活动策划标准化执行方案附模板.docx
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活动策划标准化执行方案附模板.docx
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活动策划标准化执行方案附模板
标准化活动策划执行方案
一、活动策划方案框架简述
活动策划及执行标准化流程,可细分为活动策划与活动执行两阶段。
活动策划阶段需明确基本活动要素,具体包括活动背景及意义、活动目的、活动时间、活动形式、人员规模及活动预算。
结合上述要素完成活动策划书拟稿,同时与协办单位共同探讨,修改及上报审核。
方案审核确认后,落实活动执行阶段人员分工,进入活动执行阶段。
活动执行阶段将工作分解为人员统筹、内容统筹、宣传统筹、场务统筹,后勤管理五个方面。
根据明确人员分工,确认各个阶段时间关键节点并按计划执行,直至活动结束复盘完成。
工作流程图如下:
二、活动策划执行工作说明
活动执行阶段将工作分解为人员统筹、内容统筹、宣传统筹、场务统筹,后勤管理五个方面。
各方面执行阶段工作详细说明如下:
(一)人员统筹
@
人员统筹主要工作在活动前期筹备过程中进行。
主要包括以下几个方面:
1.演讲嘉宾确认。
根据活动主题及内容,结合行业内嘉宾的活跃领域及主要业务,定位活动拟邀请演讲嘉宾。
提前通过邮件、电话等形式发送邀请函,经沟通后确认最终演讲人员。
2.参会来宾邀请。
确认拟邀请参会领导、嘉宾名单,于活动前适合时间发出参会邀请。
活动临近阶段,活动临近是进行参会嘉宾再次确认。
3.参会人员统计。
通过各渠道报名进度反馈,统计已报名人员信息;结合活动内容及规模,对参会人员名额进行动态调控。
4.整合人员清单。
制作参会人员统筹表,包括到场嘉宾(演讲嘉宾、参会嘉宾)、报名人员、会议及会务保障人员(主持人、媒体、司机、摄影摄像,赞助商等)基本信息,确保顺利对接。
活动临近,再次确认。
(二)内容统筹
内容策划主要在活动前期筹备。
具体涉及以下方面:
1.确定活动形式。
结合活动目的、时间安排,规模等要素选取合适的活动形式。
常见活动形式包含主题演讲、研讨会、报告会、论坛、圆桌论坛等形式。
]
2.分享内容制定。
结合活动主题,活动形式,观众群体定位,与演讲人沟通确认演讲主题,提前获取演讲内容大纲。
内容确认无误整合后,可留存用于活动宣传工作。
3.梳理内容流程。
活动主题与活动形式确认后,梳理内容流程。
准备主持人串讲词,设计活动互动环节(现场提问,抽奖等)。
4.提前整理文案。
活动可提前准备的文案:
领导致辞稿,嘉宾演讲稿,主持人台本等。
(三)宣传统筹
活动前期筹备。
活动前期宣传工作采取线上线下联动形式进行。
1.线上宣传工作。
线上通过公众号,微博等新媒体进行发布。
依据筹备进度,分期逐条发布内容。
可发布主题:
—活动预热:
活动主题、嘉宾简介、活动形式预告
`
—活动资讯:
报名公告,活动时间地点等
—活动公告:
正式活动议程,演讲主题及大纲等
—活动亮点:
针对参会群体受众设定参会福利
—会员特色:
考虑增加会员专享模块,资源分层
—辅助工作:
会议须知,注意事项等
···
(以上主题可根据具体活动内容增减调整)
2.线下宣传工作。
前期主要为设计及制作活动当天需要的宣传海报、易拉宝、横幅等宣传材料。
实物材料的制作需紧密与宣传文案及内容配套,同时需考虑供应商对接及产品质量问题。
>
活动进行当天
1.记录并整理嘉宾发言、互动、采访内容要点。
2.做好现场文字、图片、视频素材收集。
3.准备文字通稿、媒体新闻稿等。
活动结束后期
1.第一时间发布现场内容、精彩瞬间等动态
2.提炼内容精华,整理有价值资料并及时分享。
3.建立交流群,为参会人员搭建互动交流平台。
(
(四)场务统筹
场务统筹主要涉及场地预定,道具准备、会场布置、设备调试等方面。
1.场地筛选预定。
根据已确定的活动形式及参会人员规模,提前开始场地联系,筛选及预定。
2.道具准备布置。
整合活动当天可能涉及到的道具并罗列清单。
并于会前进行会场布置。
道具参考:
—签到处:
签到桌、纸笔、名片收集盒等
—演讲席:
论坛桌椅、桌卡、绿植、鲜花
—功能区:
指示牌、引导牌(入场、茶歇、卫生间)
、
—观众席:
活动手册、水、互动道具(提问卡、手牌)
—工作人员识别标识(工牌,贴纸)等。
···
3.会场设备调试。
活动前至现场进行设备调试工作。
主要涉及显示、音响、麦克风、摄影摄像调试。
(五)后勤管理
后勤管理主要涵盖贵宾保障、食宿交通、产品采购三部分。
1.贵宾保障。
贵宾参会,需落实贵宾参会的食宿交通接待事项。
考虑活动全程是否需要专人接待等问题。
2.食宿交通。
多日活动,来宾与参会人员的餐饭预定。
发布会场周边住宿地图引导。
|
3.产品采购。
产品采购包含提前预定或采买茶歇点心。
参会来宾互动环节奖品,纪念品准备。
场务道具采购等。
三、活动结束复盘与补充说明
活动完全结束后协会内部组织复盘工作。
提炼可复制经验,总结可改善空间,形成优化循环。
复盘方向提炼:
—活动从设计到执行全程闪光点有哪些
—活动在执行各个阶段明显的问题是什么,如何改进
—意料之外的惊喜收获与经验教训
···
补充一点,本方案概述了活动策划标准化流程要点,供参考使用。
考虑到不同性质活动的特点及差异,活动实施阶段细节及侧重会有所不同。
后续根据每场活动举办复盘情况,可持续添加完善,最终形成成熟体系。
.
