实物档案管理理论2课时.docx
- 文档编号:4320081
- 上传时间:2022-11-29
- 格式:DOCX
- 页数:23
- 大小:26.21KB
实物档案管理理论2课时.docx
《实物档案管理理论2课时.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《实物档案管理理论2课时.docx(23页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
实物档案管理理论2课时
项目七声像、实物档案管理(理论2课时)
课型:
理论课∨实践课
授课日期:
授课班级:
上课地点:
教学目标
能力目标:
1.能够进行照片档案的整理与编目
2.能够掌握录音、录像档案的管理方法
3.清楚实物档案的分类与编目
知识目标:
1.熟悉声像、实物档案的含义、特点
2.了解声像、实物档案的种类
3.掌握声像、实物档案收集、归档、鉴定原则方法
重点难点及解决方法
教学重点:
1.声像、实物档案收集与归档要求
2.归档照片的整理与编目
教学难点:
1.归档照片、磁带、录象带、实物的归档范围
2.归档照片整理与编目
解决办法:
讲授法、问答法、现场演示法
思考或作业:
1.说说声像档案的含义与种类
2.说说照片归档范围
3.说说照片档案的文字编写要素
4.说说如何鉴定归档照片、磁带、录像带、实物档案
后记:
关于照片档案的组合编写,其中语言概括比较难,需要一定的语言运用能力,不仅仅只是技能的问题。
因此以此为契机要求学生注意基本素质的锻炼与提高。
教学内容
教学方法
辅助手段
案例导入:
xx食品公司将要举办成立25周年庆祝活动,公司发展史展览是其中一项重要内容,为此,庆祝活动筹备组到公司的档案室查找公司成立以来重要活动的有关的音像材料,但是却遇到了一些麻烦。
其一是档案室的音像材料不全。
原因在于,有的活动的音像材料由公司办公室的专门摄影和摄影人员拍摄,有的则由各部门的人员拍摄,许多材料在拍摄完毕后没有归档。
音像材料的分散保存,造成收集公司发展史音像材料的困难。
其二是许多音像材料在形成后没有编写相应的文字说明,致使一些材料因记载的活动的确切日期、参加地点、内容等无法辨别而不能采用。
其三是一些音像材料在形成后未加整理和专门的保管,造成音像材料之间的联系不好确认,照片的底片丢失、划伤、变质,以及磁带的消磁等情况,使得该材料无法复制和使用。
鉴于上述教训,该公司总经理要求档案室建立音像档案的管理制度和规范,统一公司音像档案的管理,并有办公室主任协调与相关部门的关系。
简析:
现在,绝大多数的单位在工作中都会形成照片、录音、录像、电子档案。
这些特殊载体形态档案的产生途径、归档时间、整理和保管要求往往与纸质档案不同,如果不加以充分的关注和及时的处理,就会造成档案的散乱或丢失。
所以,我们应根据这些特殊载体档案的特点,建立相应的管理制度,并按照国家的规范,采取有效的方法对其实施管理。
讲授内容:
声像档案
一、定义
声像档案是指机关和个人在在从事公务活动中直接形成的、具有保存价值的以磁性或感光材料为载体,以声音为主要反映方式的,并辅以文字叙述的历史记录。
二、声像档案的特点
1.行意结合,形象逼真
2.时间、空间感强烈
3.易复制,原件与复制难区分
4.携带使用方便
5.保管要求高
二、声像档案的收集与鉴定
1.收集范围
记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料。
领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料。
本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料。
记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料。
记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料。
其他具有保存价值的声像材料。
2.收集归档要求
对属于收集与归档范围的声像材料,定期归档,集中管理。
对存有真伪疑义的声像材料应采取必要措施进行鉴定。
对反映同一内容的若干张照片,应选择其主要照片归档。
主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
底片、照片、说明应齐全。
底片、照片、影像应一致。
对无底片的照片应制作翻拍底片;对无照片的底片应制作照片。
声像档案的移交和征集应符合有关标准的要求。
3.归档时间
对具有归档价值的声像材料,其摄影者或承办单位应及时整理,向档案室归档,一般不应跨年度。
依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定,声像档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。
在特殊情况下,经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。
档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的声像材料。
三、声像档案的分类
照片、底片、录音、录象、光盘
照片档案的整理
一、照片档案定义、构成、种类
照片档案是指机关和个人在社会活动中直接形成的、具有保存价值的,以静止摄影影像为主要反映方式的,并辅以文字叙述的历史记录。
