维护历史真实是全院共同的责任.docx

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维护历史真实是全院共同的责任

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-----档案馆业务建设进展回顾

中国科学院档案馆屠跃明

中国科学院档案馆自2001年成立以来，在院文献中心和院办公厅的领导下，全体同志紧紧围绕着档案馆的工作目标，在加速档案馆馆藏资源建设、推进档案馆现代化管理、提供档案信息的利用服务和加强档案馆自身业务建设等方面取得了很好的进展，尽管2003年遭受到“非典”的严重干扰，使档案馆的各项工作都受到一定影响，但大家努力克服困难，密切加强与分院、研究所的合作，团结协力，较好的完成了各项任务，使档案馆各项业务工作正在有序向前推进。

一、档案馆业务工作进展

（一）凝练档案馆工作任务与目标

档案馆的工作任务：

按照国家法律规定，接收全院重要档案进馆，完善馆藏体系，丰富馆藏内容；对馆藏档案实行科学管理和保护，确保档案的安全，维系历史的延续；建立档案各级目录数据库，并在适当条件下逐步实现档案全文的数字转化，运用网络技术实现异地档案信息利用，为利用者提供快捷方便的全方位服务；积极开发档案信息，主动为中国科学院中心工作和各项工作服务。

档案馆的发展目标：

把中国科学院档案馆建成国内一流的行业档案馆。

形成具有中国科学院科研档案为主体的馆藏特色，运用先进技术开展馆藏档案的开发利用与信息研究。

档案馆发展目标的制定应当与中国科学院的身份和地位相适应。

制定发展目标必须充分考虑自身的条件和特点，并以创新的观点和发展的眼光来找准前进方向，档案馆的发展目标必须是我们工作的一个努力方向和奋斗目标，这个目标不是高不可攀，也不是抬手能够得到的，掂起脚也不行，只有跳起来才能够得着的，必须经过不懈的努力才能达到的这样一个目标。

档案馆发展目标的实现需要通过若干阶段目标来逐步实现。

1.完成全院各单位首批档案资源（事业单位1980年以前,企业单位1990年以前）的进馆工作。

2007年前后完成中国科学院系统各单位早期档案的接收进馆，丰富档案馆馆藏，完善馆藏档案体系，确保中国科学院历史记录的完整，真正作为中国科学院历史记忆的宝库，成为利用者需要的档案信息资源中心。

在此之后，档案进馆工作进入全院性的一项常规工作，开始形成全院档案进馆的良性循环机制，研究所今后每5年向档案馆移交一次保管期限已满的档案，确保档案馆的信息资源主要来源渠道畅通。

同时在条件许可的情况下，档案馆还应积极开展院重大活动档案及时进馆和散存在单位外的早期珍贵档案资料的征集工作，不断丰富馆藏信息资源，满足方方面面的不同利用需求。

2.运用最新档案信息管理技术和手段，对馆藏档案信息实行有效管理和开发利用。

在全院各单位档案进馆的不同阶段，应完成馆藏档案各级目录数据库的同步建设，使所有馆藏档案信息有目可查，加强对馆藏档案的科学管理，方便读者的检索和利用。

在经费保证的前提下，2010年前后完成对馆藏重要档案（1980年以前）的数字转化工作。

档案信息的数字转化目前是国际上档案信息管理和利用的发展趋势，使档案信息的异地远程利用变为可能。

进一步加强档案馆的现代化建设和网站建设，在强化档案科学管理和档案原件保护的同时为利用者提供快捷方便的全方位服务。

3.在前面阶段目标逐步实现的基础上，进一步理顺关系，更新观念，强化管理，规范服务，主动研究，不断提高业务能力和工作水平，用我们的馆藏特色和完善的服务去打造中国科学院档案馆的品牌，实现既定的国内一流行业档案馆的建设目标，并在国内档案馆同行中占有一席之地。

