供应部采购部管理手册.doc

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采购部管理手册

一、采购部组织结构

主管领导

采购部部长

仓管员

采购人员

二、采购部工作职责

工作内容

№

工作职责

1、市场调查与分析

1.1

1.2

对生产物资原辅材料供应市场状况进行分析，对于材料变化趋势（如价格涨跌等）及时向公司提供信息及建议。

2、物质采购管理

2.1

负责生产物资原辅材料采购合同的编制。

2.2

负责依据生产需要及库存，编制合理的采购计划，并组织实施采购。

2.3

2.4

与供货商及公司相关部门保持联系，对进货情况进行跟踪确认，确保采购计划实施到位。

2.5

负责对采购不合格品的处理，办理退货、换货事宜。

2.6

负责生产物资原辅材料的零星采购。

3、采购价格管理

3.1

3.2

负责物资采购招标管理工作。

3.3

负责采购物资的价格审查、核对。

3.4

负责与供货商的定期对账，编制采购付款计划。

3.5

负责采购物资的付款审核。

4、供货商管理

4.1

负责合格供货商的开发。

4.2

负责组织合格供货商的评估与选择。

4.3

负责建立、保持供货商供货档案。

4.4

负责供货商的定期考评、更换与管理。

4.5

负责与供货商的联络与反馈，包括采购物资质量信息的反馈，并监督供货商及时改进和回复。

4.6

协助技质部对供货商进行培训与指导，参与第二方审核。

5、仓库管理

5.1

负责制定仓库管理相关制度并监督执行。

5.2

负责定期对仓库进行监督检查。

5.3

协同财务部门定期对仓库进行盘点。

5.4

负责制定物资的标准库存并监督执行。

三、采购部岗位规范

1、采购部经理岗位规范

岗位编号

所在部门

采购部

岗位名称

经理

定员

1

直接上级

直接下级

采购员、库管员

薪酬等级

职责概述

负责组织合格供货商的开发、评审与管理，负责根据库存与生产需要，组织生产物资的采购，确保采购物资保质保量、及时供应。

任职基本条件

性别

年龄

学历要求

专业要求

工作经验

岗位关系

可升迁至此的岗位路线

采购员→本岗位

可由此升迁的发展路线

本岗位→副总

可相互转换的岗位

生产部经理、销售部经理

工作类别

岗位职责

工作权限

市场调查与分析

1、负责组织对生产物资原辅材料市场的调查，了解材料的价格、替代材料、市场供应状况与规律。

1、合格供货商的建议权。

2、新材料或替代材料的建议权。

3、计划内物资采购权。

4、采购不合格品的处置权。

5、供货商的考评管理权。

6、原辅材料仓库的监督检查权。

7、物资入库的最终裁定权。

8、授权范围内采购合同签订权。

9、下属员工的调配、考核奖惩权。

2、负责对生产物资原辅材料供应市场状况进行分析，对于材料变化趋势（如价格涨跌等）及时向公司提交建议报告。

物质采购管理

1、负责生产物资原辅材料采购合同的编制。

2、负责依据生产需要及库存，编制合理的采购计划，并组织实施采购。

3、负责组织跟催采购计划的执行情况，确保供货商保质保量按时交货。

4、负责组织对采购不合格品的处理，办理退货、换货事宜。

5、负责生产物资原辅材料零星采购的审批。

6、负责重要物资的采购。

7、负责采购文件资料的归档保管。

采购价格管理

1、负责采购物资的价格审核与稽核，确保采购成本的有效控制。

2、负责物资采购招标管理工作。

3、负责组织与供货商的定期对账，编制采购付款计划。

4、负责采购物资的付款审核。

供货商管理

1、负责组织合格供货商的开发。

2、负责组织合格供货商的评估与选择。

3、负责组织供货商的定期考评、更换与管理。

4、负责保持与重要供货商的联络与反馈，确保物资供应保障。

5、协助技质部对供货商进行培训与指导，参与第二方审核。

仓库管理

1、负责制定仓库管理相关制度并监督执行。

2、负责定期对仓库进行监督检查。

3、协同财务部门定期对仓库进行盘点。

2、采购员岗位规范

岗位编号

所在部门

采购部

岗位名称

采购员

定员

1

直接上级

采购部经理

直接下级

无

薪酬等级

职责概述

在采购部经理的领导下，负责做好合格供货商的开发与授权范围内物资采购工作，确保生产物资保质保量、及时供应

任职基本条件

性别

年龄

学历要求

专业要求

工作经验

岗位关系

可升迁至此的岗位路线

无

可由此升迁的发展路线

本岗位→供应部经理

可相互转换的岗位

销售员

工作类别

岗位职责

工作权限

市场调查与分析

1、负责对分管生产物资原辅材料市场的调查，了解材料的价格、替代材料、市场供应状况与规律。

1、合格供货商的建议权。

2、新材料或替代材料的建议权。

3、计划内分管物资采购权。

4、采购不合格品的处置权。

。

5、供货商的考评权。

6、分管零星物资采购权。

2、负责对分管生产物资原辅材料供应市场状况进行分析，对于材料变化趋势（如价格涨跌等）及时向公司提交建议报告。

物质采购管理

1、负责依据采购计划实施采购，确保所购物资保质保量、及时供应。

2、负责及时跟催采购物资的到货情况，监督供货商保质保量按时交货。