照片档案的构成:
感光材料---底片,影像---照片,文字叙述---文字说明
二、照片档案的整理
照片档案的整理应遵循“三个有利于”(即利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用)的原则。
归档的照片与底片影像应一致;无底片的照片应翻拍底片,无照片的底片应冲洗出照片;照片档案的底片、照片应分开存放。
三、照片档案整理方法
1.分类
问题---年度适用:
照片档案时间跨度长
例:
办公大楼、工程项目
年度---问题
1上级领导视察指导工作
2会议类
3重要活动类
4荣誉类
5其他
适用:
照片档案数量多
年度分类法
适用:
照片档案数量少
2.排列
每次活动(每组照片)内:
照片与照片之间的排列
组与组之间的排列
文字说明的编写
总说明:
对一组照片的说明:
全部信息(六要素)、起止张号、照片数量、填写者:
摄像人
单张照片填写项目(分段横写)
1照片题名:
一组照片内容的概括
2照片号:
按案卷内照片的顺序号
3底片所在:
XX卷XX页XX号,即全宗内底片的编号
4参见号:
(相关档案种类)档号
例1:
摄影者:
照片的摄影者人
档号文书档案0113-2-18,
例2:
科技档案G-J-21
时间:
拍摄时间
文字说明(分说明):
单张文字说明:
六要素
3.照片档案编目
填写卷内目录
填写案卷目录
填写卷内备考表
照片档案卷内目录
照片号
题名
时间
摄影者
底片号
备注
四、照片档案著录
1、照片档案目录条目的著录单位
以照片的自然张或若干张(一组)为单位著录成为照片档案目录的条目
照片档案目录的著录
2、著录项目
照片档案目录的著录项目包括:
照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号、册号、页号、组内张数、分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、类型规格、档案馆代号、文字说明等。
3、大幅照片的标注
对于大幅照片、底片,应在备注栏内注明“大幅”和存放地址。
以一组照片为单位著录时,还应在备注栏内注明其中所含的大幅照片的照片号、底片号。
4、组合照片的著录
以一组照片为单位著录时,题名应根据题名拟写要素,简明概括、准确反映一组照片的基本内容。
以一组照片为单位著录时,照片号、底片号、页号均应著录起止号;时间应著录起止时间;参见号、摄影者可以著录多个。
5、组合照片说明的填写
1)一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后,可拟写组合照片说明。
采用组合照片说明的照片,其单张照片说明可以从简。
2)组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。
3)应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。
4)同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。
组联符号按组
依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。
如册内只有一组照片和其他散片时,组联符号采用“①”。
组联符号不宜越册。
5)整理照片时因保管期限或密级的不同,有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内,应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。
示例:
相关照片长期一4一⑥
上例中保管期限亦可采用“2”或“C”表示。
6)组合照片说明可放在本组第一张照片的上方,也可放在本册所有照片之前。
6、单张照片说明的填写
1)说明的格式
说明应采用横写格式,分段书写。
其格式如下:
题名:
照片号:
底片号:
参见号:
时间:
摄影者:
文字说明:
2)说明的内容
2.1题名应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
2.2照片号按5.4.3。
2.3底片号按5.3.1。
若采用照片、底片合一编号法,可不填写底片号。
2.4参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。
其格式如下:
(相关档案种类)档号
注:
括号内为选择性著录内容。
示例1:
文书档案0113-2-18
示例2:
科技档案G-J-21
照片档案由档案室移交至档案馆后,应对其参见号进行核对,对与实况不符的应及时调整。
2.5照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示,第1~4位表示年,第5~6位表示月,第7~8位表示日。
示例:
1953年3月2日写作19530302。
2.6摄影者一般填写个人,必要时可加写单位。
2.7文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素,概括揭示照片影像所反映的全部信息;或仅对题名未及内容作出补充。
其他需要说明的事项亦可在此栏表述,例如照片归属权
不属于本单位的,应注明照片版权、来源等。
2.8密级应按GB/T7156所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明,使用印章亦可。
