会计信息系统期末考试缩印.docx
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会计信息系统期末考试缩印
1、2对信息的再认识
(数据)计算机:
反应客观事物的性质、形态、结构和特征的符号,并能对客观事物的属性进行描述。
(信息)信息:
经过加工的具有一定意义的、对决策有价值的数据。
(知识)以各种方式将一个或多个信息关联在一起的信息结构,是对客观世界规律性的总结。
(会计信息系统不仅仅进行核算功能生成报表,而且要给企业提供管理决策功能。
)
信息系统:
以信息基础设施为基本运行环境,由人、信息技术设备、运行规程组成的,
以信息为处理对象,进行收集、传递、存储、加工、辅助组织进行各项决策的人机结合的系统,即基于计算机的系统。
会计信息系统:
面向价值信息的信息系统,
是从对其组织中的价值运动进行反应和监督的角度提出信息需求的信息系统,
即利用信息技术对会计信息进行采集、存储和处理完成会计核算任务,
并能提供为进行会计管理、分析、决策使用的辅助信息的系统。
1、5会计信息系统的功能结构
注意;采购和销售没有凭证生成
1、5、3企业集团会计信息系统的功能结构设计
投资型企业集团投资为目的,关心企业的业绩评价和前景预测,分权
管理型企业集团总部体现管理,成员单位体现经营,所以只将业务核算从集团中删去
产业型投资集团对内的产销一体化要求企业集团与集团单位涵盖所有的系统,高度集权
3、1账务处理概述数据采集:
1、数据采集:
(1)获取/支付流程的数据采购、现有存货
(2)转换流程的数据原材料加工成产品花费的成本
(3)销售/收款流程的数据销售业务核算
2、数据加工与存储:
编制记账凭证、审核记账凭证,
并将结果保存在各类账簿中。
保存在记账凭证文件和汇总文件里面。
3、报告信息:
以账簿、记账凭证为依据编制内外报表。
银行对账IT环境(结算方式、票号、金额)(日期、结算方式、票号)
3、2、4IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同
1、数据处理的起点与终点不同
手工环境:
起点为原始会计凭证;终点为会计人员编制会计报表。
IT环境:
起点为一般为记账凭证、原始凭证外部实体(固定资产中先登
记固定资产卡片再自动生成凭证)、机制凭证(自定义结转);终点:
自动输出账簿和固定报表
2、数据处理方式不同(手工环境:
会计人员按照会计核算组织程序登记账簿;I
T环境:
会计人员没有核算组织程序大部分工作由计算机完成)
3、数据存储方式不同(手工环境:
数据存储在凭证、日记账、总账、明细账等纸张中;I
T环境:
数据存储在凭证文件、汇总文件等数据文件中,需要时输出。
)
4、对账的方式不同(手工环境:
总账、日记账、明细账平行登记,需要定期对账;
IT环境:
总账、日记账、明细账同时产生,对账就显得没必要了)
5、会计资料的查询和统计方式不同(手工环境:
查询起来付出很多的劳动;IT环境:
通过关键字搜索)
3.3总账子系统总体结构设计
1.会计科目编码体系的设计
(1)定长定位(优点:
各级长度固定且简单程序上容易实现。
缺点:
扩展性不强。
)
(2)不定长方式:
一级会计科目编码确定,不超过总长度
(优点:
扩展性好。
缺点:
由于不安定长设计科目,无法判断科目编码的唯一直接上级科目编码。
)
(3)立体科目(将科目属性设置成个人核算、单位核算、项目核算等,为细化核算和管理提供支持。
)
2.总账子系统主要数据文件设计
2.1、科目文件
反映企业的科目体系结构和所有科目及其属性,并为编制凭证、记账、账簿和报表查询提供支持。
科目文件的组织方式:
需要根据科目编码建立索引文件,以“科目编码”为索引关键字。
2.2汇总文件
记账时将汇总结果存入汇总文件;输出账簿时,从汇总文件中提取数据进行加工生成账簿;
编制报表时,从汇总文件中提取数据生成所需的结果。
2.3临时凭证文件的设计
临时存储未记账的所有凭证,记录在一定时间内所发生的各项经济业务的文件。
临时凭证文件的组织方式。
按照经济业务发生的时间顺序产生的,为顺序文件.