附件清单
附件1:
活动策划书模板
附件2:
活动预算表
附件3:
活动时间倒排及人员分工表
附件4:
参会嘉宾名录
附件5:
报名统计/现场签到表
附件6:
活动复盘总结表
附件1:
活动策划书模板
关于举办“XXX”活动的方案
一、活动背景/目的
二、活动信息
(一)活动名称
(二)活动时间
(三)活动地点
(四)人数规模
&
(五)组织机构
(六)参会人员
三、活动内容
四、日程安排
五、媒体宣传
六、经费预算
?
…
附件2:
活动预算表
事项
内容
单价
数量
价格(元)
(一)会务部分
场地
场地租赁
会场搭建
引导牌、主背景、签到台、签到台背景板、宣传展板、桌卡、胸牌、鲜花等
音视频设备
~
舞台视频音频设备租赁
用餐&住宿
茶歇
自助餐(参会人员/工作人员)
{
重要嘉宾欢迎晚宴(活动前一晚)
《
重要嘉宾住宿
会务资料
活动邀请函、会务手册、资料袋、入场证件等
会务总计
:
(二)嘉宾部分
嘉宾邀请
重要嘉宾邀请(车马费及往返机票)
嘉宾礼品
嘉宾接待租车费
嘉宾总计
(三)宣传部分
媒体
车马费
}
摄影
专业摄影人员费用
摄像
专业摄像人员费用
直播
…
网络全程实时直播
宣传总计
(四)服务部分
外聘专业
现场礼仪、速记,后期剪辑、制作
.
人员
现场会务
专门项目小组负责该项目,配备现场活动执行人员
人员
其他
交通费、通讯费等
服务总计
总计
-
附件3:
活动时间倒排及人员分工表
准备阶段
确定基本要素:
目的/预算/主题/时间/规模/赞助
活动前1个月
确认活动方案明确人员分工
人员
^
分工
负责人1
负责人2
负责人3
负责人4
负责人5
人员统筹
—
内容统筹
宣传统筹
场务统筹
后勤管理
活动前3周
邀请主题演讲嘉宾
讨论备选主题
整合宣传主题
】
场地选择
明确食宿保障需求
活动前2周
主题演讲嘉宾确认
确定演讲主题
发布活动信息
场地确认
食宿信息收集
、
活动前1周
跟踪统计报名进度
提取内容大纲
实体物料设计
道具制作进行
道具采买完成
活动前3天
报名截止
#
准备活动文案
实务物料制作完成
道具制作完成
食宿预定确认
活动前2天
参会嘉宾确认
致辞/演讲稿检查
实务物料检查确认
现场布置检查
茶歇预定完成
活动前1天
工作人员任务检查
文案检查梳理流程
现场布置
细节确认
贵宾保障确认
)
附件4:
参会嘉宾名录
人员类别
姓名
机构
》
联系方式
对接人
参会贵宾
演讲嘉宾
参会嘉宾
金融机构
券商
.
私募
,
孵化器
—
金融服务机构
律师
事务所
^
会计师
事务所
其他专业人员
媒体
(
主持人
…
赞助商
#
会务保障人员
现场保障
司机
]
&
附件5:
报名统计/现场签到表
姓名
机构
联系方式
备注
】
$
"
@
$
附件6:
活动复盘总结表
基本信息
活动名称:
举办时间:
人员规模:
经费统计
总预算:
总花费:
优化思路:
具体方面
人员
宣传
内容
场务
后勤
可复制亮点
可优化空间
惊喜收获
经验教训
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
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