办公室5S推行组织计划.docx
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办公室5S推行组织计划
关于办公室开展5S推行计划方案
一、目的:
通过5S活动的有效开展办公室办公环境,提升办公室人员的工作效率,.改善办公场所的环境,提高办公人员的整体素质,能够有效提高办事效率,提升部门的整体形象。
二、适用范围:
本推行方案适用于本部门办公人员。
三、行业术语:
1.5S的起源
5S起源于日本,指的是在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理,是日式企业独特的一种管理方法。
2.5S的含义
5S指的是日文SEIRI(整理)、SEITON(整顿)、SEISO(清扫),SEIKETSU(清洁)、SHITSUKE(修养)这五个单词,因为五个单词前面发音都是“S”,所以统称为“5S”。
其中:
·整理:
区分必需品和非必需品,现场不放置非必需品;
·整顿:
将寻找必需品的时间减少为零;
·清扫:
将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态;
·清洁:
将整理、整顿、清洁进行到底,并且制度化;
·修养:
对于公司管理制度事项,大家都要遵守执行。
四、办公室5S要求:
(一)、整理
1、每月考勤文件和日常所有文件(包括电子文档),把文件分为必要(有效)和不要(无效)的。
必要员工资料和工资考勤保存在文件柜归档,不要的全部销毁。
2、每月日常考勤和请教单记录,审批后的有效表单、记录统一保存文件夹并归档。
3、本部门所辖区域的设备、物品、空间,并区分“要”和“不要”,并分类如下
(1)、设备:
电脑、打印机、电话、传真机、文具和书籍等。
(2)、物品:
公共办公用品、个人用品和装饰品。
(3)、空间:
柜架、桌椅、抽屉和储物柜等。
4、“不要”物品经各部门主管判定后,集中处理。
(二)、整顿
1、文件资料的管理整顿
(1)、档案管理依据《公司文件档案管理制度》执行。
(2)、将文件按待处理、处理中和已处理分类放置。
(3)、机密类文件根据应用情况分为每日必用、常用和常不用3种,常不用的机密类文件尽快处置。
(4)、电子文档资料分类必须条理清晰,需要永久或长期保存的,应打印成纸制文件并同时将电子文档存储到电脑硬盘或U盘进行妥善保存。
2、办公室的整顿
(1)、办公室桌面除文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品。
(2)、电脑:
桌面呈45度角贴墙放置,竖式主机置桌面下。
(3)、抽屉:
所有物品分类放置,办公用品放上层,个人用品放下层。
(4)、桌椅:
桌面物品摆放整齐有序,桌面清洁、干净,椅子摆放整齐。
(5)、垃圾筒:
置于桌后或办公桌右下角。
(6)、公司报刊:
放置在报架上,或阅完后放入办公桌内。
(三)、清扫
1、办公区域(如通道、地面)不需清扫,由专门的保洁人员负责。
2、清扫的对象主要是个人办公区域,具体清扫基准如下:
清扫对象
清扫要求
周期
清扫时间
个人区域
桌面干净、整洁,桌洞内无垃圾、杂物
每天一次
每天下班后
办公设备
电脑主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢
每周一次
每周五下班后
文件资料
桌面、电脑中无失效文件;超过保管期限的及时销毁;保管期限内的在文件资料柜归档;无破旧的卡片、册子、档案、报刊等
每月一次
每月最后一天
(四)、清洁
1、彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。
2、利用本部门推行小组巡查,提高办公区域5S活动意识。
(五)、素养
1、遵守《公司员工手册》有关规定。
2、遵守《公司员工日常行为管理规定》。
(六)、安全
1、正确使用办公室各种电器设备。
2、定期检查办公区域各种电源、线路的安全状况。
3、保持安全通道、出口的畅通。
(七)、节约
1、最大限度地利用各种办公用品。
2、设置各类办公用品分类回收箱。
3、对不能再使用的办公设备进行相关回收处理。
五、办公室5S推行小组成员组织结构和职责如下:
办公室5S推行小组成员职责:
1、组长的职责:
总体把握5S推行小组的工作方向,监督检查本部门5S活动效果。
批准5S推行计划书、评价5S推行、改善成果、在办公区域5S活动推行中拥有最高裁决权。
2、副组长的职责:
决定5S活动重点、活动时间,负责活动推行项目提案,改善办公区域工作环境。
准备小组会议召开工作,组织部门5S稽查员对本部门检查、统计和评估5S活动效果、并上报组长。
定期做推行情况报告,协助办公区域5S推行小组组长处理事务,同时,组长不在时,代行其职责。
3、5S稽查员的职责:
对办公区域成员进行5S检查和监督,对5S检查结果公布到办公区域人员。
上报给副组长办公区域5S推行情况,跟进推行小组会议决定事项。
4、组员的职责:
参与本部门开展5S活动方案,具体落实实施部门推行工作,执行上级的各种工作指示,参与5S活动的评比、评价、确定开展5S活动效果。
六、办公室5S实施标准要求:
1、桌面:
物品方面,将公司用品和个人用品区分开来;公司用品放在明显处,私人物品放在不明显处;企业用品放在抽屉的上层,私人物品放在抽屉的下层;办公桌椅应设置姓名标牌。
