九天CRM用户手册.docx
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九天CRM用户手册.docx
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九天CRM用户手册
引言
九天客户管理系统是专门针对中小型企业开发的客户关系管理软件,实现以客户资料为中心,与客户交流为中心的信息化经营理念,她帮助企业建立起规范化的企业营销体系,以提高企业营销的效率、竞争力,使企业营销体系能够及时抓住市场的动态,推动市场的营销步伐,大幅度地提高市场占有率。
适用于所有从事产品营销和服务营销的企事业单位!
九天科技成立于2002年,前期一直致力于CRM(客户关系管理系统)的研发,在华南地区制造行业拥有深厚的客户群体,享有很高的知名度;详情请登陆,我们凭借多年的软件开发及客户经验,提炼出最适合中小企业销售管理的功能,本着简洁实用的原则推出了九天客户管理软件。
针对国内众多中小企业迫切需要信息化管理,但处在初步需求阶段,无法承受诸如大型ERP、财务销售仓储一体信息化管理的中级阶段。
我们重视并投入小型管理软件的开发,希望能够切实的帮助中小企业得到管理提升。
九天科技以此作为我们的长远发展目标,并专重于管理软件的研发及扩展。
我们希望打造国内专注的品牌,并为此不懈努力,更希望能够与广大合作伙伴及客户共同发展。
第一章《九天客户管理系统平台》的介绍
1.1《九天客户管理系统平台》的设计思想
企业成功实施CRM的关键因素我们分析为有以下两点:
第一,能够在前端整合出一个可以实时获取、应用统一的交易数据和客户信息的信息平台;
第二,在后台,来自于运营型CRM系统的数据,能够统一地存储到数据仓库或者一系列数据集市之中。
“用数据说话”几乎是所有企业营销决策的目标。
但何为“数据”?
“数据”特性是什么?
如何用“数据”来决策?
“用数据说话”就是企业营销体系的重塑。
企业发展只有一个目标,就是价值或利润最大化,而达成这个目标只有一个方法,那就是“开源节流”。
“开源”,其根本就是要保持“价值客户”的持续贡献,把“非价值客户”培育成为“价值客户”;“节流”,就是提高投入的有效性,而投入的有效性的根本就是企业行为对客户价值提升的影响。
不难看出,业务决策依赖客户价值的量化。
而今天,多数企业对赖以生存的客户几乎没有管理(没有专门的管理岗位、规则、角色等),所以业务组织必须变化!
换个角度思考,情况会大不一样。
当企业把资源聚焦于目标客户群,通过对目标客户的管理,掌握目标市场的规模与特征,根据目标市场的状况来配置相关业务职能。
这些职能机构可以自行建设,亦可通过组织社会资源建立。
在企业资源有限的情况下,市场、销售、服务、商务、物流、后勤等方面的业务也可以全部或部分外包。
当业务基于这样的出发点开展,企业的竞争力将从简单的企业资源竞争转变为由企业协同社会资源的综合实力竞争。
社会资源无穷,也就是我们常说的“价值链能力”最大化,由此,企业竞争力必然巨幅提升。
从客户出发开展业务客户与企业之间的业务是按阶段发展的。
客户存在生命周期,按照其生命周期发展阶段来归集和管理客户信息将是客户资源企业化的一个明显特征。
依据客户生命周期对客户分类,可以分为待识别客户、潜在客户、销售机会、订单客户、用户等。
同样可以依据客户业务进行分类,例如可以分为大型商场客户、大型超市客户、大型药店客户等。
客户分类越合理,管理效果就越好。
同时对于分类的客户还要制定管理方案,如:
对待识别客户的管理就是客户判断,对潜在客户则是客户培育,对销售机会就是销售推进与客户跟踪,对用户则就是客户关怀等,这样将有效促进业务发展的有序化。
最后要注意对所有产生的客户线索建立分配机制和处理流程,形成规划和设计客户分配与工作代理、转移机制。
客户线索判别成为销售机会后,要按规则移交给销售部门,销售部门必须在要求时间内给出处理意见,如果再次判别为潜在客户,则转回市场部门统一培育;对于业务人员的工作调整必须制定处理流程,避免客户无人处理的现象以及由于销售人员离职而工作交接不利,造成客户流失。
总之,客户资源企业化将为企业实行“数据决策”打下坚实基础。
拥有完整、动态的客户信息,同时这些信息能够充分反映客户价值的客观变化,企业便朝向“以客户为中心”迈出了关键一步。
1.2《九天客户管理系统平台》的整体特点