（二）明确档案馆业务工作流程

档案馆业务工作流程示意图

（三）全院档案进馆工作的探索与实践

档案馆是全院档案进馆工作的具体组织和实施部门，也是最终全院档案的集中保管单位。

档案馆在对全院档案管理情况充分调研分析的基础上，采取了明确标准、积极宣传、认真培训、及时指导、动态跟踪、现场服务等多种有针对性的措施和办法，密切档案馆与研究所的工作配合，全力加强档案进馆业务指导和质量检查工作。

在档案馆人员少任务重和进入“知识创新工程”后部分院属单位档案管理状况不近人意的情况下，既要完成档案进馆任务，又不能降低进馆档案的质量，大家为此克服重重困难，付出艰辛的努力。

1.全院《档案进馆办法》及其附件的编制

在研究所档案工作调研的基础上，2000年开始全院《档案进馆办法》的编制。

《档案进馆办法》是规范全院档案进馆工作的指导性文件，既具有制度和规章的严肃性，同时还应具有可操作性，以便指导院属单位做好档案进馆工作。

为实现这一思路，我们专门编制了《中国科学院档案馆全宗档案编号表》、《中国科学院档案馆接收各类档案的进馆范围细则》和《中国科学院档案馆进馆档案的鉴定和整理要求》三份材料作为《档案进馆办法》的附件，全面、系统地规范了进馆档案的范围和整理要求，便于档案馆在接收档案进馆工作中能够有章可循。

《档案进馆办法》及其附件经多方征求意见和修改后，2001年6月报院秘书长办公会议讨论通过并经院领导批准颁发全院实施。

2.对全院档案进馆工作进行部署、组织和实施

档案馆作用的发挥首先取决于馆藏档案信息资源的丰富与完整程度，档案馆建成后急需充实全院档案资源丰富馆藏以满足各方面的利用需求，而这些档案资源全部分散保存在院属各单位内，无法发挥全院档案的集中优势，因此必须通过行政手段将全院各单位的重要档案资源在规定时间里分期分批的集中到档案馆统一管理，这是全院一项抢救性的工作。

档案进馆工作是一项浩大的系统工程，为了有序推动全院档案进馆工作的顺利进行，院在《关于印发“中国科学院档案馆档案进馆暂行办法”的通知》（科发办字[2001]221号）、《关于确定档案进馆工作试点单位及全院档案进馆工作安排的通知》（办字[2001]20号）和《关于确定全院第二批档案进馆单位的通知》（办字[2002]48号）等文件中明确要求各相关单位在规定的时间里有计划的开展并完成档案进馆任务，档案馆具体负责全院档案进馆工作的组织和实施。

3.加强全院档案进馆业务培训

根据全院档案进馆工作安排，有计划的开展档案进馆业务培训工作，从2001年开始几年来先后在长春、成都和上海等地每年举办全院档案进馆业务培训班和现场观摩会，共有158个单位204名档案人员参加了业务培训。

通过培训，加深对档案进馆工作的理解和认识，明确进馆档案范围与要求，对各单位档案进馆工作起到很好的推动作用。

4.多种形式积极开展全院档案进馆业务指导

为加快全院档案进馆工作的进度和保证进馆档案的质量，档案馆加大了全院档案进馆业务指导的力度，主动采取多种形式积极开展全院档案进馆业务指导。

在电话、信函等常规业务指导方式下，档案馆先后派人去新疆、兰州、西安、南京、上海、合肥、武汉、成都、广州、沈阳、长春、昆明、贵阳、大连、青岛、和哈尔滨等地区研究所对档案进馆业务进行指导和监督，提供现场服务，并集中档案人员座谈，解答相关业务问题。

对北京地区的档案进馆单位，根据需要频繁地到研究所进行有针对性的指导。

同时还多次接待京内外研究所档案人员到馆咨询业务，了解移交进馆档案的具体情况。

档案馆成立以来，结合全院档案进馆工作实际需要编印《档案进馆工作文件汇编》，将国家和院关于各类档案的管理标准汇集在一册方便全院档案人员在工作中使用，同时编辑《档案馆简报》14期发至院属各单位，及时进行档案进馆工作情况报道、解答档案进馆工作业务问题和介绍各单位档案进馆工作经验，起到相互促进和互相交流的作用。

