技术文件资料管理制度.docx
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技术文件资料管理制度.docx
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技术文件资料管理制度
技术资料管理制度
1、目的
为了对基础技术文件、记录和资料进行控制,使所有部门及工班都能及时得到有效版本,防止使用作废文件,确保提供符合规定要求和管理体系有效运行的客观证据,特制定本制度。
2、适用范围
本程序适用于万宁制梁场有关基础技术文件、记录和资料的管理。
3、职责
3.1技术部是本制度的主管部门,负责有关基础技术文件、记录和资料的管理,并对本制度的实施进行指导、监督、检查。
3.2技术部文件管理人员,负责分公司有关基础技术文件、记录和资料的收发、登记、标识、传递、保管,负责分公司运行文件、记录和资料管理,保证所有有关场所使用有效文件。
3.3安质部负责工程质量、记录和资料的管理。
4、工作程序
4.1文件资料分类
本制度所覆盖的文件资料是指技术文件、记录和资料。
一般分为以下三种:
4.1.1梁场内部文件和资料:
由梁场制定的在内部使用的文件资料,如企业的内控标准、工艺文件、档案及各种记录等。
4.1.2外来文件和资料:
国家、行业发布的与产品质量有关的各种质量检测标准,技术标准、规范、标准图、通用图,施工图、变更设计文件等。
4.2文件的登记、发放、回收、处理
4.2.1文件登记:
各部门按《收/发文件登记簿》的内容逐项登记,并建立部门的《有效文件清单》。
4.2.2文件发放:
图纸、工艺文件、试验方法技术部负责发放。
并严格按批准的文件发放范围进行,确保各种场所都能得到文件的有效版本。
4.2.3文件回收:
需要收回的文件,由文件管理员根据发放清单自下而上逐级回收,并留下回收记录。
4.2.4文件处理:
所有被替代或作废的文件由文件管理员按《文件收/发文登记薄》的记载收回并记录。
作废文件单独存放。
由文件管理人员填写《文件销毁清单》,由总工程师批准后统一销毁。
需作保留的作废文件,由留用部门负责填写《文件留用申请单》,经部门领导批准后,由管理人员加盖“保留资料”和“作废留用”印章后方可留用。
4.3文件拟制、审核及批准发布
4.3.1《工艺细则》由技术部组织起草制定,由梁场总工程师审核,经理批准发布。
4.3.2施工图纸、《内控标准》、《作业指导书》、技术要求等由技术部组织起草制定,由梁场总工程师审核,并组织实施。
4.3.3设备、工装、计量档案由物资设备部负责整理;箱梁产品档案由安质部负责整理,交技术部资料管理员统一保管。
4.3.4试验方法等由试验室负责管理。
4.3.4外来文件的评审、发放:
所有与技术有关的外来文件,由资料管理员负责签收、登记,报总工程师批阅后,根据文件的类别、性质等转发给有关部门执行,由技术部及总工进行识别和评审其适用性。
4.4文件和资料的更改
4.4.1技术文件和资料的更改只需换发新文件,同时原作废文件在相关部门接到新文件后要各自销毁,并保存销毁记录。
技术文件需局部更改,可直接在原文件上更改,并将更改内容及时传递相关部门。
4.4.2国家和行业发布的规范、标准、办法,按原主管部门发布的通知,由各部门确认后形成外来文件清单下发各部门,并以清单作为依据,由转发部门发出更改通知。
4.4.3在原文件作局部文字或数据修改时,应将被修改文字或数据划去,并在适当位置标明修改内容,修改人及时间,不允许用修改液对正式文件进行修改。
4.5文件的复制与管理
4.5.1因工作需要复制文件时,应征得原拟制发文单位同意后方可复制,文件资料管理人员进行核实,登记发放。
标准图纸、技术文件资料复制,由总工程师批准后,复制并办理登记手续。
4.5.2持有标识文件者因工作岗位变动时,按如下方式管理:
a.在梁场内部调动,其性质相同的岗位,保留原使用文件;资料员做好转移记录;
b.调出梁场或与现岗位无关的岗位,文件资料员负责收回,并上交梁场原发放部门。
4.5.3文件资料管理人员因工作调动,应办理文件交接手续,部门负责人应监督此项工作的实施。
4.6记录填写要求
4.6.1记录形式可采用文件、表格、录像、报告、电子媒体、磁带、磁盘、胶片、照片、会议记录、协议等。
