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数字化档案室系统方案书
数字化档案室系统方案
二〇〇九年九月
第1章方案概述
按照东莞市数字化档案室建设指引要求,进一步提高机关单位和镇(街)档案室的档案管理和数字化处理工作水平,以适应电子政务发展需要。
我们提供方正博通数字档案管理平台方案,为东莞市数字化档案室建设,提供数字化公文档案一体化管理应用的具体解决方案。
随着档案的现代化管理、数字化应用建设重要性的不断提升,许多政府机关、军队、企事业单位,尤其是专业的档案管理单位面对大量的文书、图片、照片、视音频等资料的档案管理,都显得无所适从。
传统的档案管理系统大多都只是侧重在于文书档案、电子公文档案的计算机辅助管理,对图片、照片、视音频以及办公过程中需要归档的公文等其他形式的数字化档案没有提供相应的支持(或相对较弱),方正博通数字档案管理平台采用方正博思内容管理平台作为基础数据管理平台,利用方正博思对各种类型数字档案管理的优势,同时结合传统的档案管理业务,构造了一个既能同时管理数字化档案、图书资料,又能够对传统档案管理提供支持的数字化档案管理系统平台,这就是方正博通数字档案管理平台。
方正博通数字档案管理平台提供面向档案馆和档案室两种产品方案,档案馆方案适用于国家各级综合档案馆;档案室方案适用于各级政府机构,公检法、国家科研、教育等机关、事业单位的档案处(室)、机要室、保密室等立档单位。
整体设计理念
方案整体设计理念贯穿档案“三个一体化”的建设,即:
“文档一体化”
“馆室一体化”
“馆网一体化”
“文档一体化”顺应国家电子政务建设要求,实际应用中,各级政府机关、军队、企事业单位重要工作内容就是日常的收文、办文和发文。
电子政务中的办公自动化系统、业务系统、科研系统建设主要实现文件管理的高效运作,提高行政管理水平和业务管理能力,面向针对文件创建和文件处理过程。
档案管理在一定程度上是文件处理环节的延续,对归档的文件进行进一步管理,其在有价值公文的长期保管,价值挖掘,信息开发方面发挥着重要作用,同样在电子政务建设中不容忽视。
尤其是新时期电子文件的大量形成,要求档案同样能够管理电子文件,并最终形成电子档案。
因此文书、档案共同构成档案信息资源的整体,为资源的形成、开发与利用在国民经济中扮演着重要角色。
文档一体化应用模型参见下图所示。
(图示:
文档一体化模型)
“馆室一体化”强调档案管理的系统性、规范性,各级档案管理机构应该遵循统一的管理流程和规范,实现上级档案馆和各立档单位在管理上的“上下统一,步调一致”。
在上级档案馆与政府机关、企事业单位的立档单位之间开辟通畅的信息上传下达通道。
“馆网一体化”将档案管理的价值提升到信息共享与信息服务高度。
档案业作为承载政务信息资源开发与利用的核心机构,通过对档案信息的挖掘,提升信息利用价值,使其成为各级政府政务公开、信息服务的工具,服务内外部用户,更好的为国家经济建设提供信息资源。
第2章系统架构与优势
数字化档案室是立档单位集成现代信息技术及数字处理技术,通过网络化的档案信息系统收集、管理、利用数字化档案信息资源,建立档案目录数据库和全文数据库,并以网络为媒介提供利用服务的现代化档案室。
方正博通数字化档案室系统是符合国家档案局关于《档案管理软件功能要求暂行规定》及《归档文件整理规则》的档案管理系统。
覆盖了收发文单位至档案处(室)的文档流转全过程的生命周期。
贯穿文档一体化管理理念,可以管理从纸制文件原件扫描、全文录入、电子文件自动归档处理、目录管理、编研、检索、全宗管理的全部环节。
通过扫描加工软件和电子文件归档采集系统完成数字化档案创建过程,通过鉴定组卷子系统、档案管理子系统完成归档文件整理及提供档案利用服务的全部过程,通过档案移交模块支持将档案向档案馆自动移交。
2.1系统架构
