OA平台操作手册.docx

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OA平台操作手册

国投罗钾信息化平台及办公OA系统操作说明

（第一版1.0）

二〇一一年八月二十日

一、概述

公司信息化平台及办公OA系统是公司信息化综合应用系统，该系统提供了门户服务、新闻服务、协同办公、业务流程、员工自助、即时通信、手机移动办公等信息化服务，并与公司现有的用友U8系统、在线学习、考试系统进行了数据及业务集成。

该系统主要用于公司生产、经营管理相关的日常业务单据的流转及审核过程电子化、无纸化，使各相互关联、衔接有序的公文电子化运行，最终存档，一方面提高业务处理效率，另一方面为加强专业化管理奠定基础。

该系统与公司的即时通信工具Cowork可以结合起来使用，平台中的各项功能在即时通信工具Cowork中也可以同步使用。

二、登录

使用该系统推荐使用IE7.0、IE8.0。

IE浏览器设置：

如采购合同流程中要打开采购合同word模板报如下错误：

会报如下错误：

这时需将IE浏览器进行设置如图：

点击添加将添加到信任站点

系统登录地址：

（互联网）

或10.1.1.48:

8080（公司内网）

上述2个登录地址页面都是相同的，登录用户名为员工代码，默认密码为：

000000，初次登录必须改密码，系统中的用户信息与用友U8HR系统的信息一致，若有部门信息和人事信息错误的地方，必须先修改用友U8系统中的信息再同步更新该平台。

三、首页

首页是该系统常用功能展示页面，分为“系统首页”和“个人首页”，系统首页是所有人员统一使用的页面，个人首页可以编辑修改，设置个性化内容。

初次登录首页需更改密码及更换头像。

系统首页界面如下：

该页面主要有以下功能。

（一）设置界面风格

，可以选择内置的8种界面风格。

（二）更换头像、修改密码。

（三）流程委托，可以按照不同的流程委托给不同的人员。

（四）编辑首页，添加、修改、删除个人首页内容。

（五）快捷方式进入“待办工作”和“待审流程”。

（六）系统各功能菜单的链接。

四、个人自助

员工个人自助业务是处理与个人相关的日常性业务，目前，可以在系统中使用的有个人信息维护、请假、出差、销假、转正、订票、一卡通消费查询、考勤查询、工资查询等功能。

（一）个人信息维护

菜单：

系统首页-员工自助-我的信息维护：

点击菜单进入“我的基本信息维护，系统自动提取用友U8人力资源管理模块中的人事档案信息数据，更新时点击“修改”。

个人信息维护是用于个人维护自己的人事档案信息，各位同事第一次登陆需完善个人信息，并保证信息准确，因为该信息是人力资源管理、短信息发送、劳保发放等唯一信息来源，例如：

手机号码不正确，那该手机就无法接收到公司统一发送的短信息。

（二）请假申请

菜单：

系统首页-请假申请

在系统首页点击请假申请，打开新增界面，点“填写请假单”新增一张单据，完善单据信息并提交，相关人员就会在系统中接收到该单据的提示并进行审核。

注：

前面有红色“※”的意思为该字段是必填字段，下同。

提交后的单据会进入审批流程，可点击“步骤明细、流程图、流程监控图”查询单据审批状态。

（三）出差申请

菜单：

系统首页-出差申请

在系统首页点击出差申请，打开新增界面，点“填写出差申请单”新增一张单据，完善单据信息并提交。

注：

前面有红色“※”的意思为该字段是必填字段，下同。

提交后的单据会进入审批流程，可点击“步骤明细、流程图、流程监控图”查询单据审批状态。

（四）销假申请

菜单：

系统首页-员工自助-销假申请

销假申请用于请假过程中提前返回，例如：

请假10天，在第5天返回后需要在系统中进行销假，这样一来，假期就会自动消减。

在系统首页菜单里面点击员工自助箭头，出现二级下拉菜单，单击“销假申请”，打开新增界面，点“填写销假申请单”新增一张单据，在原始请假单处选择所要销假的请假单据号，系统会把请假天数和销假天数计算出来，完善单据其他信息并提交。

