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第3章Word2007

目录

•3.1Office2007概述

•3.2Word2007概述

•3.3Word2007文档基本操作

•3.4文本编辑操作

•3.5文档的排版

•3.6表格与对象处理

•3.7Word2007高级功能

•3.8Word2007文档的打印与输出

3.1Office2007概述

Office2007正式名称为2007MicrosoftOfficeSystem，是微软公司在Office2003的版本基础之上进行了扩展以满足现代社会日新月异的办公需求的一套完备且易用的客户端和服务器端应用程序，包括了带有微软Office商标的全部应用程序、服务器和服务，它使个人用户和企业客户可以在非常熟悉的应用界面中访问、集成和使用不同来源的各类信息，可以使用户极大地提升自己的工作效率，其功能早已远远超过了桌面系统的范畴。

3.1.1Office2007的版本

微软公司提供了Office2007企业版、Office2007专业增强版、Office2007专业版、Office2007标准版、Office2007中小企业版、Office2007家庭和学生版、Office2007基本版等7种不同应用程序套件来满足企业用户和个人用户的不同需要，这7种版本所包括的不同的程序套件的组合及其功能对比如表3.1所示。

表3.1

Office2007的版本

企业版

专业增强版

专业版

标准版

中小企业版

家庭和学生版

基本版

Word2007

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Excel2007

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PowerPoint2007

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Outlook2007

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Access2007

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配有BusinessContactManager

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Communicator2007

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Groove2007

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InfoPath2007

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OneNote2007

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Publisher2007

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3.2.1Word2007的功能与特点

•功能

微软的文字处理软件Word是一种在Windows环境下使用的字处理软件，它主要用于日常的文字处理工作，如书写编辑信函、公文、简报、报告、文稿和论文、个人简历、商业合同、Web页等，具有处理各种图、文、表格混排的复杂文件，实现类似杂志或报纸的排版效果等功能。

•特点

所见即所得、图文混排、拼写与语法检查、自动更正、不同语言间的翻译功能、强大的中文版式功能、简捷方便的表格制作和数据处理功能及内置模板等特点

•

•Word2007中发生的新变化

◦全新的界面

◦新增的浮动工具栏

◦新增了实时预览功能

◦全新文件格式

◦全新的SmartArt图形系统

◦全新的公式编辑器

全新的界面

在Office2007出现之前，几乎所有的Windows应用程序都采用了菜单和工具栏的方式调用软件提供的各种功能，而在Office2007中，几乎彻底取消了下拉菜单和工具栏，取而代之的是全新的功能区（Ribbon），即横跨Word顶部的区域，如图3.1所示。

功能区中包含选项卡，每个选项卡包含若干组，每个组中包含若干按钮。

新增的浮动工具栏

字体、字号等工具是Word中最常用的工具。

为了加强人机交互，Word2007为用户提供了更加实用的浮动工具栏。

用户只要选定文本，在屏幕上就会出现浮动工具栏，可以让用户以最快的速度、最短的鼠标移动距离来设置字体字号。

新增了实时预览功能

为了让用户在第一时间看到文稿的样子，Word2007为用户提供了实时预览功能。

不论是设置字体、字号，还是使用各种样式，或者为图片、表格设置各种格式，只要在功能区指向需要选择的格式，文档中的对象就会实时显示为这种格式，这样用户就可以非常直观地看到实际效果。

全新文件格式

在Word2007中，使用了全新的OfficeXML格式来保存文档。

XML这种通用数据格式能够通过应用程序、平台或Internet浏览器来直接读取。

新的文件格式改善了文件和数据管理、数据恢复及行业系统的互操作性，任何支持XML的应用程序都可以访问和处理采用新文件格式的数据。

此外，存储为XML的信息实质上是纯文本，这样，数据可以无障碍地通过企业防火墙，安全性问题大大减少。

新文件格式有很多优点，对于普通用户来说，主要体现在以下几个方面。

（1）可靠性：

新的文件格式以分段的形式将每个部件分别存储在文件包中，即使文件中一个组件被破坏，文件的其余组件仍可以在应用程序中打开，增强了数据恢复能力。

（2）高效性：

OfficeXML格式使用ZIP压缩技术存储文档，大大减少文件体积，相同内容的新格式文档比以往的二进制文档体积最多可减少75%。

（3）安全性：

OfficeXML格式具有开放性，因此文件更加透明，也更加安全。

用户可以放心地共享文档，因为用户可以轻松地识别和删除个人身份信息和商业敏感信息，如用户名、备注和文件路径。

默认情况下，Word2007文件格式不执行嵌入代码，因此，用户收到附加了Word2007文档的电子邮件，完全可以放心地打开它。

在Word2007中，用户文档被分为两种格式，一种是*.docx，在这种格式的文档中，用户不能保存可执行代码，如宏、ActiveX等，因此即使是宏病毒也无法破坏它，打开这类文件是非常安全的。