方正博通数字化档案室系统囊括了相关职能部门向档案室(保密室)归档及档案管理、档案利用以及各立档单位档案室向上级档案馆移交档案的全过程。
其应用目标是将日常数字化办公流程中的数字档案与传统介质形成的物理档案的数字化文档进行统一的管理利用。
图:
方正博通数字化档案室系统结构图
2.2系统优势
支持国家档案局颁布的各项业务、技术和管理标准
支持存储管理文书档案、音像档案、科技档案、照片、会计、实物档案等多种类型档案
平台化产品设计,模块化组件,丰富的二次开发接口易于系统灵活扩展
跨库检索和高效便捷的全文检索方式
跨种类信息资源库的内容关联,实现跨公文、档案、图书、文献资料不同信息的关联检索
开放的J2EE三层技术架构,支持跨平台、跨数据库运行,保护用户IT投资
遵循XML数据交换规范和开放的元数据体系,易于系统扩展
采用业界领先的内容管理技术、知识管理技术、全文检索技术,构建功能强大可灵活定制的各类档案信息管理平台
B/S模式客户端只需安装IE浏览器即可使用系统,便于网络查询和降低运维成本
高保真多媒体图像压缩,提高电子档案网络查询效率
无缝集成文字、照片、音视频档案专业数字化加工工具、全文检索工具和CEB版式文件转换工具
第3章总体设计方案
东莞市数字化档案室总体建设应包括硬件系统和软件系统两方面。
下面分别阐述软硬件系统设计方案。
3.1软件系统
方正博通数字化档案室软件系统主要由系统软件和应用软件构成,具体由以下部份组成:
系统软件:
1操作系统
2数据库系统
3应用服务器中间件
应用软件:
4扫描加工软件
5数字化网上档案管理软件
6全文检索软件
7CEB版式文件转换软件
3.1.1系统软件
方正博通数字化档案室系统采用J2EE三层体系架构设计,支持跨平台、跨数据库运行。
完全支持客户选择的服务器操作系统采用Windows2000Server或Windows2003Server;以及选择的服务器数据库采用MSSQLServer2000或MSSQLServer2005,或其它主流操作系统和数据库系统。
由于机关档案室数据量和访问量不大,应用服务器中间件建议可采用免费的Tomcat,也可以在数据量、用户访问量大幅增长的情况下,选择Weblogic、Websphere等大型应用服务器中间件系统。
3.1.2扫描加工软件
扫描加工主要采用以下关键技术:
影像扫描和处理技术
对纸质档案、缩微胶片等进行扫描数字化,支持批量扫描和自动命名功能,并可灵活调节扫描精度,满足后续处理和复制传播的需求。
对影像进行版心定位、纠斜、去噪、阈值调整、自动提取和自动转换等功能。
影像版面分析技术
对扫描影像进行版面分析,形成版面区域和档案的内在关联,确定文字、图片区域,并提取常规标引内容,按照卷名、档号、年代等层次建立基本的档案文章结构;
文字自动识别和智能校对技术
采用先进的OCR文字识别引擎进行识别,,并依据质量规范实现文本的编改和校对处理
采用智能化的逐字折校和聚类通校两种方式,在直接校对的内部还采用了先进的语义校对,极大限度地提高校对的效率和质量
一般质量标准为文字错误率不超过%,可通过工艺配置满足更高的质量要求
结构化信息标引标注技术
对后期文本进行结构化标引工作,包括字段提取等处理。
特殊情况下,会根据要求定制来源、以及分类、专题等主题标引信息
字库技术
对于生僻字,采用补字造字方法,依据一定的编码标准形成规范字库
1、纸制文档数字化加工子系统
本系统主要包括方正博思文档扫描系统和方正锐思中文识别系统。
方正文档扫描子系统主要提供四个部分的主要功能:
文档扫描、文档管理、图像加工及文档著录、文档入库。
文档扫描包括文档扫描控制及扫描参数设置两个主要控件,如对全宗号、保管期限、年度、卷号、件号、页号以及扫描设备、参数调节等。
文档管理包括根据档案的案卷标准,对建立的文档管理结构树进行管理。
支持与档案目录数据自动挂接。
文档管理结构树包括对全宗、保存期限、年份、卷号、件、页等七种档案属性进行管理,同时文档目录结构树是可以根据用户的需求调整以及各种增、删、改的操作。
