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基层档案工作
基层档案工作
第4期(总第4期)
浙江省档案局签发人:
王立忠
浙江省档案馆2007年11月日
目录
本期关注:
全省档案工作服务民生座谈会贯彻情况
宁波市:
创新“三个机制”……………………………………()
湖州市:
围绕“456”民生工程推进民生档案工作…………()
绍兴市:
重点做好内外两篇文章………………………………()
舟山市:
强化民生档案信息资源建设…………………………()
台州市:
迅速采取四方面措施…………………………………()
经验交流
温岭市新型农村合作医疗档案工作走在全省前列……………()
工作动态
杭州市开展社会保障档案专项检查工作成效明显……………()
定海区建立“一户一档”低保档案发挥重要作用……………()
新昌县进一步加强现行文件中心建设…………………………()
简讯二则……………………………………………………………()
本期关注
宁波市:
创新“三个机制”
近日,市档案局召开了局务会议,确定将民生档案工作作为明年工作的重点,着力在创新“三个机制”上下功夫:
一、创新档案资源收集机制,加强民生信息的有效集聚,夯实档案馆服务民生的资源基础。
市档案馆将进一步增强民生意识,根据群众需要,及时合理地调整档案馆进馆范围、现行文件报送范围和档案资料社会征集范围,不断拓展民生信息来源渠道,丰富民生档案内容。
在确保依法进馆接收的基础上,深化档案管理体制改革试点,加大资源整合,尽可能地将与群众利益密切相关、与群众生产、生活息息相关的各类科技、教育、文化、社区和其他公共服务等信息逐步纳入馆藏资源体系,夯实档案工作为民生服务的资源基础。
二、创新民生档案监管机制,加强与民生档案形成和使用部门的密切联系,规范社会建设新领域档案的建设和管理。
今后,我市将在社会保障等领域试点的基础上,进一步将档案工作拓展到以改善民生为重点的社会建设各领域,着重加强对劳动就业、社会保障、教育、医疗卫生、城市拆迁、土地征用、移民安置、环境保护等与群众利益密切相关领域档案工作的监督指导。
通过制定相关规范性文件,确保各种新形式的与民生有关文件材料的及时归档收集,不断推进民生领域档案工作的规范化、制度化。
三、创新档案服务民生机制,加强面向群众的档案信息利用,提高档案工作造福民生的服务能力。
我馆将进一步树立民生优先的意识,加大档案社会化服务力度,推进服务平台建设、管理科技提升和服务机制创新。
结合《政府信息公开条例》于明年施行的契机,积极做好现有已公开现行文件利用工作基础上的规范、完善和调整,顺利实现档案馆面向社会有效提供政府信息服务的任务。
应对新形势需要,抓住启动实施宁波市数字档案馆建设项目的良好时机,统筹规划,进一步探索建立电子文件中心,有效加强电子信息资源的接收、管理和利用。
拓展档案展厅建设,围绕纪念我国改革开放30周年等重大活动,面向社会特别是青少年群体,广泛开展爱国主义等社会教育活动,引导广大人民群众培植和树立社会主义核心价值体系。
加强对民生档案信息资源的挖掘加工和开发利用,编制一批涉及民生的重点专题目录,方便群众获取民生档案信息。
(宁波市档案局)
湖州市:
围绕“456”民生工程推进民生档案工作
为认真贯彻落实全省档案工作服务民生座谈会精神,湖州市各级档案部门高度重视,围绕“456”民生工程,组织开展推进民生档案工作系列活动:
一、围绕中心,完善服务。
湖州市档案局提出要紧紧围绕湖州市委、市政府深入实施的“456”民生工程,服务大局、服务大众,以抓好民生档案、促进社会和谐为目标,积极发挥档案联民、为民、助民的服务作用,在关注、改善和解决民生问题上体现其应有的价值。
要进一步总结近年来取得的经验,完善服务机制和措施。
二、加强宣传、营造氛围。
近期,全市各级档案部门通过举办专题讲座、编发有关民生档案工作的宣传小册子、利用报刊和网络媒体设置专栏等形式,不断加大对民生档案工作的宣传力度,积极营造加强民生档案工作的氛围。
