公文写1.docx
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公文写1.docx
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公文写1
公文写作(教案)
第一部分概述
一、概念
历史渊源:
1、奴隶制国家:
殷商(甲骨文)——西周(诰、命、誓)《尚书·周书》
2、封建社会:
秦汉至明清期间:
下行公文:
制、诏、策、册、敕、教、令、谕、符、檄、旨等一、二十个种类。
上行公文:
秦(奏);两汉时期(奏、章、表、驳议--牒、申、启、呈、笺、题、状、文册、揭帖);平行公文:
两汉时期(移文或移书--关、刺、咨、照会)。
3、半殖民地半封建社会:
鸦片战争后:
公文制度也半殖民地化;辛亥革命后:
国民党政府时期先后公布了三个公文程式条例;中国共产党成立后:
建党初期和第一次国内革命战争时期(布告、通告、通电、通令、函、信);第二次国内革命战争时期(上行公文:
命令、指令、指示、决定;下行公文:
报告书;平行的有信、电);抗日战争时期(1938年4月晋察冀行政委员会发出了《改革公文程式的理论与实际》的指示信,重点改革了公文的名称和格式。
新公文名称规定上行公文:
指示信、复、函、令;下行公文:
:
报告、请示公文的格式,分别规定为指示信(复、函、令)、报告和请示三种。
1942年1月陕甘宁边区政府又颁布了《陕甘宁边区新公文程式》,公文规定为主要的公文和辅助的公文两种.主要公文规定为命令、布告、批答、公函、呈文五种;辅助公文也规定为指示信、报告、快邮代电、签条、通知五种。
命令、布告、批答、指示信为下行文,呈文、报告为上行文,公函、通知为平行文,快邮代电和签条不分上、下、平行,但签条只限于机关内部使用)。
第三次国内革命战争时期(增加了一些新的公文名称,归纳起来主要有以下几种:
令、训令、指令、指示、决定、布告、批复、通知、通报、呈、报告、函、电)。
4、建国后:
1951年、1955年、1981年、1989年、1996年、1999年经过这样几次改革,到现在可以说,在公文的内容与形式的要求上,全国基本上趋于统一和完善。
公文的概念:
作为公文,定义在机关管理社会、处理事务时相互往来、相互联系的一种书面文字工具,比较合适。
它主要用来发布法规、传达贯彻政策法令、请示答复问题、沟通汇报情况、联系指导布置工作、总结交流经验,以及记载各种活动等。
从文章体裁上说,公文是属于说明文范畴的。
它是区别于文学文体和科技文体的一种应用文体。
目前,我国各机关、团体、企业、学校、部队等单位经常使用的公文一般分为:
上行公文、下行公文、平行公文。
上行公文包括:
请示、报告。
下行公文包括“令、命令、指令;决定、决议;通知;布告、公告、通告;通报;批复。
平行公文包括,即指函。
此外,象简报、动态、会议纪要、调查报告、会议报告、工作计划、工作总结等,这类应用文体也是机关经常使用的公文作为管理国家、处理政务的一种工具。
公文,即公务文书,是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。
公文的基本含义,可以从四个方面来理解:
(1)公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。
(2)公文形成的条件是行使职权和实施管理。
(3)公文是具有法定效用与规范格式的文件材料.这是公文区别于其他文章和图书资料的主要特点。
(4)公文是办理公务的重要工具之一。
公文的发展、演变,反映了历代政权的性质,也反映了统治者的需要及其对公文在行使政治权力中的重要性的认识程度。
公文是统治阶级实现其统治的一种重要工具,因此,文书工作具有鲜明的阶级性,它从属于一定的政治集团并为其服务。
“文书”、“文件”、“公文”这三个概念,在机关的日常活动中是基本一致的
公文的特点主要表现在五个方面
(1)公文有法定的作者。
(2)公文有法定的权威。
(3)公文有特定的效用。
(4)公文有规范的体式。
(5)公文有规定的处理程序。
公文写作的基本要求是:
(1)要保证公文内容在政治上的正确性。
(2)要实事求是,在业务上符合客观规律。
(3)在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法逻辑。
(4)公文起草要符合统一规定的体式与程序。
(5)要注意选用书写的载体材料与字迹材料。
公文的作用主要表现在五个方面
(1)领导和指导作用。
(2)行为规范作用。
(3)传递信息作用。
(4)公文联系作用。
(5)凭证记载作用。
二、公文的分类:
(1)从公文的来源来划分:
对外文件、收来文件、内部文件,
(2)从公文的行文关系上来划分:
上行文、平行文、下行文。
(3)从公文的秘密程度和阅读范围来划分:
秘密文件、普通文件、公布文件。
(4)从公文的制发机关的性质和公文作用来划分:
法规文件、行政文件、党的文件。
法规文件又可分为法律文件、法令文件、行政法规文件。
(5)从公文内容的性质和特点来划分:
指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。
常见的公文分类还有:
(1)从文件的缓急程度上划分,分为特急件和急件。
(2)从文件的使用范围来划分,可分为通用文件、专用文件和技术文件。
(3)从文件的发送目的来划分,可分为主送件、抄送件和批转件、转发件。
(4)从文件的处理要求来划分,可分为急件和平件。
急件又可可分为需办文件(办件)和参阅文件(阅件)等。
公文的种类:
1、办公用文:
通告、通知、报告、通报、请示、批复、会议纪要、函。
2、常用文书:
计划类公文(规划、设想、计划、要点、方案、安排);总结;调查报告;述职报告;讲话稿;开幕词;闭幕词;简报。
三、公文格式:
是指公文的外观形式,由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式组成。
一)文面格式1、发文字号。
2、标题。
3、主送机关。
4、正文。
5、附件及附件名称6、成文日期。
7、印章。
8、主题词。
9、抄送机关。
10、印制版记。
二)公文用纸格式采用国际标准A4型纸,其成品幅面尺寸为:
297mm×210mm。
公文用纸天头(上白边)为:
37mm±1mm;公文用纸订口(左白边)为:
28mm±1mm;版心尺寸为225mm×156mm(不含页码)。
三)公文排印装订格式一般每页排22行,每行排28个字。
特殊情况下,为了防止出现“此页无正文”字样,在调整行距、字距时,每页既可减少1行,每行可减少1—2个字,也可每页增加1—2行,每行增加1—2个字。
公文要双面印刷。
公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注,置于版心下边缘之下一行,数字左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm,单页码居右空1字,双页码居左空1字。
公文装订与公文排印一致,左侧装订,不掉页。
公文正文排版
正文内容必须遵循以下国家标准:
标 题——二号小标宋字体,居中显示;
主送机关——三号仿宋字体,顶格,冒号使用全角方式;
正 文——三号仿宋字体;
成文日期——三号仿宋字体,右空四个字的距离,“○”和六角符号的输入方法一致,不能使用“字母O”或“数字0”代替。
文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。
最后,将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。
第二部分公文的种类与适用范围
文的种类简称文种。
一九八一年二月,国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种,即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。
这些文种近视眼行文关系、文件去向,可分为上行文、平行文、下行文:
上行文──下级机关向所属上级机关的发文,如请求、报告。
来源
平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文,如通知、函。
下行文──上级机关对所属下级机关的发文,如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。
使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。
一、办公用文
一)、指令类公文(命令(令)、决定、指示、意见)
1、命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
2、决定标题由决定机构、决定事由、文种三部分构成。
正文一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。
决议在内容上,侧重于对重要事项的决策;在文字表达方面,风格也一致,都要求准确、鲜明、简洁。
(案例)
3、指示是应用写作中一种重要的文体,它的主要用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则,只有国家党政机关才有权利使用,其下的行政机关是没有权利使用的,就这一点,很多机关在行文时弄错,那么其他领导机关要对下级机关有所指示怎么办呢?
