办公资产管理办法.docx
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办公资产管理办法
公司办公资产管理办法(草稿)
第一章总则
第一条为加强公司办公资产管理,规范办公资产采购、入库、出库、使用、调拨、报废、处置等管理工作,保证办公资产的有效供给和安全完整,降低损耗,特制定本办法。
第二条行政办公室为公司办公资产管理部门。
第三条本办法适用于公司办公资产的管理工作。
第二章办公资产的定义
第四条办公资产分为三类:
固定资产、低值易耗品和物料用品。
固定资产是指公司所有,能够满足公司办公需要,单位价值在2000元及以上,在使用过程中能保持原来实物形态的资产,如汽车、电脑、摄像机等。
第五条低值易耗品是指公司所有,单位价值在300元及以上,2000元以下,流动性大,使用年限较短,能独立、稳定发挥其效能,在使用中能保持原来实物形态但不能作为固定资产的工具、设备等资产,如招待用酒等。
第六条物料用品是指公司所有的,流动性大,使用时间短,一次性使用即丧失其效能的耗材类资产,如纸张、墨盒等;以及单位价值在100元以下,能独立、稳定发挥其效能,在使用中能保持原来实物形态的资产,如订书机、计算器等。
第三章办公资产的采购、验收、保管及出入库管理
第七条公司办公资产实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理体制。
行政办公室负责办公资产的采购、验收工作,并按月编制《办公资产采购计划表》,避免产生闲置浪费。
办公资产采购、验收后,由资料室郭云芳办理入库手续,并由办公室沈婷登记存档,托管使用人领取《办公资产领用登记表》并签字后方可使用。
第八条公司本着盘活存量资产、有效控制成本的原则,优先调拨使用公司闲置的资产。
行政办公室按月编制《闲置资产统计报表》(含可用资产图像资料),以实现对资产申购立项的控制,并组织调拨使用。
第四章办公资产的使用管理
第九条办公资产分类、分户建账管理:
(一)行政办公室负责建立《固定资产明细台账》,台账内容包括:
资产编号、名称、规格型号、单位、数量、原值、购建时间、使用时间、使用部门、存放地点、是否闲置等。
(二)行政办公室负责建立《低值易耗品明细台账》,台账内容包括:
资产编号、名称、规格型号、单位、数量、金额、购建时间、使用时间、使用部门、存放地点、是否闲置等。
(三)行政办公室负责建立《物料用品进、耗、存报表》,内容包括:
名称、规格型号、上月结存、本月购进、本月发出、本月结存等。
(四)行政办公室负责每月编写《固定资产、低值易耗品增减变动明细表》,反映当月固定资产、低值易耗品的增减变动情况。
第十条办公资产托管使用责任落实:
(一)固定资产、低值易耗品的使用都必须进行托管责任落实,具体方法是在台账上明确托管使用部门、责任人。
(二)若新增或减少资产,或托管使用部门、责任人发生变动,则在台账中进行及时调整。
托管使用部门、责任人变动,须做好交接工作及相应记录。
(三)各托管使用部门、责任人对公司交付的资产要注意正确使用和日常维护管理,并承担相应责任。
(四)各托管使用部门、责任人对本部门使用的实物资产进行定期和不定期的清理核对,并与行政办公室对账,保证账物相符。
第十一条资产的标识化管理:
(一)公司所有建账管理的固定资产均应设置标识。
(二)在区分资产管理大类的前提下,可根据实际分类情况建立资产标识分类系统。
(三)标识的设置位置应便于观察、便于识别、便于实施,不易被人为因素变动,设置稳固、不易脱落,具有可追溯性,需要进行追溯的标识应具有惟一性。
(四)当发现标识脱落、不清晰时,行政办公室应及时更换标识。
第十二条办公资产的调拨管理:
集团与各分公司、各分公司之间办公资产的调拨,由调出单位办公资产管理部门填制《资产内部转移单》,按程序经调拨双方单位审批通过后方可办理资产内部转移手续。
《资产内部转移单》原件应交由财务部门进行账务处理,复印件由调入调出双方做资产增减的变动依据。
同时,调出单位办公资产管理部门填制四联单的《资产调拨单》:
一联作调出单位实物保管记账,二联交调出单位财务部门入账,三联和四联交调入单位财务和库房入账。
公司内部资产调拨由行政办公室填制《资产内部转移单》,按程序经调拨双方部门经理审批通过后方可办理资产内部转移手续。
《资产内部转移单》原件由办公资产管理员保存留底,复印件由调入部门做资产增减的变动依据。
同时,办公资产管理员填制二联单的《资产调拨单》:
一联作调出部门实物保管记账,二联交调入部门入账。
第十三条资产借用管理:
任何办公资产的借入还出,都需要具备借用手续,资产的托管使用责任跟随借用手续完成而发生相应转移,直至借用关系签字结束。
第十四条办公资产维保管理
(一)使用办公资产按有关操作程序说明书进行操作;应避免频繁开关机、超负荷或破坏性使用;能够设置密码操作的,应设置密码进行使用控制;应做好防尘、防晒、防潮、防腐蚀及其他需要预防的事项。
(二)办公资产的正常维保由行政办公室统一安排,一般情况下需要签订维保协议,委托专业公司定期进行。
(三)办公资产发生故障或损坏不能正常运行的,托管使用责任人应及时填写《设施设备维修申请表》申报维修,办公资产不能带病工作,以防造成更大的损失。
根据谁使用、谁负责的原则,行政办公室组织进行责任认定,对因正常损耗造成不能正常运行的,通过维修申请并按程序报批后组织维修;对因个人使用或保管不当,造成不能正常运行的,一律由个人负责修复或赔偿。
第十五条资产清查、盘点及报废管理
(一)行政办公室应定期、不定期地会同托管使用部门及财务部门进行资产的清查盘点、核对账目,做到账物相符。
盘点结果需填报《资产盘点表》:
若出现盘亏,经证实属于非正常原因导致,则一律由责任部门及相关责任人按相应价值赔偿;若出现盘盈,则应分析原因,并将盘盈资产纳入资产报表。
(二)对已不能正常工作,不能通过维修恢复其使用功能的,或是修复价值高于新购现值,确实需要报废或淘汰的固定资产、低值易耗品,行政办公室应进行清查核实,并申报报废。
电子产品类办公设施设备应出具专业检测或鉴定报告作为附件。
(三)报废手续办理周期:
固定资产每半年一次,低值易耗品每季度一次。
(四)报废资产处置:
行政办公室根据报废资产的实际情况选择直接处理(损毁)、捐赠、变卖等处置方式。
行政办公室与托管使用部门应共同参与。
变卖价格确定后必须填写《资产出让处置审批表》,注明处置方式、变卖价格、价款收取的方式等,报经批准后办理报废资产转移手续。
处置后的收入一律交财务部门进行账务处理。
实物资产管理部门对已经报损、报废的资产应进入《报废资产明细台账》。
第五章附则
第十六条本办法由行政办公室负责解释并监督实施。
自2011年3月9日起生效。
附:
资产管理相关表格
1.《办公资产采购计划表》
2.《办公资产领用登记表》
3.《物料用品领用登记表》
4.《闲置资产统计报表》
5.《固定资产明细台账》
6.《低值易耗品明细台账》
7.《物料用品进、耗、存报表》
8.《固定资产、低值易耗品增减变动明细表》
9.《资产内部转移单》
10.《资产调拨单》(包含010—A、010—B)
11.《设施设备维修申请表》
12.《资产盘点表》
13.《资产出让处置审批表》
14.《报废资产明细台账》
办公资产采购计划表(年月)
编制部门:
编号
产品名称
类别
规格型号
单位
配置标准
库存数量限额
上月结存数量
业务部门申请数量
本月采购
备注
数量
单价
金额
制表人/日期:
审核人/日期:
编号:
001
办公资产领用登记表
员工部门:
员工姓名:
日期
品名
数量
规格型号
签领人
备注
日期
品名
数量
规格型号
签领人
备注
编号:
002制表人/日期:
审核人/日期:
物料用品领用登记表
品名:
规格型号:
日期
领用数量
签领人
备注
日期
领用数量
签领人
备注
编号:
003制表人/日期:
审核人/日期:
闲置资产统计报表(年月)
编制部门:
序号
名称
规格型号
单位
存放点
管理人
单价
备注
制表人/日期:
审核人/日期:
编号:
004
固定资产明细台账
资产编号
名称
