家具建材流通行业整体解决方案.docx
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家具建材流通行业整体解决方案
家具建材流通行业整体解决方案
第一部分家具建材连锁店网络结构
一、网络结构简图
二、软件结构说明
1、软件部分
整个系统由总部汇总系统、分部业务核算系统、配送系统、门店收款系统和通讯传输系统组成。
1、门店收款系统主要负责门店商品的入库申请、商品调拨,小件商品的销售收款和提货,带货安装收款,统一配送收款,带货安装处理,以及门店之间商品的调济、小件商品库存管理等业务。
2、配送系统主要负责大件商品的入库申请、商品入库、门店商品的调拨、集中送货、运费管理、库存管理等销售业务。
3、分部业务核算系统统一负责商品计划采购管理、采购定单、价格政策制定;商品价格管理、商品盘店管理、库存核算、商品调拨;经销、代销和扣点商品的结算;安装费用结算、运费结算;分销价格制定、分销出库、分销结算、分销配送、分销送货、维修管理、维修结算等业务管理;并对所管辖范围内的门店销售业绩核算、汇总和分析;物流报表和财务报表的输出。
4、总部汇总系统对所有分部的经营业绩汇总、考核和分析,并统计、分析物流各项数据,输出各种报表和分析图形。
5、通讯传输系统负责数据传输。
远程传输方式一般根据业务量确定传输媒介带宽,带宽一般建议为1至2M,可以采用ADSL、DDN、帧中继、SDH、城域网等,采用集中方式传输,必须通过实时连接。
2、运行环境
第二部分系统特点和功能概要
一、系统特点
1、总部业务流程管理
▪可定义商品分类、品牌和规格型号,商品分类提供任意级,便于穿透式层级分析;
▪对商品实行内码管理、条码、简码管理,对商品正品、次品、赠品的属性管理,提供商品属性(样品、礼品、赠品、次品)的转换功能;
▪对商品合同和订单管理,包括对进货政策、进货价格管理以及进货批次、库存量动态管理;
▪定义品种的零售价、分销价、最低限价,折扣价等,根据管理权限控制低价销售;
▪提供组合商品销售;
▪提供进价、分销价限时、限量、全线调价功能,直接对品种成本进行调价、调库,并自动财务处理;
▪支持配总中心和各门店的商品调拨申请,提供差价调拨功能;
▪商品进货按照经销、代销、扣点(流水到扣、进价保点、售价比价)、联营经营方式管理,并按其经营方式进行结算管理,同时提供完整的供应商结算凭据和汇总表;
▪自动计算返利收入和核销结算各种往来费用(促销费、广告费、占地费)项目;
▪提供运费结算、带货安装费结算和维修费用结算功能;
▪支持先进先出和高价先出、低价先出等成本核算方式;
▪提供盘点盈亏自动帐务处理功能;
▪支持完整的财务业务一体化集中核算和分布多级核算模式,实现物流和资金流接口的完全自定义功能;
▪支持计划预算和考核管理,包括指标分解、计划分析、考核结果分析,以及实行年度、季度、月度计划绩效考核;
▪提供企业人力资源、薪金、资产和出纳结算等管理;
▪支持出纳银行对帐,以及现金银行日记帐的查询和物、帐、款、票的完整日常发票流程管理。
2、零售、分销、联销管理
▪提供现款、预定、欠款、统一配送、带货安装销售方式,支持先款后货、先货后款的分销模式,提供经销、代销、扣点(流水到扣、进价保点、售价比价)结算管理;
▪自定义开票、审核、记账、出票和出入库确认等销售流程;
▪商品销售自动控制和检查库存数量;
▪支持门店商品申请和调拨功能;
▪提供分销客户信誉额度和销售目标考核,提供分销客户返利政策和调价政策;
▪支持分销预定销售;
▪支持会员管理,支持积分卡、折扣卡和储值卡;
▪提供联销、租柜台销售方式以及联销结算方式;
▪支持发票打印和各类灵活的打印格式,所有格式和内容提供完全客户个性化功能;
▪提供日结算对帐功能,以及日销售分类查询对帐表。
3、仓储、配送与售后服务系统
