采购管理程序 中英.docx

采购管理程序 中英.docx

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采购管理程序中英

程序文件

ControlProcedure

制定单位PreparingDepartment:

MaterialsDepartment

生效日期EffectiveDate:

24-Jan-08

制定

Preparedby

审核:

Checkedby:

批准:

Approvedby:

日期

Date

日期

Date

日期

Date

Distributionlist分配签收清单

客服部

CSDept

日期

Date

开发部

D&DDept

日期

Date

物料部

MaterialDept

日期

Date

品质部

QADept

日期

Date

生产部

Prod.Dept

日期

Date

货仓部

WH.Dept

日期

Date

运作部

OPDept.

日期

Date

采购开发部

SourcingDept

日期

Date

工程部

EngineeringDept

日期

Date

人事&行政部

HR&Admin.Dept

日期

Date

XX不可拷贝!

Itisnotallowedtomakeanycopywithoutauthorization

1.RevisionHistory发行记录

版本

REVISION

变更内容

DESCRIPTIONOFCHANGE

起草人

ORIGINATOR

发行日期

RELEASEDATE

01

OriginalRelease

10-Aug-07

02

Cancelreferencedocuments4.7RTVMonthlyReport,cancelappendixVIRTVMonthlyReport.

24-Jan-08

2.Purpose目的

ProvideaconsistentmethodforassuringpurchasedmaterialmeetXXXXandcustomerrequirementsandoptimizepurchasingcostandefficiency.

为了确保所采购的物料满足xxxx公司及客户的需要，优化采购成本及效率。

3.Scope范围

Applytoalldirectandindirectmaterialusedforfinishgoodsandnon-productionmaterial.

所有用于成品或生产当中的直接或间接物料。

4.ReferenceDocument参考文件

4.1Purchasingcontrolflowchart（DirectMaterial）OP-PU-FC-01

采购控制流程图（直接物料）

4.2Purchasingcontrolflowchart（IndirectMaterial）OP-PU-FC-02

采购控制流程图（间接物料）

4.3RTVcontrolflowchartOP-PU-FC-03

退货流程图

4.4ApprovalVendorList（DirectMaterial）OP-PU-FO-01

合格供应商清单

4.5LeadTimeSummary（DirectMaterial）OP-PU-FO-02

交货周期汇总

4.6SortingCostmonthlyreportOP-PU-FO-05

挑选费用月报表

4.7PurchaseRequestOP-MC-FO-03

采购申请表

5.Definition定义

5.1MPS-MasterProductionSchedule

主生产计划

5.2MRB–MaterialReviewBoard

物料评审会

5.3MRP–MaterialRequestPlan

物料需求计划

5.4PO-PurchaseOrder

采购单

5.5PR-PurchaseRequest

采购申请表

6.Generalprocedure一般程序

6.1Responsibilities责任人

6.1.1BuyerisresponsibleforcreatingPO,issuingPOtosupplierandfollowingupdelivery.

采购员负责下订单，分发订单及跟踪交期。

6.1.2PurchasesupervisorisresponsibleforPOchecking.

采购主管负责审查PO。

6.1.3MaterialmanagerisresponsibleforapprovePO’s.

物料经理负责批准PO。

6.2Directmaterialpurchase直接物料采购

6.2.1PurchaseOrderRelease下订单

6.2.1.1MCrunMRPandgeneratematerialshortagereportbaseonMPSandinventory,andsendtheMRPshortagetotheBuyer.

MC根据主生产计划及库存作出欠料清单给到采购员。

6.2.1.2Buyerverifiesquantity,ensureallnumbersarecorrectanddescriptionsareclearly.

采购员核对数量，确保所有数字正确及描述清楚。

6.2.1.3AccordingtoAVLanddifferentsupplieroritems,thebuyerwillcreatePO’sfortheshortageitems.

采购员根据欠料清单开出PO。

6.2.1.4BuyerprintPOandensurePOcoverthefollowingterms,

采购员打印PO确保PO包含以下内容，

6.2.1.4.1PurchaseOrdernumber

订单号码

6.2.1.4.2Descriptionandrevisionofproductwhereapplicable

物料描述及版本

6.2.1.4.3Deliverydate

要求交货时间

6.2.1.4.4F.O.Bpointandshipmentmethod

运输方式及条款

6.2.1.4.5Paymentterms

付款方式

6.2.1.4.6Suppliernameandaddress

供应商名称及地址

6.2.1.4.7POissuedate

PO发行时间

6.2.1.4.8BuyernameandIDcode

采购员名字及ID编号

6.2.1.4.9Price,quantityandamount

单价，数量及金额

6.2.2PurchaseOrderapproval采购订单审批

6.2.2.1AuthoritylevelsofPOshouldbecomplyingwithProcurementauthoritylevelspolicy

采购订单的审批必须遵循授权程序.

6.2.2.2BuyermustensureallitemsinPOarecorrectandnoanymissing.

采购员必须确保PO当中的条款正确及完整性。

6.2.2.3Buyermustfollowupallapprovedmaterialcardtoensurebeacknowledgedbysupplier.

采购员必须遵照确认样，及时通知供应商。

6.2.3PurchaseOrderdistributing订单发行

6.2.3.1BuyerFaxesore-mailPOtosupplierfirstlyandarrangesoriginalcopytosupplierifrequested.

采购员将PO传真或电邮给供应商，或应要求安排原件给供应商。

6.2.3.2BuyersendsacopyofPOtowarehouseforreceivingandsendstheoriginalPOtoFinancedepartmentforpayment.

采购员将一份PO复印件给到货仓,同时将PO原件给到财务作付款。

6.2.4Suppliercommitmentanddeliveryfollowup供应商交期回复及追踪

6.2.4.1BuyerconfirmsPOreceivedbysupplier,andgetsupplier’sformalcommitmentasearlieraspossible.