2003年由于全国“非典”疫情的出现，打乱了我们的工作计划，有2个多月的时间不能出差工作，在这种情况下，档案馆充分利用信函、电话、传真和电子邮件等方式密切与研究所的工作联系，档案指导部的同志甚至还冒着风险戴着口罩去所里指导档案进馆工作。

“非典”尚未结束，档案馆立即调整制订业务指导工作时间表，在允许北京人员出京后，第一时间出现在京外研究所现场指导和验收档案进馆工作，在随后的半年时间里一直马不停蹄的奔波在全院各单位，全力做好进馆档案的指导与验收工作。

为了抢时间，不论是酷暑还是隆冬，档案馆的同志们全力奔波在档案进馆单位之间，放弃了许多休息日连续作战，多少个清晨一下火车放下行李就赶到研究所开始工作，常常是早晨退掉住房拿上行李前往研究所，一直工作到晚上该上火车的时间，目的就是要为研究所解决档案进馆工作中的实际业务问题，多数单位需要反复多次去指导档案业务，有的个别单位先后去了20多人次进行档案进馆业务指导，才使该单位的档案符合进馆要求。

据不完全统计，仅2003年档案馆开展档案进馆工作业务指导、督促、检查和验收约75个单位，到所工作362人次。

截止到2004年4月底，共有39个单位通过了进馆档案验收（单位名单见院办公厅《情况通报》2004年第一期），其中33个单位的进馆档案办理完交接手续，其余已通过验收的单位尚需做进一步完善后再向档案馆办理档案交接手续，目前已接收研究所各类档案17027卷、资料331册、照片1077张以及相关的《立档单位全宗情况说明》、案卷目录、全引目录和档案数据盘等，实现了档案馆档案馆藏零的突破。

5.努力营造全院有利于档案进馆工作开展的良好氛围

积极争取院、办公厅和文献中心领导对档案进馆工作的支持，请他们在全院相关会议的讲话中专门强调档案进馆工作的重要性，呼吁各所领导对档案工作应给予高度重视；档案馆通过参加全院的办公室主任会议，明确提出档案进馆工作的要求，加强与研究所的沟通，配合研究所共同做好档案进馆工作；结合到所工作时主动向研究所和办公室领导介绍和宣传档案进馆工作的意义，积极争取各单位对档案进馆工作的重视和支持。

为积极宣传档案工作，2001年档案馆举办《党和国家对中国科学院的关怀》的档案专题展览。

大家克服时间短资料少等各种困难，认真起草脚本，主动查找素材，多方寻求支援，动脑筋想办法，最终如期开展，并收到很好的宣传效果，受到领导和各界参观者的普遍好评。

6.对档案进馆工作进行积极探索和改进

档案馆成立2年来，档案馆工作是一项全新的开创性工作，各项工作尚处于探索方法积累经验阶段。

我们对全院档案进馆工作进行了有益的探索，通过开展全院档案进馆试点工作和第一批单位档案进馆工作的接近尾声，使我们积累了档案进馆工作经验，清晰了档案进馆工作的步骤，了解了研究所档案工作状况，对下一步改进工作将起到重要的作用，在整个进行工作探索和改进的过程中也是我们业务不断提高的一个过程。

（四）积极推进档案管理的现代化建设

1.档案馆档案信息管理系统的研制

为了实现建设一个国内行业领先档案馆的目标，从档案馆筹建阶段就开始启动档案馆管理信息化的建设工作。

在调研比较了全国多家专业档案信息管理软件公司后，最终选择了清华紫光集团电子事业部作为档案馆管理系统的开发合作伙伴。

我们针对档案馆的实际管理情况，集体讨论档案馆管理系统框架方案和确定系统的功能需求，尽管遇到了软件开发公司先后2次更换开发人员和“非典”时期的不利因素，但我们加强和紫光公司的合作，系统研制取得较好进展，2003年在原有档案馆管理系统设计基础上，根据档案馆管理的实际需要，提出强化档案信息查借阅和库房管理的独立模块方案，作为项目功能完善的重要方面。