▪支持单品的最低库存、最高库存量警示;
▪实行多库房和多库位管理,支持分销代管库存管理;
▪提供完整的库存帐和库存明细帐、库存汇总表;
▪物流与财务帐无缝对接,保证帐物一一对应;
▪支持内部车辆管理、外部车辆管理,以及派车管理、运费统计管理;
▪支持多种形式(自备货、服务商供货、对外提供服务)的带货安装形式的管理
▪提供送货、带货安装、维修、客户投诉、回访全程信息查询和跟踪管理;
▪提供完整的维修管理和售后分析管理。
4、集团财务管理系统和人力资源管理系统
▪提供标准的集团财务管理,包括总帐管理、固定资产、工资、银行对帐、预算管理、往来帐管理、往来帐核销;
▪支持所有模块与财务的自动对接,自动传递数据;
▪提供完整的人力资源管理和人员信息资料分析。
5、系统维护和综合查询分析
▪操作界面完全客户化,打印格式可以按照岗位和机型来定义;
▪操作人员权限可以控制到品牌、型号以及每个供应商、每个客户、每个屏幕和操作功能键;
▪提供自由的业务流程定义功能;
▪支持经销商、分销商远程查询和对帐;
▪提供完整的各类单据、明细、汇总表的查询检索;
▪提供业务流程中的每一环节的状态分类查询检索;
▪提供万能报表功能,只要有基础数据,报表就可以提供明细和汇总表;
▪支持过滤和追索查询功能;
▪提供库存结构分析、毛利分析、业务员业绩、计划考核分析、周转速度、品种分析、创利分析、成本分析、进销分析、分销创利分析等功能;
▪支持区域销售划分创利以及销售分析功能。
二、商品进销存调管理
1、商品采购
分部制定采购计划,各部门需要采购商品,直接填制要货申请,由业务部予以确认,安排商品定单或从库房调拨商品,进货单位商品保管人员根据要货单进行验货入库。
代销商品入库在购货申请单上有区别。
2、商品调拨的管理
商品调拨可以在分部内部各单位之间调入、调出商品;内部商品按进价调拨。
各部门申请从配送中心调货,由调货单位在其工作站上填制要货单传至配送中心或出货单位,配送中心发货;门点也可以直接进货。
3、商品销售的管理
1)门店零售
系统支持多种输入方式,如简码、键盘快捷方式、模糊输入,包括按商品规格型号。
系统可进行多种收款方式的选择,包括支票、现金、信用卡、赊款、购物券等。
系统可设置多种销售方式,包括门店销售送货、客户自提(小件商品)、统一配送销售、带货安装销售等。
根据商品管理范围,大件需要送货的在库房提货,小件商品顾客可以直接提货,统一配送的商品集中由配送中心统一送货,带货安装由安装队负责安装并带货上门。
每天营业结束,电脑应对当天已收款未发货的商品进行汇总,编制预收货款明细表,打印出已收款未发货商品明细,财务库存明细。
同时编制当日的销售日报表、销售收入明细表、交款清单等。
系统对商品的送货,可以自动计算送货费用,登记送货商品、送货司机、派车员、顾客地址、姓名、电话等。
可以定期打印送货费用结算明细。
收款台的控制可以做到:
现金只许增加,不许减少;预收货款结转不许出现负数;能反映收款者姓名,每笔收入时间;每天能按收款员打印出收款明细(现金、支票、信用卡、购物券等);款员向出纳交款的明细(应交款明细,实交款明细,欠交款明细);销售退回,需要调用原票号。
2)门店带货安装商品的销售
款员收款后及顾客信息资料打印收款单,电脑能自动区分已安装、未安装的安装派工单。
厂家持顾客签字的安装单和已安装商品清单,定期到公司财务部结款,财务部的电脑中可按厂家分门店调出带货安装商品销售明细,与厂家交来的由客户签字的安装单核对相符,支付货款。
3)门店销售配送中心的商品管理(统一配送)
营业员向顾客开销售小票和送货通知单,款员收款并输入顾客信息。
配送中心派车人员安排送货,从电脑中调出送货单,录入司机姓名等相关信息。
电脑应自动计算送货运费,打印送货费用明细。
电脑能进行派车确认、已送完货等内容调出派车单并打印出明细。
配送中心与门店能进行帐目核对。