3说明的位置
单张照片的说明,可根据照片固定的位置,在照片的右侧、左侧或正下方书写。
4大幅照片的说明
对大幅照片的说明可另纸书写,与照片一同保存。
一组联系密切的照片中的大幅照片,应随该组照片一同在册内编号,填写单张照片说明,并注明其存放地址。
录音、录像档案管理
一、定义
录音、录像档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的,具有保存价值的,以机械、光学、电磁等记录方式记录声音、影像,以特殊材料为载体的历史记录。
二、种类
1.主要有唱片和录音带两种。
录音带有盘式和盒式两种,其中以盒式为常见。
盒式录音带分60、90、120分钟三种;按其制成材料,有氧化铁磁带、铬磁带、铁铬磁带、掺钴磁带及金属磁带等,氧化磁带又分为低噪声带、低噪声高输出带及高保真带等。
2、录像档案
录像带同样分盘式和盒式两种,同样以盒式为常见。
其宽度有:
2英寸、1英寸、3/4英寸、1/2英寸及1/4英寸等,制成材料有铬带、掺钴氧化铁带等。
三、录音录像归档
1、转换成标准格式,一式两分(A,B盘)及时向档案部门移交归档。
2、必须是可读文件。
必须在有关设备上演示或检测,运转正常,无病毒,清洁,无伤痕,确保内容完整和准确、画面清晰、声音清楚等。
3、同一项目同一类别的磁性载体文件应贮存在同种磁性载体上。
4、必须具备与录音录像带相应的文字说明。
1)磁带(软磁盘)说明内容:
贮存文件内容、运行的软硬件环境、版本号、文件完整性和准确性。
2)录像片说明内容:
该片内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。
3)录音带说明内容:
讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。
四、录音录像档案的整理与编号
1、分类
必须将录音档案和录像档案分开。
音像制品多的单位,如电视台、广播电台等,还可在录音档案或录像档案内按内容等划分属类。
2、编号
录音录像档案是以盘或盒为保管单位进行编号的。
编号可按归档的时间顺序结合内容编制流水号。
格式:
类别代号—顺序号。
如:
像—05,表示录像档案第5盒(盘)。
编号中必须注意两个一致:
一是录音录像盒上的编号与外包装盒上的编号一致;二是录音录像盒上的编号与其相应的文字说明一致。
3、编写文字说明
录音录像档案的文字说明必须详细准确。
录音带要写明:
讲话内容、讲话人姓名、身份、录音时间、录音带播放时长、录音带型号规格、设备的型号规格。
录像带要写明:
所摄内容、主要人物、拍摄时间、录像带型号规格、设备的型号规格。
4、填写标签
标签内容包括:
编号、参见号、片名、播放时间、摄制单位、摄制时间、规格、制式、密级、主要人物的姓名、身份等。
5、编目
录音录像档案整理后,要分开编目。
(其目录格式见教材P154页)。
著录时需注意:
第一,要以一盒(盘)录音(录像)带为一个保管单位著录一条;第二,如一盒(盘)录音(录像)带录制多人讲话或多个节目,应在题名栏中逐一注明;第三,如一个活动录制多盒(盘)录音(录像)带,则应在题名栏后注明录音(录像)带的顺序号。
音录、录像档案卷内目录
序号
责任者
题名
日期
录制长度
备注
音录、录像档案案卷目录
序号
载体类型
归档时间
案卷题名
档号
编制单位
编制日期
四、录音录像档案的鉴定
1、是否属于声像档案
2、是否是声像制品的母带
3、相关文字说明是否齐全完整
实物档案管理
一、实物档案定义
实物档案是指机关单位在工作活动中形成的、具有保存价值的荣誉证书、奖期、奖状、奖杯、纪念品、工艺品等反映工作成绩及对国内外友好交往的特殊载体的档案。
二、实物档案的特点:
真实性、凭证性、历史性、形象性
三、实物档案的分类
1.内容分:
奖品类、纪念品类
2.外在形式分:
奖状、奖杯、奖旗、奖牌、工艺品
四、实物档案的编号:
1件实物1个顺序号,每1件实物贴1标签
题名
编制单位
编制时间
档号
五、实物档案的编目
1.序号:
同一类别内实物档案是顺序号
2.载体类型:
实物档案的类别,如:
奖牌
3.归档时间:
整理编排的日期
4.案卷题名:
实物档案名称.例:
“春风行动特别贡献奖”
5.档号:
颁发实物单位例:
中共杭州市委
中共杭州市人民政府
6.编制单位:
编制单位
7.编制日期:
获得实物的时间
小结:
本项目主要讲授:
1.声像档案基本知识
1)声像档案定义
2)声像档案收集与归档
3)声像档案分类
2.照片档案的归档与整理编目
3.录音录像档案的归档与整理编目
4.实物档案的分类、编号与编目
5.相关档案管理规定
1)《声像档案整理办法》
2)《照片档案管理规范》
3)《数码照片档案管理暂行办法》
课堂测试:
小李做得对吗
行政管理专业毕业的大学生小李刚到某企业档案室任职。
一天企业宣传部一职员拿来几个大盒子,要交给档案室保管。
老档案管理员老梁不在,这几天去参加省档案馆业务培训了。
小李打开盒子一看,发现里面是企业历年来各种活动的照片、录音录像带,直觉告诉他这应该是很珍贵的资料,小李不假思索就接收下来。
接下来,小李就开始着手整理刚接受的资料。
他把有文字说明的照片,夹到相应内容的档案中,录音录像带因为没法塞到相关文件盒里,就单独放进一个档案盒排到案卷的后面。
一些没有文字说明的照片比较难办,因为他不认识上面是些什么人,所以全装进一个档案盒中,等老档案管理员回来再作处理。
思考:
小李接收宣传部送来资料的方式对吗?
