理借阅手续，限期归还。

一般情况下档案不外借，预防涂改、损坏、遗失档案。

（2）为了便于查找档案要健全检索工具：

案卷目录、全引目录、卷内目录，并建立档案统计台帐。

在人员变动时要办理档案移交手续

序号

归

档范围

保管期限

1

上级党委颁发的需要本村支部执行的文件材料

长期

2

本村支部年度计

-划、总结、会议记录

永久

3

本村支部换届选举，领导任免文件材料

永久

4

本村支部党员花名册，党组织介绍信

永久

5

本村支部发展党员、党风党纪、民主评议等文件材料

长期

6

上级关于共青团

J妇女、老龄、计生协会、关

长期

村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限

类别

党

群

工

作

类

工委等工作文件材料

7

本村团员、团干等表册，团代会文件材料及团组织介绍信存根

长期

8

妇代会、妇女工作文件材料

长期

农村工作类

1

上级机关颁发的有关农业生产政策性、规定性文件

长期

2

本村有关农业、林业生产、农田保护、畜牧水产、水利工作等的规划、计划方案、合冋、协议书

永久

3

本村农、林、牧、付、渔业生产的年度计划、总结报表

永久

4

本村有关农村经济体制改革、农业生产、联产承包、收益分配、农业科技的规划、报告、合同、报表

永久

行

政综合类

1

上级机关颁发的有关农村工作的法规性、政策性、规定性文件

长期

2

上级机关制发的针对本村的批复、通报，需要本村执行的文件材料

永久

3

本村委会会议记录、村领导在各种会议上的重要讲话，典型发言、情况汇报

永久

4

村委会及其他组织的年度计划、总结、报告、统计年报

永久

5

本村制定的各项管理制度，村规民约、村务公开

长期

序号

归档范围

保管期限

行

6

本村评选先进单位、先进个人的文件材料

长期

政

7

本村在精神文明建设、计划生育、落实宗教、侨务政策、文教卫生工作中形成的文件材料

永久

综

8

本村办企业、生产技术、经营管理、产品销售及招商引资、企业设立、合并、迁移、停产、承包、拍卖等文件材料

永久

合

9

上级关于财务规定，审计、金融、保险、税务等需要本村执行的文件材料

长期

10

本村有关村财管理，申请拨款、贷款报告、批复

永久

11

上级机关颁发的有关新村建设、土地管理的规戈1」、规定、办法

永久

12

本村有关土地管理、土地承包、用地请示等文件材料

永久

1

上级机关颁发的有关政法、司法、公安、社会治安、民政、安置复退军人、社会救济、区划、民族工作的指示、规定、通知

长期

2

村有关政法、公安、综治、处理经济、刑事、民事案件和各种纠纷，安全保卫、人口管理、法律宣传、评选表彰、计划规定、报告、报表、名单

永久

3

本村有关国防教育、民兵、征兵、预备役工作的文件材料、名单

永久

4

本村有关基层组织、政权建设、行政区划、村委会换届选举的文件材料、名单

永久

5

本村有关社会福利、救济、抗灾救灾及五老、特困户、低保、残疾人员名单及文件材料

长期

6

本村有关安置退伍军人、拥军优属，义务兵役费征收发放文件材料、名册

长期

7

本村有关移风易俗，婚姻管理的规定、办法

长期

类

治

保

民

政

类

建宁县各行政村档案保管情况统计表

现存档案卷数

档案破损卷数

档案霉变卷数

档案虫蛀卷数

档案遗失卷数

档案橱柜

（个）

现存档案分年度卷数

年度

卷数

年度

卷数

年度

卷数

乡（镇）

村（盖章）

年月曰

说明：

1、一卷档案既有霉变又有虫蛀时，只统计一项；

2、档案遗失卷数指过去丢失的档案数量；

3、本表一式三份，两份报乡镇综合档案室，另一份存底。