湖州市档案局专门组织了以“档案工作服务新农村建设”为主题的图文展,在市本级和三县两区进行巡回展览,积极向社会各界展示档案在服务民生建设中所体现的重要价值。
吴兴区档案局开展了“档案服务民生”的主题调研和座谈活动。
通过宣传引导,促进社会各界关心、了解和支持档案工作,为档案工作服务民生建设创造了良好的环境。
三、强化监督、规范建档。
湖州市档案局分别与湖州市卫生局、湖州市劳保局、湖州市民政局等部门组成联合执法检查组,就贯彻落实省厅省局制定的新型农村合作医疗档案、社会保障档案、低保档案管理办法的贯彻执行情况进行专项检查。
对检查中发现的不足与问题,进一步明确了有关部门的整改时间和整改要求。
通过强化监督指导,有力促进了全市各类民生档案工作的规范建设,有效发挥了各类民生档案资源为化解社会矛盾、稳定社会秩序,排解与老百姓切身利益相关的各类隐患问题的原始信息和凭证作用。
四、整合资源,优先利用。
湖州市档案部门结合机关部门档案移交时机,实行各类档案相对集中管理,大量与人民群众切身利益相关的民生档案,如婚姻档案、知青档案、土地承包档案、林权制度改革档案、劳模档案等,及时从档案形成部门接收到档案馆,如长兴县档案馆今年先后接收民生、土管档案23.5万多卷。
德清县档案局还计划通过社区和妇联,帮助有建档需要的家庭开展建立家庭档案服务,使家庭档案成为家庭管理与维权、共建社会文明和谐的好帮手。
(湖州市档案局)
绍兴市:
重点做好内外两篇文章
今后一个时期,绍兴市民生档案工作将重点做好馆内馆外两篇文章:
对外,一是要深化“三农”档案工作,进一步规范农业农村档案管理工作,重点要抓好行政村规范化档案室建设工作;二是要规范社区档案管理工作,进一步强化街道、社区档案工作;三是要推进社会保障档案管理规范化工作,切实做好养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险、最低生活保障以及新型农村合作医疗等内容的社会保障档案工作。
对内要坚持“以人为本”的思想,坚持走“平民化”道路,尽最大可能满足人民群众对档案信息利用的合理需求。
一要摸清民生需求。
要通过窗口了解利用者的需求,深入农村、社区了解基层需求,走上街头、走进网络、电视和广播了解民众的需求。
二要扩大服务供给。
要以“大档案”理念指导档案资源建设工作,打破档案接收利用中时间、区域、全宗界限,大胆地对档案资源进行整合,增加馆藏档案的绝对量;要将解放初的老房产档案、市区所有婚姻档案及越城区法院离婚诉讼档案条目、市区公证档案、人口档案、工资档案等等都接收进馆,实现民生档案资源整合;要加快存量档案数字化,馆藏档案主要全宗和专业档案基本完成数字化,实现存量档案数字化与增量档案电子化“无缝衔接”,实现数字档案资源整合。
三要实现为民服务。
1、提供多个服务平台。
主要有档案馆现场阅览平台、绍兴档案信息网、绍兴市便民服务中心综合窗口利用服务、绍兴数字电视中的“绍兴公众信息平台·阳光政务”、移动服务平台等,专门提供与老百姓生活工作最密切的档案数据和现行政策性文件。
2、提供个性化服务。
要保持传统型服务,即将复印或摘录档案原件,再加盖档案馆证明章。
要坚持数据型服务,针对有些档案全文不宜直接与利用者见面,但是其中主要信息还是可以提供开放的情况,我们将档案原文与档案目录数据有机分离,只提供档案目录数据,这主要用于婚姻登记档案证明。
要扩大归纳型服务,即在复制了档案原件之后,档案馆根据若干件档案之间的有机联系,给予推理性书面归纳证明,这主要用于特殊工种从事时间的证明。
要提供复合型服务,即为了提高档案证明的有效性和严密性,我们在出具某类证明的时候往往要“加注”,这类证明主要是用于婚姻、房产、工资等。
3、提供创制性服务。
“无婚姻登记记录证明”(外界称为“未婚证明”)是绍兴市档案馆自2004年起向社会推出的一项创制性服务。
这个创制性服务的推出极大地方便了民众在财产处置、银行按揭、出国等个人事务的办理,今后我们还将一以贯之的坚持下去,以期为民众提供更现实和实现的服务。