目前已通过对该系统的初步测试，即将开始完善馆藏档案数据进行试运行。

2．研究所档案综合信息管理系统的研制与推广工作

研究所档案进馆子系统是院办公厅研制研究所档案综合信息管理系统时先行启动开发的部分，是院ARP项目的示范工程。

档案馆提出档案进馆子系统的功能需求和指标体系，协同做好系统调试和数据测试，积极配合院办公厅进行研究所档案进馆子系统的研制、测试和系统完善工作，并负责组织该系统在全院的推广使用和人员培训，档案馆2003年先后在北京、广州和青岛等地举办了4期该系统（含程序升级）的培训班，共有82个单位，114人次参加了培训，为全院进馆档案的计算机管理奠定基础，方便进馆档案目录数据的接收与管理。

3.启动档案信息数字转化试点工作

经过调研，2003年开始启动馆藏重要档案数字转化的试点工作，目的是为今后档案信息大量数据转化积累经验。

在完成馆藏文书档案的数字化之后，档案馆全体同志又专门研究分析了科研档案的利用价值，认真审查了近1500卷科研档案并确定其扫描范围，填写了扫描内容任务书，一并委托专业公司完成了13个单位3961卷近26万页档案的扫描工作。

在开展档案数字转化的试点工作同时，积极研究档案数字化工作的方案。

2003年3月在《档案馆发展模式探讨》的报告中对档案数字化工作做出了初步方案和设想，10月又将《关于档案信息数字转化方案的思考》报送有关领导，今年将做进一步的完善和细化方案。

4.开展档案馆网站的建设工作

为进一步加强档案馆工作的宣传，便于馆藏档案信息的对外发布和远程登录查询，更好的为研究所提供档案信息服务，档案馆把建立档案馆信息网站列入了的工作议程。

目前在未鉴定网站研制合同的情况下，档案馆已先期完成了网站需求调研，提出网站建设规划并初步确定网站设计方案，在已确定的研制单位的配合下完成了网站一级、二级页面美工设计，准备结合档案馆档案信息管理系统后期调制时一并开发研制。

（五）馆藏档案的有序管理和提供有效服务

1.完成接收进馆档案的全部清点、编目、冷冻消毒、入库上架等工作。

2.设计安装了库房标识系统；编制检索工具，整理目录96本，全宗介绍33册，各种资料430本，为档案利用提供方便。

3.配合档案数字扫描工作，调出入库房档案8000多卷，并对所扫描的案卷进行检查核对，及时纠正复原案卷装订问题，保证档案质量不受影响。

4.注重档案库房的管理，及时调节库房温湿度，确保档案安全。

5.有效提供馆藏档案的利用服务，随着档案资源的到馆，档案馆积极开展馆藏档案的电话查询、到馆借阅、文件复印等服务，自从档案进馆以来，已向各单位提供档案28人次497卷，较好的发挥了馆藏档案应有的作用。

二、制约档案馆工作全面推进的瓶颈所在

通过几年的工作开展，我们深深感到有一些问题在严重制约着档案馆各项工作的向前推进。

主要问题体现在档案工作和档案馆工作的被动性、档案工作体制和关系不顺、档案馆现有人员经费等条件与所承担的工作任务不成比例和院属单位对档案工作重视不够等几个方面，而这些问题都是档案馆自身在工作中所无法克服和解决的。