提交后的单据会进入审批流程，点击“步骤明细、流程图、流程监控图”查询单据审批状态。

（五）转正申请

转正申请是新员工转正流程的电子化登记、处理。

菜单：

系统首页-员工自助-转正申请

在系统首页菜单里面点击员工自助箭头，出现二级下拉菜单，单击“转正申请”，打开新增界面，点“填写转正申请单”新增一张单据，这里需要上传WORD的转正申请报告，上传附件时格式为“附件1-XXX的转正申请报告”完善单据其他信息并提交。

提交后的单据会进入审批流程，可点击“步骤明细、流程图、流程监控图”查询单据审批状态。

（六）一卡通消费、考勤、工资查询

一卡通消费查询：

用于查询个人一卡通消费明细记录、消费地点、消费时间及余额。

考勤：

个人月考勤记录。

工资查询：

个人工资明细及合计。

五、行政办公流程

行政办公流程包含以下几类：

（一）国投罗钾发文

发文流程用于日常工作中以公司、党委、纪委、工会、部门等名义下发的通知、决定、文件、会议纪要等。

菜单：

系统首页-流程中心-流程处理中心-新流程-01国投罗钾发文（下面的流程菜单相同）。

可点击

，在下拉的流程列表中选择需要发起的流程。

上图中，左下角。

显示的是需要当前人员办理的流程，可在右侧的处理框中进行办理；

中显示由当前用户发起的所有流程，便于发起人在需要时及时查看流程情况，以便进行跟催；如果一个流程不是由当前用户本人发起，但其参与审批，则显示在

中。

点击“国投罗钾发文”进入提交页面：

选择流程方案，填写发文标题、发文类型等等，最后选择发文模板，选择模板后点击WORD正文图标，这里会打开本机WORD编辑页面，在WORD中草拟正文，结束后点击左上角“文件”中的“保存并关闭”。

该页面关闭后在单据页面点击“提交”，单据进入审批流程。

在审批过程中若需要对EORD正文进行修改，可以直接点该WORD正文进行修改，修改后点击“保存并关闭”即可，WORD在审核中的修改过程可在该WORD中点击“显示痕迹”查看。

在审批结点中“不同意”，该流程返回至公文的拟稿人，拟稿人对单据信息进行修改后重新开始审批流程。

（二）国投罗钾收文

收文流程用于公司接受外来文件，收文流程的拟稿人只限于总经办行政管理科，收文经公司领导审批后分发至办理部门，办理部门办结。

（三）签报

签报用于科室、部门、公司内部的报告、文件、请示、函等公文流转，例如：

采购报告、部门工作简报、发函、对其他部门上报文件等。

签报流程：

该流程有4个审批节点，分别为科室（车间）负责人审核、二级单位负责人审核、分管领导审核、总经理审核，这4个结点分别有“同意”、“请示领导”、“退回”按钮，例如：

科室（车间）内部请示某一件事情，科室（车间）负责人可直接点审核，流程结束打印存档或发送；若这件事情科室（车间）负责人需要请示领导，点击“请示领导”按钮，则流程会自动跳转至二级单位负责人审核，二级单位负责人点击“同意”流程结束。

