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公文知识简编
公文知识简编
一、公文种类
公文的种类简称文种。
根据国务院办公厅2001年实施的《国家行政机关公文处理办法》规定,公文种类主要包括:
命令(令)、议案、决定、指示、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、意见。
公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具,体现着组织的意志,表达着组织的主张,显现着组织活动的行为目的。
因此,公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。
不同的文种反映着公文不同的内容与作用。
各机关在拟制公文时,必须从实际需要出发,根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的,正确使用文种。
在机关单位,除了应用公文之外,经常用到的还有常用文书。
常用文书包括:
计划类、总结类、讲话类和信息类等。
(一)命令(令)
1、命令(令)的概念:
命令(令)是国家政权中特定机关发布的有强制性、领导性、指挥性的下行公文。
主要适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章,宣布施行重大强制性行政措施,奖惩有关人员,撤销下级机关不适当的决定等。
2、命令(令)的作用:
命令(令)具有权威性和强制性,它是依照和根据有关法律规定,发布行政法规或规章,实施重大行政措施。
例如:
任免国家机关的高级领导干部;奖惩国家机关的高级干部;撤销下级政府机关不适当的决定的公文等。
3、命令的分类:
命令(令)一般可分为:
公布令、行政令、嘉奖令、惩戒令、撤销令、特赫令、通辑令等。
4、命令的结构:
命令(令)的结构分标题、发文号、正文和落款四部分。
行政令还带有附件。
第一部分标题。
命令的标题有三种形式。
一是由发令机关名称、事由加文种构成。
如《国务院关于贯彻保护侨汇的命令》。
二是文种前面冠以发令机关全称或领导人职务构成。
如《四川省人民政府令》等。
三是事由加文种构成。
如《向全国进军的命令》。
第二部分发文号。
命令(令)的发文号不同于一般公文的发文号,它不是由机关代字,年号,顺序号组成,而是只标顺序号。
并且按某发令机关或某发令人在该届任期内所发的命令(令)流水编序号,直至换届再重新编号。
第三部分正文。
命令(令)的类别不同,对正文的写法要求也有所不同。
分述如下:
公布令适用于公布法律、重要行政法规。
包括三部分内容:
①命令(令)公布的对象,即法律或行政法规的全称;②公布某项法律、法规的依据,即通过批准某项法律、法规的机关或会议;③通过批准某项法律、法规的时间和施行起始期。
(二)决定
各行各业的各级领导机构,对于自己职权范围内的事务或有关社会问题,作出肯定或否定性的结论,作出规划和安排,所使用的文体,叫决定。
1、决定的突出特点:
具有指令性、约束性。
它的结论、规范和安排,要求有关单位和人员认真贯彻执行,如有违反,往往要受到一定的处罚。
决定的这个特点近似于“命令”,又不同于“命令”。
命令只有中华人民共和国宪法和各级政府组织法明确规定的机关或人员才有权发布。
军事机关或准军事机关也常发布命令。
命令多以组织名义发布,也有不少是以首长个人名义发布的。
命令的内容,一般只有结论,不讲原因,一经发布,就立即产生法律效力。
决定的适用范围比“命令”更广泛些,而且是由领导机关中的领导成员集体讨论后公布的。
多数决定有一定的说理性,它告诉有关单位和人员哪是应该做的,为什么要这样做;哪是不该做的,为什么不能做。
决定同规定的性质也相近。
它们不同的地方在于,规定的规范、规则,条例、条款,法规的性质更鲜明、更突出。
2、决定的形式。
依据所反映的内容而定。
最常见的决定,大体由这样几个部分构成:
标题一般分正题、副题。
正题要写明作出决定的单位名称以及决定的内容;副题要写明这个决定是在什么时间、什么会议通过的,何时公布,何时生效。
也有的只在标题下面注明年月日,不写什么会议通过、何时公布、何时生效。
还有的把何时开始生效作为决定的一项内容、一个条款写在最后。
正文一般有两层意思。
开头,先要说明形势,本单位、本地区、本部门的有关情况,作出决定的目的和意义;接着是决定的事项,落实决定的政策、措施和要求。
(三)指示
指示,是上级领导机关根据宪法、法律、法令以及有关决定、命令等,对下级机关部署工作,阐明工作活动的指导原则,提出基本要求,指出方法步骤的指导性下行公文。
指示一般可分为两种:
一种是针对普遍性、全局性的问题,向下级发布指示,阐明指导原则、目的、要求和方法步骤;另一种是针对某项工作、局部性的问题,向下级机关布置任务,说明意义,提出办法。
指示是指导性的公文,其特点主要有:
1.内容具有原则性。
指示布置工作任务,阐明工作活动的指导原则,不像通知那样对工作作具体、详尽的安排。
受文单位可按指示精神,结合本地区、本单位实际,加以贯彻落实,指示的内容都是原则性的。
2.作用具有指导性。
指示是针对全局或局部的重要工作而发,其中有些问题按以往的政策措施不能解决或解决得不好。
上级机关为了统一认识,统一行动,以期取得好的效果,便在指示中提出切实可行的政策措施和工作原则。
指示不仅体现上级机关的意图,还明显地体现其政策性和指导性。
3.发文机关级别较高。
理论上说,凡有下级机关的机关,都可发指示。
但实际上,基层单位一般不用,市以上的机关才用得较多。
