浅谈现代文秘的基本素质.docx
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浅谈现代文秘的基本素质
河南工程学院毕业论文
论文秘工作者的礼仪修养
学生姓名
系(部)人文社会科学学院
专业文秘
指导教师冯源
2014年5月6日
摘要
文秘是综合型人才,工作内容覆盖广泛。
作为领导的左右手,文秘人员成为了内外兼修的人才,对内是辅助领导工作的管理人员,对外是独当一面的业务人员。
由于文秘工作者的工作性质,要求文秘工作者必须要有较高的礼仪修养。
文秘工作者的礼仪修养不仅是个人的形象展示,还是部门甚至是单位精神面貌及文化氛围的反映。
优秀的文秘必须懂得用自身良好的礼仪修养推动单位文化建设,共筑和谐单位梦。
当今,文秘礼仪修养综合素质不高,所以,文秘工作者必须通过各种途径学习加强自身礼仪修养。
本文的主体共分为五个大部分,按照“文秘及礼仪修养基本概念”、“文秘的礼仪修养的重要性”、“文秘工作者应遵循的基本原则”、“文秘工作者礼仪修养的途径”等五部分进行论述。
关键词:
文秘礼仪修养提高
Abstract
Isacomprehensivesecretarialpersonnel,coveringawiderangeofwork.Astheleaderoftheright-handman,secretarialstaffbecameatalentinternallyandexternally,internalleadershipworkistoassistmanagers,foreignbusinesspeopleistoworkindependently.Duetothenatureofclericalworkers,clericalworkersmusthaveahighrequirementetiquettetraining.Clericalworkersetiquettetrainingisnotonlyapersonalimagedisplay,orevenadepartmenttoreflecttheunit'smoraleandculture.Excellentsecretarialpromoteculturalconstructionunitsmustunderstandgoodmannerswiththeiraccomplishment,Buildharmoniousunitdream.Today,secretarialetiquettetrainingcomprehensivequalityisnothigh,soclericalworkersmustlearntostrengthentheirownetiquettetrainingthroughavarietyofways.
Thisarticleisdividedintofivemainparts,Accordancewiththe"basicconceptsofsecretarialandetiquettetraining","secretaryoftheimportanceofritualaccomplishment","shouldfollowthebasicprinciplesofclericalworkers,"and"clericalworkeretiquettetrainingpathways".
Keywords:
SecretaryEtiquettetrainingImprove
目录
前言·····················································································································1
一、文秘工作者礼仪修养的基本概念·························································2
(一)文秘的基本概念···························································································2
(二)礼仪的基本概念··············································································2
(三)文秘礼仪修养的基本概念·······································································2
二、文秘工作者礼仪修养的重要性·························································3
(一)时代的需要·····················································································3
(二)工作的需要················································································3
(三)个人的需要··············································································3
三、文秘工作者礼仪修养规范······································································4
(一)文秘工作者个人礼仪规范··········································································4