1.档案工作和档案馆工作的被动性

档案工作及档案馆工作的被动性在这里有两层含义，一是研究所档案工作的被动性；二是档案馆工作的被动性。

研究所档案工作的被动性是指研究所各类档案收集的艰难，档案是各单位科研人员和管理人员在各自的工作活动中产生和形成的真实原始记录，而档案人员只能够去形成科研材料和文件资料的部门和人员处索要，很多时候是理直气不壮，常常恨自己不能去制造所需要的文件材料，被动的依赖于形成文件资料部门的配合和对档案工作的重视程度，由于一些管理人员和科研人员的档案意识淡薄，致使许多有价值的重要文件资料和科学研究活动的关键技术资料没有归到研究所的档案室来，使研究所研究工作和管理工作的活动记录残缺不全，在向档案馆移交时已经形成先天不足的缺憾。

档案馆工作的被动性体现在档案馆只是全院档案的保存和提供利用部门，自己并不能形成和产生反映全院各项工作的重要档案，由于档案馆自身的工作性质决定了档案馆工作的被动性，这种被动性主要体现在和研究所档案工作的衔接关系上。

由于各单位的进馆档案是20年前（企业和转制单位为10年前）形成的，档案进馆工作的这种滞后性加大了全院档案进馆工作的难度，很大程度上取决于研究所领导对档案工作的重视与投入程度以及前期档案管理的基础状况。

2.档案工作体制和关系不顺

档案工作体制和关系不顺包括院和研究所两个层面。

档案馆机构设置在院图书馆下面，这种工作关系无法行使对研究所行政管理职能，降低了档案进馆的工作力度，同时造成一些研究所仿效将综合档案室也放在所图书室下面，人为的割断了档案部门与科研部门和职能管理部门的工作联系，致使不受重视的现行档案管理工作和档案进馆工作处于更加不利和尴尬的境地。

3．档案馆现有人员经费等条件与所承担的工作任务不成比例

2001年初在制定全院档案进馆计划时是根据档案馆20余人的编制情况下确定的，2001年8月档案馆成立至今只有6名工作人员，档案馆现有人员经费等条件与所承担的工作任务不成比例，尽管档案馆员工全身心的投入到工作中去，但现有人员很难完成原定的工作进度目标，一些需要开展的工作也由于经费等条件的限制而不能及时展开，如：

档案数字转化工作经费不到位，既不能建成中国科学院全文档案信息数据库，实现档案信息资源共享，也无法形成研究所进馆档案数字备份，满足研究所对进馆档案的及时使用。

因此，应根据实际情况来相应加大对档案馆人员经费等条件的投入或调整档案馆的工作任务和目标。

4．一些院属单位对档案工作重视不够、措施不力

①单位领导不重视档案进馆工作的主要表现为：

档案进馆工作列不上领导议事日程，对工作量估计不足，进馆工作启动太晚，使工作严重拖延滞后，导致档案进馆工作不能按时完成；进馆工作必须的工作条件没有保证，人员、经费和时间等均得不到保证，缺乏工作组织和具体措施，使进馆工作无法落到实处。

②档案部门主管领导（办公室主任、科技处长等）对全所性的进馆工作不闻不问，没有尽到档案部门直接领导的责任，也没有起到组织落实和工作协调的作用，只是将档案进馆工作交给档案人员了事。

③档案岗位人员更换过于频繁，新上岗档案人员业务知识欠缺，还有的档案人员参加完档案进馆业务培训后，整天忙于其他事务性工作，无奈把档案进馆工作完全交给临时外聘人员，他们对研究所情况和档案业务非常陌生，档案整理质量无法保证，工作进展不尽人意，同时也大大增加了档案馆业务指导的工作量。

④一些单位的档案管理现状令人担忧。

研究所进入创新以后管理人员普遍压缩，个别单位档案管理岗位出现空档，依靠临时请人帮忙来应急；有的单位在人员更换时，没有要求和督促原档案管理人员离岗后办理工作交接手续，造成新接手工作的同志无从下手；有的单位撤消几年后发现反映该单位历史记录的档案下落不明，我们用了近一年的时间才抢救回部分档案材料；有的单位已把早期的获奖项目档案销毁了，使研究所的科研历史记录人为中断；还有的单位整合之后，档案管理混乱而无法查询和利用；……中国科学院成立50多年之后在档案管理方面出现这些现象让我们感到心痛和悲哀，这样长久下去能够真实反映和维系研究所和中国科学院历史发展的轨迹吗？