（四）会议纪要流程

会议纪要流程用于日常经营管理、总经理办公会议、生产例会、技术研发会议等会议纪要的拟稿及下发。

会议纪要流程：

（五）月报

根据月报发起人权限不同，月报分为科室草拟月报、部门汇总本部门各科室月报内容、公司汇总并最终形成公司月报。

科室（车间）有权限的人员填写科室（车间）月报内容，发起流程，流程结束后，增加一条类型为“科室/车间汇报”的月报记录。

相同月份只能有一条月报记录，若重复发起，则系统只保留最后一次发起的月报内容。

部门月报：

系统首页-公文管理-月报管理-部门月报

可勾选多条科室/车间汇报，点击

，系统将所选汇报内容汇总，并在弹出的窗口中，发起人可对月报内容进行整理提交。

流程结束后，增加一条类型为“部门/分公司汇报”的月报记录。

若勾选多条月报进行汇总汇报，需注意，所选月报的月份必须为相同，否则系统也会给出错误提示，不允许发起流程。

公司月报：

系统首页-公文管理→月报管理→公司月报

可勾选多条部门/分公司汇报，点击

，系统将所选汇报内容汇总，并写入word文档中，发起人可对月报内容进行整理提交。

流程结束后，增加一条类型为“公司月报”的月报记录。

（六）发文统计

按照月份统计：

菜单：

公文管理-公文统计-发文统计-按月份统计

选择起止时间、部门，查询所选部门不同月份的发文办理及归档情况。

按部门统计

菜单：

公文管理→公文统计→发文统计→按部门统计

选择起止时间、部门，查询不同部门的发文办理及归档情况。

其他各流程统计同上。

六、任务中心

任务中心是以任务过程化管理为核心，主要用于企业内部经营、生产等各项工作的具体工作安排及反馈，例如：

生产经营会议工作指派及执行、部门/车间/班组工作安排等等，一个项目、一个事务都可以看做是工作任务，通过任务分配及执行过程管理和追踪，实现企业内部协同办公、提升执行力。

任务中心逐步规范完善企业内部日常管理，并以实现企业的高效管理及标准化管理为最终目标，通过把父任务、子任务进行分层显示，把每个任务的执行过程采用交互反馈的体现方式，通过不断完善任务过程管理这一周而复始的过程来总结提升，实现了管理的透明化、扁平化、实时化、协同化、标准化。

任务中心用于管理任务的分配与任务的新建及执行情况。

主要是通过任务的过程反馈，实现对任务的过程跟踪管理、即时交流协作、执行精度的控制，体现任务树形管理、组织扁平沟通。

它提供按任务树形、任务类型、任务状态、人员机构等多种方式的任务管理模式，任务功能操作，包括任务的新增、编辑、反馈、状态变更等相关功能操作。

任务中心为所有任务相关人员提供全过程的任务处理窗口，包括：

任务的发起：

任务下达、任务申请、任务登记、新建子任务

任务管理人对任务的过程跟踪，也可根据实际情况进行任务的变更调整；

任务执行人对任务的执行情况反馈；

任务相关人员可查看任务，并通过发表反馈进行协作交流。

任务浏览视图

任务浏览区包括[参与的任务]、[管理的任务]、[申请的任务]三个任务视图，任务默认按照任务状态的分组显示。

同一视图的任务，若任务状态相同，则可进行的操作也相同。

任务浏览区的每个任务视图，都能建立新任务，但新建的任务模式不同。

在[参与的任务]视图中能进行【新任务登记】及【新建子任务】；[管理的任务]能进行【新任务下达】及【新建子任务】；[申请的任务]能进行【新任务申请】。

参与的任务

参与的任务视图包含以下几种类型的任务：

我参与执行的任务；

我参与执行任务的子任务

我所管理任务的子任务；

我收到的反馈信息所关联的任务；

我的共享任务；

以上情况都不包含<已取消>、<已归档>的任务。

在[参与的任务]中，除了可以发起新的任务，还可以针对当前选中的任务【发表反馈】、【任务查看】等允许的操作。

各操作参见任务操作说明。

管理的任务

管理的任务包含以下几种类型的任务：

我下达的任务；

下属登记并提交我管理的任务；

他人申请需要我审批的待审批任务；

审批通过后由我管理的任务。

类似于[参与的任务]，在[管理的任务]中可对任务进行一些基础操作；另外，作为任务的管理人，根据任务状态的不同，还可对进行【任务调整】、【移交】、【取消】、【关闭】等操作。