(绍兴市档案局)
舟山市:
强化民生档案信息资源建设
我市依法抓好民生档案工作,强化民生档案信息资源建设。
10月,在开展市属单位2006年度文件材料归档工作执法检查时,重点检查了涉及民生内容文件材料的收集归档,如教育管理部门的学籍档案、国土资源管理部门的地籍档案、民政管理部门的低保档案、房产管理部门的房产档案、社保管理部门的社保档案等等,建立健全民生档案信息资源建设长效机制,把民生档案工作作为日常性的工作来抓。
(舟山市档案局)
台州市:
迅速采取四方面措施
会后,按照“民生所想,就是档案工作之所向;民生所需,就是档案工作之所趋”的要求,市档案局迅速采取四方面措施:
一要加强监督指导。
为巩固已取得的工作成果,做好提高和完善工作,就要围绕十七大报告中提出的“学有所教、劳有所得、病有所依、老有所养、住有所居”的五大民生内容,拓展民生档案工作领域,开展民生档案工作的指导与监督。
二要整合档案资源。
拓展档案收集范围,将有关民生方面的档案及时完整地收集进馆,建立面向民生的多元化馆藏体系。
三要建立适应民生需求的档案利用体系。
优先整理、编目、数字化群众利用率高的档案,方便群众查阅利用档案。
四要开展以民生为重点的档案宣传。
通过举办展览、上街咨询、分发资料和指导建立家庭档案等形式开展民生档案宣传,进一步提高全社会档案意识,促进我市民生档案工作的全面开展。
(台州市档案局)
经验交流
温岭市新型农村合作医疗档案工作走在全省前列
温岭市新型农村合作医疗业务管理中心
温岭市新型农村合作医疗业务管理中心是温岭市新型农村合作医疗管理委员会下设的经办机构,建立于2003年11月,现有员工22人,负责全市城乡居民合作医疗参保、结算、稽核、补偿等具体业务管理和定点医疗机构新型农村合作医疗业务的监管、审核、结算管理工作。
到2007年9月底,全市累计有234.2万人次参加合作医疗,共筹集基金1.7亿元,其中农民个人缴费9380.3万元,共有99.53万人次得到补偿,补偿总金额达1.42亿元。
2006年,我中心荣获台州唯一的“浙江省新型农村合作医疗经办机构建设先进单位”;今年,我市又被省政府评为“浙江省新型农村合作医疗工作先进县(市)”。
随着我市新型农村合作医疗工作的飞速发展,中心档案工作在领导的重视和市档案行政管理部门的有力指导下,通过了档案工作目标管理省二级认定,成为全省首家新型农村合作医疗档案工作目标管理达省级标准的经办机构。
截止2007年8月,我中心综合档案室室藏档案57703卷222件,其中文书档案216件、补偿档案56787卷、参保档案541卷、特殊门诊审批1卷、会计档案270卷、设备档案15卷、特种载体档案86卷。
我们的主要做法是:
一、加强领导,明确责任。
中心成立以来,我们始终把档案工作作为合作医疗的重要内容来抓。
自2003年试点开始,我中心就十分重视合作医疗参保档案和补偿档案的管理,并落实专人负责。
2004年8月,我们建造了档案库房并添置了9组标准的档案密集架,为档案工作的开展创造了必备的条件。
今年3月,台州市档案局王小军局长等领导专程来中心调研档案工作,在肯定我中心档案工作的同时,提出了争取今年档案管理达到省二级的目标要求。
在温岭市档案局的大力支持帮助下,我们进一步健全了档案管理组织,建立了由中心负责人挂帅的档案管理领导小组和鉴定小组,组成了由专职档案员和业务、财务、行政等岗位兼职档案员为一体的档案管理网络,建立了综合档案室。
在创建过程中,丁琦娅副市长高度重视,提出了在2年内档案工作达到省一级标准的目标;台州市、温岭市两级档案局的领导和专家十分关注、精心指导我中心的档案工作,为中心档案升级达标工作的顺利进行奠定了坚定的基础。
同时,我中心加大了档案工作的软件、硬件建设力度,进一步完善了档案管理的相关制度,制订了《档案负责人岗位责任制》、《档案员岗位责任制》、《档案库房管理制度》、《档案的借阅、利用制度》、《档案的保密制度》等相关制度,使档案管理有章可循。
