制度格式编写规范.docx

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制度格式编写规范

附件2

制度编写规范

第一条本规范适用于xxx公司所有单体制度，起草制度必须严格遵循本规范。

制度单行本或汇编的印刷版式、打印设置、装订要求，须遵照要求进行排版、印刷、装订。

第二条制度编写总体要求

（一）依法合规：

制度应正确体现国家法律法规、相关政策、中国xx集团和xx制度的内容，不得与上述文本存在矛盾或冲突。

（二）全面具体：

制度应将所涉及的业务范围逐一阐明，制度内容尽量细化，明确流程，体现闭环管理的思想。

对所规定的适用范围、操作步骤、评价标准等要具体、明确。

（三）严谨规范：

制度撰写时应严格依照制度模板进行撰写，符合格式规范。

制度的行文用语应尽量准确，使用书面语言，避免模糊性表述。

第三条制度标题规范

（一）制度统一按照“适用范围+制度内容+体现制度种类的名称”进行命名。

“适用范围”是指该制度施行时所涵盖的范围，如“xxx公司”、“xxx公司各部门”等；“制度内容”是指该制度针对哪些内容做出规范，如“煤矿安全管理”、“技术档案管理”等；“体现制度属性的名称”是指基于制度种类对该制度的命名，如“章程”，“规定”、“办法”、“细则”等。

不同制度应根据类别使用不同名称，纲领类制度可使用“章程”、“纲要”等；原则类制度可使用“规定”、“指导意见”等；实施类制度可使用“办法”、“实施细则”、“规范”、“标准”、“守则”、“规则”、“预案”、“条例”等。

“章程”是组织的最高准则，组织的一切活动都必须遵循章程并体现章程的基本精神。

“纲要”适用于具有提纲挈领性和长期建设性的规范性文件。

“规定”适用于对特定范围的工作提出原则性要求的规范性文件。

“指导意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。

“办法”适用于针对某项工作或活动制定具体的方法、措施和要求，强调可操作性和指导性。

“实施细则”适用于针对某一规定或办法所做的详细的、具体的解释和补充，强调对上位制度的细化。

“规范”适用于定性地阐明行为要求的规范性文件。

“标准”适用于定量地阐明业务操作的规范性文件。

“守则”适用于员工自觉自愿遵守执行的行为条款，特指针对人的行为、权利与义务作出的规范。

“规则”适用于组织成员共同制定或公认，或由代表人统一制定并审议通过的，由组织所有成员共同遵守的规范性文件。

“预案”适用于根据评估、分析或经验，针对潜在的或可能发生的突发事件的类别和影响程度而事先制定的应急处置方案。

“条例”适用于业务条线的，分条订立、较为全面、系统的规范性文件。

（二）制度名称下方一栏的“试行”、“暂行”版本说明，要用括号括起来。

正式版本则无需这一栏。

第四条制度结构规范

（一）制度一般包括以下内容：

1．第一章为“总则”，说明制定本制度的目的、依据、适用范围、执行原则、关键名词术语解释等。

2．第二章为“组织与职责”，说明业务相关的组织体系、管控界面划分以及相关组织和部门的职责等。

3．关于制度的执行监督、检查以及相应的考核、奖惩等内容是制度的关键内容，一般应独立成章，置于“附则”之前。

4．最后一章为“附则”，说明制度解释权、生效日期、修订记录等未尽事宜。

5．除上述四章特指定的规定内容外，其余各章制订该制度的具体业务流程、执行标准、管理措施等内容条款。

6．若该制度有附件，则列在“附则”的全章节之后。

（二）根据内容的复杂程度，制度的层级结构可依次分为“章”、“节”、“条”、“款”、“项”、“目”。

1．“章”是制度内容划分的基本单元，以中文数字配合文字依次表述，如“第一章”、“第二章”。

编号应从“总则”开始直到“附则”结束。

2．“节”是章的细分，当一个制度的内容较多，需要多次分类时，可使用“节”。

“节”以中文数字配合文字依次表述，如“第一节”、“第二节”。

用“节”时一章中至少要包含两节。

单独一“节”不能成章，若制度内容较少，不需要多次分类，“节”则可不用，“章”内直接分“条”即可。

3．“条”是“节”或“章”的细分，每章或每节中至少要包含两“条”。

单独一条不能成“章”或成“节”。

4．“款”是“条”的组成部分，一“款”则表示一个独立的内容，或是对前一款内容的补充。

“款”的表现形式为“条”下的自然段，每个自然段为一“款”，“款”前不编序号。

5．“项”是以列举的形式对前段文字的说明。

含有“项”的条目，其前段文字中一般都有“下列”二字或相应的文字标示。

“项”前要冠以中文数字加括号依次表示，如

（一）、

（二）、（三）......。

标识

（一）、

（二）、（三）......后不加标点，直接跟进文字。

6．“目”是“项”的内容细分，是制度层级结构的最小单位。

“目”的序号用阿拉伯数字如：

1．2．3．......依次表述。

阿拉伯数字后加全角圆点标识与文本间隔开,如：

“1．”。

（三）篇幅超过一百条的制度可用“章”、“节”、“条”、“款”、“项”、“目”；篇幅少于一百条的制度可使用“章”、“条”、“款”、“项”、“目”，篇幅最少的只用“章”、“条”也可。

（四）为使制度结构清晰易懂，避免内容层级过多，应尽量限制“目”的使用。

严格禁止“目”下的细分及标识的使用。

（五）制度的中间“章”、“节”，可按照制度所涵盖内容的业务种类、执行环节、所涉及业务的关键因素、管理对象等划分，划分的过程应注意制度内在的逻辑性，做到不重不漏、均匀连贯。