另一种是*.docm，如果需要使用宏或ActiveX代码，则必须使用这种格式保存文档。

与之相对应，Word2007模板也分为两类：

*.dotx和*.dotm。

全新的SmartArt图形系统

借助全新的SmartArt图形和图表功能，用户将可以在短时间内创建具有很强视觉冲击效果的文档。

Word2007为用户提供了7类100多种预置效果的SmartArt图形，用户既可以直接使用这些图形创建专业水准的插图，也可以对其进行修改，达到自己的需要。

全新的公式编辑器

在Word2007中，提供了全新的公式编辑器，其优点如下：

（1）使用更加简单：

新版本的公式编辑器作为功能区中的一个按钮形式出现，用户如需要编辑公式时，只需点击一下公式按钮即可。

公式编辑变得方便快捷。

（2）提供公式模板给用户使用：

对于常用公式，用户可以直接在公式编辑器提供的内置公式中选择。

对于用户经常使用而公式编辑器中没有提供的公式，用户只需制作一次，然后保存在系统库中作为内置公式供用户随时调用。

（3）公式样式变化多样：

根据需要，公式可以显示为专业样式，也可以显示线性样式，为用户提供了更多的选择。

3.2.2Word2007启动、退出与工作界面

•Word2007的启动

•Word2007的退出

•Word2007的工作界面

Word2007的启动

◆方法1．在Windows窗口中，单击【开始】→【所有程序】→【MicrosoftOffice2007】→【MicrosoftOfficeWord2007】。

◆方法2．双击桌面上Word2007的快捷方式图标。

◆方法3．在【我的电脑】或【资源管理器】中直接打开MicrosoftWord2007应用程序。

◆方法4．单击【开始】→【运行】，在弹出的【运行】对话框中输入“WinWord”命令，按Enter键或单击【确定】按钮即可。

◆方法5．双击打开某一个Word文档，也可以启动Word2007并显示文档内容在其窗口。

Word2007的退出

退出Word2007通常有如下方法：

◆方法1．单击Word2007窗口右上角的关闭按钮。

◆方法2．单击Office按钮，在下拉菜单中选择【退出Word】命令。

如果在该下拉菜单中选择【关闭】命令，则只是关闭当前文档窗口，而非退出Word2007应用程序。

◆方法3．按下快捷键Alt+F4。

◆方法4．双击Office按钮。

当退出Word2007时，将关闭所有的文档。

如果某些打开的文档修改后没有保存，系统将弹出类似图3.4所示的提示对话框，询问用户在退出之前是否保存这些文档的修改。

若不想保存对当前文档的修改，则单击【否】按钮，即刻退出Word2007；若用户此时不想退出Word2007，则单击【取消】按钮，将重新返回文档的编辑状态；若保存，则单击【是】按钮。

