入离职及档案制度.docx
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入离职及档案制度
第一章总则
第一条目的
为规范员工入职、离职过程以及档案的管理,特制定本制度。
第二条适用范围
适用于公司总部及分子公司全体员工;分子公司参照执行。
第三条职责与分工
1、综合管理部负责起草、修订本制度,并负责公司入职、离职过程和档案的管理组织实施以及监管工作。
2、人事档案实行专员责任制,对档案实行密级管理,由行政人事专员负责保管与整理,行政人事专员负责执行本制度,负责公司所有员工的人事档案管理工作。
第二章入离职和档案的管理
第四条入职
1、通知入职
(1)人事专员在给新员工下发《录用通知书》前,须对拟录用员工进行背景调查(特殊岗位除外),背景调查通过后才予以录用,否则不予以录用。
(2)综合管理部依据最终面试结果给录取员工发《录用通知书》,安排具体时间通知新员工办理入职手续及相应的入职资料。
2、入职准备
(1)员工入职准备一寸登记照片两张、居民身份证、学历(位)证书、职称证书、技能证书、特种工种上岗证书原件、离职证明、户口本复印件等
(2)准备个人工资卡—中信银行
(3)办公室人员:
行政人事部配备工作牌、电脑、书柜等相关办公用品。
外勤人员:
部门领导为新员工分配工作区域
3、办理入职手续
(1)新员工凭《录用通知书》,到公司办理入职手续。
(2)入职需填写《员工履历表》(附件1),并交近期一寸登记照片两张,存入员工档案。
(3)员工入职必须提供真实有效相关证件及资料,包括居民身份证、学历(位)证书、职称证书、技能证书、特种工种上岗证书原件、离职证明、户口本复印件等,人事专员对所有资料进行查验后扫描存档。
(4)签订劳动合同、员工手册签收单、保密协议、承诺书以及其他需要签订的相关协议
(5)人事专员对新员工进行公司规章制度告知或培训。
(6)办公室人员:
在行政部领取办公用品、工牌、座位牌,录入考勤打卡指纹,带到部门,介绍给部门负责人,安排座位,开通电脑、开通OA权限、邮箱权限,加入公司QQ群。
外勤人员:
在行政部领取办公用品、工牌,带到部门,介绍给部门负责人,安排座位,开通电脑、开通OA权限、邮箱权限,加入公司QQ群。
(7)新员工到岗后,人事助理及时更新公司员工电子档案,并将员工纸质档案分类存档。
入职流程:
4、新员工的管理
新员工试用期一般为三个月,特殊岗位试用期最长可达六个月,但不超过六个月。
第五条离职
1、离职
员工在劳动合同期内辞职,须提前30天提出申请(试用期员工提前3天),经主管领导批准后,在OA中填写《离职申请表》(附件2),到离职规定日期在前台领取《离职交接单》(附件3)、《工作交接表》(附件4),并按以下规定办理完毕工作交接后方可离职。
(1)与部门的工作交接及物资归还
a.已经完成的工作事项及相关资料等;
b.未完成的工作事项说明;
c.部门领用的办公用品等。
(2)与产品及技术服务部的交接
(3)与总裁办的交接手续
(4)与行政人事部的交接手续
a.领用的办公物资,如电脑、移动硬盘、U盘等;
b.领用的档案文件、公章、图书等;
c.领用的工牌、工服、名片、钥匙等;
d.OA系统、企业邮箱注销,公司QQ群、微信群退群
e.薪资、社保、公积金的结算。
(5)与市场营销部的交接
(6)与财务部借款的清算
离职流程:
2、解除劳动关系
员工在劳动合同期满,综合管理部提前30天以书面或邮件通知合同将到期员工,员工收到通知后5天内将是否续签劳动合同的意愿以书面或邮件告知综合管理部。
如员工不愿意续签订劳动合同,即双方可以解除劳动合同,在工作交接完后,公司与员工办理离职手续。
3、自动离职
有下列情形之一者属自动离职或视为自动离职,因自动离职给公司造成损失,应承担赔偿责任:
(1)未经申请离职者;
(2)未经同意,在书面申请辞职30天(或3天)内自行离开公司者;
(3)连续旷工达三日者或年累计旷工五天者;
(4)未依离职规定办妥离职交接手续而自行离开公司者;
员工未办理完毕离职交接手续离职的,主管负责人应在第一时间通知综合管理部、财务部相关人员。
否则,由此给公司造成的损失,主管经理负有连带责任。
另按照《员工手册》规定,予以辞退处理,并于当月在公司内部发布处罚通告。
4、辞退
因公司业务转向、紧缩等原因而产生的人力富余,或因员工个人表现不佳经调整岗位仍不能胜任者,公司予以辞退,依法给与经济补偿。
公司辞退员工,遵照《劳动合同法》、公司《员工手册》及有关规定执行,由综合管理部填写《离职交接单》,手续按离职程序办理。
第六条人事档案的管理
1、档案管理要求
(1)企业须由专门的档案柜存放纸质档案,电子档案同步更新,并由专门的人员负责管理,分子公司可依此执行,劳动合同解除或终止后,用人单位应至少保存二年备查。
(2)正式员工的档案使用档案袋存放,统一采用黄褐色牛皮纸档案袋,外部有密封线缠绕封口。
试用期员工暂用普通文件夹保存,转为正式员工后,按相关要求存放。
2、档案的分类
(1)正式员工档案。
主要包括内容有:
一寸照片(2张)、员工履历表、员工保密协议、员工手册签收单、员工承诺书(运维人员两份)、新入职员工引导书、身份证扫描件、户口本扫描件、银行卡扫描件、离职证明、毕业证和相关复印件、劳动合同、应聘登记表以及复试评估表、岗位升迁调动材料、奖励惩罚记录、重大科技成果等。
