4.《外来文件控制程序》.doc
- 文档编号:433811
- 上传时间:2022-10-10
- 格式:DOC
- 页数:4
- 大小:35.50KB
4.《外来文件控制程序》.doc
《4.《外来文件控制程序》.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《4.《外来文件控制程序》.doc(4页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
程序文件外来文件控制程序
浙江同庆光电科技有限公司
管理体系文件
(依据:
GB/T19001-2015idt9001:
2015标准、
GB/T14001-2015idtISO14001:
2015标准
标准GB/T28001:
2011标准编制)
外来文件控制程序
文件编号:
MSHZ/B01-424
版/修:
1/0
受控状态:
受控发放号:
01
编制:
李德
审核:
江洪
批准:
陈威份
发布日期:
二○一六年一月一日实施日期:
二○一六年一月一日
目录
1目的
2适用范围
3职责
4工作程序
4.1评审与批准
4.2标识
4.4发放与管理
5.5外来文件的更改
5记录
1目的
本程序规定了对外来文件(不包括外来记录)的编码、批准、发放的控制程序,以保证外来文件在受控状态下使用。
2适用范围
本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。
3职责
3.1外来文件由文件管理员负责整理、存档。
4工作程序
4.1评审与批准
对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等,在使用前由总经理进行评审后批准使用,并制定分发范围。
4.2标识
经批准使用外来文件由文件管理员接收并盖“外来文件”章,并对外来文件进行编码,编码方式按“发文单位-日期-序号码”
发文单位-文件发出的单位
序号-文件顺序编号取二位数字,从01开始进行
日期-取文件的年月的四位
4.3发放与保管
4.3.1文件管理员根据发放范围复印,文件原件为正本,如若是传真文件则先复印一份以该份复印文件作为正本。
正本存入文件档案内,正本文件的复印件为副本,作为发放文件。
对于接收的外来完整的装订本,则在正本的封面盖“外来文件”章,在副本的封面亦盖“外来文件”章后发放。
4.3.2文件管理员根据发放范围将文件发给有关部门负责人,并填写《文件签收记录表》。
4.3.3外来文件必要时也可张贴在有关的作业场所,但须做好发放登记。
4.3.4若需领用外来文件,须填写《文件发放审批表》经批准后分发;
4.3.5若文件严重损坏或遗失,应立即汇报,并书面申请补办;填写《文件发放审批表》经批准后补发。
4.4外来文件的更改
4.4.1更改的外来文件接收、发放与“4.1,4.2,4.3”相同。
4.4.2文件管理员在发放更改的外来文件的同时收回旧文件各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。
若新版文件是旧版文件的替代,则收回旧版文件,文件管理员将旧文件正本从档案中取出盖上“作废”章印,并存入作废文件档案内,更改的文件正本存入文件档案内,所有旧文件的副本作废品处理。
若新版文件是旧版文件的补充,则将新、旧版文件存放在一起。
4.4.3作废的外来文件永久性保存。
4.4.4更改的外来文件是指发文单位有指定更改的外来文件或有改版的外来标准文件并可追溯出以前的外来文件。
5.0记录
《外来文件登记表》
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 外来文件控制程序 外来 文件 控制程序