浙江美术馆公文处理工作实施办法.docx
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浙江美术馆公文处理工作实施办法
浙江美术馆公文处理工作实施办法
(试行)
一、总体要求
(一)为了进一步推进浙江美术馆公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《浙江省文化厅办公室关于印发〈浙江省文化厅公文处理工作实施细则〉的通知》(浙文办〔2013〕48号),结合我馆实际,制定本实施办法。
(二)本实施办法适用于浙江美术馆以及馆属各部门公文处理工作。
(三)浙江美术馆公文是美术馆实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
(四)公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
(五)公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
(六)浙江美术馆各部门应当高度重视公文处理工作,馆部领导及各部门负责人应当带头遵守《浙江省文化厅公文处理工作实施细则》和本实施办法。
(七)浙江美术馆办公室主管全馆的公文处理工作,并对馆属各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
二、公文种类
(八)《浙江省文化厅公文处理工作实施细则》规定共有12种公文种类,适用于美术馆的主要有以下10种:
1.决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2.决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3.公告。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4.意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
5.通知。
适用于发布、传达要求相关部门周知和执行的事项。
6.通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
7.报告。
适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
8.请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
9.函。
适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
10.纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
三、公文格式
(九)公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
1.发文单位标志。
由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,发文机关标志的字号不得大于上级发文机关标志的字号。
2.发文字号。
由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。
机关代字应当准确、规范、精炼、无歧义、固定使用,不得与上级机关、同级机关代字雷同。
(1)浙江美术馆党的组织发文字号:
浙美党〔公元年份〕×号。
适用于:
浙江美术馆党支部重要发文。
(2)浙江美术馆工会的组织发文字号:
浙美工〔公元年份〕×号。
适用于:
浙江美术馆工会重要发文。
(3)浙江美术馆行政公文发文字号包括:
浙美〔公元年份〕×号。
适用于:
向上级机关请示、报告和提出意见;向馆属各部门部署全局性文化工作,制定工作制度,提出指导性意见;下达年度工作计划;对重要工作、重大事件的情况通报;对馆属部门或个人给予重大奖励、表彰或批评、惩处;机构的设置、变动;转发上级机关的重要文件;与平级单位的联合发文;其他有关重要事项的通知。
浙美函〔公元年份〕×号。
适用于:
向平级单位的有关部门或其他单位行文,通报有关情况,商洽事宜;向有关单位或个人发出邀请;向有关单位提供证明等。
浙美会〔公元年份〕×号。
适用于:
浙江美术馆党支部会议、馆长办公会议、馆务会议、专题会议等会议纪要。
以上发文字号适用范围以外的文件一律以便签形式发文。
3.签发人。
上行文应当标注签发人姓名。
“签发人”三字与签发人姓名处在同一行。
“签发人”三字用3号仿宋字体,签发人姓名用3号楷体字。
4.标题。
由发文单位名称、事由和文种组成。
标题中应当尽量避免使用标点符号,确需使用的,可以使用书名号、引号、顿号、连接号和括号。
标题用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
5.主送机关。
公文的主要受理机关,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型机关统称。
编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
6.正文。
公文的主体,用来表述公文的内容。
用3号仿宋体字。
正文结构层次较多时,序数应当依次用“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注。
第一层小标题用黑体字,第二层小标题用楷体字,第三、四层小标题用仿宋体字。
公文的首页必须显示正文。
7.附件说明。
公文附件的顺序号和名称。
在正文下空一行左空二字编制“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
有多个附件的,用阿拉伯数字标注附件顺序号,依序标注附件名称。
附件名称回行时,与上行附件名称的首字对齐。
附件名称后不使用标点符号。
8.发文单位署名。
署发文单位全称或者规范化简称。
公文一般署单位名称,议案、命令(令)等署单位主要负责人姓名。
9.成文日期。
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
公文签发后,因故不能及时发文时,成文日期可以请示签发人重新确定或者由办公室提出意见报领导确定。
成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。
10.印章。
公文中有浙江美术馆署名的,应当加盖浙江美术馆印章,并与署名机关相符。
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
纪要不需加盖印章。
11.附注。
公文印发传达范围等需要说明的事项,居左空二字加圆括号标注在成文日期下一行。
请示应当在附注处标注联系人姓名和联系电话。
12.附件。
正文的说明、补充或者参考资料。
附件应当另面编排在版记之前,与正文一起装订。
不能与正文一起装订时,应当在附件左上角标注公文的发文字号,并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
附件的顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
附件格式要求同正文。
13.抄送机关。
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
用4号仿宋体字。
抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关顺序排列。
14.印发单位和印发日期。
印发单位为行文单位或者其办公室。
印发日期为公文的送印日期,用阿拉伯数字将年、月、日标全。
用4号仿宋体字。
15.页码。
公文页数顺序号。
单页码居右空一字,双页码居左空一字标注。
公文的正文与附件一起装订时,页码应当连续标注。
(十)公文的版式按照《党政机关公文格式》(国家标准GB/T9704—2012)执行。
(十一)公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。