小李整理照片、录音录像带方法正确吗?
如果是,关于上述两个问题你将如何解决?
附:
声像实物档案保管期限表
反映本单位主要职能活动和工作成果的声像实物材料
1、重要的永久
一般的长期
2、上级领导人检查、视察形成的声像材料永久
3、各种会议形成的声像实物材料
(1)本单位召开的年度工作会议产生的声像材料和表奖获得的实物材料永久
(2)本单位召开的专业会议形成的声像材料和实物材料长期
4、各种资料性声像和实物材料
(1)本单位获得的证书、奖状、奖旗、奖杯的实物照片、底片、录像永久
(2)领导人题词、题字、讲话和照片、底片、录音、录像永久
(3)本单位劳动模范、先进工作者照片、底片长期
中国农业发展银行图像、声像、实物档案管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为了进一步规范中国农业发展银行(以下简称农发行)图像、声像、实物档案的收集、整理和利用,特制定本办法。
图像、声像、实物档案均由本级行永久管理,不移交地方档案馆。
图像、声像、实物档案均为我行档案全宗的重要组成部分,应按本办法由综合档案室保管,任何单位和个人都不允许私存。
第二章 图像档案
第二条 图像档案是指我行在各种活动中形成,具有保存价值并按一定原则和方法经过加工整理,集中保管起来的各种照片、资料,有光学照片、底片、数码照片及其集成图集等载体形式。
第三条 凡是反映农发行历史面貌、主要业务工作和各种活动,具有保存价值的照片、资料都应归档保存。
包括:
(一)党和国家领导人、著名人物视察我行或参加我行重大公务活动的照片;
(二)我行组织或参加的国际性会议及重要外事活动的照片;
(三)记录我行组织召开的大型会议和各类专业、专题会议的照片;
(四)记录我行重大事件的照片;
(五)反映我行行址变迁的照片;
(六)反映我行职工教育培训和参加各种文体活动的照片;
(七)为我行重要活动制作的专题图集;
(八)其他具有保存价值的图像资料。
第四条 图像档案由产生部门或制作者收集、整理,活动结束后移交综合档案部门。
(一)移交的光学照片应包括负片(底片或反转片)、照片和文字说明。
三者应一一相符。
文字说明要详细、准确,应包括事由、时间、地点、人物、背景和摄影者。
产生部门或制作者应在综合档案部门的指导下整理照片并放置于专用装具中方可移交;
(二)数码照片应制作成光盘并附相应说明方可移交;
(三)移交时应填写档案移交登记表。
第五条 图像档案的编号工作由综合档案部门完成。
一般按专题编号,编号规则为:
代码(TX)—年度—专题号—流水号。
专题号码由两位阿拉伯数字组成,每个号码表示一项专题活动。
综合档案部门按照移交顺序从0l~99依次编号。
每年末自01起依次将号码及其对应的活动名称作出归纳,编写清单,清单应一式两份,分别存放于每年度图像档案专柜和全宗卷分类说明中。
除载体代码外,同一内容、不同载体的图像档案(例如光学照片及其对应负片)编号其他部分应完全相同,以便互见。
此外,数码照片在引入计算机档案管理系统前可以不编写流水号,但活动专题号码应与光学照片编写一致,并标注于光盘表面。
第六条 图像档案按载体的不同采取不同的保管方式。
光学照片放置在专用照片档案册内;负片放在专用无酸纸袋内;光盘放在光盘档案册(盒)内。
三者均按编号顺序排列。
第七条 因工作需要利用图像档案时,我行各部门或个人都可到综合档案部门借阅,外单位利用图像档案应经本行办公室负责人签字。
一般情况下借阅只提供照片。
借阅时要严格履行借阅手续。
借阅人要注意保护照片,及时归还。
第三章 声像档案
第八条 声像档案是指我行在各项公务活动中形成的具有保存利用价值的录音带、录像带、电影胶片及其他载体形式的声像资料。
第九条 声像档案的归档范围包括:
(一)党和国家领导人、著名人物视察或参加本行重大活动的声像资料;
(二)本行召开全行性会议、专业会议形成的声像资料;
(三)本行举办的重大活动形成的声像资料;
(四)行领导视察、接受采访、出访及其他重要活动的声像资料;
(五)被电台、电视台采用播出的有关本行的声像资料;