3、负责对所采购物资进行跟踪确认，确保采购计划实施到位。

4、负责对所采购物资不合格品的处理，办理退货、换货事宜。

5、负责分管生产物资原辅材料的零星采购。

6、负责与仓库核对采购到货情况。

供货商管理

1、负责分管采购物资的合格供货商开发。

2、参与合格供货商的评估与选择。

3、负责分管供货商的定期考评。

4、负责保持与分管供货商的联络与反馈，确保物资供应保障。

5、负责定期与供货商进行应付款对账。

6、负责供货商供货记录的收集与统计。

3、库管员岗位规范

岗位编号

所在部门

供应部

岗位名称

库管员

定员

1

直接上级

供应部经理

直接下级

无

薪酬等级

职责概述

在供应部经理的领导下，负责做好原辅材料库与备品备件库的收、发、存管理。

任职基本条件

性别

年龄

学历要求

专业要求

工作经验

岗位关系

可升迁至此的岗位路线

无

可由此升迁的发展路线

本岗位→仓库主管

可相互转换的岗位

统计员、文秘

工作类别

岗位职责

工作权限

入库管理

1、负责仔细核入库物资与入库单据的品名、规格是否与实物一致、外观是否完好无损。

1、有权拒绝不符合手续的物资入库或出库。

2、有权制止无关人员进出出库。

3、各类物资安全库存的建议权。

4、出库物料存放的建议权。

2、负责仔细核对入库实物的数量和计量单位并严格点数或过磅。

3、负责收货时对入库物资相关书面检验合格报告方可入库。

4、负责收货时相关入库单据不全不予入库。

5、负责作好入库物资台帐与仓库账。

库存管理

1、负责建立完整的物料帐目并定期填写相关报表，做到账、卡、物一致。

2、负责作好在库物料标识工作。

3、做好巡仓工作，定期处理呆滞物料和不良品。

4、负责配合财务部门做好仓库盘点工作。

5、严格按仓库区位图对各项物料进行归类摆放。

6、按仓库定置图进行“6S”活动，保证工作场所整洁、安全。

7、负责物资安全库存的统计上报。

出库管理

1、负责发货时仔细核对送货单的品名、规格是否与实物一致、遵循先进先出原则。

2、负责发货时仔细核对领料单据与实物的数量和计量单位并严格点数或过磅。

3、负责发货时填写相关单据。

4、负责发货时作好相关流水帐及台帐。

采购部采购工作流程

为提高公司采购效率，降低采购成本，合理有效利用资金，实现采购效益、效率最大化目标，特制定以下流程：

一、请购

1、请购

请购是采购部进行采购任务的起点。

请购人员需要根据工作需求，填写《请购单》，经主管领导审批签字后，交采购部。

2、询价

采购部接到《请购单》后，对单上的物料规格、数量等参数进行确认，然后协同请购人进行询价、供货商选定。

注:

2000元以上的采购，需填写《询价记录》备查。

3、下单

对询价后选定的供货商，采购部应索取相关证照资料留档，并填写《付款审批单》，经领导审批后交财务。

注：

1万元以上的采购，需与供货单位签订合同，与《付款审批单》一起经主管领导审批后交财务。

二、催货

采购部采购人员与供货商签订合同以后，采购人员根据采购合同上要求的供货日期，对已下购的订单随时跟踪，动态确认到货日期，直至物料验收入库。

针对没有及时发货、到货以及短缺货物的现象，采购部在签订合同时必须明确相应处理办法，到货日期延误严重的、造成施工或生产进度滞后的，采购部要及时与领导沟通。

三、入库

1、物料入库

采购部采购人员与仓管员共同对到货物料（随货单）进行核对，确认到货物料与请购物料相一致；如到货物料与请购物料不一致，采购部需根据合同进行协商或退货处理。

2、资料入库

入库时采购部采购人员应将供货单位相关证照、产品检验报告等资料一并交仓管员留档备查。

四、销帐

1、销帐

物料经验收入库后，采购人员凭仓管员签字的《入库单》回执及有效票据到财务销帐。

2、有效票据

采购人员应索取相应正式发票，却无发票的应提供有供货单位盖章的有效票据。

特殊情况需经主管领导签字确认方可销帐。

五、留档

采购部应索取供货单位的相关证照资料留档，原料采购还必须有当批产品的检验报告书，建立《合格供货商名录》备查。

四、工作流程图

工作流程图

责任部门/人

相关文件/表格

开始

市场调查

询价、筛选供货商

未通过

供货商评定

通过

拟订合同、付款审批

财务打款、建账

供货、催货

验收

入库

销帐

建立供货商档案

未通过

供货商资质年度评审

请购人

采购人员

采购人员

请购人

采购部

请购人

采购部

财务部

采购部

采购部、请购人及

品控部

仓管员

采购部、财务部

采购部

采购部

《请购单》

《询价记录》

《付款审批单》

《合同》

《入库单》回执

有效票据

《合格供货商名录》

采购部绩效考核办法

一、处罚

1、无特殊情况未能按计划完成采购任务，造成延误的罚款50元。

2、没有明确采购目标，漏采或错采的，罚款50元。

3、无特殊情况未按规定索取供货方证照资料、票据的，罚款20元。

4、1万元以上的采购，未按规定拟订采购合同的，罚款50元。

5、2000元以上的采购，未按规定做询价记录的，罚款20元。

6、未按QS要求，填制好相应记录、表格的，罚款20元。

7、采购过程中收取供货商好处费，未能公正、客观评判供货商