在工作经费较为紧张的情况下,几年来共投入档案资金14.86万元,添置了密集架、空调、去湿机、防磁柜等设施,并安装了防盗门、防盗窗,确保库存档案的安全保管。
二、宣教结合,提高素质。
档案工作是一项系统工程,贯串于中心每个岗位,只有全体员工的档案意识提高了,并能自觉地投身于档案工作之中,档案工作才能搞好。
我们通过经常学习《档案法》和档案有关知识,强调档案工作的重要性,要求全体员工积极配合,主动参与档案工作。
大家认为,档案的收集和利用是有辩证关系的,利用是档案的最终目的,人们只有享受到了档案带来的好处才能充分认识到档案的重要性,只有充分认识到档案的重要性才能主动将材料移交到综合档案室,而档案室的室藏多了,人们也就能更好地利用档案了,这是一个良性循环。
所以,当有人查档时,档案人员总能热情接待,提供优质快速服务,尽量在第一时间查出档案。
现在,全体员工对档案的认识逐步加深,向档案室移交档案的态度比以前更为积极主动。
同时,我们狠抓档案队伍的业务建设,积极选送档案人员参加市各类档案业务培训,引导他们刻苦钻研业务知识,提高业务水平。
三、创新方法,节俭增效。
新型农村合作医疗档案涉及每一住院补偿的农民,全市每年都有1.8万多人住院,而每办理一份报销手续就要整理一份完整的档案案卷。
针对这面广量大档案保管期限短的特点,我中心从2005年7月份开始大胆创新,打破了传统的每份档案必须有封皮、卷内目录、粘贴单、备考表的立卷办法,以便于查索的电脑补偿号为补偿案卷号,补偿报销结算单为首页,加盖印有“全宗号、目录号、案卷号”的归档章,将医院收费收据、费用汇总清单、核定单、出院记录及患者和经办人身份证明等资料进行简易装订,按每50卷储存在一个可重复利用的档案盒的整理新方法。
与以往的整理方法相比,很大程度上节约了档案立卷整理费用,并且大大提高了整理和调阅档案的效率。
四、开发利用,效果明显。
档案规范化、科学化管理的目的是为了更好地得到利用。
为了充分发挥档案资源的信息服务作用,综合档案室进行了摸索和探讨,编制了各种检索工具和编研材料。
首先,搞好编研工作。
综合档案室主要编有以下编研材料:
《中心年鉴》(2006),《中心机构组织沿革汇编》(2003—2006),《中心主要数据汇编》(2003—2006),《中心大事记汇编》(2003—2006),《中心综合档案室全宗指南》(2003—2006),《温岭市新型农村合作医疗政策汇编》(2002—2006),《温岭市新型农村合作医疗新闻报道汇编》(2003—2006)等等。
其次,抓好新技术的应用。
我们运用了新型农村合作医疗信息平台系统对参保档案、报销档案进行管理,采用光纤磁盘阵列存储参保、医疗、报销的全部档案,并自动双机备份确保万无一失。
同时,还运用了北京量子伟业信息技术有限公司的PDE档案综合信息管理系统对档案条目进行了著录,共录入条目57925条,给档案的查找带来了很大的方便,极大地提高了工作效率。
第三,发挥档案在实际工作中的作用。
到2007年8月底,通过补偿档案的综合利用,使1804位困难群众得到民政部门和慈善机构的救助,帮助他们减轻负担、渡过难关,发挥了民生档案服务于民、维护于民的作用。
工作动态
杭州市开展社会保障档案专项检查工作成效明显
近日,按照省里的统一部署,杭州市组成社会保障档案专项检查组,对全市社会保障档案管理情况进行了重点抽查。
检查组先后检查了杭州市社会保险服务局、下城区帮扶救助中心、余杭区新型农村合作医疗管理办公室等8个部门,详细了解了各地、各部门贯彻落实“一个意见三个办法”的具体措施,检查了各地档案行政管理部门监督指导社会保障档案工作的情况,对社会保障档案集中统一管理、安全保管情况和管理规范与标准制定实施情况、社会保障档案开放利用情况、社会保障电子文件归档管理及档案信息化建设情况进行了认真的抽查,并对各地档案行政管理部门对社会保障领域违反档案法律、法规及规章等违法行为的查处情况进行了调查。
对检查中发现的问题,及时指出,并督促有关单位进行整改。
