工程技术档案资料的管理.docx

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工程技术档案资料的管理

、工程技术档案资料的管理

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第一章施工组织设计

14、工程技术档案资料的管理

项目部应根据本公司程序文件及文档管理实施规划建立并维护一个文件管理和控制系统。

该系统应和项目业主、监理方的文件和图纸兼容,以便于操作与维护。

项目部应按项目业主、监理方规定的编号系统对其编制的所有文件进行编号.

14.1文档管理实施规划

⑴概述

以合同和业主要求为依据，十建公司项目管理标准为基础，《项目文档控制程序》为核心，对本项目实施科学、规范、高效的文档控制管理，以确保项目的顺利实施。

项目文档管理工作主要包括:

①对项目文档的准备、审批、出版、分发、存档、作废和外来文档管理等一系列处理过程进行控制,保证文件流的畅通.

②运用办公管理软件对项目文档状态信息进行全过程记录、跟踪和分析，保证项目文档的可追溯性及有效性。

③运用系统辅助文档管理，建立项目远程、异地、实时共享的协同工作与文档管理平台，加强项目电子文档的管理与利用，提高工作效率.

④利用通信和网络技术、数据库技术、多媒体技术、CAD技术建立应用IT系统，实现远程数据交换，内部数据处理,强化数据共享，包括电子邮件、图片、影像资料、视频会议、文档资料、工程项目计划、数据报表等.

本项目文档与信息管理工作将由文档控制工程师、施工文档管理员共同实施。

⑵岗位职责

①文档控制工程师

A建立项目文档控制体系

负责在项目策划阶段与项目领导沟通，根据合同要求和项目实施的需要，确定项目文档控制的工作范围、人员配置和基本工作流程.

负责根据合同和十建公司项目管理标准有关要求编制《项目文档控制程序》.

负责指导项目秘书、施工文档管理员进行项目文档建册。

负责项目应用办公管理软件系统的运行环境设置，系统定制和应用培训。

B对项目文档实施过程控制，确保项目文件流的畅通

负责对项目文档的准备、报批、分发、存档、作废和外来文档管理等一系列处理过程进行控制，确保项目文档准确、有效,流转畅通。

负责项目文档流转和管理过程中各类问题的协调，建立文档预警机制,对于重大的延误应及时向项目控制经理报告，必要时向项目经理报告。

负责应用系统加强项目电子文档的管理，提高项目电子文档的利用率,通过深入应用各项系统功能,提高工作效率，提升文档控制水平。

负责组织项目文档的动迁和项目结束后的移交与归档。

C记录、跟踪、分析项目文档状态信息,确保项目文档的可追溯性及有效性

负责应用项目文档信息系统记录、跟踪、分析项目文档状态信息。

负责项目文档信息系统的数据维护，确保数据准确、完整、有效。

负责项目文档有效版本控制和目录管理。

负责定期编制《项目文档状态报告》，根据项目需要提供相关文档状态信息.

D其它

负责在项目结束后,编制《项目文档控制工作总结》。

负责完成项目领导交办的其他工作。

②项目文档管理员

A项目文档管理工作

负责严格按照合同、十建公司项目管理标准和《项目文档控制程序》的有关要求开展项目文档管理工作。

负责项目文档的收发和传递,并跟踪、落实、反馈相关问题处理结果。

负责跟踪、协调项目文档的对内、对外发放,保证发放记录的可追溯性.负责项目文档在项目执行期间的分类收存和目录管理，为项目成员提供借阅服务。

负责项目文档的有效版本管理和保密管理.负责应用系统实施项目电子文档的管理，提高项目电子文档的利用率，按照相关规定正确应用和推广该系统各项功能，全面提升文档管理水平。

负责项目文档信息系统原始数据的及时、准确、完整录入，并能够熟练应用项目文档信息系统的各项功能掌握项目文档状态信息。

负责项目结束后按照合同要求向业主移交文档，并按照公司规定将项目文档归档.