1.整体架构灵活
既可适合用户于制造业、物流业等企业的网络版本,也有适用于单个用户的的单机版本。
2.系统稳定·性能优越·数据安全
根据大量用户使用而形成的反馈信息的修改,系统已趋于稳定。
而且系统保证了完整的数据安全。
3.以客户为中心
系统完全以客户为中心,严格按现代管理观念设计,注重对客户全方位的管理。
4.数据信息的可靠性及良好的共享性
系统完全以客户为中心,严格按现代管理观念设计,注重对客户全方位的管理;体现人性化的使用和管理。
5.系统的人性化
系统操作简单,界面友好,科学的操作流程,充分保证易学易用,体现人性化的使用和管理。
1.3《九天客户管理系统平台》的特色功能
1.客户进程:
记录客户的详细信息,以及跟进客户的详细资料。
2.信息查询:
方便快捷的查找所需客户的具体信息资料,加快工作效率
3.客户分配:
转移客户给不同的拥护,避免因突发事件给工作带来不必要的损失。
4.日程备忘:
在日益忙碌的工作中人性化提醒工作、生活安排。
5.任务计划:
合理的进行工作的安排。
6.文档管理:
方便的进行对多文档的综合管理。
7.审核信息:
突出分级管理,合理统筹领导工作。
8.统计分析:
直观分析客户数据,高效率安排工作计划。
9.邮件发送:
方便快捷的与客户进行沟通。
10.公告栏:
即时的内部资讯交流,促进员工沟通。
11.商品管理:
方便的管理业务项目。
12.系统设置:
方便的多级用户权限管理,大大的减轻了系统管理员的负担。
13.数据备份:
保证数据库的完整及安全性。
1.4《九天客户管理系统平台》的功能列表
客户管理
我的办公室
统计分析
辅助工具
商品管理
系统设置
客户进程
日程备忘
客户分析
邮件管理
商品信息
基础数据
客户信息查询
任务与计划
销售分析
短信管理
销售售出
权限设置
客户资料分配
文档管理
*话务分析
传真管理
采购购进
用户档案
联系人管理
通讯录
聊天工具
库存调整
自定义设置
费用管理
待审核信息
信封标签打印
数据备份
竞争对手
工作报告
计算器
*ACD设置
公告栏
第二章客户端的安装
2.1客户端安装
客户端的安装执行光盘中的客户端安装执行程序,可见下图:
图2.1-1
单击“下一步”按钮,开始安装;
如要更改安装目录,操作与应用服务器安装一样;
图2.1-2
点击下一步,进入安装页面:
图2.1-3
最后系统安装完毕,如下图:
图2.1-4
点击完成,客户端安装完毕了;
之后,我们进行客户端的配置,运行程序中的文件,如下图:
图2.1-5
在客户端配置工具中,我们在“服务器IP地址”中输入服务器IP地址或者服务器名即可。
图2.1-6
注意:
“使用的端口:
13008”在咨询九天客服人员前切忌自行更改。
第三章系统的操作流程
《九天客户管理系统平台》采用直观、悦目的使用界面,无需专业培训即可操作自如,安装和维护升级简便。
本系统安装完成后,在第一次运行该系统的正式版时,需要对系统进行初始化,所以我们之前有必要讲讲系统管理员的身份。
3.1操作流程示意图:
3.2修改登陆密码
第一步:
首先以系统管理员身份登录,系统管理员的帐号和默认密码均为空(为系统安全考虑,管理员在安装结束后应立即自行修改)。
图3.2-1
第二步:
进入密码修改窗口,进行密码修改,如下图:
图3.2-2
第三步:
进入系统后,我们将会看到系统的界面,如下图:
图3.2-3
3.3客户管理
客户进程主要是记录客户的详细信息资料,针对该客户进行一系列数据的编辑操作,比如与客户跟进活动以及客户的反馈信息等都能在这个功能操作和体现。
3.3.1增加客户
打开客户管理或客户查询页面,点击右键,就可以新增客户了,如图:
图3.3.1-1
在图3.1.1-1中的上编辑窗口中,右键点击“新增客户”,将会弹出“新建客户信息”编辑窗口,如下图:
图3.3.1-2
如果需要把该公司的其他详细资料都输入,那么,点击图3.3.1-2中的“详细信息”,即可进行该客户的具体数据的输入,如下图:
图3.1.1-3
所有数据都输入完整后,“确定”提交数据后即可增加一个新的客户信息。
如果我们要进行编辑修改该客户的数据,只需要在编辑窗口右键点击选择进入“编辑客户”,即可针对该客户进行数据的修改。
注意事项:
⏹软件提供撞单提醒功能,当添加的客户出现重复时(不论是操作人员的客户还是其他人的客户),系统会自动弹出提醒,如下图:
点击确定,此次输入的信息无法保存。
3.3.2增加联系人资料
点击要添加联系人的客户,在此客户名下的联系人栏目就可以添加或编辑联系人信息了,如图:
图3.3.2-1
点击新增联系人,输入相应的联系人信息:
图3.3.2-2
3.3.3增加联系记录
每一个客户都有很多业务信息,如“联系记录”、“联系人资料”等等,我们可以在图3.1.1-1中的下编辑窗口进行操作。
如果我们要增加客户的联系记录,只要右键点击“新增联系记录”即可,如下图:
图3.3.3-1
我们可以在这里设定下次需要联系的时间,方便了我们的工作跟进,而且也同时可以把这个联系记录“添加到日程备忘”中,可以适时的提醒我们,保证我们能及时无误的跟进每一个客户。
点击“添加到日程备忘”可以设置日程备忘,如图:
到了指定时间,将会自动弹出提醒框,如图:
点击确定,则弹出此客户的信息。
在此同时,我们同样可以进行“联系人资料”、“销售记录”、“相关文档”、“经手人变更记录”。
操作方式可以参照“联系记录”的操作。
3.3.4数据导入
系统可以将SQLServer、Access等数据源文件内的信息资料导入到本系统中,做一个数据信息的补充,如图所示:
图3.3.4-1
图3.3.4-2
“下一步”,我们需要选择将要导入的数据源位置,如下图:
图3.3.4-3
“下一步”,我们可以查看到数据源的表分类,并且可以设定相关的源字段。
图3.3.4-4
设置完成后,将会进入数据导入界面:
图3.3.4-5
导入完毕后,出现:
图3.3.4-6
至此,客户数据中的信息已经成功的导入新的数据到本系统中来。
注意事项:
⏹导入的文件中,客户名称列不允许出现空行,否则导入出错;
⏹如果客户信息已经存在,系统会提示这些客户信息导入失败,如图:
3.4业务操作
3.4.1商品管理:
要进行销售、采购、服务等业务操作之前,首先要设定好公司的商品信息,操作如下:
第一步添加商品品类别
在商品管理功能项中,我们可以方便的进行业务产品的增加、编辑以及删除,见下图:
图3.4.1-1
如果我们需要增加商品的类别,可以在功能窗口的左窗口右键点击“新增产品类别”,将会显示类别编辑窗口,见下图:
图5.1.1-2
输入数据“确定”后即可生成新的产品类别。
第二步添加商品
如果我们要新增产品,那么我们可以在右功能窗口右键点击“新增产品”,见下图我们可以看到产品编辑窗口,见下图:
图5.1.2-1
输入数据“确定”后即可生成新的产品。
3.4.2销售管理:
系统提供完整的销售管理流程和单据,具体操作如下:
第一步:
新增销售记录:
以添加销售记录为例,点击新增销售记录,如图:
图3.4.2-1
图3.4.4-1是“新增销售记录”的编辑窗口,在图中,我们右键点击“新增商品”,弹出商品信息的窗口,如下图:
图3.4.2-2
在上编辑窗口中,我们选择商品类别,“确定”即可增加商品的销售信息,如果有多条销售记录商品,重复以上操作就可以完成,效果见下图:
图3.4.2-3
添加完产品之后,我们需要在编辑窗口中,输入商品的“数量”,金额系统会在你输入数量的同时自动进行计算。
最后,我们“确定”之后就可以完成一个新的销售记录。
第二步:
打印设置
九天软件提供强大的打印模版及自定义的功能,点击打印预览时显示打印格式,如图:
我们也可以设定自己的格式,通过打印模板,系统可以做到为每个客户、每种业务类型、每个操作人员提供个性化的业务单据格式,操作如下:
3.4.3采购管理
采购记录的操作基本和销售记录一样,软件操作请参照销售管理一节;
3.4.4应收应付管理
软件提供应收应付统计查询功能,销售记录与收款记录的差额以及采购记录与付款记录的差额就是应收应付额了,操作如下:
进入应收应付模块后
3.4.5服务管理
系统记录每次的服务情况,操作如下:
点击新增服务记录
按栏目依次填写好相应的内容,点击确定即记录此次客户服务的服务内容了。
3.4.6客户回访
客户回访的操作与服务记录基本一致,请参照服务记录。
3.4.7费用管理
九天软件提供适用的费用记录、统计分析工具,操作如下:
费用的添加可以从三个地方操作,包括:
添加费用记录后,在费用管理中就可以按照时间、费用类别、部门、人员、客户进行费用的统计和分析,详细了解费用的使用情况,让公司的费用投入更加合理有效。
3.4.8项目管理
软件提供项目管理功能,从立项到项目跟进到项目查询进行操作,具体操作如下:
点击新增项目管理,填写相应的栏目
双击这条项目记录下,可以添加与此项目对应的报价单、联系记录、相关文档等
3.4.9相关文档
基本上每个功能模块都有相关文档的功能,具体操作如下:
我们可以添加与客户的相关文档,我们在编辑窗口中右键点击“新增相关文档”,将弹出如下窗口:
图3.4.9-1
我们只要选择文档之后,“确定”即可完成操作。
注:
相关文档这个功能与“我的办公室”中的“文档管理”相接。
3.4.10客户信息查询
在公司业务的日常运作中,无论公司员工还是管理人员,都需要经常进行客户查找,那么在这个功能中,我们提供了详细的条件客户信息查询,见下图:
图3.4.10-1
我们可以通过“客户名称”、“所属人员”、“跟进日期”、“客户类型”等条件进行详细的客户数据查询。
我们在编辑窗口的查询栏中设定好查询条件,即可以进行“查询”。
3.4.11客户资料分配
有时候,我们因为一些原因必须把某一些客户的经手人进行更换,那么在这里我们能方便快捷的进行人员的重新分配。
打开“客户管理”菜单下的客户资料分配,见下图:
图3.4.11-1
先“选择转出客户的用户”,之后系统会自动显示该用户现在经手的客户名单,“下一步”,我们看到如下图:
图3.4.11-2
在这个编辑窗口中,我们把需要转出的客户名单通过中间转向编辑按钮进行分配,然后“下一步”:
图3.4.11-3
我们在这里“选择转入客户的用户”人员,我们还可以同时填写“移交原因”,确定后,我们“完成”即可完成客户经手人的重新分配,被转入客户资料的人员在登陆系统后就可以看到这些客户资料了。
3.4.12邮件管理
在繁多的工作中,我们需要经常和外界进行沟通联系,这时候,我们可以利用系统自带的邮件发送的功能进行。
通过九天,我们可以在客户管理页面选择群发或单发邮件,也可以通过“我的办公室”中的邮件管理发送,如下图:
图4.1-1
点击所有客户后,发送邮件即可:
图4.1-2
新建邮件帐号
我们可以在两个地方设置有关邮件的属性:
1)如果没有进行邮件相关设置,直接发送邮件,将会首先进行邮件的初始化设置邮件管理->设置->编辑帐户;
2)也可以在邮件发送->设置->编辑帐户功能项中进行编辑;
单击邮件设置后将会显示如下图窗口:
图3.4.12
填写完相关的余下步骤之后,我们就已经完整添加了一个新的邮件帐户。
2.删除帐号:
对于失效的邮件帐号,我们可以在这个功能按钮中进行操作;
3.设置为当前帐号:
如果有多个邮件帐号的时候,我们必须设置其中的一个邮件帐号为当前使用帐号,通过这个功能按钮,我们可以指定其中的一个邮件帐号为当前使用帐号。
注:
如果我们需要设定多个邮件帐号,那么只需要重复以上操作就可以。
其他信息列表中:
我们可以在这里选择邮件帐号的安全性,这里,SMTP服务器需要身份验证是指发送邮件的时候服务器需要身份验证,如果你的邮件服务器是需要身份验证,就要在这里打勾,一般的邮件服务器都是需要身份验证的!
同时我们可以自行进行编辑自己的签名档,这样我们发送出去的信件都会附上自己所编辑的签名档,如下图:
这样,我们“确定”后就能完成一个邮件帐号的编辑设定。
如果我们有多个邮件帐号,那么只需要重复以上步骤我们就可以重复设置多个邮件帐号。
3.4.13传真管理:
操作与邮件管理基本一致,传真帐号需向九天申请充值。
3.4.14短信管理:
操作与邮件管理基本一致,短信帐号需向九天申请充值。
3.5信封标签打印
在和客户的联系过程中,免不了要进行适当的邮件通信,来保持与客户的沟通。
本系统提供了方便快捷的信封标签的统一打印,这样节省了我们的人力、物力,并能较高效率的进行公司业务。
3.5.1信封标签打印
图3.5.1-1
“下一步”,我们可以通过详细的查询条件来细分客户资料,从而加快了工作效率,使得更直观的查看到目标客户信息,见下图:
图3.5.1-2
“下一步”,我们就可以查看到通过查询条件来筛选出来的客户信息,见下图:
图3.5.1-3
通过“下一步”,我们就可以设定发信方,也就是公司的一些基本信息,方便给客户留下一个明确的联系方式,见下图:
图3.5.1-4
确定公司信息无误后,我们可以通过“打印预览”来查看打印的大概效果,之后我们就可以通过“打印”来进行批量打印出来。
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