通过专项检查,提高了社会保障领域各部门对档案工作的重视,进一步促进了杭州市社会保障档案工作的制度化、规范化、现代化建设,对推进档案工作服务民生意义重大。
(杭州市档案局)
定海区建立“一户一档”低保档案发挥重要作用
低保档案包括城乡低保综合档案、城乡低保户新增审批档案、城乡低保调整审批档案,低保边缘户新增调整档案以及一般困难群众的救助情况档案等内容,详细记录了低保家庭基本情况、审批程序、发放金额等项目,成为低保家庭一份完整的低保金发放的原始凭证。
从2005年开始,定海区档案局按照低保及低保边缘户家庭“一户一档”的要求,指导有关部门实现了低保档案的规范化管理,在服务民生中发挥了重要作用。
一、为低保的复核工作提供了重要的依据。
由于没有拿到本月低保金,张某某拿着低保证来到区民政局,要求给个说法。
经查实,原来该低保户的子女从本月开始已在某单位工作,家庭收入超出了低保范围,因此不再享受低保待遇。
通过查阅低保档案,可以很快完成复核对象的确定,把资金用到更困难的低保对象身上,切实维护低保家庭的切身利益。
二、为切实解决低收入家庭的生活实际问题提供保障。
根据政府的相关政策,低保户可以申请经济适用房或廉租房。
根据低保户的申请,房管局随时可以到社区、乡镇(街道)和区民政局通过查阅低保档案,了解到该申请对象的情况,真正保障收入较低、住房较困难的家庭的住房问题,使申请经济适用房或廉租房工作更加公开透明,档案的服务功能得到了最大限度的发挥。
小沙光华社区的傅某,不幸患上了红斑狼疮,这对离异后缺少生活来源的她来说更是雪上加霜。
昂贵的医药费成了她的负担。
在社会上好心人的帮助下虽有了缓解,但毕竟不是长久之计。
社区工作人员及时与区民政局联系,根据她的实际情况,经过核实为她办好了低保证。
有了低保证,她到惠民医院等地就诊时,可以凭低保证享受一定的优惠,并做为低保医疗救助对象,还可以到卫生局报销一部分医药费,卫生局通过到民政局核实低保档案的情况,可为低保户带来实实在在的优惠。
(定海区档案局)
新昌县进一步加强现行文件中心建设
新昌县现行文件中心成立于2002年,几年来,现行文件中心在推进政务公开、维护群众利益、促进和谐社会建设等方面发挥了重要作用。
为进一步推进政务信息公开建设,切实解决社会各界和人民群众查阅“红头文件”难的问题,今年,县委办、县府办出台了《关于进一步做好现行文件报送利用工作的意见》,建立了现行文件资料上网公开审查制度、按月报送制度和每季通报制度等一系列规章制度。
在县委、县政府的高度重视和各有关部门的大力支持下,上半年现行文件中心已收集82个党政机关以及具有行政管理职能的事业单位制发的现行非涉密文件765份,以及部分政策法规资料汇编,主要涉及计划、经贸、财税、工商、城建、房管、城管、交通、民政、公安、教育、科技、卫生、人事、计生、文化、药监、劳动和社会保障、农业、林业等与人民群众生产生活密切相关的内容。
对收集到的现行文件资料,县现行文件中心进行了整理、编目和全文处理,424份现行文件和资料已在新昌档案信息网上公开,并与县农村党员干部现代远程教育网相链接,供社会各界查阅。
(新昌县档案局)
简讯二则
★瑞安市社会保障档案信息化建设取得初步成效。
据统计,瑞安市劳动和社会保障局已将2004年之前的档案2017卷和2005以后的档案30210件全部输入计算机,共约70550条,达到了文件级检索,查找方便快捷,大大提高了工作效率。
(瑞安市档案局)
★最近,浙江省委办公厅、浙江省人民政府对全省延长山林承包期工作进行表彰通报,武义县档案局被省委、省政府授予“全省延长山林承包期工作先进集体”荣誉称号,成为全省受表彰的30个先进集体之一。
(武义县档案局)
发:
各市、县(市、区)档案局
送:
省委常委、秘书长李强,副省长陈加元,省委办公厅、省政府办公厅,国家档案局办公室、档案馆室业务指导司、经济科技业务指导司
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