Word2007的工作界面

Word2007的工作界面中有标题栏、选项卡、功能区、标尺、状态栏和工作区等。

在操作过程中还可能出现快捷菜单等元素。

选用的视图不同，显示的屏幕元素也不同。

用户自己也可以控制某些屏幕元素的显示或隐藏。

（1）标题栏

由4部分组成：

•Office按钮。

这是Word2007中保留的唯一一个下拉菜单，它相当于老版本的【文件】菜单。

•快速访问工具栏。

用户可以在【快速访问工具栏】上放置一些最常用的命令按钮。

该工具栏中的命令按钮不会动态变换。

用户可以增加、删除【快速访问工具栏】中的命令项。

其方法是：

单击【快速访问工具栏】右边向下箭头按钮，在弹出的下拉菜单中选中或者取消相应的复选框即可，如图3.7所示。

如果选择【在功能区下方显示】选项，这时快速访问工具栏就会出现在功能区的下方，而不是上方。

•标题部分。

它显示了当前编辑的文档名称。

•窗口控制按钮，包含了【最小化】按钮、【最大化/还原】按钮和【关闭】按钮。

按Alt+空格键会打开控制菜单，通过该菜单也可以进行移动、最小化、最大化窗口和关闭程序等操作。

（2）功能区

在Word2007中，已经用功能区取代了传统的菜单和工具栏。

功能区包含选项卡、组和按钮。

选项卡位于标题栏下方，每一个选项卡都包含若干个组，组是由代表各种命令的按钮组成的集合。

Word2007的命令是以面向对象的思想进行组织的，同一组的按钮其功能是相近的。

功能区中每个按钮都是图形化的，用户可以一眼分辨它的功能。

而且，当鼠标指向功能区中的按钮时，会出现一个浮动窗口，显示该按钮的功能。

在选项卡的某些组的右下角有一个【对话框启动器】按钮，单击该按钮可弹出相应的对话框。

除了可以直接用鼠标单击功能区中的按钮来使用各种命令外，用户也可以使用键盘按键来进行操作。

用户只要按下键盘的Alt键或F10键，功能区就会出现下一步操作的按键提示。

Word2007会根据用户当前操作对象自动显示一个动态选项卡，该选项卡中的所有命令都和当前用户操作对象相关。

例如，当用户选择了文档中的一个剪贴画时，在功能区中就会自动产生一个粉色高亮显示的【图片工具】动态选项卡。

如果用户在浏览、操作文档过程中需要增大显示文档的空间，可以只显示选项卡，而不显示组和按钮。

具体操作方法是：

单击【快速访问工具栏】右边向下箭头按钮，在弹出的下拉菜单中选择【最小化功能区】命令，这时功能区中只显示选项卡名字，隐藏了组和按钮。

如想恢复组和按钮的显示，只需在下拉菜单中撤消对它的选择即可。

用户也可以通过Ctrl+F1快捷键实现功能区的最小化操作或还原功能区的正常显示。

（3）标尺

在Word2007中，默认情况标尺是隐藏的。

用户可以通过单击窗口右边框上角的【显示标尺】按钮来显示标尺。

标尺包括水平标尺和垂直标尺。

可以通过水平标尺查看文档的宽度、查看和设置段落缩进的位置、查看和设置文档的左右边距、查看和设置制表符的位置；可以通过垂直标尺设置文档上下边距。

如图3.14所示。

（4）工作区

Word2007窗口中间最大的白色区域就是工作区即文档编辑区。

在工作区，用户可以输入文字，插入图形、图片，设置和编辑格式等操作。

在工作区，无论何时，都会有插入点（一条竖线）不停闪烁，它指示下一个输入文字的位置。

在工作区另外一个很重要的符号是段落标记，它用来表示一个段落的结束，同时还包含了该段落所使用的格式信息。

如果不想显示段落标记，用户可以单击“Office按钮”后选择【Word选项】，在【Word选项】对话框左侧选择【显示】选项，然后在右侧的【始终在屏幕上显示这些格式标记】组中取消【段落标记】的选中状态。

（5）滚动条

Word2007提供了水平和垂直两种滚动条，使用滚动条可以快速移动文档。

在滚动条的两端分别有一个向上（左）、向下（向右）的箭头按钮，在它们之间有一个矩形块，称为滚动块。

1）单击向上（向左）、向下（向右）按钮，屏幕可以向相应方向滚动一行（或一列）。

2）单击滚动块上部（左部）或下部（右部）的空白区域时，屏幕将分别向上（左）或向下（右）滚动一屏（相当于使用键盘上的PageUp键、PageDown键）。

以上操作当屏幕滚动时，文字插入点光标位置不变。

3）而当单击垂直滚动条的【上一页】或【下一页】按钮时，屏幕跳到前一页或下一页，同时文字插入点光标也移动到该页面的第一个字符前面。

（6）状态栏

包括以下部分：

Ø【页面信息】区

Ø【文档字数统计】区

Ø【拼写检查】区

Ø【编辑模式】区

Ø【视图模式】区

Word2007文档视图

•普通视图

•页面视图

•Web版式视图

•阅读版式视图

•大纲视图

1．页面视图

在Word2007中，页面视图是默认视图。

在页面视图中，用户可以看到对象在实际打印的页面中的效果，即在页面视图中，“所见即所得”。

各文档页的完整形态，包括正文、页眉、页脚、自选图形、分栏等都按先后顺序、实际的打印格式精确显示出来。

2．阅读版式视图

在阅读版式视图模式下，Word将不显示选项卡、按钮组、状态栏、滚动条等，而在整个屏幕显示文档的内容。

这种视图是为用户浏览文档而准备的功能，通常不允许用户再对文档进行编辑，除非用户单击【视图选项】按钮，在弹出的下拉菜单中选择【允许键入】命令。

3．Web版式视图

Web版式视图比普通视图优越之处在于它显示所有文本、文本框、图片和图形对象；它比页面视图优越之处在于它不显示与Web页无关的信息，如不显示文档分页，亦不显示页眉页脚，但可以看到背景和为适应窗口而换行的文本，而且图形的位置与所在浏览器中的位置一致。