三、档案馆下一步工作重点

（一）进一步做好全院档案进馆工作

馆藏档案资源建设是档案馆业务工作中极其重要的一项内容，需要档案馆和各立档单位加强合作，共同努力的分期分批协同完成。

全院系统档案移交到档案馆集中统一管理使用是国家《档案法》的规定，档案进馆是一项国家行为，也是全院所有单位近期必须做好的一项指令性工作。

院属各单位必须按照国家和院的要求，以对本单位和中国科学院历史负责任的态度认真做好档案进馆的工作。

研究所分管档案工作的各级领导要对档案进馆工作统筹安排，组织落实，措施到位，确保档案进馆工作所需的人员、经费、时间等必要条件，按时保质保量的完成本单位的档案进馆任务，确保全院档案进馆总体进度不受影响。

档案馆要密切配合研究所的档案进馆工作，继续举办全院档案进馆业务培训，加大进馆档案的业务指导力度，确保符合要求的档案到档案馆来安家落户，进一步丰富档案馆藏内容，完善档案馆藏体系，使档案馆真正成为中国科学院历史发展的真实记忆库。

（二）加大档案信息的现代化管理力度

1.档案馆档案信息管理系统年内投入应用

档案馆档案信息管理系统在档案馆业务管理中具有重要的作用。

2004年开始启用并磨合该系统，在使用逐步完善系统各项功能。

档案馆档案信息管理系统是一个相对独立的系统，其管理的主要数据来自于研究所的档案信息管理系统，因此要保证档案馆系统与研究所移交的档案数据实行无缝连接，提高档案信息数据的管理能力。

同时要进一步配合办公厅继续做好档案进馆子系统的推广培训工作。

2.制定档案数字化方案和开展馆藏重要档案的数字转化工作

根据把中国科学院档案馆建成国内一流的行业档案馆的奋斗目标，研究和分析国际档案界的档案数字化发展趋势，结合中国科学院档案事业发展需要和全院档案管理的实际情况来提出切实可行的档案数字化建设的方向和方案。

积极争取经费继续开展馆藏重要档案的数字转化，为档案进馆单位提供数字档案备份，为扩大档案信息的利用渠道提供方便。

3.加快档案馆网页的建设

尽快明确细化档案馆网页功能需求，密切与开发方的合作，早日建成网页使其发挥应有的作用，为馆藏档案信息利用增加新的服务渠道，方便研究所对档案信息的需求。

（三）做好馆藏档案信息的科学管理和有效利用

对全院进馆档案严格按照规范要求进行科学管理，确保馆藏档案的安全，最大限度的延长档案的寿命。

积极配合院的各项中心工作，主动开展馆藏档案信息研究，全力为院和研究所以及社会的各项工作提供方便快捷的档案信息服务，努力发挥和提升馆藏档案应有的价值。

综上所述，档案馆成立2年多来始终处于艰苦创业阶段，是档案馆从无到有，从无序到有序的逐步完善的发展过程，这个创业阶段会持续很长一个时期，档案馆新馆建筑的建设完成只是中国科学院档案馆事业发展迈出的第一步。

档案馆今后的路还长，各项业务工作的建设任务还很艰巨，我们必须依靠办公厅和文献情报中心的领导和支持，充分发挥档案馆集体的力量，密切和研究所的档案业务工作联系，协同努力做好档案资源到馆工作，使档案馆真正成为中国科学院发展轨迹的历史记忆库和为全院各项工作提供档案信息的利用中心，进而发挥档案馆应有的地位和作用。

二零零四年五月