(2)科目文件的结构设计方案一(P95)
序号
字段名称
说明
1
科目编码
如10011002
2
科目名称
如现金、银行存款
3
科目类型
如资产、负债
4
余额方向
如借/贷
科目文件的结构设计方案二(P95)
序号
字段名称
说明
1
科目编码
如1001、1002
2
科目名称
如现金、银行存款
3
科目类型
如资产、负债
4
科目级别
说明科目的级次
5
上级科目
表明上级科目编码
6
是否末级科目
“T”为末级科目“F”为非末级科目
7
余额方向
如借/贷
科目文件的结构设计方案三(P96)
序号
字段名称
说明
1
科目编码
如1001、1002
2
科目名称
如现金、银行存款
3
科目类型
如资产、负债
4
科目级别
说明科目的级次
5
上级科目
表明上级科目编码
6
是否末级科目
“T”为末级科目“F”为非末级科目
7
辅助核算
部门核算、项目核算
8
余额方向
如借/贷
3、辅助核算和管理数据的输入
(1)辅助核算为“外币”。
(2)辅助核算为“数量”。
(3)辅助核算为“单位往来”。
(4)辅助核算为“部门核算”。
(期间费用)(
5)辅助核算为“个人往来”。
(6)辅助核算为“项目核算”。
(生产成本和在建工程))
3、5、3凭证录入模块中的其他功能——凭证修改
(1)错误凭证的“无痕迹”修改。
不留下任何修改线索和痕迹。
一凭证输入后,还未审核或审核未通过的凭证;二是尽管已通过审核但还未记账的凭证。
(2)错误凭证的“有痕迹”的修改。
即留下曾经修改的线索和痕迹。
已经记账的凭证要用“红字冲销法”,在录入一张“蓝字”凭证进行补充。
3、5、4凭证审核与记账
1、凭证审核
(1)凭证审核的目的和功能。
一是发现在凭证输入过程中的错误;
二是为记账提供一个标记。
只有经过审核的凭证的才能记账。
(2)凭证审核的方法
1)静态屏幕审核法。
将凭证显示在屏幕上,审核人员通过目测的方式对凭证进行审核。
(时间短、效率低)。
2)二次输入校验法。
将同一张凭证输入两次,通过计算机比较两次输入的凭证完成审核工作。
(时间长,效率高)。
3)审核人和制单人不是同一个人;凭证一经审核就不能修改和删除,只有取消审核后才可以。
2、凭证的类型:
手工、机制、派生。
案例分析题
某研究院是石油天然气总公司最大的综合性科研单位之一,拥有40多个处、所、公司,研究的课题数量大。
在传统核算方式下,科目设置方法如下:
一级科目为“在研课题费用”;二级科目分为“横向”“纵向”;三级科目为各处、所名称;四级科目为课题号;五级科目则是劳务费、原材料费、差旅费、设备购置费、专用业务费、院所管理费、研究室管理费等12个栏目,而五级科目的重复率很高。
如果将这种科目设置方式搬到计算机上,则课题越多,科目余额庞大,该单位仅“在研课题”科目下属的明细科目记录已达2500多个。
这样在计算机上填制有关课题的凭证速度就非常慢,同时,也不利于各明细费用的横向统计。
为了更好地核算每个项目,该研究院采用了用友软件公司的项目管理模块,使用项目核算和管理可以核算项目的成本费用和收入情况,它以项目为中心进行核算管理。
这样不但便于操作,而且速度快,帐表可任意选择格式,并且可以得到各种项目统计分析表,使得课题的收入与支出一目了然。
要求:
1.列出传统会计科目体系,然后将项目从科目体系中剥离出来,重新建立新的会计科目体系。
(在研的横向课题有9401课题,9402课题)
2.根据所学知识,结合具体软件的学习体会,设计出项目核算和管理的具体步骤。
注意;售后租回的不确认收入。
4.1销售预收款业务流程图(下图不是IT环境下的图)图中所示的部门包括:
信用审核、销售、发运、仓储、开单、财会)
客户档案(信用)、存货档案(价格)日常业务核算包括(报价单、销售合同、销售发票)
IT环境下的流程图
4、3数据文件设计1、客户档案文件
可拆分为两个文件。
一个保存报价单的固定信息,如客户代码、名称、行业类型、税号,
另外保存报价单的变动信息如信用条件、付款条件、欠款状况。
(1)客户进本信息。
日常业务处理中,销售合同、销售发票、出库单、收款单等单据需要频繁使用客户基本信息。
(2)信用条件。
动态反应客户信用程度和偿债能力,对销售合同、销售发票实施信用控制。
(3)付款条件。
最长信用期间构成,有利于应收款项的催收。
(4)欠款状况。
动态反应客户的欠款和收款情况,快速了解客户的欠款状况。
(5)组织方式:
以“客户编码”为索引关键字的索引文件