(十二)公文用纸幅面采用国际标准A4型(长297mm、宽210mm)。
特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
一般每面排22行,每行排28个字,特定情况可以作适当调整。
四、行文规则
(十三)行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。
有以下情形之一的,不再行文:
1.国家法律法规已经作出明确规定的;
2.现行公文规定仍然适用的;
3.贯彻上级公文精神,照抄照搬,没有新的具体政策措施的;
4.当面协商或者利用现代信息技术手段能够解决的;
5.常规、事务性的工作安排。
(十四)行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
一般不得越级行文,遇有重大自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。
(十五)向上级机关行文,应当遵循以下规则:
1.原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。
2.请示应当一文一事。
不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
3.除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本馆名义向上级机关负责人报送公文,不得以本馆负责人名义向上级机关报送公文。
(十六)向馆内部门行文,应当遵循以下规则:
1.具有较重大意义的指令性公文或者指令性要求,以浙江美术馆名义向馆属各部门行文。
一般性的行政工作事务由办公室以便签形式发文。
办公室发文需经馆长签署同意。
馆属部门发布一般常规性工作事务要求的,以便签形式发布,发布内容需经分管领导审定。
2.由我馆主办的展览活动方案、优秀项目申报材料等,由主办部门负责起草,涉及多个部门的,主办部门要征求会办部门意见,材料完整无矛盾冲突,以请示的行文形式报馆部,经办公室审核后送馆领导。
3.浙江美术馆内部发行文件,根据需要抄送相关部门。
重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
五、公文拟制
(十七)公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
(十八)公文起草应当做到:
1.符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。
2.一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
3.内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。
4.文种正确,格式规范。
5.深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
6.涉及多个部门工作范围内的事项,由主办部门牵头起草、汇总,主办部门必须征求相关部门部门意见,力求达成一致。
经协调仍不能达成一致意见的,主办部门应当列明各方理据,提出倾向性意见报馆部裁定。
7.美术馆负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
(二十)公文文稿签发前,应当由办公室审核。
审核的重点是:
1.行文理由是否充分,行文依据是否准确。
2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现本馆意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。
3.涉及多个部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见,未协商一致的事项是否提出处理意见及依据。
4.结构是否合理,观点是否鲜明,材料是否充实;文种是否正确,格式是否规范。
5.文字、数字、计量单位、人名、地名、时间、引文、标点符号等是否准确规范。
6.其他内容是否符合公文起草的有关要求。
(二十一)经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。
(二十二)公文应当经馆长审批签发。
签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。
馆长一般不直接签发未经办公室审核的公文。
六、审批权限
(二十三)以浙江美术馆、浙江美术馆党支部义向上级机关请示、报告重要事项,提出重要意见,由馆长、党支部书记签发。
馆长、党支部书记离杭期间,经馆长、党支部书记同意,由主持工作的馆领导签发。
(二十四)以浙江美术馆、浙江美术馆党支部名义向馆属部门、全体员工及其它不隶属于的机关单位发出的内容重要、涉及面广的公文,由馆长、党支部书记签发。
在馆长、党支部书记离杭期间,由分管馆领导签发。
七、公文办理
(二十五)公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
(二十六)收文办理主要程序是:
1.登记。
对收到的公文准确登记收文日期、来文单位、发文字号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、收文份数、公文份号等信息和办理情况。
2.承办。
阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定分送范围。
批办性公文应当提出拟办意见报馆领导批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。
阅知性公文一般按馆领导职务排序从前往后传阅,批办性公文一般按馆领导职务排序从后往前传阅。
办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。
3.紧急公文应当明确办理时限。
承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
4.部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复来文单位;涉及其他部门职权范围内的事项,承办部门应当主动与有关部门协商办理;需报请馆领导审批的事项,承办部门应当提出处理意见。
5.催办。
及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。
紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
6.答复。
公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。
(二十七)发文办理主要程序是:
1.复核。
已经发文单位负责人签批的公文,印发前拟稿人应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。
2.登记。
对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
3.印制。
公文印制必须确保质量、安全和时效。
涉密公文应当在保密行政管理部门批准的印刷厂或者符合保密要求的机关内部文印室印制。
绝密级公文应当指定专人印制。
4.核发。
对已印制公文的文字、格式和印刷质量检查无误后分发。
(二十八)涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
禁止通过普通邮政、快递、普通传真、互联网或者其他非涉密网络等渠道传递传输涉密公文。
涉密公文在传递过程中,各相关组织和个人应当确保其畅通。
(二十九)在公文办理过程中,应当使用符合存档要求的书写、印刷材料。
需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。
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