负责为项目经理（部门经理）起草传真、信函、会议纪要、报告、通知等常用公文，负责项目大事记的日常记录。

其它:

有关项目行政事务工作；项目经理（部门经理）交办的其它工作。

⑶项目文档控制流程图

⑷项目文档控制体系的建立

文档控制工程师负责在项目开始后建立项目文档控制体系，奠定文档控制工作实施的各项基础。

在项目策划阶段与项目领导沟通,根据合同要求和项目实施的需要，确定项目文档控制的工作范围、人员配置和基本工作流程。

编制《项目文档控制程序》用以规范和指导项目文档控制和管理工作。

进行项目应用系统办公管理软件,项目文档信息系统的运行环境设置、系统定制、培训等应用准备工作。

⑸项目文档控制实施

在项目实施过程中，文档控制工程师、施工文档管理员依据《项目文档控制程序》完成项目文档的准备、审批、出版、分发、存档、作废和外来文档管理等文档管理工作，同时应用项目文档信息系统实时记录和发布文档信息。

①项目文档分类建册

为保证项目文档的完整和长期妥善保管，项目秘书和采购、施工文档管理员应在项目开始后依据便于管理和查阅的原则为各部门项目文档分类建册。

项目文档分类建册应使用统一的黑色或白色5CM两孔文件夹和卷册标签.

项目文档卷册应存放于铁制文件柜中（防盗、防火、防潮）,并使用统一的文件柜标签，对于难以成册的合同商务文件、设计成品文件和制造厂商资料可直接在文件柜中分类存放.

将运用项目文档信息系统建立项目文档卷册所含文件目录，并定期打印输出。

②项目文档报批

将按照合同规定的内容、时间、以及份数和尺寸要求向业主递交有关项目文档供业主审批。

将指派项目文档管理员通过业主授权的帐户登录SharePoint以电子形式传递项目文档并获取批复信息。

项目文档的递交将通过Transmittal进行，项目文档管理员负责记录文档递交的信息,文档控制工程师负责跟踪递交文档的批复状态.

业主对递交文档的批复信息和意见由项目秘书负责接收，经项目经理批阅后转发至相关文件编制人以进行文档修订和再次递交。

获得业主批准文档由项目秘书负责出版和分发。

③项目文档出版与分发

文档控制工程师、施工文档管理员应对即将出版项目文档的编号、格式与签署进行检查，对于不符合要求的项目文档应退回编制人进行修改更正。

对外发送的项目文档的出版按照公司有关标准执行，公司内部使用的项目文档的出版经项目经理（部门经理）批准后由项目施工文档管理员出版发送。

项目施工文档管理员应对项目文档的出版过程进行跟踪和协助，文档控制工程师应对出版各环节进行协调,确保项目文档按时出版和发出，对于重大的延误应及时向项目经理（部门经理）报告。

项目施工文档管理员负责项目文档的对内、对外发放，发放时必须提供所发放文档的目录并完成、保存签收记录。

项目文档外部分发的范围和份数根据相关合同要求确定,项目文档内部分发的范围和份数根据项目有关规定执行。

将运用项目文档信息系统记录文档发放信息，确保文档发放记录的可追溯性。

④项目文档收存

项目实施期间，施工文档管理员负责项目和各部门文档的收存管理。

收存项目合同（施工承包合同、采购合同、行政合同等）时，应将附件以及招标文件、中标单位的投标文件、评标文件、合同评审文件、付款、变更、索赔等文件共同保存,以保证合同文件的完整性和连续性。

项目合同的收存应按照合同类型的不同分部门进行。

项目联络文件的收存应分部门、文档类型和文件流向（先部门、其次类型、后流向），项目管理文件的收存应分部门、单元、专业、管理类别和文档类型（先部门、其次单元、再次专业、再管理类别、后类型），工程技术文件的收存应分文档类型、单元和专业（先类型、其次单元、后专业），制造厂商资料的收存应分制造厂商和PO号（先制造厂商、后PO号）.