2、销售报价单文件
记录企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等信息。
销售报价单拆分成两个文件:
一个文件用于保存报价单的固定信息如报价单号、
销售方式、客户代码、付款条件、部门代码;另一个文件用于保存报价单的变动信息如报价单号、
商品号码、税率、数量、报价、金额。
以“报价单号”为索引关键字的索引文件。
3、销售合同
关于货物的明细内容,是反映由购销双方确认的客户订货需求的单据。
将销售合同拆成两个文件:
一个文件保存销售合同的固定信息;
另一个文件用于保存销售订单的变动信息。
组织方式:
固定信息文件以“合同编号”为索引关键字的索引文件;
变动信息文件以“合同编号”+“产品代码”为索引关键字的索引文件
4、销售发票文件
确认销售收入、应缴销售税金、应收账款的依据,包括增值税专用发票和普通发票。
是销售和收款子系统最重要的原始数据来源。
组织方式:
固定文件是以“发票号”为关键字建立的索引文件;
变动信息文件是以“发票号”+“产品代码”作为关键字建立的索引文件。
5、销售文件
根据销售发票文件记账生产的数据文件,用来存储每笔销售业务的详细数据。
保存产品某月的销售情况。
组织方式:
以“产品代码”为关键字的索引文件。
字段中包含:
销售收入累计、销售成本累计、销售费用累计、销售税金累计、销售利润累计
6、应收、预收账款文件
由销售发票文件记账以及销售发票文件与收款单文件核销后生成,是生成应收账款对账单的重要数据来源。
7、收款单文件
用于存储收款单信息,记录企业收到的客户款项,每张收款凭证为一个记录,
以提供生成应收账款明细账所需的收款信息。
注意;凭证不能同一个人(制单、审核)
单据;信用(客户档案)、价格(存货档案)
4、3、3销售与收款子系统的总体结构设计
1、基础设置
建立各类档案、各种初始设置及初始余额等数据的录入
2、销售与收款日常业务处理
单据的审核与记账;往来核销;坏账处理
3、转账
主要实现将销售与收款业务信息转换为会计信息,并传递给总账子系统。
两个部分:
定义凭证模板(定义凭证科目、借贷方金额及辅助核算信息)和生成记账凭证
4、销售核算和结账
汇总销售收入、结转销售成本、结转销售税金、计算销售利润以及月底结账。
5、统计和分析输出
按不同统计条件,分地区、部门人员、产品品种等,对一段时间内的销售与收款业务进行汇总。
6、系统维护
数据备份、数据恢复、系统帮助、权限设置、系统修复等
实习、
(2)一般销售业务:
商业折扣
12月10日,销售四部,向北京世纪学校出售“管理革命”光盘,共计1000张,
单位售价为98元。
由配套用品库发货。
给与9折的折扣。
同时开具普通发票一张,发票号为48701,款未收。
5、采购与付款核算与管理
5、1采购与付款循环的核算与管理需求分析
1采购与付款业务流程分析
1、接受采购申请,编制采购计划
采购申请是物料需求部门根据主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、
销售订货或零星需求等实际情况,向主管管部门提出购货申请,
采购部门进行综合分析,编制采购计划。
2、订购业务处理过程
采购人员接到经审核的采购申请单后,应以“采购订购单”向厂商订购,
并以电话或传真确定交货日期,同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
采购订单是采购业务流程中的起点,在采购管理系统中处于核心地位,用以确认采购活动的标志。
3、物料到达后,填写收料通知单
收料通知单是采购部门在物料到达企业后,登记由谁验收、由那个仓库入库等情况详细单据,
以便于对物料的跟踪与查询。
收料通知单是采购订单的重要执行单据,
它不仅要处理采购订单直接关联的执行情况,还要处理外购入库单与采购订单间接关联的执行情况,
起到承上启下的业务管理作用。
4、收料检验,实现采购入库的检验功能
收料检验通过采购管理的检验流程实现,即由收料通知单直接生产检验单,
检验员执行质检后处理检验数据,将合格数反写回收料通知单
根据合格数量生成外购入库单。
5、整理付款,获取采购发票
物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”
送采购部门,经与发票核对无误,于翌日前由主管核章后送会计部门。
会计部门与结账前办妥付款手续。
生产部门(采购申请)采购部门(采购订单)验收部门(入库)财务部门