在[管理的任务]中，双击某个任务，弹出任务编辑框，可修改这个任务。

申请的任务

满足以下条件的任务将显示在[申请的任务]视图中：

由我发起申请，但本人不参与管理执行的任务，提交相关领导审批的任务；

对[申请的任务]，也可进行【发表反馈】、【任务查看】、【任务设置】等操作。

任务搜索

任务不仅可按关键字进行搜索，还可根据选择不同的任务类型、任务时间范围、任务状态，搜索出对应的任务。

任务类型：

包括全部、项目、人事、研发、客服、工程、企划、财务、物流。

时间范围：

可按天、周、月或是选择起止时间范围搜索任务。

任务状态：

全部、草拟中、执行中、待审中、已关闭。

是否包含共享任务、包含隐藏任务。

任务分组展现

任务的展现，可按状态、任务类型、部门、人员、任务关系。

任务状态：

将具有相同任务状态的任务归集到一个节点下。

任务类型：

按项目、人事、研发、客服、工程、企划、财务、物流等任务类型分开显示。

部门：

根据任务关联人员所在部门进行划分。

人员：

根据任务关联人员进行划分，所有与他有关的任务都会在该人员节点下显示。

任务关系：

根据任务关系以树形结构展现，该种形式下容易看出任务之间的关系，子任务会在其父任务节点下展现。

任务处理页面

在任务浏览区可以选中任务进行处理。

任务信息页面分为按钮区、任务基本信息、任务过程列表3个部分。

按钮区

任务信息页面上方的按钮会根据当前任务状态以及当前用户的任务角色自动控制。

任务基本信息，包括：

任务内容、任务路径，任务的发起人、管理人、执行人，执行时间，工作量，任务状态反馈情况等。

任务的实际执行时间是任务下达执行开始计算；实际工作量和任务进度都是根据【发表反馈-阶段汇报】中累加得出；

当一个任务存在子任务时，在任务进度中能查看到相关子任务的进度，点击子任务的标题，可查看任务信息。

类似地，当任务存在父任务时，点击父任务的标题，可查看任务信息。

反馈情况

反馈情况，包括系统的提示信息与用户反馈。

反映反馈人的反馈计数（点击反馈人，所有由该用户发表的反馈信息将以灰底色显示，点击“[]”中的数字，底色取消）。

反馈的查看与发表等，在后面的【反馈情况】章节中再做具体介绍。

与该任务有关的过程信息，显示在此区域中。

包括

系统提示信息：

【新任务下达】、【新建子任务】、【新任务登记】、【新任务申请】、【下达】、【执行】、【送审】、【编辑】、【审批】、【移动】、【移交】、【取消】、【关闭】、【退出】【任务监视/监视维护】、【任务共享】、【权限设置】等操作都会在任务过程列表中产生系统提示消息；

用户通过【发表反馈】或是

，可在任务过程列表中产生

问题描述、

交流协作、

阶段汇报、

请求批示、

领导批示、

总结评价等反馈信息。

引用原有反馈信息，再次发表反馈。

回复反馈信息，进行交流协作。

系统提示信息可隐藏或再显示。

可隐藏系统信息；隐藏后，

可显示系统信息。

若需要查看子任务的反馈信息，则勾选

。

新任务下达

用于下达独立的新任务，新任务的[管理人]为当前登陆用户，任务状态初始为<草拟中>，如果没有指定执行人，则默认管理人为主要执行人。

如果只指定一名任务执行人，则为主要执行人，拥有初级权限。

如果有多名任务执行人则只有任务的基本权限。

新任务下达，编辑任务的基本信息。

若执行【保存】，该任务状态为<草拟中>，任务中的执行人不生效；当任务直接【下达执行】，则任务状态转为<执行中>，同时任务的相关执行人权限生效。

下达后的任务可通过【新建子任务】进行任务分解。

任务下达执行后，任务处理-任务过程列表中增加两条系统提示：

“[系统]user，下达执行该任务！

”；若只是任务保存，则只增加一条“[系统]user，任务保存成功！

”的系统提示。

同时更新“任务基本信息-反馈情况”中的反馈数目。

新任务申请

用于发起一个新的任务申请。

当用户有任务需要其他人员进行支持时，可填写新任务申请、选择审批人，将该任务【送审】。

送审后，任务状态为<待审中>，任务发起人拥有申请权限，在[申请的任务]中可查看该任务，审批人拥有审批权限，在[管理的任务]中可查看该任务；当任务编辑完成后选择【保存】，任务状态为<草拟中>，执行人、审批人不生效。

任务送审后，任务处理-任务过程列表中增加两条系统提示：

“[系统]user，将该任务上报给[USER]！

”；若只是任务保存，则只增加一条“[系统]user，任务保存成功！

”的系统提示。

同时更新“任务基本信息-反馈情况”中的反馈数目。

新任务登记

用于登记一个新的任务，用户需要为任务选择管理人（不能是本人）；执行人为当前用户。

编辑完任务信息后，若选择【保存】，类似于【新任务下达】与【新任务申请】，该任务的状态为<草拟中>，登记人为该任务的主要执行人，拥有初级权限；若选择【立即执行】，则管理人、执行人立即生效，任务状态为<执行中>。

