酒店筹备期的财务处理.docx
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酒店筹备期的财务处理.docx
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酒店筹备期的财务处理
现在筹备的酒店越来越多,从参与 2 家 5 星酒店筹备来总结了几点
筹备期财务处理,与大家探讨。
大致的事项我总结了一下有以下几点:
筹备期的财务工作重点 1
1、人员招聘培训 1
2、开业预算 2
3、财务工作流程 2
4、会计核算 3
会计核算基本前提的要求 3
1、会计主体 3
2、持续经营 4
3、会计分期 4
4、货币计量 4
选择合适的会计制度及计量方法 4
岗位安排 4
分为哪几个班组?
4
各岗位 SOP 5
工作流程 5
流程图 5
电子版单据(范例) 5
系统初始化 5
软件初始化 5
前台系统 5
后台系统 5
仓库系统 6
会计科目设置 6
敲定会计科目 6
添加二级明细 6
规范科目核算 6
在建工程的处理 6
开办费的处理 6
开办费的分类 7
新会计准则上的规定 7
新准则主要账务处理 7
开办费的税务处理 8
实务操作中的开办费处理 9
有关凭证账本 9
筹备期账务处理原则 9
凭证摘要怎么写 9
电算化了,还需要几个账本?
9
总纲
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筹备期的定义:
巴拉巴拉,尽情去XX、Google 上搜索吧,
懒得拷贝了。
比如小时候搭积木,从凌乱的木头块,到最终搭建成
宫殿或者大桥,这期间把各式各样的木块,按照自己的想法来搭建,
相互支撑起一件作品,整个搭建的过程,就是筹备期。
嗯,老哥小
时候没玩过这先进玩意儿,老羡慕了,现在的小正太们要么是航母、
机枪、变形金刚、芭比娃娃,根本没得玩这几乎被滚滚时代给淘汰
的破玩意儿了,但用积木来做筹备期定义的比喻,还算形象(不形
象?
我嘞乐个去!
我写的我做主!
)。
筹建期是指企业被批准筹建之日起至开始生产、经营(包括试生产、
试营业)之日的期间。
筹备期的财务工作重点
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“擒贼先擒王”,我们的精力是有限的。
特别是筹备期的残酷
现状,做过酒店筹备的学长学妹肯定记忆深刻,慌乱的建筑工地,
有序或无序的培训、开荒、除草,沙发、厨杂运到酒店一哄而上滴
抢,紧张的人员配置,有一句流传已久表现酒店开荒人员的真实体
验的话叫做:
拿女人当男人使,拿男人当驴使唤。
曾在一家酒店筹
备期碰到一学妹,QQ 签名是:
为什么拿女人都当牲口使?
!
可见一
斑。
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酒店筹备期的财务部大致分以下几点工作:
前期各项酒店物
资采购的询比价,与家具瓷器布草等供应商签订合同,保证按开业
倒计时的安排按时到货,保质保量;与使用部门一起为酒店各项货
物办理验收登记手续;为供应商付款、支付各项市场考察费用、培
训费、交通费、差旅费、员工餐费等前期投入各项费用;保管仓库
梳理收发货流程;监督以上各项筹备花费,整理所有单据并做会计
凭证、记账、出报表;实时更新您合同台账、资产台账等;IT 网络
布线及前台后台系统的测试;财务部人员招聘、企业文化及上岗培
训。
以上列举的是比较突出的,囊括了财务部的 5 大分组:
采购、IT、
收银、会计、成本或仓库。
当然,有的酒店单独成立采购部,与财
务部并列;或者把 IT 合并到工程部,隶属由工程部,具体的部门设
置,我会在之后专门开一个章节来和大家分享。
总体来说,都是按
财务的两大职能“核算、监督”来调配资源的,翻译成口语化的就是
实际操作与账务处理两大块。
1、人员招聘培训
人是基础,人员的招聘是个基础,必须滴,没有人,啥都没有。
所
以 NO.1 就是人员招聘。
首先,必须有一个财务总监,有的酒店不设置总监职位,直接设置
财务经理,这个无所谓,通俗点就是财务的一把手。
第二,出纳。
甚至比会计和其他的人都有必要提前到岗。
第三,采购、库管、会计。
第四,IT、收银。
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如果条件允许,这几个部分的负责人一起到岗是最好的,否
则就按这个从一到四的顺序,每项里按先后顺序。
提一句,来自老
哥的经验,筹备期酒店不注重仓库这块,让仓库人员最后到岗的话,
开业之后的麻烦事儿会让人有欲哭无泪的冲动,那么,听老哥一句
“I Told You”。
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第二项培训,单独提出来是因为酒店业从来都不重视这一项。
酒店业的离职率高处不胜寒,这个也是众多因素之一。
当然,即便
我单独写出来,酒店也会照旧不会顾及,酒店有酒店的是思维,固
执的思维,导致人员流动的不知自己身在何处,我们总是从一家酒
店跳到另外一家,从另外一家又调到另另外一家,周转往复。
Anyway,回到主题,培训分 2 个内容:
第一,企业文化。
很重要!