这就要使用指示性的通知、指示性的批复等文体。
指示的标题一般由发文单位、事由、文种三部分组成。
正文:
一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。
(案例)
4、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
正文一般根据意见的多少,分部分或分条分点阐述,其第一部分或第一点,多半是提出意见的现实依据。
后面部分是对工作的具体要求及实施的细则、步骤、方法等。
二)知照类公文(公告、通告、通知、通报)
1、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
2、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
3、通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(案例)
写作要点:
通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。
通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题:
制发机关+事由+通知。
二、正文:
㈠通知前言:
即制发通知的理由、目的、依据。
例如“为了解决×××的问题,经×××批准,现将×××,具体规定通知如下。
㈡通知主体:
写出通知事项,分条列项,条目分明。
三、结尾:
三种写法:
㈠意尽言止,不单写结束语。
㈡在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。
㈢再次明确主题的段落描写。
4、通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
三)、报请类公文(报告、请示、批复、议案)
1、报告是党政机关和其他一切机关、单位和社会团体普遍使用的法定上行文文种,是有领导与被领导关系、指导与被指导关系的下级单位向上级单位汇报工作、报告情况时使用的文种。
特点:
①汇报性;②陈述性;③概括性。
报告的分类与写作:
按照内容和作用来划分,有呈报性报告(工作报告、综合报告、专题报告、检查报告)和呈转性(转发)报告。
报告一般由发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期组成,其他格式按规定和行文需要标注。
(案例)
2、请示请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
写作要点:
标题:
制发机关名称+事由+请示。
正文:
㈠请示的原因:
陈述情况,阐述理由,讲情必要性和可能性,最后用“为此,请示如下”。
㈡请示的事项:
写明请示要求,如请求物资要写明品名、规格、数量,请求资金要写明金额。
结尾语:
多用“上述意见,是否妥当,请指示”。
“特此请示,请予批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示,请予批复”,“以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等语。
注意事项:
一文一事;一个主送机关;逐级请示。
(案例)
3、批复适用于答复下级机关的请示事项。
报送请示的下级机关就是批复的主送机关。
主要特点:
针对性、指导性、简要性
批复的写作:
批复由标题、主送机关、正文、成文日期、印章组成,其他格式按规定和行文需要标注。
标题。
由作出批复的机关名称、批复的主题即“关于××问题”与“批复”组成。
正文。
由批复的缘由、根据、处理意见与希望组成。
批复的缘由,即在批复的首起语引述下级机关请示日期、请示标题、发文字号,也可以简要地引述请示事项,作为批复的缘由,但应注意避免批复引语与标题重复。
批复的根据是有关政策规定和领导的意见。
处理意见即批复的意见,或叫批复的内容。
它是针对请示事项,如果同意,则写出肯定的意见;如果不同意,则要写明不同意的理由。
批复的希望,视具体情况而定,有些批复,可不写希望性的语言。
最后,另起一段,以“特此批复”或“此复”的结事用语作结束语。
4、议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
四)、函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
一是公函的称谓。
即发文对象(收函单位)的名称,写全称或规范的简称。
在标题之下,正文之前,顶格书写。
二是公函的正文。
包括开头、主体、结尾三部分内容。
开头部分,如果是某机关主动发函给另一单位,就要说明去函的原因;如果是针对来函给予复函,就要首先引用对方来函的标题或发函编号,或概括来函提出的主要问题,然后写明对此经过研究后给予答复。
主体部分,如果是主动去函,就要陈述自己的要求,写明请求对方协办什么事情,或者将有关信息告知对方;如果是答复对方来函,就要针对来函提出的问题,表明自己的态度,把自己的意见、办法、要求等叙述明白。
如不同意对方的意见,或不能满足对方要求,还需写清理由,作出解释,望对方谅解。