(六)国内外著名学者、知名人士等来我行讲学、做报告形成的声像资料;
(七)其他具有特殊意义和保存价值的声像资料。
第十条 声像档案由相关部门制作、收集、整理,活动结束后移交综合档案部门。
(一)移交的声像档案应附背景信息文字说明,文字说明要详细、准确,包括事由、时间、地点、人物和摄像者。
声像档案按逻辑顺序排列;制作成光盘形式的声像档案,文字说明还应制作成电子数据包含在光盘中;
(二)移交时应填写档案移交登记表。
遵义县民政局声像实物档案管理办法
为加强我局声像、实物档案的科学管理,使各种声像、实物档案得以妥善保存并及时提供利用,遵照《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务建设规范》的要求,特制定本办法。
一、声像档案管理办法
第一条声像档案是指我局在各种工作活动利用磁性材料、感光材料录制、拍摄成的具有保存价值的录音带、录像带、影片、照片、微缩胶片等载体材料。
第二条声像档案的归档范围
一、本局各种会议活动摄录的声像材料;
二、上级领导到我局视察、检查指导工作等重大活动摄录的声像材料;
三、友邻单位到我局参观、考察、洽谈工作等重大活动摄录的声像材料;
四、本局荣获的各种荣誉称号、奖状、奖旗、奖杯、牌匾等荣誉实物的声像材料;
五、重大事项调解、协商形成的声像材料;
六、历届副科级以上领导人的照片;
七、本局基本建设项目及新增重点设备的照片。
第三条声像档案的归档要求
一、声像档案须详细记录摄录时间、地点、人物、摄录人;
二、归档声像材料必须是原版原件;
三、归档声像材料必须声像清晰完整;
四、具有保存价值的声像材料,由摄录人制作完成后及时交综合档案室归档;
五、声像材料归档时要填写入库清单一式二份,交接双方各存一份备查。
第四条声像档案的管理
一、声像档案是局档案的组成部分,由综合档案室集中统一管理;
二、声像档案整理按《遵义县民政局文件材料归档范围保管期限划分及档案分类方案》规定,根据种类载体立卷、编目排列存放;
三、不同的声像档案类别和载体,应使用不同装具分别排列保存;
四、归档磁带要装在密封盒里,放在远离磁场的专用柜内;
五、要定期检查声像档案保管情况,对长期保存不常用的录音带、录像带,每隔半年应重放一次,对多次使用已污损的要及时修补、复制。
六、归档的声像档案,要定期对其保管期限进行鉴定,要销毁的须经鉴定小组同意,登记造册方可销毁。
第五条声像档案的利用
一、声像档案应编制目录、帐簿等检索工具,方便查找利用;
二、借阅声像档案须经局领导或业务主管领导同意方可查阅;
三、借阅、利用、观看的声像档案不得转借,用完后要及时归还,若有损坏,借用部门应负责赔偿修复费用;
四、做好声像档案统计几利用效果记录。
本办法自二○○年十一月一日起执行。
二、实物档案管理办法
第一条实物档案是指反映我局在各种工作活动中获得的奖杯、奖牌、锦旗、奖状和证书、具有价值的纪念品和信物及印章等档案。
第二条实物档案的归档时间和要求
一、获得实物档案的人员在获取后一周内交局综合档案室暂时保管,以便日后统一归档。
二、归档人在归档时要注明实物档案的颁发单位、获奖单位、获奖时间、种类、颁发地点等事项,将实物及其附属材料、包装盒一并归档。
第三条实物档案的保管
一、实物档案分为荣誉性和纪念性实物,按性质进行编目排列分类。
二、实物档案按照年度——保管期限编流水号,将流水号、年度、保管期限写在不干胶书签上贴在实物右上角。
三、拍摄实物档案成照片,按照声像档案管理办法将照片归档。
四、应编制实物档案案卷目录。
五、易碎的实物应妥善存放。
第四条实物档案的利用
一、实物档案一般不外借,如有特殊情况需要借出,必须经业务主管领导批准,借出时间不得超过1周。
二、借出实物档案,必须有专人妥善保管,不得丢失、损坏。
第五条实物档案的鉴定销毁
按照实物档案的保管期限(见《遵义县民政局文件材料归档范围保管期限划分及档案分类方案》)鉴定销毁。
本办法自二○○六年十一月一日起执行。
案例导入多媒体
课件
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 实物 档案 管理 理论 课时