任务登记立即执行后，任务处理-任务过程列表中增加两条系统提示：

“[系统]user，上报执行该任务！

”；若只是任务保存，则只增加一条“[系统]user，任务保存成功！

”的系统提示。

同时更新“任务基本信息-反馈情况”中的反馈数目。

新建子任务

新建子任务，又叫“新任务分解”“子任务下达”。

可以对参与或管理的任务进行分解，新增其子任务。

子任务的下达，与【新任务下达】类似。

子任务下达后，其父任务的相关人员将成为该子任务的父任务干系人，可查看到该任务。

在任务信息显示中，也能在“相关任务”中看到其父任务；同理，父任务也能在“相关任务”中看到该子任务。

在按树形展现时，该子任务在父任务节点之下展现。

任务下达执行后，任务处理-任务过程列表中增加两条系统提示：

在父任务的反馈中增加“[系统]user，创建了子任务[任务名称]！

”和在子任务的反馈中增加“[系统]user，下达执行该任务！

”；若只是任务保存，则只在子任务中增加一条“[系统]user，任务保存成功！

”的系统提示。

同时更新“任务基本信息-反馈情况”中的反馈数目。

七、知识管理

知识库，是企业的知识文档的沉淀，是企业文化的一种体现。

丰富的知识积累与便捷的查阅方式，可大大方便员工的业余学习与工作生活。

（一）知识门户

通过知识门户，用户可查看个人有权限查看的知识信息、查看个人知识贡献登记、发表知识、订阅知识、搜索知识、查阅知识地图等。

知识发表

【菜单路径】知识管理→知识门户→知识发表

【用户界面】

点击门户右上角的“知识发表”，在弹出窗口中填写知识标题、分类、类别、维度等信息，保存或提交审批。

保存后，知识状态为“草稿”，若需修改提交，可点击

可进入“5.1.3我起草的文档”页面，进行知识的相应操作；提交审批后，知识状态为“待审批”，这时任务不可再编辑，待知识管理员审批通过后，知识状态变为“发布”，显示在知识门户中，拥有查看权限的用户可查看到，发表评分评论、进行收藏推荐等。