采购员必须确保供应商收到PO，并尽快得到供应商的书面交期回复。

6.2.4.2Buyerupdatessupplier’scommitmentintheMPS.

采购员核实交期回复是否符合生产需要。

6.2.4.3BuyermustclarifyanydifferencefromoriginalPOwithsupplierandreportsactivitiesandactualorpotentialproblemtoMaterialsManager.

采购员必须与供应商澄清任何异议，并将事情及现有或潜在问题汇报给物料经理。

6.2.4.4Buyerfollowsupactualdeliverydaterefertosupplier’scommitmentandkeepgoodandclosecommunicationwithsupplierandmaterialcontrolteamifanydifference.

采购员根据供应商交期回复跟踪交货，并与供应商及物控人员就任何异常保持良好沟通。

6.2.4.5Buyermustgetsupplier’sdocumentalcommitmentforanyPOadjustmentsanddeliverychanges.

采购员必须要求供应商就PO更改、交期更改提供书面文件。

6.2.5POchangeorcancellation采购订单修改或取消

6.2.5.1IfthereisanychangerelatedtoQuantity,Quality,Deliveryscheduleandotherterms,thebuyermustrevisePOandsendtosupplierimmediatelyandkeepalladjustmentinformationasarecord.

如果有任何关于数量、质量、交期或其它条款更改，采购员必须立即修改采购订单并传给供应商并保存好相关记录。

6.2.5.2IfneedtocancelPObecauseofcustomerorderchangedorcanceled,buyermustadjustPOandclarifyliabilityforcancellationwithsupplierandkeeprecord.Meanwhile,reporttheliabilityreporttotopmanagement.

如因客户更改或取消而有必要更改或取消PO，采购员必须与供应商澄清双方责任并保存好相关记录，同时将责任汇报给管理高层。

6.2.6Purchasingmaterialreceivingandverification采购物料收货及检验

6.2.6.1ThestorekeeperreceivesgoodsaccordingtoPOandkeepsitinwarehouse.

仓管员依据采购单收货和妥善保管。

6.2.6.2TheIQCverifiesthequalityandsignstheIncomingQualityInspectionReportandfeedbacktobuyer.

IQC检验品质，填写来料检验报告并交到采购员。

6.2.6.3IfneedIQCorCustomerinspectgoodsatagreedplacebeforedelivery,thebuyerneedstoverifyclearlyinPOterms.

如有需要IQC或客户于供应商交货前在指定地点检验品质，采购员需在采购订单中作出规定。

6.3Indirectmaterialpurchase间接物料采购

6.3.1Purchaserequest采购申请表

6.3.1.1TherequesterinitiatesPRandsendtothebuyerafterdepartmentmanagerapproved.DetailedspecificationshouldbeattachedtotheIPRifnecessary.

需求部门开立采购申请表，获部门经理批准后交相关采购员。

如有必要则需附上规格说明书。

6.3.1.2Thebuyergetquotationfromatleast2suppliersandnegotiateforbestprices,paymentterms,deliveryterms,serviceandguaranteetermsetc.

采购员寻找至少两个或以上供应商并商谈获得最好价格，付款条件，运输条款，服务条款及品质保证条款等。

6.3.1.3AuthoritylevelsofPOshouldbecomplyingwithProcurementauthoritylevelspolicy

采购订单的审批必须遵循授权程序.

6.3.2PO采购单

6.3.2.1ThebuyerinitiatesPOaccordingtotheIPRandsubmitstoMaterialsManagerforapproval.

采购员根据采购申请表开立采购单并交物料经理审批。

6.3.2.2ThebuyercopyPOtostorekeeperforreceiving.

采购员将采购单列印给仓管员收货。

6.3.2.3IfneedtochangeorcancelPO,buyermustrevisePOandclarifyliabilityforcancellationwithsupplierandkeeprecord.Meanwhile,reporttheliabilityreporttotopmanagement.

如有必要更改或取消PO，采购员必须与供应商澄清双方责任并保存好相关记录，同时将责任汇报给管理高层。

6.3.3Receiving,verificationandissuing收货、验收及分发

6.3.3.1ThestorekeeperreceivesgoodsaccordingtoPOandkeepsitinwarehouseandissuesittotherequester.

仓管员依据采购单收货和妥善保管，发放给申请人。

6.3.3.2TherequesterverifiesthequalityandsignstheQualityVerificationandfeedbacktobuyerforpayment.

申请人确认品质并填写验收单并交到采购员。

6.3.4Payment付款

6.3.4.1ThebuyerpreparesPR,PO,DeliveryNotewith“Goodreceived”chopandQualityVerificationandchequerequestforpaymentafterapproved.

采购员准备好采购申请表，采购单，送货单及验收单，开立付款申请票，经批准后交财务部付款。

6.3.4.2Ifthereisadvancepayment,thebuyerneedinitiatechequerequestandsendtoGMforapproval.

如有预付的，采购员开立付款申请票，经总经理批准后交财务部付款。

6.3.4.3FinancereleasepaymenttothesupplieraccordingtothePO.

财务人员根据采购单付款给供应商。

AppendixI附录I

Purchasingcontrolflowchart（Directmaterial）采购控制流程图（直接物料）

AppendixII附录II

Purchasingcontrolflowchart（Indirectmaterial）采购控制流程图（间接物料）

AppendixIII附录III

RTVcontrolflowchart退货流程图

AppendixIV附录IV

LeadTimeSummary（Directmaterial）交货周期汇总

AppendixV附录V

SortingCostmonthlyreport挑选费用月报表

AppendixVI附录VI

PurchaseRequest物料采购申请表