规格型号
单位
数量
原值
购建时间
使用时间
使用部门
存放地点
是否闲置
原因
编号:
005制表人/日期:
审核人/日期:
低值易耗品明细台账
资产编号
名称
规格型号
单位
数量
金额
购建时间
使用时间
使用部门
存放地点
是否闲置
原因
编号:
006制表人/日期:
审核人/日期:
物料用品进、耗、存报表(年月)
编制部门:
日期:
年月日
名称
规格型号
单位
单价
上月结存
本月购进
本月发出
本月结存
数量
金额
数量
金额
数量
金额
数量
金额
合计
制表人/日期:
审核人/日期:
编号:
007
固定资产、低值易耗品增减变动明细表
编制部门:
日期:
年月日
序号
资产编号
类别
名称
规格型号
单位
单价
本月购进
本月发出
使用部门
备注
数量
金额
数量
金额
上月结存金额:
元
承上月
合计
本月结存金额:
元
转下月
制表人/日期:
审核人/日期:
编号:
008
资产内部转移单
编号
日期
年月日
紧急程度
Ο紧急Ο一般Ο可缓
资产类别
Ο固定资产Ο低值易耗品Ο物料用品
调拨事由
(调出部门填写)
调出部门
调入部门
调拨项目
名称
规格型号
数量
原值
单价
资产
价值
已提
折旧
资产
净值
备注
合计:
调出部门
部门经理意见:
调入部门
部门经理意见:
行政办公室
财务管理部门
批准
调出经办人
调入经办人
编号:
009制表人/日期:
审核人/日期:
物资调拨单
调出单位:
年月日
接收单位:
名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
备注
1、
调
出
单
位
入
账
千
百
十
万
千
百
十
元
角
分
金额合计(大写)拾万仟佰元角分正
负责人(盖章)
发出人(盖章)
接收人(盖章)
编号:
010—A
物资调拨单
调出单位:
年月日
接收单位:
名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
备注
2、
接
收
单
位
入
账
千
百
十
万
千
百
十
元
角
分
金额合计(大写)拾万仟佰元角分正
负责人(盖章)
发出人(盖章)
接收人(盖章)
编号:
010—A
物资调拨单
调出单位:
年月日
接收单位:
名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
备注
3、
调
出
单
位
财
务
入
账
千
百
十
万
千
百
十
元
角
分
金额合计(大写)拾万仟佰元角分正
负责人(盖章)
发出人(盖章)
接收人(盖章)
编号:
010—A
物资调拨单
调出单位:
年月日
接收单位:
名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
备注
4、
接
收
单
位
财
务
入
账
千
百
十
万
千
百
十
元
角
分
金额合计(大写)拾万仟佰元角分正
负责人(盖章)
发出人(盖章)
接收人(盖章)
编号:
010—A
物资调拨单
调出部门:
年月日
接收部门:
名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
备注
1、
调
出
部门
入
账
千
百
十
万
千
百
十
元
角
分
金额合计(大写)拾万仟佰元角分正
负责人(盖章)
发出人(盖章)
接收人(盖章)
编号:
010—B
物资调拨单
调出部门:
年月日
接收部门:
名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
备注
2、
接
收
部门
入
账
千
百
十
万
千
百
十
元
角
分
金额合计(大写)拾万仟佰元角分正
负责人(盖章)
发出人(盖章)
接收人(盖章)
编号:
010—B
设施设备维修申请表
申请部门
日期
维修原因
序号
名称
品牌
规格型号
单价
数量
维修金额
备注
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