企管工作之督办工作流程.docx
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督办工作的原则:
公司各项工作没有按计划圆满完成,就是无效督办!
一、督办工作来源
1、集团管理检讨会、两办会和其他集团层面会议涉及公司重点工作
2、公司年度重点工作(按重点工作推进进度,划分到每个月执行,此工作需要提前整理。
)
3.、公司月度计划
4、公司周调会计划
5、高层个人计划
6、五项基础管理工作(本年度河北旭阳基础管理重点工作。
长期)
7、公司及部门领导安排的其他工作。
二、督办工作节点
1、月度工作
1)5日
对月度工作进行提示,主要包括集团管理检讨会、两办会、集团层面会议、年度计划所分解到各月的工作和公司月计划,同时,明确完成标准、时间和责任人。
集团管理检讨会、两办会和其他集团层面会议召开之后,第一时间,将检讨会涉及工作,按照时间安排顺序,分列到每个月中,明确完成标准、完成时间、责任人。
2)10日、15日、20日
了解月度工作的进度并判断工作完成的可能性。
3)月末
了解完成情况并对效果进行实地调查。
2、每周工作
1)周一
提示各部门本周应完成工作
2)周三
了解各部门工作进度、判断工作完成的可能性。
3)周五
了解完成情况并对效果进行实地调查。
3、日常督办
保证每天最少有半天在一线了解实际落实情况。
三、督办工作步骤、技巧及最终目的
1、工作步骤
1)督办工作前,制定《督办工作表》
序号
工作安排
工作要求(标准)
完成时间
责任人
督办开始时间
进度及完成情况
1
2
2)对督办工作表,按照车间、部门进行分类,并排序,保证每到一个车间、部门,涉及督办的所有工作都在一起,便于查找,不漏项。
3)督办之前,要仔细分析每项督办工作内容,要做到心中有数,对督办的内容要清晰准确,不能含糊其辞。
方法:
①对督办工作的内容,从中选择出2-3个关键词,以关键词明确该项工作的重点和核心,以便把握工作重心。
②对督办工作的内容,提出自己对该项工作应达到要求、目的和标准,并同主管领导沟通,完善和确定该项工作应达到的要求、目的和标准。
③同拟督办工作的责任人电话联系,确定好见面时间,定出要去督办岗位的行走线路,按确定好的时间到达各责任人岗位,准确提出问题,了解情况,并把握好时间,同下一责任人见面。
④根据了解的情况,到一线了解各项工作的实际执行情况和存在的问题。
⑤对发现的问题,反应给个责任人,由责任人明确改进、推进安排,原则上不超过本次督办工作表已经确定的时间。
4)督办工作中,未完成工作及持续性工作,要跟踪督办,直到完全完成。
2、督办工作技巧
督办工作可分为以下几类,一是阶段性完成工作。
特点是完成的时间或周期相对较短:
如经营指标类产量、销售额、进煤量、发运量、火运比例、各种指标本月合格率、利润、技改、增收节支、成本、费用控制,制度建设等;二是持续性工作。
特点是周期较长,如:
项目建设节点、融资、征地、项目调研、环保、质量管理、设备管理、工艺管理、现场管理、节能减排、五项基础管理等。
1)阶段性完成工作,特点是完成需要的时间或周期较短,并在阶段完成之后,指标做出调整的可能性较大。
如利润指标,在本月完成之后,下月可能就要调整;又如火运比例,本月完成了50%的火运量,可能下月就会调整为55%的货运量。
此类工作,要初期提示、中间了解,并根据了解的情况预估后期是否能够完成,如完不成,则要了解原因,督促执行部门采取措施,确保工作完成,同时及时向主管领导汇报,引起公司重视,若能完成,后期统计即可。
2)持续性工作,周期相对较长,可分为若干个节点。
此类工作,要随时了解工作的进度,对过程的了解很重要,同时根据执行部门划分的节点,按阶段性完成此类工作督办。
3)在督办工作中,要多问为什么,了解实际情况要到班组,要到员工本人。
如:
该工作完成(进行)到什么程度了?
和计划比较有什么差距?
存在的差距如何弥补?
该工作是如何实施的?
落实到那个层级?
员工是否都能理解?
实际执行情况是怎么样?
在执行中发现了什么问题?
执行中的困难在哪几个方面?
这些问题什么时候发现的?
什么时候反映给部门领导的或其他部门领导的?
如何进行协调的?
如没有人来处理和解决,督办人员要主动反映。
4)在督办工作中,不能简单提问对方能直接回答结果的问题。
如这项工作完成没有?
某某指标调整没有?
要提问过程性、描述性问题。
3、督办工作要达到的目的
督促工作顺利完成,并在督办工作中,发现问题,提出问题,协助车间、部门改进问题,提高效率和管理水平。
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