账务处理方式
(1)结算凭证和发票等单据同时到达。
5、2请购于采购管理流程
(1)请购岗位处理请购单:
录入请购单、存货子系统自动传入、物料需求计划传入。
(2)采购订单编制岗位进行实时控制。
将采购订单与存货文件中的最高库存量和最低库存量进行比较。
(3)选择供应商:
从供应商文件和价格文件中提取数据,系统根据请购单请求自动对供应商进行排名。
(4)编制订购单:
根据请购单,从供应商排名文件中获取排名结果,确定供应数量。
(5)采购订单审核岗位审核订单。
编制人员、审核人员和发出人员职责分离。
(6)将订单发送给供应商。
5、2、5存货验收流程
(1)检验岗位的人员从采购订单中获取信息,并与实物进行核对
(2)将合格的存货数量存入采购订单文中,系统自动生成入库单
注意;供应商评价指标体系:
交货指标、服务指标、价格指标、质量指标
生成供应商排名:
获取供应商的评价值;打分;计算总值;排名文件
5、2、6发票管理流程
(1)发票处理:
根据收到的供应商的发票编制发票所需的基本信息;
录入发票中的关键要素包括采购金额和数量;形成临时采购发票文件
(2)将临时采购发票文件与采购订单文件进行核对:
针对合同金额和数量进行核对
(3)形成采购发票文件。
(4)采购结算:
根据采购发票文件和入库单信息形成采购成本,
自动生成凭证传到总账子系统保存在临时凭证文件中
采购结算:
采购报账,将采购发票和入库单到财务部门,由财会人员确认采购成本。
分为:
自动采购结算和手工采购结算。
发票单价>入库单中单价:
如果认为原因合理,审核人员发出“审核通过”命令,
系统自动根据该张入库单生成一张红字入库单,并根据采购发票结算处存货成本,
生成一张蓝字入库单,传入存货子系统,并在采购单据上做采购结算标志,生成采购结算表,
并将其转换成记账凭证,传递到总账子系统。
5、2、7应付与付款流程
(1)应付账款的管理:
应付期限已到、质检合格、入库的采购订单
(2)请购单、入库单、采购发票进行复查
(3)复查通过后,自动生成付款准备通知书,存入付款准备通知书文件中
(4)出纳根据付款准备通知书文件获取信息,付款
(5)根据付款通知书生成付款单,生成凭证传到总账子系统保存在临时凭证文件中
采购与付款子系统的总体结构设计
5、3、1编码设计1、业务单据编号
(1)采购申请单编号:
SQ+年+顺序号
2007年第10张采购申请单的编号为:
SQ200710
(2)采购订单编号:
DD+年+顺序号
(3)收料通知单编号:
SLTZ+年+顺序号
(4)检验单编号:
JYD+年+顺序号
(5)采购发票编号:
专用发票编号ZFP+年+顺序号;
普通发票编号为PFP+年+顺序号;费用发票的编号FFP+年+顺序号
5、3、2数据库文件设计1、业务单据的数据分析
(1)采购申请单
需要填写申请单号、日期、使用部门、销售订单号、备注、申请人、
审批人、审批日期、制单、物料代码、物料名称、规格型号、提前期、
单位、数量、到货日、用途、供应商、建议采购日期等数据项。
(2)采购订单文件
用于存储企业确认的各种采购订单的数据文件,是整个流程的核心文件。
采购订单的数据项,同样一部分是用于描述针对该业务处理过程共性数据,
如单据编码、单据日期等;一部分是用来描述不同物料的基本数据,如每种物料的数量、价格等数据。
(3)收料通知单。
反映采购订单的执行情况。
收料单编号、日期、供应商、采购订单号、购货发票号、
采购方式、收料仓库、币别、汇率、业务员、主管、部门、审核、制单、收料单编号、
物料代码、物料名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、备注
(4)检验单。
检验类型分为外购入库检验和自制产品入库检验。
如果检验类型是外购入库,
检验单与收料通知单号关联;若检验类型是自制品入库,则应与生产任务单号、工
艺路线关联。
共同信息:
检验方式、检验结果、送验员、检验员;个性信息:
目标值
规格上限、规格下限、检验结果、合格数、报废数、不合格原因
6.1.3存货核算与管理的特点
1.数据存储量大。
存货的种类多,又有不同型号,既要核算价值又要核算数量。
2.数据变化频繁。
大量的存货入库和存货出库3.核算内容广泛
4.核算方法复杂。
入库存货实际成本和计划成本法以及售价法,
出库存货成本有先进先出法、后进先出法、加权平均法、移动加权平均法、个别计价法等。
5.与其他子系统有较多的数据传递关系。
