档案管理方案.docx

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档案管理方案

一、档案管理制度

二、档案管理流程

2.1.人员管理

2.2.档案及仓库管理方式

三、档案安全保密与借阅查阅

3.1.档案借阅登记表格式

3.2.外来人员借阅查阅管理方案

3.2.安全隐患解决措施

3.4档案保密措施

四、归档职责

五、附件

一、档案管理制度

本公司在档案管理上首先会做到对档案的安全保管，定期检查有无缺本缺项目，积极创造妥善的管理方案，做到防盗，防火，防潮，防尘，防丢失机密，经常保持库房通风。

分配好相关工作人员对于档案的整理和保密工作，做到档案文件不外借，不自作主张，确定因公需要阅读档案时，均在档案室按照相关的位置有关要求借阅。

对于档案室的要求，严格遵守档案室内禁止吸烟，严禁存放易燃易爆物品，严禁使用电器，严格规定档案管理工作人员的个人习惯，做到绝不损害和泄密任何一本档案文件。

为提高工作效率，简化工作流程，使其档案管理规范化，简便化。

特作出以下规范要求。

1、接到收取文件通知，问清文件存放位置。

2、到达指定地点，整理档案文件，核对文件项目名称，招标编号，招标文件数量及投标文件数量情况。

3、登记档案文件收取表，与交接人核对文件项目基本情况并签字。

4、取回档案文件存放与待整理区域。

5、档案管理人员将整理好的档案文件登记到电子记录档案文件表内。

6、对记录好的档案文件进行装盒打包，同时编辑好相对应档案编码，再其相应的装盒外进行标注。

7、将整理编辑打包好的档案存放与档案室内，根据其不同的招标文件类型存放于相应的档案架内。

8、根据档案存放位置，填写到电子记录档案文件表内。

9、档案领取时根据电子记录档案文件表查找到档案存储位置，及时对领取后的档案文件进行数据更新，并登记档案领取文件表。

10、每月月末对其本月内所存取档案记录进行统计，核对档案电子记录信息与实际档案存储信息情况。

做到记录信息与存储信息完全一致。

二、档案管理流程

人员管理：

说明：

部门副总主要职责安排档案管理员相关工作任务，档案管理员进行发派并且安排工作人员进行工作，并且每月月底巡岗位一次，主要检查工作人员有无错误操作及工作进度。

电子档案录入员主要负责档案的分类及录入电脑，每套档案以一正两副的模式分出，拿出来的文件做废弃处理，并且将剩下的文件按照要求录入到电脑里。

打包员主要负责录入电子档案之后的文件打包打捆工作。

档案及仓库管理方式：

1.档案管理方式

制作档案标签：

写明项目、编号、申请人、时间、货位（如图一）

档案包装：

根据档案只留一正两副，按照同一项目同一编号用打包机横向两捆打包，外包装用硬纸壳封住（如图二）

项目名称：

XXXXXXXXXXXXX项目

招标编号：

0686XXXXXXXXXX

申请人:

XXXXX公司

XXXXX公司货位：

XXXX

时间：

20XX年XX月

-图一-

-图二-

包装纸壳样图

2.流程

对于档案文件分项目进行管理摆放，将各个货架分档案各个项目的摆放地点，投标文件只留一正两副招标文件全留，实施对档案入库出库管理。

入库：

1.档案文件按投标文件只留一正两副进行保存，正本保存年限15年，副本保存年限3年

2.档案按照项目完成进度划分已经完成项目和未完成项目，已经完成项目录入电子档案后打包，按照顺序码放货架，未完成项目暂时放在地上，待结束后上架。

3.新档案入库的时候档案管理员进行分类登记。

出库：

1.档案出库必须填写《档案出库、销毁审批单》，并经副总经理签字，档案管理员对出库文件进行登记。

2.档案销毁必须填写《档案出库、销毁审批单》，并经副总经理签字，档案管理员对销毁档案进行登记

3.文件管理流程图

记录草稿

-图三-

仓库管理方式：

1.仓库情况介绍

公司档案仓库位于北京国际贸易公司地下室（国贸二处）和燕郊武窑大库，大概面积约15平方米，大库面积约35平方米。

地下室设8个存放架，编号为A-F，架高为300CM,宽为200CM

2.存放架管理

地下室存放架一共6个，分别标于A-F架，高300CM，宽200CM，每层货架可放2排5列（如图四所示），一个货架分为5层，平均每层按顺序摆放文件不超过20套。

3.废弃或卖出文件

所有投标文件在分出一正两副之后其他挑出的文件按码放顺序分别放在地下室走廊过道旁边。

4.仓库地理情况（如图五）

-图四-

-图五-

三、档案安全保密与借阅查阅

3.1.档案借阅登记表格式

借阅人

日期

档案号

档案名

方式

复印份数

借阅部门

负责人签字

归还日期

备注

借阅

查阅

3.2.外来人员借阅查阅管理方案

1.凡查阅档案者，一般情况不准将档案带出档案室，如需要借出，必须有领导批准，查阅者必须按照规定查阅，与查阅无关的材料不得随意翻阅摘抄

2.查阅党组，局长办公会议记录，纪检工作有关案卷和绝密数字时，需经上级批准，查阅一般档案资料时，档案管理员需做有关登记，经批准后方可查阅

3.外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人姓名，政治面貌，资历以及查阅内容范围

4.借出的档案文件不得超过七天，如延期使用，需办理延期相关手续

5.借出或还回文件，必须严格履行登记，注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施

3.2.安全隐患解决措施

档案库房对于每个企业公司而言，是个保存文档的重要基地，非工作人员不准入内，档案库房内禁止吸烟，喧哗，动用电器及火相关的物品，严禁带入危险品入内。

在工作人员上下班做到经常检查，严禁档案丢失或安全隐患事故发生。

库房保持清洁卫生，有防火，防盗，防虫，防潮，防尘及防污染设施。

3.4档案保密措施

如公司职员出现泄漏档案文件机密的情况，应先确定泄漏的档案信息和数量，依照损程度追究责任落实到个人，情节严重者公司将予以开除处分，并移交司法部门追求其法律责任。

如档案丢失或泄密，第一时间向上级相关部门反馈现状，报清丢失数量，丢失项目。

四、归档职责

一、档案资料应为招投标过程中的全部文件，必须全面、完整。

二、档案资料主要包括归档资料文件（委托代理协议、项目立项审批文件、审批确认文件、公示公告文件、评审/评标、相关说明文件）、资格预审文件、资格预审申请文件、招标文件、标底/招标控制价文件、投标文件、合同文件以及相关电子版。

三、档案资料的份数及具体要求参照附件1执行。

四、招标资料文件应分工程、分标段分别成册装订，且每部分间应用隔页纸分隔，册封上标明工程项目全称。

五、电子版应分标段独立包封，册封上标明工程项目全称、投标人名称、电子版份数。

六、档案资料文件的内容及顺序应参照附件2要求编制。

当附件2内容不全时，应根据具体情况合理增加。

七、档案资料文件的第一部分“招标工作结果报告”应按照附件3的要求编写。

八、如果档案资料文件中某文件的原件由政府部门留存，请用复印件补齐。

九、如果某文件具有几份原件时，仅装订一份，其余以单件形式存档。

十、移交招标人或审计单位或其他项目单位的档案资料，交接手续应严谨，交接单一式二份。

文件资料移交清单格式详见附件4。

十一、本办法自下发之日起执行。

十二、本办法由北京国际贸易公司第七业务处负责解释。

十三、如本办法中附件内容的要求与招标人针对档案资料的要求有冲突时，以招标人的规定为准。

十四、其余未尽事宜，按照北京国际贸易公司有关

附件1

档案资料具体要求明细表

序号

文件名称

办公室留存

地库留存

东郊仓库留存

招标人留存

一

归档文件

1

归档资料文件

正本一份

副本一份

2

资格预审文件

一份

一份

3

资格预审申请文件（入围）

正本一份

副本一份

其余文件

副本一份

4

资格预审申请文件（未入围）

正本一份

其余文件

副本一份

5

招标文件

一份

一份

6

标底/招标控制价

一份

一份

7

投标文件

（中标人）

正本一份

副本一份

其余文件

副本一份

8

投标文件

（未中标人）

正本一份

其余文件

副本一份

9

合同文件

副本一份

正本一份

二

电子版

1

资格预审文件

光盘或U盘一份

光盘或U盘一份

2

招标文件

3

标底文件

4

投标文件

（中标人）

5

投标文件

（未中标人）

6

合同文件

附件2

归档资料文件目录

第一部分招标工作结果报告

1．招标工作结果报告

第二部分招标公告阶段

1．项目建议书批复

2．项目立项批文

3．规划许可证

4．其他项目批文

5．招标代理机构营业执照、资质证书等

6．咨询合同

7．授权委托书

8．工程建设项目报建表

9．招标方式登记表

10．招标人委托招标登记表

11．招标公告发布单

12．邀请招标登记表

13．投标邀请书

14．招标公告在有关媒介上的发布资料

15．投标人报名表

16．招标方式备案受理批准单

第三部分资审阶段

1．资格预审文件备案表

2．资格预审文件受理批准单

3．资格预审文件（单册装订本）

4．资格预审文件领取签到表

5．资格预审补充文件（单册装订本）

6．投标申请人确认函

7．资格预审申请书递交签收表

8．资格预审文件递交签收凭证

9．招标人拟派评审代表申请书

10．招标人拟派资格预审评审代表资格条件登记表

11．资格预审评审专家抽取申请表

12．资格预审评审专家抽取通知单

13．工程评标专家名单

14．评审专家签到表

15．评审专家声明书

16．评审专家首次会议纪要

17．资格预审评审表

18．资格预审结果登记表

19．资格预审情况书面报告

20．投标候选人排序表

21．评审专家末次会议纪要

第四部分招标阶段

1．招标文件备案表

2．招标文件（单册装订本）

3．投标邀请函

4．招标文件领取登记表

5．现场考察签到表

6．交底会签到表

7．答疑会签到表

8．招标补充文件（单册装订本）

9．招标文件补遗书领取登记表

10．招标文件备案受理批准单

第五部分开标阶段

1．开标会签到表

2．法人授权委托书

3．投标文件报送签收一览表

4．投标文件复核一览表

5．开标记录

6．标底备案表

7．标底（单册装订本）

第六部分评标、定标阶段

1．招标人拟派评标代表申请书

2．招标人拟派评标代表资格条件登记表

3．北京市建设工程评标专家抽取申请表

4．北京市建设工程评标专家抽取通知单

5．评标专家名单

6．评标专家签到表

7．评标专家声明书

8．评标专家首次会议纪要

9．投标单位编号对照表

10．评分表

11．招投标情况书面报告

12．评标报告

13．招投标情况书面报告受理批准单

14．评标专家末次会议纪要

15．中标候选人公示的原始资料

16．中标公示登记表

17．中标通知书

18．中标通知书领取签到表

19．投标文件质疑书

20．投标人澄清文件

21．施工招投标结果备案受理批准单

22．建设工程招标投标交费通知单

第七部分合同签订、备案阶段

1．合同签订备案表

2．施工合同网上数据申请表

3．合同签订备案受理批准单

4．合同文件（单册装订本）

5．履约保函

6．保函、担保书收讫证明

7．合同备案受理批准单

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