包括售出商品,已送货商品,未送货商品,销售退回商品等内容。
4、价格管理
进价管理由业务部通过进货批单审批下达。
进货政策价格的调整,见文件后在电脑中下达调价单,调价包括对入库单、现有库存和售后商品的价格调整,在各门店、配送中心,电脑自动进行清点库存商品数量,调整库存商品价格。
售价管理由业务部制订最底限价及指导零售价,电脑只对低于最底限价的商品进行控制。
特殊情况经门店经理批准可低于最底限价出售的,由经理签字并通过经理的密码控制销售。
5、库存管理
1)库存商品管理。
商品根据需要进行多层次分类,如按照木材、建材、墙地面覆盖材料、油漆涂料、五金工具、管材管件、电工电料、灯具、园艺、厨卫用品。
商品库可以按公司业务分工或类别等方式设置;电脑能自动控制库存,超过最高库存限额或低于最低库存限额均能自动警示并提供明细;电脑能自动进行库存时间分析,凡库存时间超过平均周转天数的能自动警示并提供明细;自动进行一定时期内存销比例分析,提供销小存大、存销平衡、销大存小的商品明细(每周、每月、每年等不同时段)。
自动进行库存商品结构分析(如商品大类,供应厂家、各种规格、经销方式、销售状况、库存质量等)。
可以从不同角度进行存货周转速度分析,对低于周转速度的商品自动警示。
可以单独对门店营业厅存放的样品管理。
2)商品盘点
能分库别、厂家、品牌、存放地点、实物负责人、经销与代销提供库存清单。
自动进行盘盈盘亏财务数据处理。
3)商品价格及成本计算
1)在系统中可采用含税进价计价,也可使用不含税进价计价。
2)已销商品成本的计算,原则上采用实际进价,如果出现一种商品两种价格的,经销商品应高价先出;代销商品应低价先出。
4)残次商品
残次商品可以提供残次商品明细。
5)商品库房调整
商品调整单可以将正品库转为残次库、样品库或礼品库。
6)商品编码管理
系统专门提供商品编码管理系统和同步系统,在北京总部设置编码服务器和电脑。
各地新商品的编码直接向编码电脑申请,电脑通过远程传输直接与各门店、配送中心、分部连接。
6、货款结算的管理
所有货款的结算集中在各分部财务部办理。
电脑能详细提供各供应厂家每类、每种商品的进货、销售、库存及应付、已付、未付帐款,同时提供应收返利、退残、降价、赞助等资料。
电脑能自动按日期分银行帐户、付款方式、收款单位提供当时到期付款清单,并能自动核对银行的存款数额。
电脑自动提供每批进货的明细,按批开列商品清单,按批控制付款,未付款前发生退货,应从该批清单中自动转销,付款后发生退货,可以从其他未付款批次中转销,保证商品清单、付款金额、发票三项一致。
经销商品货款的结算根据业务部的付款申请单,调出相应的进货申请单,核对各厂家帐面的进货情况,应付帐款余额、应收返利降价、退残、赞助款及其他应付款项,按供货单位列出付款清单包括付款申请,供结算主管审核排款。
代销商品款的结算在分部财务部结算,根据各厂家结算时间的安排,提供结算期“已销商品清单”与“代销商品款”明细帐(包括上期余额、本期购进、本期销售、本期余额)进行核对。
带货安装商品货款的结算由厂家持经顾客签字、带货安装商品销售明细与电脑中储存的安装单、安装商品明细表核对相符后,扣除应收的返利,编制出付款清单交结算主管。
提供完整的帐务、商品以及发票的往来核销和管理。
7、返利收入的管理
系统完整提供返利收入的计算表格和报表,所有单据和报表,以及查询格式均可以完全下载到excel表中进行处理。
各种算数据从系统中直接抓取,计算标准可以修改。
计算表格可分厂家、按品种、分主管业务员等项进行统计计算。
能自动反映分阶段的应收返利、实收返利、收回方式、欠收返利等资料。
返利的计算、追收、核对,电脑可根据当月各厂家、各商品的结款额或进货量、销售额或销售量计算出当月的返利,根据本季累计的结款额或进货量、销售额或销售量计算季度的返利,根据本年累计的结款额或进货量、销售额或销售量计算年度的返利,季度或年度返利必须达到合同规定的计算基数才开始计算,并能打印出分厂家、主管业务的返利收入汇总。
