文件管理程序GBT50430 工程建设质量管理体系文件.docx

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文件管理程序GBT50430工程建设质量管理体系文件

XXX工程建设施工企业

2020年工程建设施工企业质量管理体系

程序文件

本文档根据ISO9001:

2015以及GBT50430:

2017

基本要求编制而成

文件编制

编制日期

年03月10日

文件接

收部门

□总经理□管代

□行政部□品质部

□物流部□财务部

□业务部□

文件审核

审核日期

2005年03月06日

文件批准

批准日期

2005年03月10日

文件编号

受控状态

接收人员

发布日期

2020年04月12日

☑受控□非受控

发放编号

程序文件更改履历表

序号

更改人

更改原因

更改内容

版本号

文件管理程序

1目的

为了对与管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文

件的有效，特制定本程序。

2范围

适用于与管理体系有关的文件控制。

3术语和定义

3.1文件：

要求组织维持和控制的信息及其载体；

3.2管理体系：

组织为实现目标而建立政策、目标和过程的一组相互关联、相互作用的要素；

4职责

4.1集团公司

4.1.1总经理负责手册的审批发布。

4.1.2管理者代表负责程序文件的审批发布。

4.1.3综合办公室是文件控制的归口管理部门，负责文件的收发和档案管理工作。

4.1.4工程技术部结合年度内审，组织对管理体系文件的适宜性、有效性、充分性进行评审；同时负责体系文件的修改、换版等管理工作。

4.1.5各职能部室负责相关文件的编写、更改和管理，并配合工程技术部作好相关程序的评审和修订工作。

4.2分公司

4.2.1分公司经理批准分公司文件。

4.2.2各职能科室负责相关文件的编写、更改和管理。

4.2.3办公室负责文件的发放和建档管理。

4.3项目部

4.3.1项目经理批准项目部文件。

4.3.2资料员负责文件的收发和管理。

5工作程序

5.1体系文件的分类

5.1.1手册；

5.1.2程序文件；

5.1.3支持性文件；

5.1.4标准、规范、法律、法规等。

5.2编号和标识

5.2.1文件必须按规定进行编号：

a质量手册Q/XXQ-A-△

b环境管理手册Q/XXE-A-△

c职业健康安全管理手册Q/XXO-A-△

d程序：

三体系兼容程序Q/XXQ.E.O-B□-△

安环兼容程序Q/XXE.O-B□-△

质量程序Q/XXQ-B□-△

环境程序Q/XXE-B□-△

职业健康安全程序Q/XXO-B□-△

e支持性文件Q/XX-C□-△

XX—公司代码□—顺序号△—年号

5.2.2手册、程序文件采用书面或电子形式，并标注唯一分发号。

5.2.3失效及作废文件，应注以“作废”标识。

5.3编写

5.3.1管理者代表组织编写手册及程序文件。

5.3.2各职能部门负责相关文件的编写工作。

5.4批准

5.4.1集团公司级文件由总经理签发，综合办公室主任复核，分管领导会签，部门领导审稿。

5.4.2手册由总经理审批发布。

5.4.3程序文件由管理者代表审批发布。

5.4.3分公司级文件由分公司经理批准，分管领导会签。

5.4.5项目部级文件由项目经理批准。

5.5文件的发放

5.5.1集团公司综合办公室负责将手册、程序文件发放至集团公司领导、职能部室及分公司。

5.5.2分公司办公室负责将手册、程序文件发放至相关科室及项目部。

5.5.3文件的发放，由拟发部门填写“文件拟发审批表”。

5.5.4文件发放须填写“文件发放登记表”。

5.5.5文件的领用/代领人要在“文件发放登记表”上签名，如收文人在外地需邮寄时，需在“文件发放登记表”相应栏注明谁经手办理。

5.5.6文件丢失后，须向原发文部门办理申请和批领手续，申请中要说明丢失原因，如是受控文件，补发的文件另给新的发文号，同时注明原丢失文号作废，必要时将作废的发文号通知有关部门。

5.5.7集团公司、分公司及项目部的文件管理人员负责填写“收文登记表”，并注明处理办法（如存档、转发、传阅等）。

5.5.8集团公司文件由综合办公室发至分公司，分公司根据需要再发至项目部。

5.5.9对需传阅或转发的文件，由相关部门办理“传阅单”。

5.6文件的更改

5.6.1文件需更改时，由更改提出人填写“文件更改审批表”，说明更改原因。

5.6.2文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，当指定其他部门审批时，该部门应获得原审批所依据的有关背景资料。