这一点,同内容有关,高级领导机关居高临下,才能较好地提出指导原则问题。
另外,指示的特点和适用范围决定了指示的严肃性,切忌滥发,既不能对任何问题都发指示,也不能对任何机关和个人都发指示。
除了高中级党政机关及其主要领导人外,县以下的基层机关及其领导人,不宜直接发指示。
一般情况下,县以下的机关向下级机关布置日常具体工作,多用“通知”行文。
写法指示不论是全局性的,还是局部性的,都是由标题、发文字号、正文和发文日期等部分组成。
标题指示的标题,多用全称(完整式),即发文机关、事由和文种三要素都俱全的标题。
发文紧迫的指示,其标题可在文种前加“紧急”字样。
指示的标题如果省略了发文机关和文种,应该在题解中加以必要的说明。
正文指示的内容如果比较简单,正文可以是一段到底。
有的指示涉及的内容较多,篇幅较长,结构上就要适当安排。
这种指示的正文,一般分指示依据、指示事项和执行要求等三个部分。
(四)通告
1、通告的概念通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
2、通告的特征
(1)用于宣布一般性事项,有别于公告宣布重大事项。
(2)通告只在国内一定范围内公布,有别于公告向国内也向国外公布。
(3)通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布,有别于公告只能由地位较高机关发布。
(4)通告不写抬头,无主送单位。
3、通告的种类
周知类通告主要是使受文者了解重要情况、重要消息。
因此文中不提直接的执行要求。
执行类通告主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范,具有一定的强制力。
4、通告的写作格式
标题由发文机关、事由、文种构成。
根据具体情况,也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。
正文由缘由和通告事项两部分组成。
缘由为发布通告的原因和根据,事项为须知和遵守的内容。
用“特通告如下”转承连接。
通告事项是面对大众的,应简洁明了,叙述清楚,通俗易懂,便于掌握。
结尾部分可提出要求、希望,并用“特此通告”作结。
有时也可不写,形式比较灵活。
署名和日期正文后签署发布通告的机关名称和日期。
(五)通知
1、通知的概念通知适用于批转下级机关公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免或聘用干部。
通知大多属下行公文。
2、通知的种类印发、批转、转发性通知。
用于印发本级机关,批转下级机关,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。
指示性通知。
上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排,而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时,可使用这类通知。
知照性通知。
用于告之各有关方面周知的事项等。
这种通知发送对象广泛,对下级、平级均可发送。
事务性通知。
用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作,交待任务;同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。
任免、聘用通知。
用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。
3、通知的写作格式通知的写作形式多样、方法灵活,不同类型的通知使用不同的写作方法。
(1)印发、批转、转发性通知的写法。
标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成,也可省去发文机关名称。
正文须把握三点:
对印发、批转、转发的文件提出意见,表明态度,如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等;写明所印发、批转、转发文件的目的和意义;提出希望和要求。
最后写明发文日期。
(2)批示性通知的写法。
标题由发文机关、事由和文种组成,也可省去发文机关名称。
正文由缘由、内容包括要求等部分组成。
缘由要简洁明了,说理充分。
内容要具体明确、条理清楚、详略得当,充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。
要求要切实可行,便于受文单位具体操作。
(3)知照性通知的写法。
这种通知使用广泛,体式多样,主要是根据通知的内容,交代清楚知照事项。
(4)事务性通知的写法。
通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。
会议通知也属事务性通知的一种,但写法又与一般事务性通知有所不同。
会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称,通知对象,会议的时间、地点,需准备的材料等
(5)任免、聘用通知的写法。
一般只写决定任免、聘用的机关、依据,以及任免、聘用人员的具体职务即可。
(六)报告
1、报告的概念报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议,答复上级机关的询问。
报告属上行文,一般产生于事后和事情过程中。
2、报告的种类
综合性报告。