8、奖金的核算
奖金包括计件奖、促销奖、提成奖等各种奖金,奖金的计算由分部财务部商品会计负责。
电脑应能提供各种奖金的自动计算功能。
计件奖按营业人员分月计算单价在50元以上(标准自定)的当月商品销售数量,计算标准按公司规定的标准计算。
电脑能自动计算出各销售单位每位营业人员的销售件数及应计奖金,并打印出各销售单位计件奖金计算汇总。
促销奖电脑应能自动记录、储存,并能汇总和打印出促销奖汇总单。
提成奖电脑应能分不同部门、不同计奖基数、不同计算期间、不同计奖标准分部门计算当月(或半年)应计奖金,并能打印提成奖汇总单。
8、
9、售后管理
对售后状态进行查询检索,对安装、维修售后回访,信息反馈,客户投诉,以及反馈信息分析汇总等。
对需要安装的商品可以进行派工,对安装费用可以进行结算、分析和统计。
可以对维修进行派工,可以按照“保内”和“保外”的维修费用进行结算和成本核算,以及维修过程中接收、维修、交货等环节的管理。
二、财务管理系统
财务系统与物流系统无缝连接,所有的物流数据均与资金流相互挂接,互为因果关系。
1、总账系统基本功能
账户管理
▪自定义科目代码长度,设置科目级数
▪可以有条件的增加科目、删除科目、修改会计科目
▪可以预制标准会计科目
▪可以设置外币币种和汇率
▪可自定义凭证类型
▪自定义会计期间
▪可设置辅助核算项目
凭证处理
▪提供摘要编辑,采用多种模糊方式查询科目或名称录入,实现快捷输入。
▪自动计算借贷平衡数。
▪辅助科目核算项目系统自动提供提示。
▪允许控制现金和银行等科目的赤字。
▪凭证与账类可以自由跨越查询。
▪凭证允许在两个月之间自由导入导出。
▪当月不结账允许跨月制作凭证。
▪凭证类型以及凭证的审核、记账权限可以控制到操作员。
▪可以设置自动转账凭证,允许一次删除全部转账凭证。
账类管理
▪可提供总帐、三栏明细账、多栏账以及交叉分析表。
▪提供日记帐、外币账、数量金额账。
账类打印
▪提供标准账类的打印,打印格式完全自由定义。
▪可以设置格式参数,可以实行套打功能,满足个性化需求。
▪可以预设多种打印格式供不同打印需要进行选择。
▪打印权限可以控制到打印机和操作者。
数量金额核算
▪满足对数量和金额的同时核算,可以输出数量金额账。
外币核算
▪外币汇率可以随时变化,系统自动转换核算本币。
出纳管理
▪提供多种银行自动对账功能,提供及时的银行存款的余额调节表。
▪允许对资金和其他帐户的资金流进行分析。
▪提供承兑汇票核销和管理。
辅助核算
▪允许控制个人借款管理和还款管理,提供清欠报表。
▪通过账龄分析核销清帐。
▪可以核算部门、项目的成本、收入、费用及往来账情况,提供项目和部门的收支状况。
月末结算
▪自动结转损益和成本,自动试算平衡和月末结帐。
2、应收应付账管理
日常处理
▪可以设置各类凭证的入帐科目。
▪可以设置各往来科目的辅助核算项目。
▪可以设置收付款结算方式所对应的科目。
▪可以根据需要自由定义每一种单据,如各种结算单和费用单。
▪可以设置各往来科目的核销管理模式。
▪可录入各往来科目的期初余额。
▪能够随时通过凭证进行各种往来的录入。
▪可随时通过单据进行往来的核算。
▪可通过自定义的结算单进行往来核算。
▪能够及时处理收到的预收预付、应收应付及退款等信息。
▪能够对核销过的往来科目重新核销。
▪各种单据可自动生成凭证到帐表。
查询与统计分析
▪可查询应收应付款。
▪可通过凭证查询应收应付款。
▪系统提供应收帐、应付帐、预收帐、预付帐等帐簿的查询和打印。
▪各种应收应付的统计分析可通过报表完全实现。
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