(二)文秘工作者办公礼仪规范·················································································4
(三)文秘工作者接待礼仪规范··················································································4
(四)文秘工作者社交礼仪规范··················································································4
(五)文秘工作者会议礼仪规范··················································································5
(六)文秘工作者外事礼仪规范··················································································5
四、文秘工作者礼仪修养应遵循的基本原则··············································5
(一)平等原则········································································································5
(二)尊重原则········································································································5(三)诚信原则········································································································5
(四)宽容原则········································································································6
(五)适度原则········································································································6
五、文秘工作者礼仪修养提高途径······························································6
(一)注重细节········································································································6
(二)提高基本素质··································································································6(三)网上视频学习··································································································7
(四)换位思考········································································································7
(五)与别人沟通交流·······························································································7
(六)单位集体培训··································································································7
(七)生活实践(工作)学习·····················································································7
结束语··································································································8
参考文献·····································································································9
致谢·····················································································································10
前言
随着社会的日益发展,中国传统文化得到重视。
作为拥有五千年文明的中国,素有“礼仪之邦”的称号。
所以,礼仪在现在社会有着不可忽视的地位和作用。
古往今来,尽管人们对礼仪的探索从未停止,但当今社会人们之间的关系日益冷漠,现代礼仪在生活中的应用面临很多问题。
在职场中,文秘是外向型人才,文秘工作者自身的礼仪修养是至关重要。
文秘的礼仪修养反映在言行举止各方面,稍有不慎就会职场失意。