文档管理结构树具有的灵活的可定制性,增强了系统的扩展性。
图:
文档管理结构树
图像加工功能是文档扫描子系统中的图像处理部分,包含主界面上一些简单的图像处理操作,图像处理的工具按钮如图所示:
在文档扫描子系统中还挂接了专业的图象处理工具,通过它可以将档案在保存过程中遗留的残痕,在保存原始性的同时进行有效的修复。
数字水印功能是支持编辑和插入背景水印,水印可以是文字,也可以是图片。
允许设置水印显示位置和透明度等参数。
提交入库功能可与数字化网上档案管理软件无缝集成,数据直接上载到相应门类档案数据库。
方正中文文字识别系统包括公文扫描图像的获取、公文图像版面分析、公文文字识别及编辑校对、半自动公文标引实现一次著录和公文上载几方面的功能。
扫描图像的获取有两种获取图像的方法,一种是直接输入存储介质中已有的图像文件;另一方面是通过扫描图像获取。
图像版面分析是对图像进行识别前的版面处理工作,目的是为识别作准备,包括画框、自动纠斜、旋转等操作。
版面分析由方正锐思中文识别系统公文版自动完成。
在做版面识别工作之前,首先需要划分识别的区域,也就是划分出文本块。
它即可以识别整个图像版面,也可以只识别某几个区域框里的公文内容。
文字识别是对设置好的区域或版面进行文字识别工作,若版面有多个分析区域,它将自动按区域的标号顺序进行识别。
在线著录是通过选择需要标引的著录内容,系统自动识别后用户可以在文件内容标引窗口中根据各个标引项直接填入标引信息,也可以通过公文标引菜单选项,点击右键菜单中选取著录项填充。
可以在扫描原文过程中捕获标题、主题词、责任者等元数据信息并自动著录到档案系统中。
提交入库功能可与数字化网上档案管理软件无缝集成,数据直接上载到相应门类档案数据库。
2、照片数字化加工系统
方正照片数字化加工软件支持丰富的图片转换格式,支持下表多种格式图片文件的浏览,方便选择合适的图片上载;
格式名
文件后缀
Bitmap图像文件格式
Bmp,Rle
GIF图像文件格式
Gif
JPEG 图像文件格式
Jpg,Jpe
TIFF图像文件格式
Tif
Photoshop图像文件格式
Psd
PNG图像文件格式
Png
TGA图像文件格式
Tga
PCD图像文件格式
Pcd
PCX图像文件格式
Pcx
PICT图像文件格式
Pic,Pct
PXR图像文件格式
Pxr
SCT图像文件格式
Sct
PIC图像文件格式
Pic
封装PostScript图像文件
Eps
3、方正音视频数字化采集系统
通过音视频采集卡将音视频模拟数据采集转换为视频数字化数据的功能。
系统能够自动地进行音视频采集工作。
视频支持保存为MPEG2/MPEG4格式、音频支持保存为WAV或MP3格式存储。
3.1.3数字化网上档案管理软件
系统支持对多种门类档案的采集、整理、著录、归档及检索利用;支持多全宗管理,支持网上档案移交;档案管理包括档案分类子系统、档案业务子系统、档案全文检索与利用及系统管理四个子系统功能,以下分别描述其功能特点。
3.1.3.1档案分类管理子系统
对用户设置的文书档案、照片档案、科技档案、声像档案、会计档案、实物档案、设备档案等各种类型档案进行档案立卷归档整理、档案著录、档案检索、报表打印等功能。
文件收集模块
通过数据接口用于接收OA或业务系统、现行文件中心或者其他需要归成档案的文件。
这些文件可以经过加入新卷或者已有卷,审批归档后进入正式的档案库;对于不合格的文件,档案管理员还可以进行退回操作,也可以进行重新修改。
对于简化立卷,文件收集模块专门用于接收OA系统的公文或者其它需要变成档案的文件。
这些文件经过简化立卷后进入正式的档案库;也可以将一些资料。
性的文件转成资料
传统案卷整理归档模块
同时支持传统立卷(在档案系统里有案卷库的)和简化立卷(在档案库配置里没有案卷库的)管理并存。
传统立卷是对文件先立卷,再归档。