比排在第二项的业务培训重要无数倍,
如果他认同企业文化,在业务上可以学习,如果根本无法融入企业,
就算他是钱学森,你也留不住。
第二,业务培训。
不可否认,现代人急功近利,除了看看肥皂剧聊
聊花边新闻,很少有人会专门的学习,所以,很看到很多开业一两
年后的酒店里乱七八糟,看一个酒店的筹备是否做的合格,不是看
它当期营业(虽然这也是一项重要的考核指标),而是看它成立两
年后,不同部门之间、同一部门内部相互配合是否默契,“默契”二
字太笼统,说直白一点就是:
如果开业 2 年之后财务部还是天天加
班加点(月末结账除外),累死累活,那就是不默契。
因为,如果
筹备做的成功,相互之间会有相应的模式固化下来,比如单据的传
递,什么日子什么时间由谁传给谁,再有谁来做成怎么样的表格按
规定时间上交汇总……以此类推的固化模式而已。
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这个所谓的固化模式,就是所谓的“工作流程”,而工作流程稍
后会详细解释。
现在说说支持这个固化模式的专业知识。
举个例子,
笔者曾工作过的一家酒店,到岗是在酒店开业 2 年后,笔者随手翻
了一本之前到凭证,发现整本凭证中只有 2 张发票为真发票!
!
之
后经过全面整理发现,不到两年的时间里酒店接收的有问题发票达
2000 万!
!
二千万是个什么概念?
!
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这两千多万的发票中,有的是根本就是假,发票,有的是开票
人与实际购买发票人不符,想想看,怎样的业务素质才能达到这种
骇人听闻的效果。
这一问题暴露出公司内控制度不完善,集团内部
审计制度不健全,当然最重要的是暴露出会计人员的业务水平低。
如果要做筹备期财务部业务培训,建议有以下几点:
(1)财务部组织机构及岗位职责(了解上下级结构,各岗位工作
内容和相互工作关系);
(2)财务人员职业道德(看起来有点假大空,重要的是要告诉这
些胆子大业务不熟的年轻人在财务这个敏感的岗位上保护好自己,
不该做的千万不能做,那是高压线!
);
(3)工作流程、工作标准及质检标准,与其他部门各岗位的沟通
协作流程;
(4)工作业务技巧(公文管理、印章管理、发票查询真伪、人民
币真伪辨别、点钞培训、办公软件操作、网络安全培训、酒店前台
系统、仓库系统、后台系统培训);
具体的技巧在网络浩瀚的海洋里垂钓吧,呵呵。
2、开业预算
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酒店的筹备种类千差万别,近来最火的要属房地产一窝蜂投资
酒店,从各种品牌酒店挖几个人,招募几个本土酒店的熟手或刚毕
业的新手,加上自己的一把手二把手,条件好的会请几个老外装门
面,这样多元化达成的结果有三,一是聚众家之所长,二是集众家
之所短,而大抵是介于 2 者之间,搞好了就是特色,搞不好就是不
伦不类了。
而对于房地产而言,做酒店的首要目的是为房产做配套,
其次是融资贷款做抵押,最后才是如果运气好就进入这个领域,如
果运气差,做三五年就卖掉。
对于房地产业未来走向下阶段性定论不是我长项,言归正传,房地
产建酒店会有专门的项目组,对于项目组的预算房地产公司会做的
很细,无论是从在建工程就开始在酒店账面反映,还是竣工后再结
转至酒店账面,只要保持一条原则——预算账面化。
对于购买酒店重装修或者直接接手,前期有无在建工程,后期肯定
都会有筹备物资的预算,也就是说按时间顺序分为工程预算和开业
预算,无论是哪条预算,只要保证“预算账面化”即可。
所谓“预算账面化”是将账面的会计科目按照预算项目来设置,达到
账面与预算相互对应,能够随时从账面取数来实现随时得到预算执
行数据,开业后查找期间各项费用起始数据的唯一性。
具体操作(暂略)
3、财务工作流程
SOP(暂略)
4、会计核算
这个是重点要探讨的。
会计核算基本前提的要求
没看错,和学校的课本一样(其实根本就取自教学课本),会计核
算的 4 个前提假设,不会变成 6 个或 8 个,从 1890 年到 2012 年,
依然分为 4 个方面:
会计主体假设、持续经营假设、会计分期假设、
货币计量假设。
老树也会发新芽,旧罐子还是会灌满新醋,结合财政部 2006 年《财
会[2006]3 号》38 项会计准则来说一下这个 4 个方面(温馨提示:
懂的站右边忍受着看完,不懂的站左边跳过,似懂非懂的站中间裸
奔)。
1、会计主体
新的会计准则,之前叫会计制度,Long long ago,老哥我做面霸的
时候碰到一位老人家,灰白的头发飘飘欲仙,眼神横扫一回,抿抿
嘴问我:
新会计制度你知道吗?