是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。
它在内容上具有综合性、广泛性,写作难度较大,要求较高。
专题性报告。
是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告,在内容上具有专一性。
回复报告。
是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。
3、报告的写作格式
(1)综合性报告的写法
标题事由加文种,如《关于2003年上半年工作情况的报告》;报告单位、事由加文种,如《东北师范大学教务处关于2003年度工作情况的报告》。
正文把握三点:
开头,概括说明全文主旨,开门见山,起名立意。
将一定时间内各方面工作的总情况,如依据、目的,对整个工作的估计、评价等作概述,以点明主旨。
主体,内容要丰富充实。
作为正文的核心,将工作的主要情况、主要做法,取得的经验、效果等,分段加以表述,要以数据和材料说话,内容力求既翔实又概括。
结尾,要具体切实。
写工作上存在的问题,提出下步工作具体意见。
最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。
(2)专题报告的写法
标题由事由、文种组成,如《关于招商工作有关政策的报告》。
有的报告标题也可标明发文机关。
标题要明显反映报告专题事由,突出其专一性。
正文可采用“三段式”结构法。
以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见;以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验,有的还可略写不足之处和改进措施;因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。
结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。
(3)回复报告的写法
标题与前两种报告大体相同
正文根据上级机关或领导的查询、提问,有针对性作出报告,要突出专一性、时效性。
4、报告的写作要求
(1)写综合报告应注意抓住重点,突出主要矛盾和矛盾的主要方面。
在此基础上列出若干观点,分层次阐述。
说明观点的材料要详略得当,以观点统领材料。
(2)专题报告,要一事一报,体现其专一性,切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。
(3)切忌将报告提出的建议或意见当作请示,要求上级指示或批准。
(七)通报
1、通报的概念通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。
通报属下行公文。
2、通报的种类
表彰性通报。
主要用来表彰先进,介绍单位或个人成功的经验、做法,以学习先进,见贤思齐,改进与推动工作。
批评性通报。
用来批评后进,纠正错误,打击歪风,指出有关单位或个人存在的错误事实,提出解决办法或处理意见。
传达性通报。
用于传达上级重要精神与重要情况;引起人们的警觉与注意,对当前的工作起指导作用。
3、通报的格式和写作要求
标题由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。
如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。
正文表彰性通报和批评性通报一般分为三部分:
(1)主要事实。
表彰性通报要突出主要先进事迹,批评性通报要抓住主要错误事实;
(2)分析指出事例的教育意义。
表彰性通报,有在阐述先进事迹的基础上,提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。
批评性通报要分析错误的性质、危害,产生的根源和责任,指出应吸取的主要教训等;(3)决定要求。
表彰性和批评性的通报,应写明组织结论与予以表彰或处理的决定,同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。
为了防范和杜绝类似错误发生,批评性通报的结尾处,通常要有针对性地提出防范的措施或规定。
传达性通报一般不写决定要求。
(4)生效标识。
在正文右下方标明发文机关名称,加盖印章,写明发文日期。
情况通报有两种形式:
一种只对有关事实作客观叙述;另一种还对有关情况加以分析说明,有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。
(八)请示
1、请示的概念
请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。
请示主要用于:
(1).在实际工作中,遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理;
(2).工作中遇到需要上级批准才能办理的事情;(3).超出本部门职权之外,涉及多个部门和地区的事情,请示上级予以指示。
2、请示的写法
请示按请示目的分,可分为批准性请示和呈转性请示两类。
批准性请示内容比较简单、具体,往往是一些较为细小的实际事项的请求。
请示被批准后,执行机关范围也比较小,常常就是请示单位自己。
批准性请示一般由三部分组成:
请示理由、请示内容、请示结语。
请示理由是文章的开头部分,常是导语式的,要扼要地讲明请示的背景和根据,及概括地写出请示事项。
复杂的一般写成一段话,简单的则就以一句话为之。