包括鉴定、预立卷、自动组卷、案卷调整等功能。
按件整理归档模块
简化立卷(在档案库配置里没有案卷库的),它以“简化整理、深化检索”为宗旨,是指录入时没有案卷的档案,该模块包括对档案文件的添加,修改,删除,查询等功能。
档案著录模块
包括档案文件级著录,案卷级著录,多媒体文件著录。
各种级别的著录都包括著录信息的增、删、改、恢复的功能,同时文件著录还能够批量修改,件号调整,查看全文和自动标引,案卷著录可以查询、合并和拆分等。
著录形式模拟手工式档案管理,包括对携带录入、增加文件附件和增加子件的支持。
提供关联设置,为相关的一组文件建立联系,便于相关性检索。
报表打印模块
提供多种不同的报表类型,可以多种方式打印案卷和档案文件相关信息。
具体包括:
传统立卷(案卷目录,案卷封面,目录备考表等)、简化立卷(归档文件目录,归档盒脊,归档文件目录封面等)、档案全宗说明等多种报表的打印。
系统内置多种报表模板供选择,支持卡片式,列表式报表样式打印及打印预览。
另外根据档案业务的需要,可自动生成档案库目录数据统计报表、档案库数据统计报表和档案全宗统计报表。
档案鉴定模块
档案鉴定用于记录档案的鉴定过程及鉴定结果,基本上是文件或案卷的保管期限发生修改,或案卷、文件被销毁,划定档案是否公开使用。
对档案鉴定(包括鉴定人、时间、鉴定结果等)过程登记。
档案销毁模块
档案销毁是提供对案卷和档案文件进行销毁的功能。
主要包括案卷销毁、档案销毁、档案恢复、销毁日志查询和销毁报表的打印、销毁流程定制等功能。
3.1.3.2档案业务子系统
档案管理子系统包括档案检索、档案保管、档案统计和借阅利用、档案编研、档案移交等功能模块。
档案检索模块
由于档案文件/案卷内容繁多,数量较大,为了方便用户检索和管理,系统提供了丰富的检索功能,包括模糊检索、分类检索、高级条件联合检索、全文检索、跨库检索、关联检索等。
用户可以根据需要进行查询及个人利用等工作。
“检索服务”包括档案库查询、高级检索、全文检索几方面的功能。
档案库查询应用于用户在选择的某个档案文件库/档案案卷库中进行查询。
高级检索应用于用户在简单查询无法满足检索需求的时候,可以选择高级检索,进行查询。
在高级检索中,用户可以选择所有可参与检索的字段。
跨库检索是输入检索条件系统会自动跨不同类型档案库(文书、照片、声像等)、公文库、资料库检索,比如:
某个主题的档案信息在文书档案库里有,在多媒体档案库里也有。
跨库检索可以自动把存储在文书库、多媒体库的同一主题档案信息全部检索出来。
档案统计模块
档案统计提供了丰富的统计方式和统计报表样式,可以对全部著录内容进行统计。
通过对需要统计档案库和选择统计类型的选择,如按月统计、或按年统计、统计字段和统计时间字段等,实现统计结果。
支持对档案内容的统计,也支持对档案管理人员工作量的统计。
档案编研模块
档案编研是按照档案规定进行编纂,形成新的文档的过程,提供编研分类包括:
大事记、组织沿革、基础数字汇编、重要文件汇编、人事任免汇编、全宗指南。
可以新建和删除编研库,定义编研成果的元数据。
提供编研材料检索功能支持从各类档案库、资料库检索数据添加到编研模板在线编辑。
档案保管模块
库房管理是对用于保存档案的库房及其环境进行记录的模块,具体包括:
库房温湿度登记、出入库管理并提供图形化的库房统计功能。
借阅登记模块
借阅登记包括借阅调单管理、利用人信息、借阅办理、催还、利用查询和利用统计功能。
全宗管理模块
全宗作为档案管理的一个重要基础数据属性,在系统管理中需要对全宗进行基础数据维护。
包括全宗的新增、修改、删除、统计、查询、批量修改。
对全宗数据可以排序。
通过档案统计功能可以对全宗、档案库信息进行统计分析。
批量挂接模块
批量挂接的功能主要用于挂接档案历史数据。
系统支持导出的全文文件的命名规则可以维护,以方便与制定数据库的档案目录条目自动挂接。
档案移交模块
档案移交是用于档案处室向上级档案馆进行档案移交工作。