存货系统与MRP系统,与采购系统、销售系统、总账子系统。
6.管理要求高。
存货数量过多会占用资金,过少影响企业生产
注意下图;明细账:
材料人员登帐。
总账:
财务人员库存数量张;仓库
3存货子系统的总体结构设计
6、3、1存货子系统数据编码设计
1、业务单据编号外购入库单编号规则:
WIN+年+顺序号自
制产品入库单编号规则:
ZIN+年+顺序号委外加工入库单编号:
WPIN+年+顺序号
其它入库单编号规则:
QTIN+年+顺序号生产领料单编号规则:
SCOUT+年+顺序号
其它出库单编号规则:
QTOUT+年+顺序号销售出库单编号规则:
XSOUT+年+顺序号
委外加工出库单编号规则:
WPOUT+年+顺序号仓库调拨单编号规则:
CKDB+年+顺序号
仓库调整单编号规则:
CKTZ+年+顺序号,顺序文件包括:
记账凭证、出库单、入库单。
其他文件都是索引文件。
6、3、2数据库文件设计
1、各类入库单的数据分析
(1)存货档案文件:
存货基本信息;存货成本信息;存货控制信息;
存货其他信息。
以存货编码为索引关键字的索引文件。
(2)存货结存文件:
用来存放所有存货的收、发、结存数据,
为存货总账、明细账以及各种存货分析提供信息。
以存货编码为索引关键字的索引文件。
(3)入库单文件:
入库单文件分为临时入库单文件和入库单文件。
临时入库单文件用于存放采购子系统传入的入库数据或通过入库单录入模块输入的入库单。
临时入库单文件的数据经过测验后,正确无误的入库单转储到入库单文件。
按日期建立的顺序文件。
基本不变数据文件:
保存固定不变的数据和在较长时间内很少变动的数据,
如参加工作时间、职工代码、姓名、基本工资等,系统可长期使用,
只有在人员调出、调入、内部调动或调资时更新此文件。
变动数据文件:
保存每月都可能发生变动的数据,如病假时间,
某种不固定的津贴和代扣款项,在月初初始化后每月输入。
6
7.1.2工资核算与管理业务流程分析
2.主要数据文件设计
(1)工资计算文件。
工资主文件是工资系统的核心文件,其他文件的数据都由此文件产生。
此文件按部门代码和职员代码建立的索引关键字文件。
(2)工资费用汇总文件。
工资费用汇总文件用来存放按各级工资发放单位汇总的工资数据。
一个部门一条记录
(3)工资费用分配文件。
按工资费用的用途对工资费用进行分配,
按照部门和工作类别进行分配,形成工资费用分配文件。
7.1.4工资系统功能结构设计
1.初始化模块设计
(1)库结构设置:
数据库文件的维护功能(工资项目的增加、删除、修改、插入)的维护功能;
同时完成对工资项目计算公式的定义功能
工资项目及其公式:
交通补贴公式:
iff(人员类别=“管理人员”,800,500)
住房公积金公式:
(基本工资+奖励工资+交通补贴)*0.08
计税基数公式:
基本工资+奖励工资+交通补贴—住房公积金
(2)部门设置。
(3)工资费用分配项目设置
2.人员变动模块设计
(1)人员变动:
包括职工调入、调出和职工在本企业内部的岗位调动。
调入时在职员档案中增加一条基本不变数据记录;调出时在职员档案中删除一条基本不变数据记录;
内部调动时,要修改该职工的部门代码。
(2)基本工资变动:
对基本不变数据做零星修改,比如将某职工基本工资上调150元。
(3)固定津贴统一调整:
对基本数据的成批替换修改。
当工资上调时就会用到此模块
3.数据录入模块
(1)输入变动数据:
第一种方式:
采用人工的办法将各部门的原始变动数据按每个职工分别汇集。
第二种方式:
按项目输入,有系统按职工代码自动合并。
(2)修改变动数据:
变动数据输入有误时,可采用此模块进行修改,
修改方式有全部修改、批量修改、个别修改。
(3)审核数据
4.工资处理模块设计:
工资计算、工资汇总、工资分配
7.3.1数据编码及数据文件设计
(1)工资计算文件。
工资主文件是工资系统的核心文件,其他文件的数据都由此文件产生。
此文件按部门代码和职员代码建立的索引关键字文件。
(2)工资费用汇总文件。
工资费用汇总文件用来存放按各级工资发放单位汇总的工资数据。
一个部门一条记录。
(3)工资费用分配文件。
按工资费用的用途对工资费用进行分配,
按照部门和工作类别进行分配,形成工资费用分配文件。
(4)工资项目计算数据库文件。
用来存放工资项目的计算公式。
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