现代化的职场中,礼仪修养成为了必修课,很多工作者不注重自身礼仪修养,给单位造成损失,而丧失了工作。
在新世纪中国梦的号召下,文秘工作者提高个人礼仪修养,为公司营造良好的文化氛围,实现和谐工作梦,势在必行。
很多人认为礼仪修养这种东西很虚假,也有很多人认为礼仪修养不容易提高。
其实这些认识都有偏差,礼仪修养的历史渊源流长,由来已久,对我们的生活带来了很多方便和笑容。
礼仪修养的提高确实是一个缓慢的过程,需要持之以久的学习。
但是只要有毅力和耐心,就能很快的提高。
而文秘工作者,日常工作中接触良多,提高礼仪修养就会事半功倍。
本文介绍的提高礼仪修养的途径也简单易学,相信经年之后,文秘工作者的礼仪修养现状必有所提高。
一、文秘及礼仪修养的基本概念
(一)文秘的基本概念
文秘:
文秘即秘书,基本解释秘书是指受雇为上级处理通讯及日常事务和杂务的人。
在中国,秘书起源于炎黄殷商,夏商周时期秘书工作正式确立,其后各朝各代秘书职能不断变化,权利也在不断变更,直至明清,才形成系统完备严密的秘书工作体制。
到当代,秘书分为公务秘书和私人秘书。
文秘(秘书)可以定义为:
为领导机构或领导个人,撰拟,掌管文书,辅助决策,并处理日常事务的工作人员。
文秘的主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项等。
(二)礼仪基本概念
礼仪:
致福曰礼,成义曰仪。
礼仪就是律己、敬人的一种行为规范,是表现对他人尊重和理解的过程和方式。
礼仪是在交往中体现出来的人们之间互相尊重的意愿,就是与人交往的程序、方式以及实施交往行为时的外在表象方面的规范,包括语言、仪容、仪态、风度等等。
从交际的角度来看,礼仪可以说是人际交往中适用的一种艺术、一种交际方式或交际方法,是人际交往中约定俗成的示人以尊重、友好的习惯做法。
从传播的角度来看,礼仪可以说是在人际交往中进行相互沟通的技巧。
可以大致分为政务礼仪、商务礼仪、服务礼仪、社交礼仪、涉外礼仪等五大分支。
(3)文秘礼仪修养的基本概念
文秘礼仪修养是指秘书在工作和社会活动中,为了塑造个人和组织的良好形象而应当遵循的对交往对象表示的尊敬与友好的规范或程序,是一般礼仪在商务活动中的运用,它体现了秘书人员自身的文化素养、精神风貌和工作态度。
秘书礼仪所涉及的范围较广,主要包括个人礼仪规范、办公礼仪规范、接待礼仪规范、社交礼仪规范、会议礼仪规范、涉外礼仪规范等等。
2、文秘工作者礼仪修养的重要性
文秘工作者作为组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者,社会交往活动是其主要工作内容之一。
以德服人,一直以来是中国社会管理模式。
文秘工作者作为领导的辅助者,必须能以优秀的自身礼仪修养得到社交对象的信服。
由此可见,秘书礼仪修养是文秘工作者的必修课。
具体从以下三方面说明文秘工作者礼仪修养的重要性。
(1)时代的需要
随着社会的发展和进步,人们已从物质需求层次到达精神需求层次、自我认知价值越来越高,越来越希望得到理解、受到尊重。
在全中国都在追求“中国梦”的今天,中国梦是什么,相信一千个人,就有一千个“中国梦”。
中国作为文明古国,礼仪之邦。
礼仪成为了很多人追崇的“中国梦”。
毫无疑问,在当前的社会形势下,礼仪已不是个别行业、个别社会层次的需求,而是全民所需,时代所需。
(二)工作的需要
由于秘书工作的特点,文秘工作者的地位特殊,他既在单位内部起联系沟通作用,又在社会上成为本单位的窗口和代表。
作为领导与员工、领导与客户的联系纽带,文秘工作者需要为领导做好上传下达、下情上达的工作,维护好与客户的友好关系。
文秘的工作内容之一就是社交,所以文秘的礼仪修养成为文秘工作者做好基本工作的保障。
(3)个人的需要
在日常生活中,个人的着装、仪容、体态反映着一个人的个性、习惯、爱好、审美情趣和文化修养水平,向人们传递着一种“非语言信息”。
《硕人》中有“手如柔荑,肤如凝脂,领如蝤蛴,齿如瓠犀,螓首蛾眉,巧笑倩兮,美目盼兮”描写庄姜夫人的仪容,仪态,以此我们可以看出庄姜夫人的美丽,想象着她一定是一个温柔贤淑的女子。
可见个人的礼仪修养的重要。
在社会交往中,一个容貌整洁、穿着得体、举止文雅大方的文秘工作者会给对方留下美好而深刻的印象,从而为今后的工作、交往奠定良好的基础。
时尚礼仪教母周思敏也说:
你的礼仪价值百万。
由此可见,礼仪修养是文秘工作者个人的需要。
三、文秘工作者礼仪修养规范
《孝经》有云:
安上治民,莫善于礼。
荀子也说:
礼者,人道之极也。
可见礼仪是人成功的必要条件,是社会文化的一种体现,更是人们之间沟通交流的一种行为规范和关系润滑剂。
礼仪知识和素养是21世纪新型文秘人才必备的重要素质。
秘书礼仪规范可以分为以下五种:
(1)文秘工作者个人礼仪规范
文秘工作者个人礼仪规范主要包括仪容、服饰、行为举止、语言、表情等。
其基本要求是:
遵守TPO(Time、Place、Occasion)原则、掌握PAS(PubliclyAvailableSpecification)原则、健康自然原则。
莎士比亚说:
“一个人的穿着打扮,就是他的教养、品味、地位的真实写照”。
歌德也在《亲和力》中说:
“举止是映照每个人自身形象的镜子”。
古人就对个人形象很重视,所有更要求新时代的文秘工作者穿着打扮要得体、优雅。
仪容精致自然。
语言文明规范。
(2)文秘工作者办公礼仪规范
办公室是文秘人员出入最多的场所,文秘人员的一举一动都会暴露在众目睽睽之下,这就要求文秘人员有较好的礼仪修养。
文秘工作者办公礼仪规范要求:
1、创设优美的办公环境,保持办公室干净整洁,适当摆放绿色植物,净化空气。
2、创设办公室平和的情绪环境,办公室的颜色要协调温暖。
3、电话、手机等通讯设备的合理使用,不在公共场合接听私人电话,保持手机静音或震动。
能熟练应用电话礼仪。