我说有,那老人家立马来了精神,
掐掐指头,叱责:
错!
旧的叫会计制度,新的叫会计准则!
我脑海
立马是周先生邻居孔乙己用长指甲蘸水,教授“茴”字的 4 种写法。
当然,毫无例外,我被 Pass 掉了。
但此后这场印象深刻的面试,使
我记得了,38 项会计准则他老母不叫这名字!
哦,话扯远了。
新准则适用于在我国境内设立的企业及公司,也就是 All of us。
这
一条来自新准则第一章总则第二条。
对于筹建期间的酒店来说,财务参与的时候,也就是开始有货币账
目和报销发票业务的时候,营业执照肯定没有办下来,所以,虽然
会计主体,就是我们所说的酒店,但是具体的名称还未确定,直接
导致合作方开具发票中酒店的全称有很大不确定性。
怎么应对呢?
实操中有两种方法可以选择:
(1)采用总公司的全称
因在酒店正式成立,即营业执照办理当日之前,为了酒店开业而签
订的各种购货合同都是加盖总公司的合同章,首付款和货到时的第
二次款项,用的是总公司的银行支票汇票,各项报销费用,比如差
旅费、培训费、邮寄费、办公费等各项费用,用的是总公司的现金,
所有的一切,都是总公司给的,在这点上无可厚非。
(2)采用假定名称
另外一种是筹备期用的是“好汉两个半大酒店筹建处合同专用章”,
或者是事先注册一个“生活大爆炸酒店管理有限公司”,来和供应商
交易的,也就是说,准备要在营业执照上申请的名字就是“好汉两个
半大酒店有限公司”或“生活大爆炸国际酒店有限公司”,这样的话,
名字可以直接用。
总的来说,就是合同章是哪个,对方就给你开哪个的发票抬头,不
会错。
正式申请下来之后,再变更。
当然,如果之前发票是“银河系
国际大酒店”,而正式注册之后却是“天秤座休闲商务会所”,就太二
了,肯定不行。
2、持续经营
这个假设就不用多说了,来自会计准则第一章总则第六条。
3、会计分期
这是来自会计准则第一章总则第七条。
统一的年度区间是公历每年
1 月 1 日到 12 月 31 日,而酒店行业因为月末有繁琐的盘点,一般
都是截止到每月 25 日,地产企业的酒店分公司为配合地产的月末报
表时间,有的酒店会把时间放到每月 20 日,也就是 1 月 1 日至 20
日为一个营业期间,1 月 21 日至 2 月 20 日为第二个营业期间,以
此类推。
还有的地产酒店会要求月末是 25 日,季末是 30 或 31 日,
无论怎么个变化,每年年初第一天肯定是 1 月 1 日开始收入成本费
用的核算,年末最后一天是 12 月 31 日。
4、货币计量
这是来自会计准则第一章总则第八条,货币是人民币,不用说了。
酒店肯定有外币收入,但都是以当日汇率牌价来折算成人民币的,
而且会第二天出纳查点营业款后,将其到银行兑换成人民币,用人
民币作帐。
兑换人民币,只能在中国银行,外汇 POS 机也是。
(未完待续)
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