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INV部份
进销存系统作业流程
一.进销存基本资料设定
部门代号的设定币别的设定客户/厂商资料的设定货品资料的设定
仓库代号设定银行资料设定帐户资料设定会计科目设定
价格体系定价政策期初建帐
1.客户厂商资料的设定
分为几个页面:
基础资料、帐款管理、特色资料等
主要栏位说明:
A>基础资料页面
客户类别:
设置来往对象是客户还是厂商;客户通常是指向您公司购货的商家;厂商指向您公司销货的商家;还有既购货又销货的商家归为第三类,即客户/厂商;
区域:
指的是客户厂商所在区域;区域的代号是另外设置的。
负责人:
指对方公司负责此经济业务的人员;
联络人:
具体负责此经济业务的人员,具体事务可与他联系。
联络人或许归属负责人或许与负责人是同一个人;
客户等级:
指的是客户所属的类别,包括总代理、一级代理、二级代理、经销/批发、一般客户;
发票地址:
购货单或销货单上的发票地址,即对方税务登记时注册的地址;输入时,可用鼠标双击空白处可扩大输入的面积,还可以用鼠标点击旁边的小按钮,进入地址输入工具中输入发票地址;当你输完发票地址后按下Enter键,你会发现公司地址已与发票地址相同;
公司地址:
对方公司所在地的地址,起初与发票地址是相同的,若以后公司搬了,就可能不一致了;双击空白处可扩大输入面积;
分仓地址设定:
此栏位适用于对客户仓库的管理,相关资料在此处可设定。
若不另外输入系统就会内定公司地址为分仓地址;只有当客户类别为客户或客户/厂商时,才可看到此栏位;否则的话,此栏位上是隐藏的;
起始往来:
指的是与客户厂商开始有业务往来的日期;
B>帐款管理页面:
使用币别:
客户或厂商与本公司交易时惯用的币别,若为本位币时,则不需输入币别;
按外币冲销否:
若客户或厂商使用的币别为外币时,才有选择此项的必要;在整个软件系统中,收付款时均以本位币金额进行帐款冲销,即使为外币时也会自动根据汇率换算成本位币;若选择此选项后,收付帐款冲销金额时,系统自动以外币进行帐款的冲销,其本位币的差额会作为汇兑损益处理;
交易方式haccea21:
指的是与客户或厂商进行交易时所采取的结帐方式;在此设定的交易方式只是一个参考值,对于不同的交易情况,结帐方式是变化的;在以后的进销存作业中,如果选择了某客户或厂商,本系统将默认这里的结帐方式,可以根据实际的情况进行修改。
结帐期:
指结帐的期间;起算日,是指从哪天开始算起;间隔天数,指从起算日起间隔多少天后才结帐;票期,到了结帐那天,开出的票据的期间;
货到结:
货到几天后结帐,票期为多久;
票据收付:
以票据方式收付帐款;
现金交易:
指现款现货的交易方式;
其它:
指双方商定的其它结帐方式,在此可以予以定义;
立帐方式haccea22:
在本系统中,立帐是联系进销货和收付款之间的桥梁,虽然与客户厂商之间会有进销货的业务往来,但帐款的成立必须在立帐后才会产生,也就是说从立帐那天才会开始计算帐款的帐龄;立帐方式可分为单张立帐、不立帐、收到发票才立帐三种方式;选择单张立帐时在保存单据时系统自动产生应收、付帐款;选择不立帐时进销货业务发生后不需要产生应收、付帐款;如果是收到发票才立帐时当发生进销货业务后,必须收到或开出发票当日起才开始产生应收、付帐款;
扣税类别:
指的是货品单价的是否含税的情况;有不计税、应税内含、应税外加三种,在进销存系统中选择该厂商/客户时就可直接带出扣税类别的资料。
不计税是指货品的单价本身不含税,也不需要另算税金,一般指的是不开发票的情况;应税内含指的是货品的报价本身就含有税金,即价内税;应税外加指的是货品的报价本身不含税,若要开发票的话,就要另外增加税金,即价外税;
帐务归属客户:
指该向谁去收款,因为收货方与付款方不一定相同,尤其是与集团公司做交易时,有可能子公司收货,母公司付款,此时应把对帐单寄给母公司,故帐务归属客户应为母公司;
责任业务:
输入该客户负责的业务人员代号。
额度:
估计客户的偿债能力而赊销给他货物,当金额超过他的信用度,若设了管制系统会在跳出窗口,提醒该客户的信用额度及欠款信息,决定是否再赊销。
信用管制:
是指客户拖欠的由帐款超过信用额度时的处理方式;
a)提示,在使用者输入单据时,如果交易金额超过信用额度,存盘时电脑会提示:
“金额已超出额度,请检查”,提示之后如果你还想存盘,则系统也会接受。
b)管制,在输入单据时,如果交易金额超过信用额度,存盘时电脑会提示:
“金额已超出信用额度”,不能存盘.