5.6.3综合办公室发放“文件更改（销毁）通知单”，并办理手续。

持有人收到文件更改通知后，在原文件作出明显标识。

5.6.4非文件更改部门/人不得以任何理由自行修改任何文件。

5.7文件的换版与作废

5.7.1文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时可进行换版，原版本文件作废，换发新版本。

5.7.2作废文件由文件持有者自行销毁，需作保留的作废文件，必须加盖“失效留用”标记后方可留用。

5.8文件的管理

5.8.1文件经拟定、审核、批准后，文件底稿由发文单位的文件管理员登记归档。

5.8.2需借阅文件的人员，填写“文件借阅登记表”，经文件管理部门负责人批准后方可借阅，借阅者应按期归还文件。

5.8.3各职能部室/科室负责相关法律、法规、标准、规范的收集，识别其适宜性和有效性，并列入“法律、法规清单”，根据需要，分发给相关部门和人员。

5.8.4各单位文件管理员及时做好收发登记。

5.8.5工程技术部应在每年的第二次内审后，根据两次内审的情况和各部门的反馈情况，对体系文件的适宜性、有效性、充分性进行年度评审。

体系文件如需修改，按本程序5.6执行。

5.8.6归档文件的保存期限，执行《档案管理制度》及综合办公室门有关文件执行。

5.9电子文件管理

5.9.1电子文件的发放，由拟发部门在信息化平台的办公自动化中新发起一个针对企业内部或者外部的发文处理过程。

5.9.2电子文件的发放有同步流程和流程模板两种流程模式。

5.9.3点“同步流程”页签，将电子文件审批人员从“未选名单”中选到“已选名单”中，点〖确定〗按钮，同步流程选好。

5.9.4点“流程模板”页签，选定“模版类型”，在此类型下，选择相应“模版名称”，根据实际发文需要完成流程节点设置，点〖确定〗按钮，完成流程模版的设置。

5.9.5采取以上两种任意一种发文流转模式流程结束后，由文件发放人按照选择定义好的流程模板流转文件，并打印三份纸质文件存档。

5.9.6按照定义好的收文流程，收文自动流转，在信息化平台的办公自动化内部收文中查收文件。

5.9.7信息化平台中的电子文件，都集中归档到发文、收文维护，档案管理员可根据文件的流转情况对文件是否有效进行备注。

6记录和表格

6.1文件拟发审批表

6.2文件发放登记表

6.3收文登记表

6.4法律、法规清单

6.5文件更改审批表

6.6文件更改通知单

6.8文件借阅登记表

6.9传阅单

7相关文件

7.1《档案管理制度》

7.2《记录控制程序》

7.3《企业信息化管理系统用户操作手册》

附件一：

文件拟发审批表

签

发

复

核

会

签

审

稿

文件标题:

主办单位和拟稿人:

附件:

主送机关：

抄报机关：

抄送机关：

发文：

[]号年月日封发

打字：

校对：

份数：

注：

本表适用于集团公司及分公司范围内的文件拟发审批。

附件二：

文件拟发审批表

文件名称

拟稿人

文件编号

文件来源

拟发份数

文件内容

发放范围

批准意见

审核人年月日

注：

本表适用于项目部文件拟发审批。

附件三：

文件发放登记表

文件名称

文件编号

发文人

发放编号

领用

收文人

/经办人（签字）

备注

部门/人

日期

附件四：

收文登记表

收文日期

文件名称

文件编号

发文单位

份数

处理方法

备注

附件五：

法律法规清单

序号

名称

颁布/修改日期

实施日期

备注

附件六：

文件更改审批表

文件名称

文件编号

更改提出人

日期

原

文

内

容

更

改

原

因

更

改

后

内

容

审

核

意

见

审核人年月日

批

准

意

见

批准人年月日

附件七：

文件更改通知单

文件名称

通知部门

文件编号

被通知单位/部门

原

文

内

容

更

改

原

因

更

改

后

内

容

更改生效时间

附件八：

文件借阅登记表

日期

文件编号

文件名称

借阅人

批准人

归还日期

备注

附件九：

文件传阅单

来文单位

来文号

来文内容

领导批示

传阅者签名

传阅意见

办公室意见

办理结果