结尾部分,如果是去函,而且要求对方回复,可用“盼复”、“请研复”、“请复函”等语结束;如果回答对方来函,可用“此复”、“特此函告”、“特函复”等语结尾。
为了提高办文效率,一般应附上有关的复印件。
三是公函的行文。
公函行文时,要有完整的公文制作规格,有版头、版尾、编写年号。
公函因为主要用于平行机关或不相隶属的机关之间,因此,在撰写时,要注意态度坦诚,语气平和,措辞严谨,切忌使用指示、命令语言。
(案例)
五)、会议记录及会议纪要
1、办公会议记录
注:
1.对于发言的内容,一是详细具体地记录,尽量记录原话,主要用于比较重要的会议和重要讲话。
二是摘要性记录,只记录会议要点和中心内容,多用于一般性会议。
2.如中途休会,要写明“休会”字样。
3.会议记录与会议纪要的区别:
一、性质不同:
会议记录是讨论发言的实录,属事务公文。
会议纪要只记要点,是法定行政公文;二、功能不同:
会议纪录一般不公开,无须传达或传阅,只作存档资料;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
4.会议记录一般不对外公布、不对内公开,是保密性、平整性和查考性最强的文书材料之一。
5.在会议结束后,会议记录可以作为传达、贯彻会议精神和执行会议决的依据,还可以作为总结工作、处理问题、编写大事记的重要参考材料和依据。
2、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
就县、乡两级信用社而言,公文种类通常用得最多的主要是通知、请示、报告、批复、函、会议纪要等文种。
是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。
会议纪要不同于会议记录。
会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。
会议纪要与会议记录是两个不同的概念,二者的区别十分明显。
从应用写作和文字处理的角度来探析,二者截然不同。
会议纪要是一种法定的公务文书,其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴,必须遵循应用写作的一般规律,严格按照公文制发处理程序办事。
而会议记录则只是办公部门的一项业务工作,属于管理服务的范畴,它只需忠实地记载会议实况,保证记录的原始性、完整性和准确性,其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。
二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点以及处理方式等诸多方面都有明显区别。
(节选自《应用写作》2003年第11期《会议纪要与会议记录异同点探析》)
【分类】
(1)工作会议纪要。
它侧重于记录贯彻有关工作方针、政策,及其相应要解决的问题。
如,《全国民族贸易和民族用品生产工作会议纪要》,《全省基本建设工作会议纪要》。
(2)代表会议纪要。
它侧重于记录会议议程和通过的决议,以及今后工作的建议。
如《××省第一次盲人聋哑人代表会议纪要》。
(3)座谈会纪要。
它内容比较单一、集中,侧重于工作的、思想的、理论的、学习的某一个问题或某一方面问题。
如,《十省区、十个路局整顿治安座谈会纪要》。
(4)联席会议纪要。
它系指不同单位、团体,为了解决彼此有关的问题而联合举行会议,在此种会议上形成的纪要。
它侧重于记录两边达成的共同协议。
(5)办公会议纪要。
对本单位或本系统有关工作问题的讨论、商定、研究、决议的文字记录,以备查考。
(6)汇报会议纪要。
这种会议侧重于汇报前一段工作情况,研究下一步工作,经常是为召开工作会议进行的准备会议。
(7)技术鉴定会纪要。
(8)科研学术会议纪要,包括年会纪要。
【主要内容与结构形式】
一、标题会议纪要的标题,有两种格式:
一是,会议名称加纪要,也就是在“纪要”两个字前写上会议名称。
如,全国财贸工会工作会议纪要;又如,吉林省工商行政管理局长会议纪要。
会议名称可以写简称,也可以用开会地点做为会议名称。
如,京、津、沪、穗、汉五大城市治安座谈会纪要,又如,郑州会议纪要。
二是,把会议的主要内容在标题里揭示出来,类似文件标题式的。
如,关于加强纪检工作座谈会纪要;又如,关于落实省委领导同志批示保护省级文物七级浮屠塔问题的会议纪要。
二、开头部分
简要介绍会议概况,其中包括:
(1)会议召开的形势和背景;
(2)会议的指导思想和目的要求;
(3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者;
(4)会议的主要议题或解决什么问题;
(5)对会议的评价。
三、文号、制文时间
文号写在标题的正下方,由年份、序号组成,用阿拉伯数字全称标出,并用“【】”括入,如:
【2004】67号。
办公会议纪要对文号一般不做必须的要求,但是在办公例会中一般要有文号,如“第XX期”、“第XX次”,写在标题的正下方。
会议纪要的时间可以写在标题的下方,也可以写在正文的右下方、主办单位的下面,要用汉字写明年、月、日,如“二〇〇二年八月十六日”。
四、正文部分
它是纪要的主体部分,是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。
怎样才能写好正文部分?