项目文档的存放方式应便于查阅，其使用和借阅应经相关项目领导批准。

将运用项目文档信息系统记录项目文档收存信息,方便文档查阅。

⑤文档管理

项目实施期间，项目通讯员负责除制造厂商、施工分包商之外所有外部单位提供文档的接收、分发和收存；施工文档管理员负责制造厂商资料的接收、分发和收存.

对于外来的项目管理文件、工程技术文件和制造厂商资料，接收后应按照公司有关标准对外来文档的完整性和技术适用性进行验证.

项目施工文档管理员负责分别根据项目经理（部门经理）的处理意见对外来文档进行处理。

外来文档在项目实施期间应完整、妥善收存,并运用项目文档信息系统记录外来文档收存信息，方便文档查阅，并在项目结束后统一归档。

⑥有效版本控制

项目文档控制工程师应组织项目施工文档管理员对项目文档进行有效版本控制。

项目文档控制工程师负责整理和发布项目文档有效版本目录,项目施工文档管理员负责向文档接收方发出文档升版通知，提示避免使用废旧版本。

项目施工文档管理员负责收存文档的版本替换工作,对废旧版本应注明失效标示并单独存放，待项目结束后经项目经理批准统一销毁。

鉴于技术原因，当项目文档带有有效签署的纸版文件和电子版文件不一致时，以纸版文件为准。

将运用项目文档信息系统记录项目文档有效性信息，并生成项目文档有效版本目录。

⑦项目归档

施工图纸和施工记录、报告等技术资料归档按照公司有关标准在项目实施期间完成.

项目文档控制工程师负责组织项目施工文档管理员进行项目文档总部和现场之间的动迁。

项目文档控制工程师负责组织项目施工文档管理员在项目结束后按照合同要求以及业主和监理关于文件归档要求与整理规范"向业主移交文档，并进行项目文档的公司归档和部门归档。

项目系统文档库和项目文档信息库将在项目IT工程师的协助下同期归档。

项目文档保密控制文档控制工程师负责组织项目秘书、施工文档管理员对于项目涉秘文档和受控文档实施保密控制,承担保密管理责任，确保该类文档存放妥善，使用受控。

⑥项目文档状态信息管理

文档控制工程师应用项目文档信息系统获取、分析、统计项目文档信息，保证文档的可追溯性及有效性，实施有效版本控制，并根据合同和业主的要求定期编制MicrosoftExcel格式的“项目文档状态报告”，该报告将包括以下文档信息：

项目文档的属性信息，如分类代码、名称、编号、版本、尺寸、数量、编校审批者、发布日期等；

项目文档的流转信息,如接收日期、递交日期、内部分发日期等；

项目文档的状态信息,如接收目的、发布目的、批准状态、替代升版记录、有效性等；

项目文档的收存信息，如收存卷册号等。

文档控制工程师基于上述信息每周编制“项目文档异常报告”，报告项目文档的递交延误或审批延误等信息，同时对该类问题予以跟踪、协调，以避免对项目的实施造成影响

14。

2施工标准及规范

⑴项目工程施工标准、规范由工程管理部依据本公司程序文件《施工标准、规范管理程序》实施管理。

⑵项目工程应执行的规范、标准由设计单位在设计图样或设计技术文件中注明，并参照“石油化工建设工程现行常用规范标准目录"及修改通知选定.项目部项目总工程师和工程管理部部长应结合本工程的设计和合同中技术条款的规定，主持编制本项目工程应执行的规范标准目录,或在项目工程“施工组织设计”相应章节中明确，以统一项目工程的施工标准和规范。