请示理由之后,许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。
它们的基本的格式是“现将……报告如下”,随之点上冒号。
但有些极短小的请求也可不写。
请示内容是请示的中心部分,要写得具体,条理清楚,说服力强。
请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。
提出请示事项要详细,阐述说明道理要充分,只有这样才能使有关领导心中有数,易下决心。
有些情况简单,有条文和规定可依据,只是出于组织原则报给上级知道,请示批准的请示。
请示内容部分只需提出请示事项即可,不必阐释道理。
请示结语是请示的结尾部分,一般是另起一行空两格书写,请示结语语气要谦恭。
请示结语的通常写法是:
“特此请示,请审批”、“以上意见当否,请指示”、“特此请示,请批复”等。
呈转性请示,请示事项较为重大复杂,具有一定的普遍意义,不但需要上级批准,还需要上级转发。
呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点:
呈转性请示不但要求上级批转,而且一定要有复文。
呈转性报告虽也要求上级批转,但不要求上级复文;呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施;呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。
批准性请示和呈转性请示也有较大区别,不仅是要求目的上的区别,而且在执行范围上也有区别。
批准性请示执行范围较窄,一般就是请示单位自己;呈转性请示执行范围较宽泛,往往不仅是请示者的本单位,而且还要包括其他很多有关单位共同执行。
呈转性请示一般由三部分组成:
请示理由、请示内容、请示结语。
请示理由和批准性请示的写法基本相同,只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些,由于这种请示批准转发后带有指导性,所以有时理由交待得要较详细,以期更加引起领导重视。
请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。
请示内容,一般都是请示单位的设想和建议。
因为比较复杂,提出请示事项和阐述说明道理两条,缺一不可。
阐释道理时,可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。
呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明,较长者要分条分项来写。
请示结语,呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。
写法与批准性请示结尾略有不同,通常写法是:
“以上报告,如无不妥,请批转各地贯彻执行”、“以上意见,如属可行,请批转有关单位执行”,或其他一些类似的说法。
在写请示时,应当注意以下一些事项:
要坚持一文一事;请示事项必须明确、具体、可行;不要搞多头请示(请示应主送直接主管机关或主管领导,其他确需了解请示事项的领导机关或领导人,采取抄报形式处理。
如是受双重领导的机关,也应根据请示内容,择要送一处领导机关,由主送机关答复请示的问题,对另一领导机关采取抄报形式);一般不得越级请示,个别需要越级请示的,常采用两种方式:
一种是转呈式,可以既避免越级,又明确主送机关;另一种是在越级请求的同时,把请示抄报被越过的主管部门;不要把请示写成报告或请示报告;除领导直接交办的事项外,请示不要直接送领导者个人,或既写主送机关,又同时主送、抄送给主送机关领导人。
一般情况下,也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。
(九)批复
1、批复的性质和特点
批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文,具有权威性、针对性和指示性等特点:
(1)权威性。
批复发自上级机关,代表着上级机关的权力和意志,对请示事项的单位有约束力,特别是那些关于重要事项或问题的批复,常常具有明显的法规作用。
(2)针对性。
凡是批复,必须是针对下级机关请示事项而发,内容单纯,针对性强。
(3)指示性。
批复的目的是指导下级机关的工作,因此批复在表明态度以后,还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。
2、批复的写作
(1)标题批复的标题有两点需要特别强调:
关于发文单位。
批复的发文单位即行文主体,既不能不写,也不能随意略写或简化。
关于事由。
批复的事由大致有两种写法,一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述,如《国务院关于1991—2000年全国治沙工程规划要点的批复》;另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述,如《国务院关于同意开放×××航空口岸的批复》。
(2)正文批复的正文一般由三个部分组成:
引语是批复的开头通常要引述来文作为批复的依据,引述的方法有四种:
第一种是结合请示的日期引述,如“×年×月×日来文收悉”;第二种是结合来文的日期和文号引述,如“×年×月×日×号文收悉”;第三种是引来文日期和来文名称,如“×年×月×日《关于……的请示》收悉”,第四种是引述来文日期和请示事项,如“×年×月×日关于……问题的请示收悉”。