(电子记录只针对形成书面的记录或软盘)
4.6.2所有记录应当及时、真实、完整地填写,字迹清晰,文字简洁明了,签字盖章齐备,日期准确,内容符合实际。
4.6.3记录一般用碳素笔或钢笔填写,除有特殊规定外,记录不得使用铅笔填写,不得涂改,有误需要涂改时要有执行者的签字盖章。
4.6.4施工过程中文件、记录和资料的收集、整理与施工进展同步进行积累,竣工文件的整理与工程竣工阶段同步进行,竣工文件交接与竣工验收同步,整理的份数按施工合同或顾客及相关方要求确定。
4.7文件、记录和资料的保管
4.7.1文件、记录和资料应指派专人负责保管,并分项目、分类别收集在文件夹(盒)中,放入文件柜妥善保存,以防文件、记录和资料收集不齐全或损坏丢失。
文件、记录和资料管理人员在离开工作岗位时,应办理文件、记录和资料移交手续,以保持文件的清晰。
4.7.2一般性记录按发生、发展的时间顺序分类整理归档,自行保管。
记录的保存期一般存三年,工程记录按有关规定执行,具体记录保存期在记录清单中予以规定。
各部门应有记录清单。
4.8文件、记录资料管理及归档
4.8.1需要归档的文件,由分公司按档案管理规定和《中铁二十五局集团有限公司档案管理工作实施细则》进行分类、编目、归档。
4.8.2竣工文件管理,采取“一座桥立一档”的管理方式。
4.8.3各部门每年登记的《有效文件清单》交技术部汇总后进行发布,技术部对文件使用情况进行检查,并做好记录。
4.9文件和资料的借阅
内部人员因工作需要临时借阅归档文件时,借阅人员应填写《档案借阅登记表》,经部门负责人审批;外单位人员借阅档案时必须经主管领导审批。
借阅人员要爱护文件资料,不得随意涂改、作标记和损坏丢失。
档案管理人员应在《档案借阅登记表》上作好记录。
5、基础技术资料管理流程图
6、记录
下列文件执行GB/T19001—2000、GB/T24001—2004、GB/T28001—2001标准要求所产生的“记录”,以提供符合要求和质量/环境/职业健康安全管理体系有效运行的证据。
6.1《收文登记簿》SCB01-02
6.2《发文登记簿》SCB01-03
6.3《有效文件清单》SCB01-04
6.4《文件领用申请单》SCB01-05
6.5《文件更改申请单》SCB01-06
6.6《文件更改通知单》SCB01-07
6.7《档案借阅登记表》SCB01-10
6.8《文件和资料复制审批表》SCB01-11
6.9《文件留用申请单》SCB01-12
有效文件清单
单位:
SCB01-04
序号
文件名称
文件编号
发文范围
备注
编制人:
编制日期:
年月日
文件领用申请单
领用单位:
编号:
SCB01-05
文件名称
文件编号
原因与理由:
申请部门领导签字:
年月日
主管领导或质量检查部门意见:
签字:
年月日
文件管理部门意见:
签字:
年月日
领取人签字:
年月日
备注
1、遗失、破损文件的分发号:
2、补发文件的分发号:
文件更改申请单
编号:
SCB01-06
更改文件名称
文件编号
申请更改部门
更改理由:
申请人:
年月日
更改前内容
更改后的内容(可另附页)
更改人:
年月日
更改审查意见:
审查人:
年月日
批准:
批准人:
年月日
文件更改通知单
编号:
SCB01-07
被更改按名称及编号
更改章节
生效日期
更改内容
更改部门(章)
年月日
批准人
年月日
档案借阅登记表
编号:
SCB01-10
单位
借卷人
审批人
借阅
日期
电话
内
容
及
卷
号
共卷
用
途
借阅期限
归还日期
归还卷数
收卷人签字
文件和资料复制审批表
编号:
SCB01-11
文件名称
文件编号
复制单位
复制份数
受控状态
是、否
复制单位理由:
申请人:
年月日
原文件制发单位领导意见:
签字:
年月日
文件管理部门意见:
签字:
年月日
分管领导批准:
签字:
年月日
文件留用申请单
编号:
SCB01-12
文件名称
文件编号和分发号
申请留用部门
理由:
申请人:
年月日
文件管理部门领导审核:
签字:
年月日
主管领导批准:
签字:
年月日
留用人签字:
签字:
年月日
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