c)不管制,不用控制
截止往来:
当输入了日期的话,当进销存单据日期超过这个日期并输入此客户,系统便提示:
“禁止与此客户交易”。
当然一般情况下,不会轻意设定“截止往来”日期;
C>特色资料页面
特色代码:
把具有共同点的客户或厂商归类,归类标准按需要自定义;每一个特色代码均为一个种类,每一种类根据其内容不同,又可以分成各种不同的小类;但同一客户或厂商可以同时设有多种特色资料,但针对每一种特色资料,它只能设立一个内容;以后查找时只在这一类中查找即可,大大缩小了查找的范围。
注意:
在进入客户资料资料档时,当资料档的记录超过多少笔时才弹出此“客户资料查询窗口”;一般系统缺省为300笔,使用者可根据实际情况进行修改,但此数目不能低于300;
2.货品资料设定
在这里建档的货品包括商品、制成品、半成品、原料、物料、包装物、低值易耗品等所有需进行库存核算的货品。
主要栏位说明:
A>一般资料
品号:
货品代号,方便公司对货品的统一管理;最好不要用+-*/这几个运算符号作为货品的编号.
批号管制否:
指对特殊的货品进行特殊的管制,即进货的时候指定进的是哪批货,销的时候也指定销的是哪批货,这样销货的成本就等于进的那批货的成本;查库存的时候可以分批查询,而且成本的计算不受其他成本核算方式的影响,它有独立的核算方式;
大类:
对各类货品予以分门别类,可分为商品、制成品、半成品、原料、物料、下脚品、包装物、人工、费用、外包、十大类;前七种是存货,核算数量也核算成本,故一般对存货的分类只选择前面七种;后三种是费用,只核算数量不核算成本;
中类:
是对货品大类作更细的分类,便于对货品的明细管理;例桌子与电脑同是大类商品,但桌子是办公设备,电脑是电脑设备,若想分开管理,我们就可以在大类下设中类[办公设备]及[电脑设备];
货品税率:
指的是货品的增值税率;
主单位:
指的是货品的最小计量单位;
副单位:
主要为辅助主单位而设立,它与主单位的关系可以是任意的;
例如对钢材来说,可用长度单位(米)作主单位,用重量单位(千克)作为副单位;
副单位与主单位之间可以存在换算关系,可以用公式来表达,如有的公司进货时,是按件来计件的,但进货时往往是一货柜进的货,而且无法清楚知道件数,故一般客户与厂商之间会确定一个公式进行计算件数,就是根据货柜的体积(长*宽*高).在结算加工费时选择属性[计算单价按副单位计算],这样既解决了库存问题,也解决了帐款问题.