14.3设计变更和材料代用

⑴设计变更是设计单位或现场设计代表签发的设计变更通知，应视同正式设计文件认真执行。

项目资料员收到设计变更后，登记交工程管理部部长签发。

对于工程尚未实施的设计变更，工号技术人员应及时做好记录，且变更技术交底和调整工程材料预算，并按设计变更内容组织实施；对于工程已经实施的设计变更，工号技术人员在做好上述工作的同时，应及时同业主现场代表和监理工程师联系，对需进行返工的工程，据实办理现场签证。

⑵材料代用是因供应单位不能按设计技术要求提供规定材料时提出的申请,应经设计单位或现场设计代表批准，方可视同设计技术文件予以执行.自供的材料代用申请应先征求工程管理部长或项目工程师的意见后，再报设计单位批准.工号技术员在收到材料代用单后应做好记录，调整材料预算并及时通知施工作业层。

⑶设计变更和材料代用等文件均由项目资料员负责接收和发放，工程管理部部长签发，工号技术员应按质量体系中质量记录文件的规定格式据实填写登记.

14。

4工程联络单

⑴工程联络单用于由施工单位提出的修改事宜，必须经原设计单位或有关单位同意后方可实施，应采用规定行业标准中“工程联络单".经监理单位或上业主批准的工程联络单，可视同设计技术文件。

⑵工程联络单中施工单位的现场代表应是工程管理部的专业工程师或施工队的施工员；技术负责人应是项目总工程师或其委托授权的工程管理部部长,并应统一编号和加盖公章后方可由资料员登记发出。

⑶返回的工程联络单必须签署明确意见并有设计单位或有关单位现场代表签字和加盖公章方为有效,由资料员统一接收并经项目工程管理部部长审核签发后，登记发给有关单位实施。

14.5现场技术支持

现场技术支持是指项目工程管理部门依据设计、规范和供应厂家安装操作说明书的要求,编制的具体指导本工程施工的技术支持性文件或行为。

14.6施工组织设计编制及审批

⑴项目施工组织设计的编制、审批和实施，均应执行《施工组织设计管理程序》。

⑵项目所需的施工组织设计，由项目部工程管理部依据合同规定统一报送，并在公司内部审批页后增设外部审批页.项目工程管理部应将业主及监理的批复意见原件归档备查。

必要时,应依据其批复意见修改施工组织设计，并重新按原审批程序履行审批手续.

14.7施工技术方案的编制及审批

⑴施工技术方案由项目部项目工程师和工程管理部部长依据施工技术方案管理程序负责组织编制、审批和贯彻执行。

施工技术方案必须在其工程开工前编制、审批完毕，并发至有关单位。

⑵项目工程师和工程管理部部长应主持制定施工技术方案编制计划，以满足项目工程中各单位工程和专业工程施工所需，并将落实到责任人和完成日期.

⑶施工技术方案管理程序中规定的重大施工技术方案应由工程管理部部长或项目工程师审核，报公司质量管理处和安全管理处会签，技术管理处专业责任工程师审定，公司总工程师（或副总工程师）批准后统一印发。

一般性施工技术方案由项目部专业工程师审核,质量、安全专职管理人员会签，工程管理部部长审定，项目总工程师批准后统一印发。

⑷项目工程施工组织设计中规定应编制的施工技术方案，必须报监理、业主等部门审批,报送时应在方案封面次页增设审批专页，并由工程管理部将审批原件和意见归档。

14.8现场技术交底

⑴为了使各级施工人员在施工前全面了解工程情况、施工方法和技术要求，做到心中有数、正确施工,工程施工前必须进行技术交底。

具体按技术交底管理程序实施。

⑵技术交底分为三级

①项目工程技术交底由项目经理负责组织，项目工程师负责实施，依据项目工程设计交底和施工组织设计进行交底。

②单位工程或专业工程技术交底由项目工程管理部部长负责组织，主管工程师负责实施，依据单位工程或专业工程施工技术方案进行交底。

③分部分项工程（专项工程）技术交底由专业工程师负责组织，工号技术员负责实施，依据施工技术方案和设计技术要求进行交底。

⑶技术交底必须简明清楚，具有针对性，且应填写技术交底卡.如未按规定进行技术交底或由于交底错误造成质量、安全事故者，其责任应由交底人员承担.