也就是说,要掌握点什么要领与方法,是否可以这样:
(1)要从会议的客观实际出发,从会议的具体内容出发,抓中心,抓要点。
抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作;所谓要点,就是会议主要内容。
要对此进行条理化的纪要。
(2)会议纪要是以整个会议的名义表述的,因此,必须概括会议的共同决定,反映会议的全貌。
凡没有形成一致意见的问题,则需要分别论述并写明分歧之所在。
(3)要掌握并运用马列主义的基本理论与党的方针、政策对会议进行概括与总结。
它是贯穿在纪要始终的一条红线。
(4)为了叙述方便,眉目清楚,常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“与会人员一致表示”等词语,做为段落的开头语。
也有用在段中的,仍起强调的作用。
(5)属于介绍性文字,笔者可以灵活自由叙述,但属于引用性文字,必须忠实于发言原意,不能篡改,也不可强加于人。
(6)小型会议,侧重于综合会议发言和讨论情况,并要列出决议的事项。
大型会议内容较多,正文可以分几部分来写。
常见的有三种:
一是概括叙述式;二是分列标题式;三是发言记录式。
五、结尾部分
一般写法是提出号召和希望。
但要根据会议的内容和纪要的要求,有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召,要求广大干部认真贯彻执行会议精神,夺取新的胜利;有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题,指出核心问题;有的是对会议做出简要评价,结合提出希望要求。
【格式内容】
1、标题。
由"会议名称+会议纪要"构成。
2、导言。
介绍会议召开的基本情况,如时间、地点,参加
人,讨论的问题。
3、会议的成果及议定的事项。
应逐项列出。
4、希望。
会议纪要-写作注意问题
1要突出中心。
2注意吸收正确意见。
3要条理化、理论化。
4要忠于会议的实际内容。
5要认真做好会议记录,详尽地占有材料;并且要认真研究会议的精神,以便对材料正确取舍,合理删减。
6会议纪要是与会者共同意志的体现,落款应是全体与会单位,故不写落款,不加盖公章,与会者带回去执行就行了。
(案例)
二、常用文书(计划、总结、调查报告、讲话稿、述职报告、简报、新闻)
1、计划是指为实现一定时期的目标决策,制订总体和阶段的任务及实施的方法、步骤和措施的过程及其书面表达的形式。
在写作时应注意:
要讲究方针政策性,要有全局观念,要走群众路线,规定要明确具体。
总之,要把握好计划的三要素:
制订计划的依据,制定计划的目标,实施计划的细则。
2、总结是对规定时限内的某项工作或任务加以回顾、分析、研究,从中找出经验和教训,形成文字,就是总结,包括综合性总结和专题性总结。
标题最常见的有陈述式、论断式、概括式;正文由前言、主体、结尾三部分组成;结尾概括全文主要内容,实事求是,有针对性,同时给人以鼓舞和力量。
总之要:
态度端正、抓住重点、写出特色,一分为二、实事求是,条理清楚、用语准确,忌空泛、忌笼统、忌夸张、忌虚假。
(年终总结模版:
要点一:
篇幅要够长;要点二:
套话不可少;要点三:
数据要直观;要点四:
用好序列号)
3、调查报告是对某项工作、某个事件、某个问题,经过深入细致的调查后,将调查中收集到的材料加以系统整理,分析研究,以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书。
特点:
写实性;针对性;逻辑性。
分类:
情况调查报告;典型经验调查报告;问题调查报告。
写法:
一般由标题和正文两部分组成。
标题:
标题可以有两种写法。
一种是规范化的标题格式,即“发文主题”加“文种”,基本格式为“××关于××××的调查报告”、“关于××××的调查报告”、“××××调查”等。
另一种是自由式标题,包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。
陈述式如《东北师范大学硕士毕业生就业情况调查》,提问式如《为什么大学毕业生择业倾向沿海和京津地区》,正副标题结合式,正题陈述调查报告的主要结论或提出中心问题,副题标明调查的对象、范围、问题,这实际上类似于“发文主题”加“文种”的规范格式,如《高校发展重在学科建设――××××大学学科建设实践思考》等。
作为公文,最好用规范化的标题格式或自由式中正副题结合式标题。
正文:
正文一般分前言、主体、结尾三部分。
1.前言。
有几种写法:
第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法,以及人员组成等调查本身的情况,从中引出中心问题或基本结论来;第二种是写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况,进而提出中心问题或主要观点来;第三种是开门见山,直接概括出调查的结果,如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。
前言起到画龙点睛的作用,要精练概括,直切主题。
2.主体。
这是调查报告最主要的部分,这部分详述调查研究的基本情况、做法、经验,以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和基本结论。
3.结尾。
结尾的写法也比较多,可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议;或总结全文的主要观点,进一步深化主题;或提出问题,引发人们的进一步思考;或展望前景,发出鼓舞和号召。
4、讲话稿:
讲话,属会议主要领导者使用的文种。
领导者为实施领导,在各种会议上所作的指示性发言,即领导讲话。
领导讲话具有三个特点:
一是权威性。
二是思想性。
三是鼓动性。
起草领导讲话要处理好三个关系:
一是权威与平易的关系;二是庄重与幽默的关系;三是深入与浅出的关系。
起草领导讲话应注意三个问题:
1、避免雷同。
2、独树风格。
3、适当调剂。
讲话稿的格式:
标题
称谓
主体 概述问题 或者 第一个方面(问题)
分析问题 第二个方面(问题)
提出对策 ……
结尾 总结、号召……
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