计量单位:
即进、销货、领用时主要的计量单位;
包装:
例如烟20支=1包,10包=1条,故主单位为支,包装[一]单位是包,包装[一]数量是20,包装[二]单位是条,包装[二]数量是200,即10*20;
B>其他资料
主供应商:
货品供应的第一供应商;在MRP系统中进行下采购单时将会用到;
次供应商:
货品供应的第二供应商;
停用日期:
货品的停止使用日期,当输入日期后,在后面录入的单据中将不允许出现此货品;
前置天数:
对于制成品、半成品而言是生产周期,对于原材料、物料而言是采购周期;在mrp系统中进行生产需求分析时,必须要输入,这样的话,才能确定货品的生产日期与采购日期;
C>特色资料
同一个货品可以有多个特色,但同一货品同一个特色不能同时拥有多个内容。
例如设定特色代号为01(尺寸38cm);特色代号为02(红色);A货品都具有此两种特色,这样表明A货品是红色的,且尺寸为38cm,颜色与尺寸都是唯一的,因为同一个A货品不可能同时拥有多种尺寸与多种颜色。
D>与客户厂商
客户厂商、对应货品代号:
指的是该货品在客户厂商中的货品代号,两者是一并使用的;当货品设定了与客户厂商的对应货品代号后,在进、销货时,若是你只知道对方货号,而忘记了本身的代号时,可选择属性[客户货品是否自动转换],只需输入对方的货品,系统立即帮你寻找出在本系统中的货品的真正代码;
最低叫货量:
采购货品时的最低入货量;
注意:
当货品资料超过系统默认记录信息提示数300笔,每次进入货品资料档时,系统均会弹出“货品基本资料过滤窗口”,让使用者有选择性地进行资料查询;或在〖货品代号设定〗画面上直接点击[条件]按钮,也可弹出此视窗,当资料档的数据量很大时,便于用户可快速进行货品资料的查询。
3.仓库代号设定
可根据实际的仓库情况设立,也可根据具体的使用情况按其存放货品的属性进行分类,便于货品的分类管理。
系统约定有一总仓编号为’0000’
主要栏位说明:
属性:
根据仓库存放之物品特征可选择成品仓、原料仓、半成品仓、物料仓、制成品仓。
所属部门:
仓库所归属的部门;
上层库位:
此仓库所归属的上层仓库代号;
4.期初存货的输入
相关的基础资料建好后,需要准备好期初存货数量及成本数据.
可在月盘存库存作业中录入仓库的期初存货数量及成本,输入库位及货品、数量、成本,若有借出入的数量则可一并输入到单据中。
可分仓库录入,也可点全部,在同一张单中可以同时存入不同的库位及货品。
注意:
录入期初时,应把年月选在开帐日期前一月,录入完后可通过<过滤>按钮选出所关心的数据.可作分仓存量核算,货品分仓存量中就含有期初部分的数据.
月盘存库存在开账日期后的数据只作查询用,不能编辑修改.是通过成本核算自动写入数据的.
5.货品分仓存量
A>货品分仓存量,查询的是货品在不同的仓库中的现存量情况,即货品的最终情况,是没有期间的概念;在此作业中记载了货品的借出量、借入量、在途量、受订量、在制量、未发量,记载了货品的最近入库时间与最近出库时间,便于进行货品的预估库存量的分析与滞存情况的分析。
此作业中的资料(除了最近安全期、存量(上、下限)、成本(标准、业务、采购)、定价(标准、销售)外)均是由单据发生时系统自动写入,但由于种种原因可能导致数据不正确,我们可以通过执行<货品分仓存量核算>,重新产生数据,这时的数据才是最准确的。
B>栏位说明:
数量:
货品的实际库存数量;
副单位数量:
货品的副单位的实际库存数;
成本:
当〖营业人资料〗中选取了“含借入借出否”时,此成本为货品的实际库存成本+借入的成本-借出的成本;当不含借入出时,此成本单纯为货品的实际库存成本;
借出量:
记录货品借出的数量,借出量是由借出单产生的,即所有借出单的[借出数量]与所有借出单的[已还数量]的差额;
借入量:
记录货品措入的数量,借入量是由借入单产生的,即所有借入单的[借入数量]与所有借入单的[已还数量]的差额;