2、文件柜:
A.文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门、以及责任人等;
B.柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图;
C.文件柜内分层分类,用分隔线和标签区分。
3、文件资料:
将所有文件资料有效分类,运用形迹管理的方法使文件能够马上被拿取,如下图示为经过分类整理后的文件资料放置图例:
4、抽屉:
A.清除不用或不用物品,留下必需品;
B.所有物品应分类,并进行标识;
C.办公用品放置在上层,个人用品放置在下层。
5、墙壁不随意张贴纸张:
使用使用胶水、胶纸将纸张贴在墙上时,一旦揭除会留下难看的斑迹,从而影响办公室整体形象。
6、办公室标识管理:
6.1、办公桌区域标识
根据办公人员的数量,将办公桌划分为不同员工的作业区域,其标识的内容包括以下3个部分。
1)区域名称;
2)区域所属人姓名;
3)区域人职务。
6.2、区域物品放置标识
各区域所属人根据本人办公用品以及其他物品的多少,标识不同物品的放置位置。
有时,并不用具体地标识出物品放置位置,也可以将所有办公桌上的物品整齐放置到所属区域,如下图所示。
6.3、文件夹标识管理
文件夹外部标识主要是指侧面标识和正面标识。
其中,侧面标识主要包括以下5个要素。
1)文件夹编号;
2)文件夹名称;
3)文件夹内文件内容简述;
4)文件夹管理部门;
5)文件夹管理责任人。
文件夹标识的注意事项:
1)无论文件的厚薄,文件夹标识的长度、宽度都应保持一致;
2)若将文件夹放入文件盒内,文件盒也应有相应的标识;
3)在文件夹侧面加上斜线或三角形,以形成目视管理标准;
4)统一文件夹标识的规格和字体。
5)如下图所示:
七、办公室5S活动检查表:
办公室5S活动检查表
活动
检查内容
配分
得分
问题点描述
整理
桌面及抽屉内均无多余物品,且摆放整齐
4
有无档案规定,并保存归档
3
办公区域是否有不用或不急用的物品、工具
4
办公区域是否有明确的区域标识,且标识清楚
4
小计
15分
整顿
定位明确,使用目视管理,任何人可随时使用
4
文件柜、办公用品是否有管理责任人
3
购置品和各部门快递包裹有无规定放置处
4
文件等是否实施定位化(颜色、斜线)管理
4
小计
15分
清扫
地面、桌面是否杂乱
3
电脑和办公设备线路是否杂乱
3
个人区域墙壁、地面是否保持干净
3
办公区域文件、工具、办公用品是否有灰尘
2
办公区域死角是否有灰尘
4
小计
15分
清洁
办公设备是否保持干净
3
抽屉内是否杂乱
3
私人物品有无依规定放置
3
下班时桌面上是否整齐
3
办公区域人员是按照前3S是否规范化、标准化
3
小计
15分
素养
是否遵照规定统一佩戴好厂牌
3
待人接物态度好,语言礼貌,举止文明
3
有无迟到、早退、旷工现象
3
坚持上班前开展5S活动五分钟,下班后开展5S活动五分钟
3
办公人员仪容端正、着装整洁得体
3
15分
安全
办公设备电源开关、线路是否有定期检查
5
办公区域通道是否堆放有个人物品
5
每天下班后,办公设备电源是否及时关闭
5
小计
15分
节约
报废的办公室设备是否及时回收处理
3
办公用品是否合理使用
2
过期的办公文件废纸是否及时清理
3
是否节约办公用纸、电
2
小计
10分
评语
八、办公区域5S检查考核方法:
方法
说明
定期巡查方法
每周至少巡查一次,由部门5S推行小组制定检查时间到现场巡查和督导,发现问题,及时做好记录。
不定期巡查方法
不定期到现场进行巡查和督导,随时发现5S活动推行中的问题,以便迅速采取措施解决。
1、5S推行小组检查工作的步骤:
(1)、确定时间和地点
开展巡查工作前,确定巡查的时间和地点。
(2)、开展巡查工作
到办公区域现场巡查,并多与现场人员沟通、交流,以便发现问题。
(3)、发现问题
在开展巡查工作的过程中,通过仔细观察和询问,发现5S活动推行中存在的问题。
(4)、发出改善通知
向存在问题的单位或责任区由邮件形式通知区域责任人,要求其立即改善。
(5)、跟踪监督改善
及时跟踪问题改善的进度,监督改善情况,必要时适当进行指导。
2、检查考核程序:
(1)、由5S推行小组制订计划检查时间,由于本部门涉及其他部门(秘书部、人力资源部、ISO部)可以制订分组到各区域进行5S活动检查,记录相关结果,然后在办公室根据评分标准评分。
当天下午5:
30前将有关检查记录发以邮件形式发布到每个办公人员的邮箱。
(2)、推行小组成绩后由每个月底30日于次日早晨9:
30前公布成绩。
(3)、推行小组于成绩公布当日下午2:
30召开总结会议,办公检查结果和指导问题改善。
(4)、每月3日公布上月结果并由部门经理颁发奖励激励员工积极参与5S活动
3、评比方法:
(1)、实行分组制,并选出一名区域负责人。
(2)、按照少数服从多数的原则,决定是否问题点.
4、申诉制度:
对5S活动检查评比结果,若有任何认为与实际情况不符或不合理情况,可以邮件形式或会议提出,由5S活动推行小组成员表决裁决问题决策权。
申诉人申诉前,必须核对最新检查标准,确定评比有误,并与相关检查人员协商。
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