14。

9工序管理

⑴施工班组自检合格后，将自检记录一式三份交检查员，检查员按规定比例随机抽检合格后，签字确认，通知上海石化股份有限公司和监理工程师共检确认，移交下道工序。

⑵工号技术员对工序管理的全过程提供技术指导，专检（共检）合格后，班组自检原始记录交工号技术员保存，作为编制交工技术文件的原始依据。

⑶下道工序接到上道工序的移交通知后，进行复检,确认符合规范要求后,签字返回工序移交单位一份,另一份交质量管理部门存档备查。

14。

10技术培训

⑴技术培训的目的是为了使参与本工程的人员更加充分理解和掌握本工程的特点和合同工程规定的要求.项目技术培训计划由工程管理部部长提出，项目项目工程师审核后，项目经理组织实施。

⑵项目技术培训由项目质量管理部进行监督考核，并受公司有关处室的指导.技术培训结束后，由公司有关处室发给相应证书，作为以后晋升的参考。

⑶项目工程所需的技术培训内容一般在项目工程施工组织设计或专项施工技术方案中列出，应由项目部劳动人事部门组织,工程管理部及其它业务部门和公司有关处室配合实施.

14.11施工图纸

⑴施工图纸由项目部资料员统一从业主有关部门领取.

⑵图纸收到后，由项目工程管理部部长和项目总工程师组织相关工程专业技术人员进行图纸会审和设计交底。

具体按程序文件“设计交底及施工图会审管理程序”组织实施。

⑶会审合格后的图纸，由资料员加盖“施工图"章。

项目资料员将施工图纸登记后，交工程管理部部长,由工程管理部部长根据工程需要将图纸签发给有关技术人员、预算人员、施工班组，项目资料员按照工管部部长的签发单登记、发放.

⑷施工图会审包括专业会审和综合会审，由工程管理部负责组织。

①专业会审包括施工图、标准图、复用图及技术文件中的完整性、设计的合理性、正确性和施工的可行性。

专业会审时应注意专业内部相关图纸的吻合情况和各衔接点的一致性.专业会审由工程管理部专业工程师整理会审记录，并同设计单位联系，确定有关综合会审事宜。

②综合会审由项目部项目工程师主持,在各专业图纸会审完毕后及时组织，工管部部长应将综合会审结果整理成文，印发有关单位，并作为交工技术文件归档。

③施工图会审中确定的修改意见，应由设计单位修改图纸或由设计代表签发设计联络单。

14.12工程竣工及交工技术文件管理

⑴工程竣工

工程完工后，由质量管理部组织项目部内部验收，验收合格后,移交业主相关部门组织建设单位、监理、施工单位进行“三查四定”，对提出的问题，限期整改完成.

⑵交工技术文件

①交工技术文件在施工过程中，按照规定行业标准及时编制。

②全部交工技术文件应在工程管理部部长的统一组织下，由质量管理部、物资供应部、工程管理部统一装订，形成本工程的最终交工资料并按甲方要求的包装形式和档案管理规定移交甲方相关部门。

14.13电子文件

所有文件均应以电子格式制作和存储，并且能够传输到相应的数据载体上（CD—ROM等）。

电子文件的格式应符合业主的相关要求。

所有向项目建设方传送的电子版文件，或项目建设方可访问的电子数据库中的文件，应保存在WINDOWS系统中。

文本文件在WORD中可读，电子表格在EXCEL中可读.

除项目建设方有特殊声明外，在使用光盘向项目建设方提交电子文件的同时，要按照项目建设方的需要使用项目建设方的电子文档管理系统，向项目建设方提交电子文档.