在途量:
在采购途中尚未入库的货品数量,是由采购单所产生的;
受订量:
客户已经下了订单,但尚未出库的货品数量,是由受订单所产生的;
在制量:
制成品与半成品的准备生产的数量,由制令单、无制令的托外加工单所产生的,再由缴库单进行扣减;
未发量:
已经下了制令单要生产的制成品或半成品所需要领取的材料或半成品的数量,是由制令单产生的,再由领料单进行扣减;
最近安全期:
在生产货品时,制造商会注明该货品的有效期限,最近安全期即该货品的有效期限。
它将体现在存货管理的存货可能逾期明细表hinvah6中。
存量:
分上限与下限,上限,即最高库存量,当您进货时库存数超过您设置的上限,系统会出现“此仓存量过剩”的提示,并告诉您最大可进货及最高存货量为多少;下限,即最低库存量,当您销货时的库存数低于下限时,系统也会给予提示;
成本:
该成本分为标准、业务、采购三种,数值为自行输入,属于参考值;
定价:
分为标准与销售,金额由使用者自行输入,也是属于参考值;
C>分仓存量的用途:
a)通过货品的分仓存量,可查询到货品在不同仓库中的现存量与成本情况;
b)可根据多种不同的数量,预估货品的库存量及缺货量;
c)根据货品的安全期,分析货品是否过期的情况;
d)根据最近入库日与最近出库日,分析货品的滞情况;
e)根据货品的上、下限,对货品的最低库存量与最高库存量进行管理,避免出现库存不足或过剩的情况;
f)在所有用到货品及其库位的单据中,只需输入货品及其所在的库位时,系统自动在数量栏位显示其现存的数量,可节省查询的时间。
6.分仓存量核算
A>本程式是核算分仓存量资料的正确性,在货品的进、销、生产过程中,货品分仓存量都会自动记载,但往往会由于某种原因,而导致货品分仓存量中的某些数据不正确,只有通过分仓存量核算后,资料才会正确。
故分仓存量核算对于保证货品分仓存量中的资料的正确性是最有效的途径。
B>栏位说明:
起始日期:
开始核算分仓存量的日期,是不必输入,系统自动抓取营业人资料中的[开帐日期];因为分仓存量的资料均是现存量,没有期间的概念的,故不存在截止日期的问题;
货品代号:
指的是需要进行分仓存量核算的起止货品代号,若不输入时,系统默认为全部货品资料;
货品分割核算基数:
当货品量大的时候,需要分割计算,以1000个货品为一段,也可根据情况而改变.
7.价格体系
在货品代号设定中的价格资料可设定同一种货品的单价有不同的取值,用价格代号来区分.在客户资料中可定义客户常用的价格代号,在销货流程中可采用设定的价格体系来自动取得货品的单价.
价格体系中的单价审核后才能使用,货品资料菜单下有两个关于价格体系的作业程序:
a.价格体系基础资料设置.
b.单价审核
通过销货流程单据的属性来控制是否采用价格体系中的单价.
8.定价政策
分为特殊定价政策和定价政策两种,输入方法相同.
包括采购政策和售价政策两个页面.可根据需要录入货品和客户(厂商)相关的价格.
在进销货单据中可自动提取相应的价格.
9.价格取值顺序
对于进货和销货流程单据而言,价格取值略有不同,销货流程取值顺序如下:
a.属性中设定有取价格体系单价时:
先取价格体系
b.否则取特殊定价政策,取不到时取定价政策
c.上面取不到值时:
取代理价
d.上面取不到值时:
取统一定价
e.属性中设定有取历史单价时,取历史单价
进货流程取值顺序如下:
a.取特殊定价政策,取不到值时取定价政策
c.上面取不到值时:
取历史单价
d.上面取不到值时:
取业务成本
e.上面取不到值时:
取标准成本
10.期初建帐
进销存期初建帐主要有期初存货部份的录入.可用月盘存库存档作业单录入期初存货.
月盘存库存档有两个作用:
一是输入存货的期初库存数,二是快速成本查询。
操作步骤:
1、进入进销存系统,点击存货管理功能选择月盘存库存档.