“条”、“目”划分方式与“章”、“节”划分相同。

（六）“章”、“节”标题和“条”、“目”标题要言简意赅地体现本“章”、“节”的内容主旨。

“章”、“节”必须有标题。

若“条”、“目”内容不便归纳，或仅是操作性说明，则可不撰写标题，直接撰写“条”、“目”内容。

第五条制度格式规范

（一）制度正文及文字类附件的页面设置采用A4幅面，纵向，左侧装订；页面设置为上下边距25mm，左右边距25mm。

制度的图、表类附件，如需要可使用A3幅面，但装订时须折为A4大小。

（二）页眉页脚设置：

无页眉，页脚仅包含页码，使用阿拉伯数字表示，小四号Arial字体，居中，距页边距1cm。

（三）正文格式

1．制度名称：

宋体，二号，加粗，居中，行间距30磅，其他格式无。

与正文之间空1行。

2．“章”标题：

仿宋，三号，加粗，居中，段前间距1行，行间距30磅，其他格式无。

3．“节”标题：

仿宋，三号，加粗，居中，段前间距0.5行，行间距30磅，其他格式无。

4．“条”标识：

仿宋，三号，加粗，行间距30磅，首行缩进2字符，其他格式无。

编号后无标点符号，与正文之间隔一个汉字的间距。

“条”直接延续上章的“条”编号，不重新编号。

5．“项”标识：

仿宋，三号，行间距30磅，首行缩进2字符，其他格式无。

各“条”下的项应在本条内重新编号。

6．“目”标识：

仿宋，三号，行间距30磅，首行缩进2字符，其他格式无。

各“项”下的“目”应在本项内重新编号。

7．正文：

仿宋，三号，行间距30磅，首行缩进2字符，两端对齐，其他格式无。

款格式同正文。

正文中数字及英文表述均使用四号Arial字体。

文中所有标点符号使用仿宋字体。

（四）其他需说明的事项：

1．一般情况下，制度中文字颜色均为黑色。

2．关键名词术语可加粗表示。

3．“附件”中的内容，如：

附表、附图或其他附件须在制度正文中提及，并给出索引。

4．符号、代码、简称须在正文中予以说明。

第六条“附件”规范

“附件”是对制度内容具有解释性、参考性、指示性的图、表、文本，以及业务相关的标准、规范等。

“附件”与制度正文具有同等效力。

“附件”清单中的名称应与制度正文中提及的名称一致，并且按照文中出现的先后顺序一一对应。

“附件”清单置于制度正文之后，空一行，在“附件：

”后，以“阿拉伯数字+全角句点”顺序列出“附件”名称，数字编号需对齐。

如“附件”名称超过一行时，下面的文字应缩进并与附件名称的第一字对齐。

格式如下所示：

“附件”与“附件”之间应以分页符间隔开，并在对应“附件”第一页页面的左上角标以“附件1”、“附件2”的字样。

“附件”标识格式为仿宋，四号，行间距30磅。

（一）“附件”中“表”的规范

1．同一个“附件”中若有多个“表”，则需要对“表”进行编号。

“表”的编号采用从1开始的阿拉伯数字编号，如：

“表1”、“表2”、……。

“表”的编号与“表”的标题之间应空一个汉字的间距。

“表”的编号与“表”的标题要置于“表”的上方、居中。

若“附件”中只有一个“表”，则不需要对“表”进行编号，直接书写“表”的标题即可。

2．“表”的标题用三号黑体，数字和字母为三号Arial字体，居中，行间距30磅。

英文语句首字母须大写。

3．“表”内文字为四号仿宋，数字和字母为四号Arial字体，单倍行距，文字垂直对齐方式设为居中。

4．如某个“表”需要转页接排，则设置为“允许跨页断行”，在各页顶端以标题行形式重复出现，“表”头跨页。

5．“表”需要附注文字说明时，“注”写在“表”的下方，与“表”之间空一行。

“表”的整体说明要在附注中的第一条进行描述。

只有一个附注时，在附注的第一行文字前标明“注：

”；有多个附注时，在“注：

”后加“阿拉伯数字+全角句点”表示，数字编号需对齐。

每个“表”的附注应单独编号，并采用如下规范：

文字为四号仿宋，数字和字母为四号Arial字体。

单个附注超过一行时，下面的文字应缩进并与附注的第一字对齐。

具体如下所示：

6．“表”的外框线及“表”内框线均为黑色实线，宽度0.5磅。

（二）“附件”中图的规范

1．“附件”中若有多个图，则需要对图进行编号。

图的编号采用从1开始的阿拉伯数字编号，如：

“图1”、“图2”、……。

图的编号与图题之间应空一个汉字的间距。

图的编号与图的标题置于图上方，居中。

若“附件”中只有一个图，则不再对图编号，直接书写图的标题即可。

2．图题应简短明确，用三号黑体，数字和字母为三号Arial字体，居中，行间距30磅。

英文语句首字母须大写。

3．图内文字为四号仿宋，数字和字母为四号Arial字体。

4．图需附注文字说明时，附注要写在图的下方，与图之间空一行（图的附注规范参照表的附注规范）。

（三）文本附件规范

文本格式的“附件”采用与制度模板相同的文本格式规范。

若文本附件中某些名词需要加以注释，则将该名词的注释以“脚注”的形式展示。

“脚注”按照需要解释名词的出现顺序，使用阿拉伯数字顺次排列，不重复标号。

单独一个注释以星（*）号表示，不编号。

相应解释附在附件正文文末左下角，按照顺序对相应的名词进行解释，文字为四号仿宋，数字和字母为四号Arial字体。