XX银行登记簿管理办法.docx
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XX银行登记簿管理办法.docx
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XX银行登记簿管理办法
XX银行会计业务登记簿管理办法
第一章
总
则
第一条
为加强会计基础工作,健全会计内部控制机制,促
进会计业务登记簿管理制度化、规范化,结合实际业务需要,制定本办法。
第二条
会计业务登记簿(以下简称登记簿)是为了对特定
的重要会计业务事项、印章及物品进行备忘、控制和管理而设置的辅助性账簿。
第三条
会计业务登记簿分为手工登记簿、电子文档登记簿
和电子系统登记簿。
手工登记簿为手工登记各要素的登记簿,电子文档登记簿为通过文档编辑软件手工录入或对电子数据编辑形成的电子化登记簿,电子系统登记簿为通过特定系统生成并管理的电子化登记簿。
第四条
会计业务登记簿应指定专人记录、管理,确保记载
真实、准确、完整、连续。
第二章
登记簿的设置
第五条化的原则。
第六条
登记簿的设置应遵循重要性、精简实用和逐步电子
总行统一设立全行适用的登记簿种类和格式,各行
可以根据当地监管部门要求和自身业务需要增设登记簿的种类,
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或增加登记簿的栏位,但不得删减总行规定的登记簿种类或登记要素。
第七条
本办法规范了全行会计业务中常用的登记簿种类
和格式(以下简称“会计基础登记簿”见附件),其他会计业务用登记簿可按照相关管理要求设立。
第八条
电子文档登记簿和电子系统登记簿的要素不能少
于总行规定的登记要素,电子文档登记簿应按照本办法的要求进行打印、装订、归档和保管,电子系统登记簿执行电子档案管理的有关要求。
第三章
会计基础登记簿使用规范
第九条
重要业务印章使用保管情况登记簿
“重要业务印章使用保管情况登记簿”用于记录重要会计业务印章的领用、保管、交接及销毁等情况。
“印章名称”栏应准确填写实际登记印章名称及编号,“建档人”栏由登记簿保管人员签章确认,“建档日期”为领回或收到印章并建档的日期,“启用日期”为印章在使用机构正式开始启用的日期,“停用日期”为该印章实际停止使用(或作废)的日期,“上缴日期”为该印章按要求上缴上级行或指定机构的日期。
分行完成重要会计业务印章的刻制或领入后,应由登记簿保管人员建档,按使用机构分别建立“重要业务印章使用保管情况
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登记簿”,逐个按页加盖印模,并由使用机构领用人在“接交人”栏签收。
使用机构领取重要会计业务印章时,需要由机构双人(正式员工)持机构介绍信及身份证件原件领取,使用机构领入后应由登记簿保管人员建档,逐个按页加盖印模,并由具体印章使用人员在“接交人”栏签收,且使用人首次领用时应由印章原领取双人共同交出。
重要会计业务印章保管、使用人员岗位调整或轮换、轮休(正常工作轮休除外),必须办理印章交接手续,交接双方及监交人应在登记簿上签章确认。
作废印章应在登记簿上注明停用日期和原因。
印章销毁后,登记簿保管人员应在登记簿“备注”栏注明“已销毁”字样及销毁日期。
对交接频繁的重要会计业务印章应预留足够空白页。
“重要业务印章使用保管情况登记簿”满册归档,保管期限
15年,由网点会计主管负责日常保管与登记。
第十条
重要会计物品及密码管理登记簿
“重要会计物品及密码管理登记簿”用于记录重要会计物品及密码的领用、保管、交接和上缴等情况。
“物品名称”及“编号”栏应准确填写实际登记物品名称及编号,“领用人”栏由该物品建档时实际领用人签章确认,“领用日期”登记按实际领回或收到物品并建档日期登记,“启用日
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期、停用日期、上缴日期”填写要求同“重要业务印章使用保管情况登记簿”。
使用机构领入金库、保险柜、ATM等钥匙或密码时,应登记物品名称、领用人和领用日期。
钥匙、密码保管、使用人员岗位调整或轮换、轮休,必须办理交接手续,交接双方及监交人应在登记簿上签章确认。
钥匙、密码停用或上缴时应在登记簿上注明日期,并在“备注”栏注明原因。
“重要会计物品及密码管理登记簿”满册归档,保管期限15年,由网点会计主管负责日常保管与登记。
第十一条
会计工作交接登记簿
“会计工作交接登记簿”用于记录会计业务事项的交接情况,不包括已在专用登记簿中登记的重要会计业务印章、钥匙、密码等的交接情况。
会计人员因岗位调整、轮休或其他原因等需办理交接时,应在“交接事项”栏详细登记会计凭证、会计账簿、会计报表和其他需交接的会计资料等内容,并登记交接时间和交接原因,交接完毕由交接双方及监交人签章确认。