4、干练且能使人信服的处理办公室事务,有使办公室人员之间亲切友好,心情愉悦的沟通能力。
(3)文秘工作者接待礼仪规范
接待工作是文秘工作者的工作之一,有着很多的学问。
文秘人员要为上司接待好客人,给客人留下好的印象就要求文秘人员有较好的礼仪修养。
接待包括迎客、敬茶、送客。
文秘工作者接待礼仪规范要求:
1、面带微笑,和蔼可亲。
2、情真意挚、亲切问候。
3、热情周到,礼貌服务。
4、真实坦诚,记住对方。
5、语言得体,风趣幽默。
6、办事利落,树立形象。
(4)文秘工作者社交礼仪规范
文秘人员的工作中,跟随上司出差、参加活动,是必不可少的社交工作,为上司做好辅助工作,要求文秘人员必须具备良好的礼仪修养。
社交礼仪包括:
谈判、会面、接打电话、拜访等。
文秘工作者社交礼仪规范要求:
遵守时间(要有约在先、如约而行、适可而止),慎重许诺、信守承诺,真诚友善,谦虚随和。
(5)文秘工作者会议礼仪规范
会议是商讨决策,相互沟通的途径,对事情的发展有着重要作用,重要的会议或许关乎企业的生存。
因此,文秘工作者做好会议工作,熟知会议礼仪规范就是必要的。
文秘工作者会议礼仪规范:
提前准备会议资料,明确会议类型,做好会议记录,做好会中服务以及会后安排工作。
(6)文秘工作者涉外礼仪规范
信息时代加速了人与人,国与国的沟通与联系。
世界各地由于地域的不同,有着风格迥异的文化习俗。
所以文秘工作者涉外礼仪规范要求:
掌握国际标准礼仪,了解交往对象当地的习俗。
维护形象、不卑不亢、相互尊重,求同存异,入乡随俗,热情有度。
4、文秘工作者礼仪修养应遵循的基本原则
所谓无规矩不成方圆,国有国法,家有家规。
文秘的礼仪修养也有原则要遵守。
(一)平等原则
平等原则,是指秘书人员在职场交往中要保持一颗平常心,跟领导、同事、客户、媒体记者等任何人群打交道,都要做到一视同仁,以礼相待,礼尚往来。
理查德•斯蒂尔说:
“对一个有优越才能的人来说,懂得平等待人,是最伟大、最正直的品质”。
《尚书•周官》中也有云:
以公灭私,民其允怀。
所以,平等原则符合社会发展特别是法治社会的发展态势,也是现代礼仪的首要原则和重要基础。
(二)尊重原则
尊重,是礼仪的感情基础,是建立友谊、加深交往、发展关系的前提;尊重,是现代化礼仪的实质。
卑己而尊人是不好的,尊己而卑人也是不好的。
尊重是一种互动行为,所谓“敬人者,人恒敬之”。
秘书人员在职场中懂得尊重,会为日常工作的顺利开展打下良好的基础。
(三)诚信原则
诚信原则是指秘书人员在职业生活中应做到诚实守信,切记失信于人。
诚信是建立良好人际关系的基本条件。
人而无信,不知其可也。
诚信做人做事,树立良好的形象,否则,就等同于敌人毁灭了自己。
(四)宽容原则
宽容原则是指秘书人员在职业交往中应做到心胸宽广,不过分计较对方礼仪上的得失“严于律己,宽以待人”能设身处地为别人着想,包容别人的过失。
惟宽可以容人,惟厚可以载物(薛日宣)。
宽容是一种生活态度,宽容是一种优秀的品德,使我们与人交往更加的淡定从容。
(五)适度原则
适度原则是指秘书在施行礼仪的过程中,在熟悉礼仪准则和规范的基础上,注意各种情况下人际关系的距离,把握与特定环境相适应的人们彼此间的交往尺度,以建立和保持健康、良好、持久的人际关系。
跟人交往沟通要注意根据具体情况具体分析,因人、因事、因时、因地恰当处理、把握好分寸,应和谐适度,避免过犹不及。
谦恭,却不知礼(礼的适度原则),就会劳倦不堪;谨慎,却不知礼,就会畏葸懦弱。
敢做敢为却不知礼,就会盲动处乱子。
心直口快却不知礼,就会尖刻刺人。
可见适度原则的重要性。
五、文秘工作者礼仪修养提高途径
子曰:
“质胜文则野,文胜质则史。
文质彬彬,然后君子”。
礼仪修养对文秘工作者有着决定性的作用。
养成良好的礼仪行为习惯,让自己的礼仪修养实现价值百万的梦想。
(一)注重细节
提高礼仪修养,做优秀的文秘工作人员,首先要注重细节,秘书工作本就繁杂,更需要文秘人员注重细节,多多观察生活中的点点滴滴,从中发现不足,提高自身素质。
生活是我们最好的老师。
(二)提高基本素质
提高基本素质,就是使自我修养有所提高,举止优雅。
自古文人雅士为人称颂,主要原因之一就是学识渊博。
只有学富五车,才能风度翩翩。
多读书,好读书,读好书,从书中汲取营养,使自己散发优雅的美丽。
(三)网上视频学习
如今互联网的普及,已使信息高度流通。
打开网页,能看到的学习资源多不胜数,网上视频学习礼仪,即节省时间,也节省了金钱,经济实惠,更能实现一对一教学,能更快地提高自身礼仪修养。
(四)换位思考
换位思考,提高自身修养。
换位思考,是宽容之人具备的品质,是人际交往的润滑剂。
在提高自身修养的路上,多想想对方,多站在他人的角度上去思考问题,会得到意想不到的效果。
(五)与别人沟通交流
俗话说:
三个臭皮匠堪比诸葛亮。
所以自己闷头学习是远远不够的,人与人的交往就是为了可以相互学习,相互提高。
与别人沟通交流,学习别人的经验,更好的完善自己。
所谓前事不忘后事之师,正是如此。
(六)单位集体培训
提高礼仪修养的路有很多条,单位集体培训就是其中一条。
单位邀请礼仪名家培训,提高整体人员的礼仪修养,养成一个好的礼仪氛围,形成一种单位文化。
(七)生活实践(工作)学习
无数经验告诉我们,读死书是不行的,只有理论和实际相结合,才能悟出其中真谛,在掌握礼仪修养的理论知识后,多在生活工作中加以实践,不断完善经验,形成自己独特的修养和气质。
俗语有云:
条条大路通罗马。
提高自身礼仪修养的途径有很多,只要养成良好的习惯,就会是一个有修养的人。
提高自身礼仪修养,做一个举止优雅,穿着时尚得体,生活精致的优秀文秘工作者。
结束语
《论文秘工作者的礼仪修养》一文,在简单介绍文秘工作者礼仪规范、应遵循的原则之后,提出了提高礼仪修养的拙见。
文
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