(2)离职员工档案。
主要内容包括正式员工档案的所有内容,另外增加离职交接单、工作交接表、OA离职申请表等。
3、档案的归类
人事档案按照分子公司归入相应的类别,若材料涉及的类别较多时,按其主要内容归入相应类别。
4、档案的排序
人事档案归类后,按照员工入职时间顺序从右到左依次排列,时间最久的排在最前面,依次类推,便于通过电子档案查找相应的纸质档案。
5、档案的编号
根据新员工报到的时间顺序依次进行编号,每份员工档案有一个编号,直至离职、退休,涉及员工调岗、晋升等情况,编号不变。
(1)档案编号结构:
JZXXXXXXXXX
档案卷号
月份
年度号
公司代码
6、人事档案的查阅管理规定
(1)各部门因工作需要查阅员工人事档案,经行政人事部领导的同意后,放可提供就地查阅,原则上不可以带走,如需要,做好相应的记录,负责管理档案的行政人事专员需及时催还,如发现损坏、丢失,应写出书面报告,经行政人事领导审批。
(2)查阅档案注意事项:
a.严禁写字、涂改、划圈、做记号、撤换或损坏档案材料;
b.必须爱护档案,保持整洁;
c.不得擅自复制、拍摄档案内容
d.查阅档案者不得擅自泄露档案内容,违法者视情节轻重,予以惩处。
第七条人事档案清理和销毁
1、每年年底整理、校对一次人事档案资料,将准备移除档案柜和需要销毁的档案列出清单,经行政经理同意后执行。
2、人事档案销毁必须提交书面申请,并编制销毁清册,经行政人事经理审核、批准,行政人事专员备档,行政部制定人员销毁,负责销毁的人员须为两人以上。
第三章其他
第八条附则
1、本制度的修改权和最终解释权属于公司总部综合管理部
2、本制度自颁布之日起生效
第九条附件
1、员工履历表
2、OA离职申请表
3、离职交接单
4、工作交接表
附件1:
员工履历表
姓名
性别
出生日期
相片
籍贯
民族
身高
学历
政治面貌
有无子女
身份证号
婚姻状况
身份证地址
有无驾照
(如有请注明类别)
联系方式
手机:
QQ:
E-mail:
现居住地址
身体状况
紧急联系人
紧急人
联系方式
主
要
家
庭
成
员
关系
姓名
工作单位
联系方式
教育背景
(从高中填起)
起止时间
学校
专业
学历
工作经历
(按时间顺序)
起止时间
单位
部门及职位
证明人
及联系方式
离职原因
英语水平(级别):
第二外语语种:
计算机水平:
其他职业资格证书
职称及等级
个人特长
本人承诺:
以上资料属实,并可以接受公司行政人事部的背景调查,以上本人提供的信息如有虚假,愿意接受公司的相应处罚,情节严重者可以接受公司解除劳动合同的处理。
承诺人:
日期:
附件2:
员工离职申请表
姓名
部门
岗位
入职日期
辞职原因(请详细填写)
部门工作
指定交接人
交接期
个工作日
交接情况
预计离职日期
交接人确认
审批意见
附件3:
离职交接单
日期:
年月日
姓名
部门
职务
入职时间
离职原因
身份证号码
身份证地址
联系方式
部
门
交
接
交接内容
部门正/副职
1、工具(附清单)。
接手人签字:
2、礼品、公章等(附清单)接手人签字:
3、工作未完成事项(附清单)。
接手人签字:
4、电脑密码、系统密码等。
接手人签字:
5、技术、资料、文档。
接手人签字:
6、其他工作。
接手人签字:
产品及技术研发部
7、相关资质、荣誉证书是否归还同,未归还应扣元。
资质专员:
总裁办
8、档案资料、公章是否归还。
□是□否
档案管理员:
综合管理部
9、社保。
□有□无,有,缴交到年月,于月停交。
人事专员:
10、公积金。
□有□无,有,缴交到年月,于月停交。
人事专员:
11、公司微信群是否退群:
□是□否;
人事专员:
12、公司QQ群是否退群:
□是□否;
人事专员:
13、U盘、电脑、礼品、办公用品等固定资产是否归还。
未归还应扣元。
人事专员:
14、工作服按规定应扣元。
人事专员:
15、OA办公系统。
是否设置职务代理人:
□有□无;企业邮箱是否取消:
□有□无;
网络管理员:
16、《员工手册》是否归还。
未归还应扣元。
前台签字:
17、工作牌。
未归还应扣元。
前台签字:
18、名片是否归还。
□是□否,未归还应扣元。
前台签字:
19、柜子钥匙是否归还。
□是□否,未归还应扣元。
前台签字:
20、座位牌是否归还。
□是□否,未归还应扣元。
前台签字:
21、图书是否有借阅。
□是□否,未归还应扣元。
前台签字:
22、办公文具是否归还。
未归还应扣元。
前台签字:
23、当月出勤情况:
共天,计小时。
其中缺勤天,计小时。
前台签字:
市场营销部
24、合同与项目相关资料是否归还,未归还应扣元。
合同与资产管理专员:
财务部
25、有无未还工具等物品:
□无□有,说明:
库管:
26、有无未清款项:
□无□有,说明:
元
费用会计:
部门领导:
人事:
财务:
综合管理部领导:
附件4:
工作交接表
部门:
姓名:
日期:
本部门交接工作内容
序号
具体交接的内容
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
交接人签字:
接手人签字:
部门领导:
其他:
备注:
本交接表主要是用于员工离职/岗位异动时与工作接手人交接工作时所用表格。
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