其移交方式是根据移交条件(年度、保管期限、档案库),将档案库记录(包含案卷、文件及其数字化文件按格式导出,实现批量移交和专题移交。
3.1.3.3档案全文检索子系统
方正全文检索系统是基于档案内容的检索,全文检索的配置在系统管理的系统配置里配置,输入一个或多个关键词之后按确定即可查询。
类似互联网使用XX(baidu)、谷歌(Google)全文检索方式。
属自有软件产品可以和本系统无缝集成,有效提高查全率和查准率。
图:
方正档案全文检索界面
档案室对外要提供检索、借阅服务满足内部用户网络在线查阅档案的需要。
为用户查档、借阅档案提供的智能检索工具以逐步代替传统填写手工借阅单,查看纸制档案目录的低效手段。
用户可以通过远程网络检索档案目录、全文检索档案内容、在线提出查看、借阅档案原文申请,经过档案管理人员审批通过才能查看、借阅档案原文信息。
支持用户通过网络远程实现跨库检索、分类检索、高级检索、全文检索多种档案查询方式。
3.1.3.4系统管理子系统
系统管理负责档案数据库建设和各种应用安全、日志及数据备份机制的建立。
主要有用户权限管理、日志管理、档案库属性定制、系统配置、界面定制、数据备份等功能。
用户权限管理
对使用本系统的人员进行管理,可以对组织机构、用户组、用户及角色进行增、删、改、恢复操作,同时对角色可以按不同用户级别和组级别进行权限分配。
日志管理
提供对系统访问日志、数据操作日志记录,随时自动记录对档案实时操作的人员、时间、访问机器、功能模块、档案名称、具体操作等,以保证归档文件的真实性。
管理人员对日志记录进行查询、管理、统计和分析。
档案库属性定制
档案库属性定制支持定制档案目录数据库、全文数据库和图书资料数据库。
具体功能包括档案库定制、类目管理、档号设置、其它库定制等功能。
档案库定制:
用户无需编程可以自定义各类档案库、资料库、文件库等,灵活定义元数据属性、排序、预置初始值、指定索引项。
档案库管理分别包括对档案库、案卷库的增、删、改等维护功能外,对档案库、案卷库的定制属性同样赋予了增、删、改等维护的功能。
字段代码维护:
档案著录有些数据项如载体、密级、保管期限等重复录入机会高,如密级、保管期限、责任者等,系统可对此类著录项的输入内容进行定义,使其在录入时显示为下拉菜单供用户选择,提高录入速度。
系统配置
系统配置主要用于对系统参数进行必要配置,它包括参数配置、检索配置、检索索引库配置。
界面定制
界面定制的功能作用于在定义好档案类型和档案类型的属性后,系统管理员要为各种档案类型(包括用户组、用户、档案附件、档案文件夹)定义输入界面。
每一种档案类型,都有与之相对应的多种属性,但并不是所有的属性值都需要在新增档案时手工录入。
输入界面的定制功能给系统管理员以灵活的选择,屏蔽一些无需在录入时看到的属性项。
数据备份管理
用户根据备份制度,可对系统进行数据库部分备份与完全备份,用户也可以选择部分数据备份。
备份的数据包括档案目录数据、原文数据。
系统提供定期自动备份,指定备份路径,支持将备份数据刻制成光盘,可进行数据恢复。
3.1.4CEB版式格式转换子系统
参照DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》要求,为方便网络查询数字化加工的图像文件应转换为CEB版式格式,CEB版式格式具有保持电子档案原文原貌,防窜改的特点,比PDF对中文档案内容转换和显示提供更好的支持,是档案网络利用的最佳格式。
CEB是一种带语义的版式文件,在不同的软硬件环境下保持显示不发生变化。
CEB格式公文在版式上符合《国家行政机关公文格式》GB/T 9704-1999标准规范。
CEB文件生成后不可修改,内容不能随意篡改,保证了公文、档案的正确性、完整性和保密性。
具有以下特点:
CEB文件生成转换方便,政府日常办公中常用的字处理排版软件,如方正书版、WORD、WPS等,生成的所有结果文件都可以转换成CEB格式,支持XML、S2、S72、S92、MPS、PS、PS2、EPS、JPG、TIFF、PDF、DOC、WPS等等。
CEB与XML技术结合,支持版面自动生成,支持公文要素提取,使用灵活;符合《XML电子公文标准(草案)》。
CEB文件支持数字签名、数据加密等安全机制;对自动化的审批和工作流程保留应用扩展,支持电子审批和电子印章的扩展应用。
融合了当前主要字型表示技术:
包括各种编码体系(Unicode、GB18030,BIG5…),各种字库技术(包括TrueType、CID、PS…)。
支持少数民族文(蒙文、维文、藏文、韩文等)的转换。
自动下载补字,保证CEB文件不发生“开天窗”的情况。
提供全面图形处理技术(包括各种线形的完整描述)。
提供了全面的图像和颜色处理支持及压缩(如多种色彩空间、包括ICC在内的色彩还原、RLE,G3,G4,Wavelet等数据压缩)。
CEB文件完全是矢量字符,文件占用空间小,利于网上传播,是所有格式中文件数据量最小的一种。
可以在CEB文件上制作目录、链接跳转,增加音频、视频信息。
可以在CEB上画线、加亮、圈阅、批注等应用。
3.2硬件系统
硬件系统是数字化档案室软件系统的运行基础设施,主要包括服务器、计算机、扫描仪、存储设备、光盘刻录机。
3.2.1硬件拓扑结构
按需求,运行档案系统的服务器或计算机应与Internet网络实现物理隔离,数据交换采用只读光盘等介质实现。
硬件部署拓扑示意图如下所示:
图:
硬件部署拓扑示意图
3.2.2硬件设备配置建议
1、服务器
用于存储档案信息,运行档案管理系统,提供档案数字信息的采集、整理、归档及在线查阅利用。
要求使用专门的服务器:
CPU主频2GHz或以上、内存2G或以上、硬盘空间>=100G、带RAID功能。
2、计算机
作为客户端用于访问服务器或进行档案数字化处理的终端设备。
建议配备1~2台电脑,一台用于目录建库,一台用于数字化加工,性能指标:
(1)CPU主频2GHz或以上;
(2)1G以上内存;
(3)80G以上硬盘空间;
(4)采用WindowsXP或2000操作系统;
3、扫描仪
用于纸质、照片档案的数字化。
对于工程、产品设计单位。
应该配备大幅面扫描仪。
纸质扫描仪要求使用高速扫描仪,性能指标:
(1)200dpi/A4黑白扫描速度:
25ppm/50ipm或以上;
(2)200dpi/A4彩色扫描速度:
25ppm/50ipm或以上;
(3)黑白光学600dpi或以上,彩色光学600dpi或以上;
(4)支持双面彩色/灰度/黑白扫描;
(5)使用USB、SCSI接口。
注:
尽量选用支持自动馈纸及平板扫描的高速扫描仪,有条件的单位最好配备A3高速扫描仪。
4、存储、备份设备
对于数据量大的单位需配备存储、备份设备。
建议存储容量≥2T(1T=1024G)。
有条件的立档单位可配置专门的备份软件,也可配置一台单独的备份服务器。
5、打印机
用于档案目录及封皮打印等。
建议采用激光打印机、喷墨打印机(要求使用耐久性打印耗材),选择时需考虑最大打印尺寸,要求能够打印各种类型的档案封面、封底。
6、编研与备份设备
(1)光盘刻录机:
用于纸质、数码照片、多媒体档案数
字化的备份。
建议配备DVD光盘刻录机。
定期将目录数据与全文数据刻录备份,备份频率建议:
档案数据:
目录数据每周一次全部备份;电子文件:
全文数据每周一次增量备份,每季度一次全部备份。
(2)照片打印机:
用于打印索引照片缩略图或输出选择
的照片。
7、不间断电源
用于所有设备的断电保护,保证档案信息的安全运行。
第4章技术特点
4.1支持各种档案标准
方正博通数字化档案室系统的一个非常显著的特点在于它可以支持各种元数据标准。
它提供的属性定制功能,
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