知识订阅

【菜单路径】知识管理→知识门户→知识订阅

【用户界面】

点击门户右上角的“知识订阅”，在弹出的“我的知识订阅”页面中进行操作。

如上图。

操作说明：

【知识订阅】：

选择某一知识分类，点击“知识订阅”，将该类型的知识加入收藏。

当有这一类知识发表、并且用户拥有新知识的查看权限时，该知识会在用户的个人收藏知识中显示。

知识类别不可重复订阅。

【取消订阅】：

与“知识订阅”相对，取消某一类别知识的订阅。

取消后，该类别知识比自动加入收藏。

我起草的文档

【菜单路径】知识管理→知识门户→我起草的文档

【用户界面】

用户点击

的“

”，可查看用户本人的累积提交的知识、审核通过的知识、知识阅读量。

点击

可进入“我起草的文档”页面，进行知识的相应操作。

操作说明：

【查看文档】：

查看我起草的文档，对文档进行管理。

可推荐给其他用户、收藏、将文档作废，管理员还可将文档“退回编辑”给文档发起人进行修改。

查看后，文档的阅读标志更新为“已阅”。

【新增文档】：

同知识发表。

【直接删除】：

可删除草稿中的文档，若文档已提交审批、发布或归档、则系统提示不可删除。

【提交审批】：

勾选状态为“草稿”的文档，提交给管理员审批。

提交后，文档状态变为“待审”。

【修改文档】：

用户可修改状态为“草稿”的文档。

若该文档已提交审批、发布或归档、则系统提示不可修改。

已发布知识

【菜单路径】知识管理→知识门户→已发布知识

【用户界面】

用户点击

的“

”，可查看用户本人的累积提交的知识、审核通过的知识、知识阅读量。

点击

可进入“已发布知识”页面，进行知识的相应操作。

操作说明：

【查看文档】：

查看我起草的文档，对文档进行管理。

可推荐给其他用户、收藏、将文档作废，管理员还可将文档“退回编辑”给文档发起人进行修改。

查看后，文档的阅读标志更新为“已阅”。

已阅读知识

【菜单路径】知识管理→知识门户→已阅读知识

【用户界面】

用户点击

的“

”，可查看用户本人的累积提交的知识、审核通过的知识、知识阅读量。

点击

可进入“已阅读知识”页面，进行知识的相应操作。

操作说明：

【查看文档】：

查看我起草的文档，对文档进行管理。

可推荐给其他用户、收藏、将文档作废，管理员还可将文档“退回编辑”给文档发起人进行修改。

查看后，文档的阅读标志更新为“已阅”。

（二）知识搜索

【菜单路径】知识管理→知识门户→搜索

【用户界面】

在搜索框中填写需要搜索的知识关键字，点击“搜索”，系统自动检索标题与内容中包含关键字的知识文档，显示查询结果，如下图。

可点击具体的查询结果标题进入知识页面，查看具体内容。

（三）知识地图

【菜单路径】知识管理→知识门户→知识地图

【用户界面】

知识地图将分散的知识文档联系起来构成一个整体的知识库。

用户可以通过知识维度或知识分类迅速定位并查找到自己关心的知识。

在知识地图模块下，用户可以很直观获知知识的范围和个数。

【知识门户】：

返回到知识门户。

【返回上一级】：

若用户在查看知识地图时，想返回上一级菜单，可点击知识类别或维护边的

，关闭该层级，便可返回上一级。

（四）知识统计

对知识贡献度、知识利用率进行统计，作为知识门户中

判断的重要依据。

知识增长情况

【菜单路径】知识管理→知识统计→知识增长情况

【用户界面】

选择起止时间、统计方式，查看指定时间内知识增长趋势。

知识贡献度

【菜单路径】知识管理→知识统计→知识贡献度

【用户界面】

选择起止时间，可按部门、按员工查询知识贡献情况。

八、信息中心

（一）电子期刊

【菜单路径】信息中心→电子期刊→电子期刊

【用户界面】

操作说明：

【新增】：

选中某一期刊分类，填写期刊标题、期号、内容、添加相关附件，增加一条期刊记录。

默认新增的期刊为未发布。

【修改】：

修改当前选中期刊记录的相关内容。

【删除】：

删除当前选中记录。

【发布】：

发布期刊信息。

发布后，更新期刊状态为已发布，可供员工查看。

【取消发布】：

取消已发布的期刊。

取消后，更新期刊状态为未发布，员工不可查看。

规章制度

（二）规章制度

【菜单路径】信息中心→规章制度→规章制度

【用户界面】

操作说明：

【新增】：

填写标题、分类、内容等，创建一条新的规章制度。

编辑查看权限，添加可查看该条规章制度的部门、角色或人员。

【修改】：

修改当前选中的规章制度信息。

【删除】：

删除当前选中记录。

【发布】：

发布规章制度信息。

发布后，更新规章制度状态为已发布，可供员工查看。

【取消发布】：

取消已发布的规章制度。

取消后，更新规章制度状态为未发布，员工不可查看。

（三）通讯录

公司通讯录

【菜单路径】信息中心→通讯录→公司通讯录

【用户界面】

操作说明：

【新增】：

填写员工姓名、性别、手机号码等，创建一条新的通讯记录。

【修改】：

修改当前选中的通讯信息。

我的通讯录

【菜单路径】信息中心→通讯录→我的通讯录

【用户界面】

操作说明：

【新增】：

填写员工姓名、性别、手机号码等，创建一条新的通讯记录。

是私有的通讯记录。

新增员工经常使用的通讯记录，方便查找。

我的通讯录填写信息很详细，可以全部填写也可选择重要信息来填写。

【删除】：

删除当前选中记录。

【批量删除】：

删除多条记录。

【修改】：

修改当前选中的通讯信息。

◆【导入】：

导入外部的Excel文件来增加或者替换通讯记录。

【导出】：

导出需要的通讯记录到外部。

群组设置

【菜单路径】信息中心→通讯录→群组设置

【用户界面】

操作说明：

【新增】：

填写群组名称，创建一个新的群组。

【删除】