会议管理案例分析.docx
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会议管理案例分析.docx
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秘书考试(四级)复习笔记之会议管理——案例分析
案例一
英豪公司将举行销售团队会议,研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题,在会上,还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。
如果你是秘书,请制定一个会议议程表。
英豪公司销售团队会议议程表
公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。
宣布议程。
说明有关人员缺席情况。
宣读并通过上次会议的记录。
东部地区销售情况总结。
销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。
公司销售人员的招聘和重组。
销售二部经理的人选。
下季度销售目标。
案例二
公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议,经理让秘书钟苗选择一个会议地点,钟苗经过仔细考虑,预定了位于市郊风景区的一家酒店,价格相对便宜,而且风景宜人。
经理及参加培训的人员都很满意。
点评:
由于该会议的参加者都是本单位人员,可一起驱车前往,所以郊外是比较理想的选择,不但价位适中,而且位于风景区,可使与会者身心放松。
案例三
名山公司要召开2003年度总结大会,作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。
会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集,为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。
年度大会的工作报告非常重要,包括一定时期的工作总结、体会或者经验,对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。
为此,王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。
会议期间王琴认真做好会议记录,力求会议记录准确、完整,忠实发言人的原意,并进行会议发言录音和录像。
为了使会议信息尽快传递给与会者,她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。
会后王琴认真编写会议纪要,作为与会代表贯彻执行的依据,推动会议精神的贯彻落实,她还搜集齐会议期间所有文件材料,及时整理有关会议文件,为会议文件的归档打下基础。
王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。
点评:
会议信息流动和处理是否科学、务实、有效,直接影响会议的质量和效率,影响会议的实际效果。
王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动,实现会议目的的工作。
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案例四
天地公司年底为表示对客户的谢意,召开了客户联谊会,会后共进晚餐。
负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例,安排桌次座位。
这次宴会共设3桌,餐厅正面靠墙为主桌,编1号,靠入口处为2、3号桌,摆成三角形,突出主桌。
重要客户在主桌。
为方便来宾入席,钟苗特意做了座位名签,并摆在桌上。
但由于这次联谊会时间紧,与会人员名单确定得晚,钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户,结果致使该客户入席时找不到座位,出现了十分尴尬的场面。
点评:
秘书钟苗在安排会议晚宴时,只注意到桌次的正确安排和名签的摆放,但忽略了对人员和名签的核对,致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇,给组织的公关工作造成了不良的影响。
案例五
某公司要举办成立大会,请了有关单位的领导参加,秘书小李负责嘉宾的邀请。
她用电话通知各位嘉宾,但有的嘉宾电话没通,所以没有找到,事后她把这件事忘掉了,会前也没和嘉宾再次确认。
对于重要嘉宾发出了邀请函,但邀请函不是十分美观,比较简陋。
结果开会那天,来的嘉宾很少。
点评:
秘书小李的做法有许多不妥之处。
邀请嘉宾是一项重要的工作,一定要抓住确认环节,这样才不会使组织很被动。
另外,要注意邀请的礼节,在邀请函和请柬这些事情上都要精益求精,显示出组织应有的尊重和诚意。
案例六
某公司举办大型服装新品展销会。
与会者是来自各大公司的老总或经理。
本次活动得到了媒体的广泛关注。
当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。
该公司也向当地政府发出了邀请。
由副市长代表参加。
市长由于有另外一个活动,不能确定。
展销会即将开始时,市长却来到了。
各嘉宾已经在台上就座。
但发现没有市长的名台和座位,会议主办方十分尴尬。
点评:
该公司应实现考虑好领导的到来可能性。
即使不来,也要做好物品的准备工作。
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