“会计工作交接登记簿”按年归档,保管期限15年,由网点会计主管负责日常保管与登记。
第十二条
会计业务差错处理情况登记簿
“会计业务差错处理情况登记簿”用于记录柜员现金长短款差错、结算业务操作差错及其他会计差错的处理情况(不包括事
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后监督系统上线后通过监督系统下发的各类差错、核实以及自助设备长短款等有专项登记簿登记的差错)。
发现差错时,应详细登记差错发现日期、差错发生日期、任务号(交易流水号)、差错情况、原经办人、原授权人等内容。
“差错情况”栏应简要说明差错情况和性质。
“处理结果”栏应注明差错处理的情况、冲补账柜员交易流水号等内容。
“经办人”栏由差错处理经办人签章确认,“审批人”栏由会计主管复核后签章确认。
“会计业务差错处理情况登记簿”按年归档,保管期限5年,由网点会计主管负责日常保管与登记。
第十三条
定期核对登记簿
“定期核对登记簿”用于记录现金、重要空白凭证、各项贷款、贴现、使用中印鉴卡、代保管及抵质押物品、各类底卡等实物与会计账务、各会计业务关联系统相关数据一致性等定期核对的结果,由核对人和复核人双人签章确认。
涉及与业务部门核对的事项,核对结果由业务部门人员在备注栏签章确认。
对核对结果不符的,应在“不符原因及处理结果”栏注明原因及处理结果。
定期核对频率应按总分行相关规定执行,原则上不得少于每月一次,且节假日前全面查库、上级行或外部监管机构对涉及内容的核查也应及时登记。
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“定期核对登记簿”按年归档,保管期限5年,由网点会计主管负责日常保管与登记。
第十四条
会计档案保管登记簿
“会计档案保管登记簿”用于记录会计档案的保管情况。
会计档案入库时应登记会计档案的归档日期、档案名称、编
号、册数、档案起止日期、保管位置等内容。
“保管人”由会计档案保管人员在接收到会计档案并审核后签章确认。
“编号”栏应登记会计档案按总行统一标准编制的保管号码,一般为4位年份+6位机构号+2位保管期限+3位顺序号。
年份号为会计档案所属年份。
会计档案移交或销毁时,应编制移交或销毁清单,登记移出或销毁日期,并在“备注”栏注明原因。
“会计档案保管登记簿”满册归档,保管期限为永久,由网点会计档案管理员负责日常保管与登记。
第十五条
会计档案调阅登记簿
“会计档案调阅登记簿”用于记录会计档案的调阅情况。
会计档案调阅时应登记调阅的档案名称、编号、册数、调阅
原因及调阅方式、调阅人、批准人,如为带离档案在归还时还需登记归还日期、归还人等。
“调阅方式”栏应登记会计档案是现场调阅或带离现场、是否进行复制等。
“会计档案调阅登记簿”满册归档,保管期限5年,由网点会计档案管理员负责日常保管及登记。
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第十六条
票据交接登记簿
“票据交接登记簿”用于登记同城票据交换业务与票据交换人员、退票时与客户进行实物票据交接的情况。
交接时应登记交接的票据种类、凭证号码、收付款人信息、移交人及接交人等信息。
“票据日期”按照交接票据实物的出票日期登记。
“票据交接登记簿”按年归档,保管期限5年,由网点票据交换业务处理柜员(一般为对公柜员)负责日常保管与登记。
第十七条
假币收缴登记簿
“假币收缴登记簿”用于记录假币收缴的情况。
经办机构收缴假币时,应详细登记收缴日期、币种、版别、冠字号码、券别、张数等内容。
“假币收缴登记簿”的“经办人”栏和“保管人”栏均应双人签章。
“经办人”由持有《反假货币培训考试合格证书》的两名该假币收缴、确认柜员共同签章,“保管人”由假币实物、登记簿两名分管人员共同签章。
假币上缴时应在“上缴日期”栏注明上缴日期。
人民银行各当地分支机构对假币收缴登记有专门要求的,以人民银行要求格式为准。
“假币收缴登记簿”按年归档,保管期限5年,由网点指定人员负责日常保管与登记,且与假币实物保管人员分离。
第十八条
外来人员进出登记簿
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“外来人员进出登记簿”用于登记非本区域工作人员进出金库、凭证库房、营业间、自助设备操作间等会计业务办理区域的情况。
外来人员进入时应详细填写进出日期、进出人员姓名、证件种类及号码、进入重要区域原因、进入时间、离开时间、批准人等内容。
外来人员进出会计区域时,应按安全保卫相关要求做好人员身份核实,审核其介绍信、工作证、身份证件原件并留存复印件与登记簿共同
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