主文是批复的主体,这部分应针对下级机关请示的事项,表示同意与否的态度,有时还要阐述同意或不同意的理由。
答复请示事项针对性要强,答复要明确具体,简明扼要,表达要准确无误。
结尾是批复正文的最后部分,它的写法有三种:
第一种是提行写“此复”或“特此批复”;第二种是写希望和要求,给执行请求事项的答复指明方向;第三种是秃尾,就是请示事项答复完毕就告结束,此种结尾方法使用的频率越来越高。
要写好批复还应注意以下几点:
第一,有核实请示缘由的真实性,研究请示所注意所提意见或建议的可行性,有些情况应先作调查研究;第二,凡请示事项涉及其它部门或地区的问题,批复前都要与其协商,取得一致意见;第三,及时批复,以免贻误工作。
对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示,应予以纠正,以免误事。
(十)会议纪要
1、概念和特点
会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的,它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文,是会议议定事项和重要精神,并要求有关单位执行的一种文体。
有的需要下发执行的会议纪要,可以“通知”形式发出。
2、分类
按照会议性质来分,会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席(协调)会议纪要、座谈会议纪要等。
办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。
办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要,即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要,以及现场办公会议纪要,即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。
专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。
其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合,既要归纳比较集中、统一的认识,又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。
3、写法
会议纪要一般分两大部分。
开头第一部分一般应写明会议概况,包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。
第二部分是纪要的中心部分,反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。
根据会议性质、规模、议题等不同,大致可以有以下几种写法:
(1)集中概述法。
这种写法是把会议的基本情况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。
这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作,写的篇幅相对短小。
如果会议的议题较多,可分条列述。
(2)分项叙述法。
召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号或小标题,分项来写。
这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得比较细,常常包括对目的、意义、现状的分析,以及目标、任务、政策措施等的阐述。
这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
(3)发言提要法。
这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。
这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。
某些根据上级机关布置,需要了解与会人员不同意见的会议纪要,可采用这种写法。
(十一)函
1、函的概念函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。
函的使用范围广泛,涉及各方面的公务联系。
2、函的种类函可分为公函与便函两种。
3、公函的写作格式公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。
标题一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。
一般发函为《关于**(事由)的函》;复函为《关于**(答复事项)的复函》。
正文一般包括三层:
简要介绍背景情况;商洽、询问、答复的事项和问题;希望和要求,如:
“务希研究承复”,敬请大力支持为盼”等。
4、公函的写作要求
(1)要一函一事,切忌一函数事。
(2)要体现平等坦诚精神,文字恳切得体、简洁朴实,用语谦和有礼切不可盛气凌人。
(十二)意见
1、意见的含义、特点和类型
(1)意见的含义。
用于对重要问题提出见解和处理办法。
2001年施行的新的《国家行政机关公文处理办法》在主要公文种类中新增了“意见”这一文体,对其功能的表述与《条例》基本一致。
以前行政公文的12类13种主要
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