2、打开该单据,年月显示的是当前年月,输入期初库存数时,则必须将年月改成比开帐日期前一个月再输入。
例:
画面显示开帐日期为2003-01-01,则年月输入就必须变为2002-12,这样期初的库存数才能在报表中体现。
3、输入库位及货品、数量、成本,若有借出入的数量则可一并输入到单据中。
在同一张单中可以同时存入不同的库位及货品。
4、存盘退出,系统会要求您做成本计算及分仓存量核算,当计算完后,其期初存货的输入就完成了。
5、当需要快速查询存货时,在库位、年月栏位中选择要查询的库位代号及年月,然后按下过滤就可以将该库位年月的所有货品全部筛选出来。
6、在查询的过程中发现资料错误,系统提供两种删除方式,一种是单笔资料的删除,在功能列上的F4删除是删除选中的那一行的资料;第二种是整张删除,点击整张删除就把整张单据的资料全部删除了。
注意:
这里的成本值为该货品的总成本值,而非单位成本。
二.进销存日常作业流程
付款(收付帐款)
询价单请购单采购单进货单
成本核算
报价单受订单出库单销货单
进销存报表
月末盘点单调整单调拨单
收款(收付帐款)
1.询价单
提供单厂商、多厂商询价功能
主要栏位说明:
询价日期:
系统一般撷取电脑当前日期,也可以手工修改。
厂商:
您向其购买货物的商家。
在询价单中你可同时向三家厂商询价。
币别:
在生意往来时是以何种币别为交易的媒介,可输入当日交易时的汇率,若您在客户厂商资料建档作业有设定外币时,则您输入交易的客户或厂商时币别会自动带出。
税别:
有不计税、应税内含、应税外含三种选择。
贸易:
可输入贸易相关资料。
审核:
单据审核完后就不可以再修改,并且审核人不可以是制单人。
历史:
指将交易的单价记录。
如果打上钩则要将单价写入历史库里,下次与同样的厂商交易想同的货品时,将历史库里最低的价格带出。
单价:
在本系统的采购、受订、进货、销货单中单价有三个来源处:
最优先考虑定价政策;其次为历史记录;最后才是商品基础资料档的统一定价。
如果有修改过单价且记入了历史价格,则下一次输入单据时系统会以该商品的历史价格为此进货的单价。
人民币:
商品未税价格与税额的合计数。
当有打折时指打折后的价格,等于单价乘以数量再乘以打折率。
此栏位来源于营业人资料中本位币的设置,如设为美元则该栏位显示为美元,若未设本位币时,单据中则显示为金额。
未税本位币:
不含税的价格。
当您选择的课税类别为不计税及应税外加,并且属性中有选择”金额改变是否反推单价”时,此栏位的数值修改后系统会自动将修改过的数值与原数值的差额反摊回各商品项的单价栏位中,存盘之后并且会将该单价列入历史价格。
税额:
指表中各项税款的合计数。
此处税率是指在商品资料设定作业中所设定的数值。
成交否:
与哪一个厂商成交就在该厂商的成交否栏位输入Y,或者双击该栏位让它显示为Y。
有效期:
货品的有效期,此栏位为备注作用。
抽成金额:
货品的佣金,此笔帐款不会体现在应收付帐款中。
产生采购:
产生采购单。
单据存档后,并且成交否栏位显示了Y,按下产生采购系统就根据询价单产生采购单。
2.请购单
通过请购单来申请采购货品,领导审批后可转为采购单.
主要栏位说明:
采购对象:
进货厂商,表身采购对象自动会取表头的采购对象,但以表身的为准,当表身有多个采购对象时可转为不同的采购单.
请购部门,采购部门:
由哪一个部门请购(一般为使用部门),哪个部门采购.
预交日:
货品的预交日。
结案:
单据结案后就不可再修改,不能再转采购单。
请购单已转为采购后系统自动会结案请购单,也可手工结案.
预估金额:
由请购部门预估的价格,这里的单价是会从价格政策中自动带入,也可手工改,当填为0时,转采购会自动通过价格政策等取得单价及金额.
3.采购单
A>也叫采购合同,可由询价单或请购单转入,也可由MRP系统中采购计划自动生成.
也可在本单据中手中输入.采购单与进货单资料完全连线,并可管制已交货数量、订金,已交货完毕者电脑将自动结案。
若走检验,则可从采购单转入送检单,进入检验过程,再转入进货单.
B>主要栏位说明:
采购部门:
由哪一个部门经手办理采购业务的.
受订单号:
指明是为哪张订单下的采购
折扣:
表示的是百分比。
采购单、受订单、报价单表尾的折扣指双折扣,
即表身打了折扣后的金额再打一次折。
合同:
点击此处可创建合同文件。
这里可以是WORD文件或EXCEL文件格式.
订金:
因业务的需要缴付订金时,可用这个按钮,支付的订金是现金或银行存款或给付票据,并依此可选择是否要产生凭证及发票号码
期望预交日:
是使用部门期望能到货的时间.确认交期打钩前可以修改,确认交期后不能修改.
预交日:
是要与厂商确认的交货日期,新增单据时与期望预交日相同.