4．大纲视图

大纲是文档的组织结构，只有对文档中不同层次的内容用正文样式和不同层次的标题样式后，大纲视图的功能才能充分显露出来。

在大纲视图中，可以查看文档的结构，可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本。

此外，还可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档查看所有标题和正文的内容。

当用户进入大纲视图时，会在选项卡添加一个【大纲】选项卡。

5．【视图大小工具栏】

Word2007的帮助功能

在Word2007中，取消了“Office助手”功能。

如果用户需要得到系统的帮助，可以按F1键或单击功能区选项卡区域右侧的【帮助】按钮，即可打开Word2007的帮助系统，如下图所示。

3.3Word2007文档基本操作

•3.3.1新建、打开和保存文档

•3.3.2Word2007文档视图

3.3.1新建、打开和保存文档

•新建文档

•打开文档

•保存文档

新建文档

1．新建空白文档

Ø方法1．启动Word2007后，系统会自动创建一个名为【文档1】的空白文档。

再次启动Word2007，将以【文档2】、【文档3】、……这样的顺序命名新文档。

Ø方法2．如果用户已经启动Word2007或已经在编辑文档，这时要创建新的空白文档，可以单击【Office按钮】后从弹出的下拉菜单中选择【新建】→【空白文档和最近使用的文档】→【空白文档】→【创建】命令或在图3.17所示【新建文档】对话框双击【空白文档】选项，这时就会在Word窗口中创建一个新的空白文档。

Ø方法3．用户也可以使用快捷命令Crtl+N来新建一个空白文档。

除此之外，也可以依次按下键盘上的Alt、F、N和Enter键创建新的空白文档。

Ø方法4．通过【我的电脑】或【资源管理器】打开目标文件夹，然后在空白处右击，在右键快捷菜单中选择【新建】→【MicrosoftOfficeWord文档】，即可直接在目标文件夹中创建一个新的空白文档。

2．新建带有格式和内容的新文档

Ø根据Word2007提供的模板来新建

Word2007把模板分成两大类，一类是【已安装的模板】即随Word2007套件程序安装到本地机器硬盘的模板；另一类是【MicrosoftOfficeOnline】模板即在线模板，需要先到Office官方网站下载后才能使用（运行正版Office的用户才能使用）。

打开文档

•快速打开近期使用过的文档

•启动Word2007并打开Word文档

•通过【打开】对话框打开文档

Ø

（1）单击Office按钮，然后选择【打开】命令；

Ø

（2）按键盘上的Ctrl+O键或者Ctrl+F12快捷键；

Ø（3）在键盘上依次按下Alt、F、O键。

保存文档

1．新建文档的保存

有3种保存新建文档的方法：

（1）单击【快速访问工具栏】中的【保存】按钮。

（2）单击【Office按钮】后在弹出的菜单中选择【保存】命令。

（3）按Ctrl+S或Shift+F12键。

不论是采用上述哪种方法来保存一个新建文档，都将打开【另存为】对话框。

在这个对话框中需要指定文档的保存位置和文档名。

默认情况下，系统以“.docx”作为文档的扩展名。

2．保存已存在的文档

如果用户根据上面的方法保存已存在的文档，Word2007只会在后台对文档进行覆盖保存，即覆盖原来的文档内容，没有对话框提示，但会在状态栏中出现“Word正在保存……”的提示。

一旦保存完成该提示就会消失。

但有时用户希望保留一份文档修改前的副本，此时，用户可以单击【Office按钮】后在弹出的下拉菜单中选择【另存为】命令，在【另存为】对话框里进行文档的保存，要注意的是，如果不希望覆盖修改前的文档，必须修改文档名或保存位置。

3．自动保存文档

为了避免意外断电或死机这类情况的发生而减少不必要的损失，Word2007提供了在指定时间间隔自动保存文档的功能。

4．保存为其他格式文档

•保存为Word97-2003兼容格式

•保存为PDF或者XPS格式：

需要从微软公司的网站上下载一个名为【SaveAsPDFandXPS.exe】的插件，安装之后才能使用。

5．将文档加密保存

•设置打开权限密码

对文档设置了“打开权限密码”后，用户如想打开该文档，必须拥有正确的密码来验证用户的合法身份，否则将被视为非法用户，该文档将被拒绝打开。

设置打开权限密码的操作步骤如下：

步骤1．打开【另存为】对话框。

步骤2．单击该对话框左下角的【工具】按钮。

步骤3．在弹出菜单中选择【常规选项】命令，打开【常规选项】对话框。

步骤4．在【常规选项】对话框中设置【打开文件时的密码】。

步骤5．单击【确定】按钮后，根据提示再输入一遍密码。

步骤6．在【另存为】对话框中，设置保存文件的路径和文件名后单击【确定】按钮。

•设置修改权限密码

•建议以只读文件打开文档

3.4文本编辑操作

•3.4.1输入内容

•3.4.2选定文本块

•3.4.3文本的移动、复制和删除

•3.4.4撤消、重复操作

•3.4.5查找与替换

•3.4.6文本的拼写与语法检查

3.4.1输入内容

•插入点的移动

•汉字、字母及符号的输入

1．插入点的移动

•在文档编辑区中有一条闪烁的短竖线，称为插入点。

插入点位置指示着将要插入的文字或图形的位置以及各种编辑修改命令将生效的位置。

移动插入点有如下几种方法：

•方法1：

利用鼠标移动插入点。

方法2：

使用键盘控制键移动插入点。

表3.3控制键移动插入点的功能

按键

功能说明

↑↓←→

将插入点移动到上一行、下一行、左一个字符、右一个字符

Home/End

移动插入点到行首/行尾

PageUp/PageDown

移动插入点到上一屏/下一屏

Ctrl+PageUp/Ctrl+PageDown

移动插入点到上一页窗口顶部/下一页窗口顶部

Ctrl+Home/Ctrl+End

移动插入点到文档开始处/文档结尾处

Ctrl+←/Ctrl+→

将插入点左移一个单词（词组）/右移一个单词（词组）

Ctrl+↑/Ctrl+↓

将插入点上移一个段落/下移一个段落

•方法3：

利用定位对话框快速定位。

•方法4：

返回上次编辑位置。

按下Shift+F5键，就可以将插入点移动到执行最后一个动作的位置。

Word能记住最近三次编辑的位置，只要一直按住Shift+F5键，插入点就会在最近三次修改的位置跳动。

2．汉字、字母及符号的输入

（1）输入字母和汉字

（2）输入符号

Ø插入符号：

选择【插入】选项卡，在【符号】组中单击【插入符号】按钮。

Ø插入特殊符号：

选择【插入】选项卡，在【特殊符号】组单击【符号】按钮。

3.4.2选定文本块

•使用鼠标选定文本块

•用键盘选定文本块

1．使用鼠标选定文本块

（1）在文本上拖动进行任意选定。

（2）使用Shift键和鼠标来进行连续选定。

（3）选定一个单词或一个词组。

（4）选定一个句子：

在句子任意位置Ctrl+单击

（5）选定一行文本。

（6）选定一段文本：

段落内三击，在段落最左边双击。

（7）多个文本块的选定：

按住Ctrl键

（8）选定一块矩形区域的文本块：

先将鼠标的光标定位于要选定文本的一角，然后按住alt键并拖动到文本块的对角。

（9）选定整个文档：

文本最左边三击。

（10）取消选定。

2．用键盘选定文本块

快捷键

文本选定操作

Shift+→

选择插入点右边一个字符

Shift+←

选择插入点左边一个字符

Shift+↑

选择插入点的上一行文本

Shift+↓

选择插入点的下一行文本

Ctrl+Shift+→

选择插入点右边一个单词或词组

Ctrl+Shift+←

选择插入点左边一个单词或词组

Shift+End

选择插入点到行尾的文本

Shift+Home

选择插入点到行首的文本

Ctrl+Shift+↓

选择插入点到段尾的文本

Ctrl+A

选定整个文档

月光如流水一般，静静地泻在这一片叶子和花上。

薄薄的青雾浮起在荷塘里。

叶子和花仿佛在牛乳中洗过一样；又像笼着轻纱的梦。

虽然是满月，天上却有一层淡淡的云，所以不能朗照；但我以为这恰是到了好处——酣眠固不可少，小睡也别有风味的。

月光是隔了树照过来的，高处丛生的灌木，落下参差的斑驳的黑影，峭楞楞如鬼一般；弯弯的杨柳的稀疏的倩影，却又像是画在荷叶上。

塘中的月色并不均匀；但光与影有着和谐的旋律，如梵婀玲上奏着的名曲。

3.4.3文本的移动、复制和删除

•移动和复制文本

•删除文本

1．移动和复制文本

方法1：

使用鼠标

选定文本，按住鼠标左键，拖动文本到新位置，放开鼠标，则