C>属性说明:
客户货号是否自动转换:
勾选上是指进行货物采购时候,通过输入客户的货品代号以自动更换为FAS系统相对应的货品。
这种对应关系,必须先在货品资料档的货品代号建档里进行设置。
例:
本公司有一种货品代号为UP001,A厂商也有同种货品,代号为A0001,那在货品代号的与客户厂商中设定A厂商的对应货号是A0001,因此在向该厂商进货的时候,只要输入了A0001这种货品代号它就能自动带出UP001这种货品。
反之则不然。
金额改变是否反摊单价:
勾选上是指当金额改变时反摊单价,如果不勾选就是不反回单价。
BOM展开方式:
当您输入的货品建有物料表时,可以选择展开的方式,在展开时,将子件部分展出到表身货品行。
例:
A货品由B、C两个货品购成,而B货品又由E、F两个货品组成,那您在选择单阶展开时,则画面只会显示A、B、C三个货品如下图:
当您选择的是展开至尾阶时,画面就显示A、C、E、F四个货品,中间的B货品就不会显示出来。
严格按批量进货:
勾选上时,若货品的批量设有值,则会控制采购数量一定要是最低叫货量的整数倍,当货品资料中与客户厂商中设了些客户的最低叫货量,则以最低叫货量整数倍进行采购.
采购量超过受订量控制否:
可规定货品的采购量是否可大于订单货品数量.
货品超交:
可用此属性规定是否可添加没有来源单据的货品.
4.进货单
A>记录货品的进货情况,在系统中,凭证、收付款是根据进货单自动一环扣一环地切制,故详细输入进货单资料后,存货的数量、成本会随着改变,收付帐款也会随着立帐方式变化;凭证会随着“否立即产生凭证”而变化。
进货单可以由采购单转入资料(采购进货),也可手工输入表身资料而形成(直接进货).
B>主要栏位说明:
转入单号:
可以从采购单或借入单中转入。
立帐方式:
应付帐款成立的方式。
有单张立帐、不立帐、收到发票才立帐三
种选择。
当采用不立帐时系统不会产生应付帐款及凭证。
费用:
在进货的过程中所发生的费用在此输入。
各项进货费用可分摊到指定的各项货品成本中。
保留款:
若是有保留款的发生则输入在保留款栏位,在保留款栏位输入比例,系统会自动带出金额。
预付:
若您在采购单中有给付过订金,并希望此次冲销这笔订金,可点击预付按钮.最大可冲:
最大可冲金额,资料来源于给付订金数,此金额会扣除税额。
冲帐金额:
冲销帐款的金额,此栏位数值可以修改。
确认退出后进货单在预付栏的旁边会多了此次冲销的金额数。
凭证模版:
若希望产生凭证,在凭证模版栏位上输入代号即可,存盘时,总帐部份会产生一张由进货单切制的凭证。
序列号:
当表身有货品在货品资料中设定为序列号管制,则进货单存盘时会提示输入序列号.
C>属性说明:
表头批号是否自动产生:
必须先到货品基础资料设定中做“是否管制批号作业”,这样批号属性方会起作用。
勾选上是,输入进货单时表头的批号系统自动产生与进货单号想同的号码,没有勾选是则不会产生批号。
是否自动产生批号子项:
在进货单的表身也有批号栏位,若勾选是指由系统自动产生批号子项,例表头批号为PC031210001,则表身子批号就为PC031210001_1,如果表身资料有5笔,则第5笔资料的子批号就是以此类推变为PC03121000_5;若没有勾选上,则不会产生子批号
注:
其它栏位和属性与采购(或寻价)中相似,请参照寻价单及采购单.
5.报价单
提供完整之报价作业。
可立即产生受订单及预估本报价单毛利应。
主要栏位说明:
折扣:
表示的是百分比。
采购单、受订单、报价单表尾的折扣指双折扣,即表身打了折扣后的金额再打一次折。
税额:
指表中各项税款的合计数。
此处税率是指在商品资料设定作业中所设定的数值。
预估毛利:
预计可能得到的利润。
计算公式为:
受订单金额合计-(分仓存量
成本÷分仓存量数量×受订数量),而该值只是一预估值。
产生受订:
产生受订单的快捷方式。
单据存盘后,按下产生受订
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